Organizācijas lietu nomenklatūra: paraugu aizpildīšana. Kā izveidot organizācijas lietu nomenklatūru?

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Katra organizācija darba procesā saskaras ar lielu dokumentu plūsmu. Līgumi, normatīvie, grāmatvedības, iekšējie dokumenti… Daļa no tiem jāglabā uzņēmumā visu tā pastāvēšanas laiku, bet lielāko daļu sertifikātu derīguma termiņa beigās var iznīcināt. Lai ātri varētu saprast savāktos dokumentus, tiek sastādīta organizācijas lietu nomenklatūra. Šī dokumenta paraugi un tā izveides algoritms tiks apspriesti tālāk.

Mērķis

Katrā organizācijā tiek izveidoti simtiem dokumentu. Katru dienu tie krājas, strādnieki pamazām aizstāj viens otru. Kādā brīdī kļūst grūti atrast pasūtījumu pirms diviem gadiem. Lai izvairītos no šādām situācijām, tiek izveidota lietu nomenklatūra.

Definīcija

Lieta ir dokuments, kas attiecas uz vienu lietujautājums, darbības joma. Lietu nomenklatūra ir saraksts, kurā ir atvērto lietu saraksts, norādot to glabāšanas termiņus. Ar tās palīdzību jūs varat pareizi organizēt darbplūsmu. Komercorganizācijas lietu nomenklatūra, kuras paraugs tiks aplūkots turpmāk, ir sastādīta šādam mērķim:

• dokumentu grupēšanas sistematizēšana, kas nodrošina to operatīvu meklēšanu un drošību;
• reģistrācijas numura piešķiršana atbilstoši lietu klasifikācijai;
• dokumentu uzskaites sastādīšana pastāvīgai, ilgstošai un personiskai glabāšanai (ieskaitot iznīcināšanas aktus).

Izvēloties dokumentus arhivēšanai un iznīcināšanai, tiek izmantota lietu nomenklatūra. Šī daudzfunkcionālā atsauce ir nepieciešama ikvienai organizācijai, lai racionalizētu biroja darbu. Šajā gadījumā organizācijas īpašumtiesību formai nav nozīmes. Ja noteikumos un rezolūcijās ir atrodams medicīnas organizācijas lietu nomenklatūras paraugs, tad privātās organizācijas uzsākto lietu analītika būs jāveido patstāvīgi.

Obligāts vai piespiedu kārtā?

Šā saraksta sastādīšanu paredz “Arhīvu darba noteikumi”. Tā ir obligāta organizācijām, kas veido arhīvu kā atsevišķu pakalpojumu. Šajā sarakstā bez valsts un pašvaldību iestādēm ir iekļautas arī dažas komercstruktūras, piemēram, notāru biroji.

Visām pārējām iestādēm ir jāizveido lietu nomenklatūra, lai sistematizētu darbu ar dokumentiem, jo visu formu uzņēmumiemīpašumam ir pienākums nodrošināt arhīvu izziņu drošību. To paredz federālais likums Nr.125. Detalizēts uzdevumu saraksts jāsāk vai jāatjaunina kalendārā gada ceturtajā ceturksnī.

Struktūra

Lietu nomenklatūrā jāiekļauj visas iesniegtās lietas, izņemot drukātās publikācijas: darbinieku izziņas, izziņas par darbu, žurnāli, grāmatvedības grāmatiņas, visa struktūrvienību dokumentācija, struktūrvienību sarakste utt. Ierobežotas pieejamības dokumentācija jāiekļauj virsraksts "Spēks". Direktorijā jāsatur pagaidu komisiju, nodaļu faili. Bet, piemēram, arodbiedrība ir neatkarīga organizācija. Tās darbinieki neatkarīgi nodarbojas ar direktorija veidošanu. Arhīvā jāiekļauj arī to likvidēto uzņēmumu izskatīšanas lietu nosaukumi, kuru tiesību pārņēmēja ir esoša organizācija.

Zemāk varat redzēt organizācijas lietu nomenklatūras aizpildīšanas paraugu.

Šodien daudzi uzņēmumi uztur dokumentāciju elektroniskā formā. Dažas atskaites pat netiek izdrukātas uz papīra. Katras sadaļas beigās uzskaitiet, kādi ieraksti tiek glabāti elektroniski, norādiet failu skaitu un nepieciešamos meklēšanas atslēgvārdus. Dažas iestādes komerciālai organizācijai veido atsevišķu elektronisku lietu nomenklatūru. Paraugam un tā aizpildīšanas algoritmam pilnībā jāatbilst pieņemtajiem standartiem.

Kur sākt?

Atbildība par direktorijas sastādīšanu lielajās iestādēs gulstas uz dokumentācijas dienestu(sekretariāts, birojs), bet mazos - sekretārs, cita iecelta persona. Komercorganizācijās šo funkciju veic personāla nodaļa, kurā tiek veidota lielākā daļa dokumentu. Tā kā informācijai ir jānāk no visām struktūrvienībām, lietderīgāk ir sākt ar rīkojuma izstrādi par lietu nomenklatūru organizācijā. Tālāk ir sniegts šāda pasūtījuma paraugs.

ABC LLC

20.11.2017 Maskava

Dokumentācijas sistematizācijas, uzglabāšanas un uzskaites nolūkos

PASŪTĪJUMS:

• Apstiprināt un laist apgrozībā Sabiedrības lietu nomenklatūru no 01.01.2018.
• Struktūrvienību vadītāji, lai nodrošinātu lietu veidošanu apstiprinātajā formā.
• Nosūtīt sekretāri darbam uz rokasgrāmatas izraksta strukturālajām nodaļām.

