Iepirkuma budžets: sastādīšanas būtība, rādītāji un veidošana

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Budžeta sagatavošanas laikā pārdošanas un ražošanas plāni tiek pārveidoti par nodaļu ienākumu un izdevumu rādītājiem. Lai katra no nodaļām varētu sasniegt nospraustos mērķus, izmaksu plāna ietvaros nepieciešams iegādāties materiālus. Šim nolūkam tiek veidots iepirkuma budžets.

Iepirkumu organizācijas modelis 1

Pirmais solis ir noteikt iepirkumu nodaļas izveides mērķi. Balstoties uz preces specifiku un piegādātāju skaitu, tā veido nodaļu 2-5 cilvēku sastāvā (maksimāli 7 piegādātāji uz vienu vadītāju). Katrs no viņiem ir atbildīgs par piegāžu laiku, krājumu stāvokli, maksājumiem un līgumu izpildi. Nodaļas darbu nevar veikt tikai pēc vadītāja norādījumiem. Nodaļa izveidota, lai realizētu pārdošanas plānu, kas tiek sastādīts mēnesim, ceturksnim un gadam. Par viņa plāna izpildi tiek nodrošināta prēmija:

• pamata ienākumi: 40% vadītājam, 60% vadītājam;
• prēmijas: 50% - vadītājam, 30% - galvai;
• premium - 10%.

Bonusi vadītājiem tiek uzkrāti, pamatojoties uz darbības rādītājiem:

• piegāde laikā;
• nelikvīdu preču apjoms;
• vidējais krājumu apgrozījums.

Premēm var izmantot arī kvalitatīvos rādītājus, piemēram, servisa koeficientu, tas ir, preču skaitu pieteikumā, ko var apmierināt uzreiz.

Iepirkumu organizācijas modelis 2

Šī shēma no iepriekšējās atšķiras ar to, ka, vadoties pēc pārdošanas plāna, nodaļas vadītājs aprēķina pirkuma budžetu. Tas ir, vienības ietvaros tiek izveidots atsevišķs finanšu kontroles centrs. Tiek veikta efektīvāka vadītāju atlase, jo tiek ņemtas vērā loģistikas izmaksas un piegādes nosacījumi. Visi darbinieki ir ieinteresēti iepirkumu plāna īstenošanā, līdz ar to arī uzņēmuma attīstībā. Savukārt vadība varēs samazināt atsitiena shēmu līdz minimumam.

Pirmā darba modeļa izveide prasīs 1,5-2 mēnešus. Direktora uzdevums ir pieņemt darbā darbiniekus ar pieredzi. Otrajā gadījumā nodaļas izveide prasīs 6-18 mēnešus. Galvenā problēma ir psiholoģiskajā darbā. Direktoram jāpārvērš darbinieki par atsevišķiem uzņēmējiem. Ne visi var tikt galā ar šo lomu.

Darbības plānošana

Darbības budžets atspoguļo gada plānotās darbības segmentam vai konkrētai uzņēmuma funkcijai. Tas tiek izstrādāts visos atbildības centros un pēc tam konsolidēts vienā konsolidētajā budžetā. Dokumenta noformēšanu var uzskatīt par grāmatvedības un vadības procesu. Atšķirība slēpjas tajā, ka pārskats atspoguļo uzņēmuma darbību nākotnē, nevisiepriekšējo notikumu fiksācija. To veido iepirkumu, pārdošanas, administratīvo, ražošanas izmaksu budžeti. Apskatīsim katru no šiem elementiem.

Pārdošana

Tirdzniecības apjoms un tā struktūra nosaka uzņēmuma būtību. Tāpēc viens no pirmajiem ir pārdošanas plāns. To sagatavojot, jāņem vērā ne tikai iepriekšējo periodu pārdošanas apjomi, bet arī jāanalizē faktori, kas tos var ietekmēt (sezonalitāte, akcijas utt.).

Tirdzniecības budžets tiek sastādīts, ņemot vērā pieprasījuma līmeni, pārdošanas ģeogrāfiju, pircējus. Tas ietver ieņēmumu mērķa līmeni, ko var atspoguļot kases budžetā. Taču šī rādītāja aprēķināšana rada grūtības, jo uzņēmums nevar kontrolēt klientu rīcību. Plānotais izdevumu apjoms tiek aprēķināts, balstoties uz organizācijas darbību. To ir visvieglāk aprēķināt. Liela nozīme ir pārdošanai kā biznesa procesam. Organizācijām, kas nodarbojas ar produktu pārdošanu, kļūdu aprēķinos nosaka pārdošanas plāns. Ja tas ir uzrakstīts nepareizi, tas ietekmēs visas pārējās darbības jomas.

Ražošana un krājumi

Produktu izlaišanas plāns ir balstīts uz pārdošanas apjomu. Tas ņem vērā arī ražošanas jaudu, krājumu izmaiņas un iepirkumu budžetus. Aprēķinu veic pēc šādas formulas:

Produkta izlaide=krājumi perioda beigās + pārdošanas apjoms - krājumi perioda sākumā.

Ražošanas apjoms tiek aprēķināts, pamatojoties uz produkcijas ražošanas īpašībām.

Kopējās ražošanas izmaksas ir tās, kas saistītas ar produktu ražošanu. Tajā pašā laikā atsevišķā rindā tiek ņemtas vērā darbaspēka izmaksas divās daļās: fiksētā un gabaldarba (darbinieku prēmijas, pamatojoties uz ražošanas plāna izpildi).

Budžets komerciālām, administratīvajām izmaksām

Pārdošanas izdevumi ir visas izmaksas, kas saistītas ar preču pārdošanu, veicināšanu. To apjoms ir atkarīgs no lēmumiem vadības jomā. Lēmums mainīt telpu platību ietekmēs ar preču uzglabāšanu saistītās izmaksas. Mainīgo izmaksu apmēru veido komisijas maksa, iepakošanas, pārstrādes, transportēšanas izmaksas. Visas pārējās fiksētās izmaksas ir administratīvas.

Iepirkuma budžets

Iepirkumu plāns pēc preču veida vai piegādātājiem parāda, cik preces uzņēmumam jāiegādājas no ārējiem un iekšējiem piegādātājiem. Iepirkuma budžets tiek veidots, pamatojoties uz pārdošanas plānu, krājumu līmeni, ražošanas noslodzi, kreditoru parādu atmaksas termiņiem un kārtību.

Iepirkšana=plānotā izmantošana + perioda beigu krājumi - perioda sākuma krājumi.

Ražošanas krājumi

Pastāvīgu ražošanas materiālu nepieciešamību nosaka iekārtu remonta izmaksas, būvniecības plāns un jaunu produktu sagatavošana. Bieži vien ekonomisti pieļauj kļūdu, ignorējot šīs izmaksas, veidojot budžetu.

Plānotais izdevumu apjoms ir atkarīgs no resursu veida un tā, kā tie tiek patērēti. Budžets tiek veidotspamatojoties uz resursu patēriņa normām ražošanā, ekonomiskajos centros un pamatlīdzekļu nepieciešamību. Pirmais raksts tiek aprēķināts, reizinot plānoto ražošanas apjomu ar normām. Šī prasība ir pielāgota krājumu atlikumiem un krājumu standartiem. Tā veidojas iepirkuma budžets natūrā. Lai to pārvērstu vērtības izteiksmē, jums jāreizina ar plānoto cenu.

Piemērs

Tērauda rūpnīca nākamgad plāno saražot 3000 tonnu produkcijas. Tam būs nepieciešams varš un oleīnskābe. Patēriņa norma uz 1 tonnu: varš - 0,06 kg, skābe - 0,0058 l. Vara atlikums gada sākumā ir 100 kg, bet beigās - 50 kg. Izejvielu cena ir 4500 rubļu. /t. varš un 10 000 rubļu. / litrs skābes.

Nepieciešamība gadam:

• 30000, 006=180 kg vara
• 30000,0058=17,4 litri skābes

Plānotais pirkuma apjoms:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1 035 000 rubļu. - vara.
• (17, 410 000)=174 000 rubļu. - skābei.

ADC akcijas

Iepirkumu budžeta plānošana administratīvajā un saimnieciskajā darbībā (AHA) tiek veikta atšķirīgi. Preču klāsts ir ļoti plašs (no kancelejas precēm līdz materiāliem biroja remontam), un nav arī patēriņa rādītāju. Ir trīs veidi, kā noteikt krājumu prasības:

• Izmantojiet pieprasījumus no struktūrvienībām. Piegādes dienests apkopo pieteikumus, apstrādā, novērtē atlikumus, atjaunina cenas un aprēķina budžetu.
• Instalētinventāra standarti populārākajām precēm, piemēram, kancelejas piederumiem, mazgāšanas līdzekļiem. Budžets tiek aprēķināts, pamatojoties uz pieejamajiem krājumiem.
• Iestatiet AHD krājumu iegādes ierobežojumu procentos no pamatmateriālu izmaksām.