CEO Ivanovs N. A.

Iestādēm atsevišķās darbības jomās ministrija jau ir izstrādājusi organizāciju lietu nomenklatūras paraugus. Šī nianse ir jānoskaidro pirms direktorija veidošanas. Modeļu nomenklatūras jāaizpilda stingrā saskaņā ar doto organizācijas lietu paraugnomenklatūru. Citas iestādes var izmantot šīs rokasgrāmatas, lai sastādītu atsevišķu dokumentu.

Apliecinoša dokumentācija

Izstrādājot direktoriju veidlapu, komerciālajām organizācijām jākoncentrējas uz:

• "Arhīvu noteikumi" (Federālā arhīva lēmums, datēts ar 06.02.2002.);
• 2009. gada 15. 6. dekrēta Nr. 477 "Par biroja darba noteikumu apstiprināšanu" 5. pants.
• Norādījumi biroja darbam.
• Arhīva dokumentu saraksts.

Jums vajadzētu arī izpētīt personāla tabulu, hartu, vietējos tiesību aktus, noteikumus par nodaļām, noteikumus, standartus, instrukcijas, lietu sarakstus. Tajos ir saites uz attiecīgajiem dokumentiem. Vispirms tiek apkopoti organizācijas lietu nomenklatūras paraugi pa nodaļām, lai pēc tam veidotu ģenerāldirektorātu. Dažreiz tiek piemērots funkcionāls, nevis strukturāls princips. Tas ir, sadali veic nevis departamenti, bet gan funkcijas.

Kā izveidot organizācijas lietu nomenklatūras paraugu?

Katalogu forma noteikta "Arhīvu darba noteikumu" pielikumā Nr.8. Uzziņu grāmatas tiek sastādītas uz organizācijas veidlapas. Pārskata galvenā daļa ir parādīta tabulas veidā un sastāv no 5 kolonnām:

• gadījuma rādītājs;
• nosaukums (sējumi, daļas);
• skaitlis (sējumi, daļas);
• derīguma termiņš, preces numurs sarakstā;
• piezīme.

Indekss

Indekss ir uzņēmuma struktūrvienības digitāls apzīmējums. Piemēram: 04-06, kur 04 ir personāla nodaļas kārtas numurs, 06 ir lietas kārtas numurs. Indekss var sastāvēt no trim skaitļu pāriem, piemēram: 04-03-08, kur 04 ir finanšu un ekonomikas nodaļas kods, 03 ir grāmatvedības nodaļas apzīmējums, 08 ir lietas numurs. Indekss var būt ciparu, alfabētisks vai jaukts.

Virsraksti

Virsraksti tiek sadalīti atbilstoši dokumentu svarīgumam. Pirmkārt, organizatoriskāadministratīvā dokumentācija (sākot ar augstākām struktūrvienībām un pārejot uz struktūrvienībām). Pēc tam tiek uzskaitīti pašas organizācijas izstrādātie noteikumi un noteikumi. Turklāt tiek ņemti vērā plāni un atskaites (gada, ceturkšņa, mēneša). Administratīvo dokumentu projektus ievieto aiz galvenajiem dokumentiem. Viena veida lietas (piemēram, darbinieku personīgās kartes) tiek aizpildītas alfabēta secībā.

Virsrakstā ir jāapkopo dokumenta saturs. Nav atļauts izmantot vispārīgus formulējumus, piemēram, "dažādi", "korespondence", "ienākošie / izejošie dokumenti". Lietas galvenē ir šādi elementi:

• iesniedzamā dokumenta nosaukums vai lietas veids, ja dokuments ir daļa no liela apjoma;
• dokumenta autors (organizācijas vai nodaļas nosaukums);
• adresāts (no kura tiek saņemti dokumenti vai kam tiks nosūtīti dokumenti);
• kopsavilkums/esence (piemēram, "Sertifikācijas jautājumi");
• teritorijas nosaukums;
• datums/periods;
• atzīmējiet, ja failā ir citu dokumentu kopijas, nevis to oriģināli.

Katras lietas apjoms nedrīkst pārsniegt 250 loksnes. Ja pieņem, ka lieta būs apjomīga, tad to sadala daļās un sējumos. Trešajā ailē kalendārā gada beigās norādīts faktiski sākto lietu skaits.

Ceturtajā ailē norādīti dokumentu glabāšanas termiņi, saskaņā ar Noteikumiem. Tie jāievēro gan valsts, gan komerciālajām organizācijām. Ja dokumenta nav Noteikumos, tad tā termiņšuzglabāšana jānosaka, pamatojoties uz sarakstu. Glabāšanas laika atskaite sākas nākamā gada 1.janvārī pēc tā izveidošanas. Ja sertifikāts izdots 2016. gadā, tad atpakaļskaitīšana jāsāk no 01.01.2017.

Saraksta atjaunināšana

Katru gadu, kad faili tiek pārsūtīti uz arhīvu, tiek iesniegts detalizēts saraksts. Lūk, kā izskatās atjauninātā lietu nomenklatūras paraugs drošības organizāciju filiālei:

Gada laikā visi dokumenti tiek sagrupēti pēc apstiprinātās formas. Ja jāpievieno iepriekš neizmantots pārskats, tiek ģenerēta jauna galvene. Un process tiek atkārtots saskaņā ar iepriekš aprakstīto algoritmu.