Īpaša uzmanība jāpievērš krājumu apkopošanai, lai identificētu liekos resursus. Veidojot iepirkuma budžetu, šādi materiāli būtu jākoriģē uz leju. It īpaši, ja piedāvājums nav ierobežots.

Iepirkuma budžeta funkcijas

• Budžets ir plānošanas rīks, kas norāda, kā resursus var izmantot, pamatojoties uz iespējām. Tas ir arī līdzeklis darbības pārraudzībai un novērtēšanai, salīdzinot plānotos un faktiskos rādītājus.
• Vadītāju darbu var novērtēt pēc iepirkuma budžeta struktūras un izpildes pakāpes. Organizācijas tos izmanto, lai novērtētu savu vadības struktūrvienību darbību.
• Iepirkumu nodaļas budžets var veikt motivācijas funkciju, ja tajā ir ietverts darbības mērķis. Piemēram, departamentam tika dots uzdevums pēcapmaksas kārtībā iepirkt izejvielas par pusmiljonu rubļu. Ja mērķis tiks sasniegts, tad vadītājs un viņa vietnieki saņems piemaksu, kas nākamajā periodā palielinās budžeta izdevumu daļu.
• Darbiniekam ir jāsaprot, kādi uzdevumi viņam tiek izvirzīti. Ja organizācijas attīstības mērķi tiks turēti noslēpumā, tie netiks sasniegti. Šajā ziņā budžets veido komunikācijas vidi komandā, kā arī starpdarbinieki un padotie.

Darbs ar piedāvājumiem

Lai veidotu budžetu materiālu iegādei, var rīkot konkursus - atrast labākos noteiktas kategorijas preču piegādātājus. Atbilstoši normatīvajiem dokumentiem tiek izstrādāta stratēģija materiālu sadalei pa grupām, kvalitātes rādītāji, klasificēti darbuzņēmēji. Tiek veidots piedāvājumu saraksts ar piegādātāju priekšlikumiem. "Uzvarētājs" tiek noteikts automātiski pēc norādītajiem vērtēšanas kritērijiem. Tālāk notiek darbs pie līguma noslēgšanas un iepirkuma budžeta veidošanas.

Iepirkšanās iespējas:

• Viena partija. Dokumentu sagatavošanas process ir vienkāršots, taču organizācijai būs nepieciešamas lielas noliktavas, lai uzglabātu krājumus. Palielinās zaudējumu risks, ko izraisa preces bojājums.
• Mazas partijas. Ātra kapitāla aprite un samazināta uzglabāšanas vieta.
• Pēc vajadzības. Preces tiek piegādātas pēc rēķiniem (bez līguma slēgšanas) nelielās partijās uz pilnas priekšapmaksas pamata.

Iepirkumu kontrole

Lai kontrolētu budžeta izpildi, iepirkumus var aprēķināt finansiālās atbildības centri. Tajā pašā laikā plānošana tiek veikta divos līmeņos:

• Uz nākotni vērsta vadība - materiālu nepieciešamības veidošana gadam, sadalot pa ceturkšņiem/mēnešiem. Pēc gada plāna sastādīšanas tiek veikta piegādātāju atlase un ilgtermiņa līgumu slēgšana.
• Kalendāra vadība - ikmēneša veidošanaun desmit dienu/nedēļas plāni iepirkumam, lai nepārtraukti piegādātu uzņēmumu ar konkrētām izejvielām. Šī ir detalizēta informācija par gada plānu.

Lai aprēķinātu ikmēneša pirkuma budžetu, jāievēro šāds algoritms:

• Aprēķiniet materiālu nepieciešamību ražošanai, ņemot vērā pašreizējos atlikumus, paredzamos ieņēmumus un drošības krājumus.
• Prasības tiek pielāgotas pasūtījumiem, precēm un atļautajām nomaiņām.
• Ražošanas plānu izmaiņu gadījumā iepirkuma budžets tiek koriģēts.
• Tiek veidots izejvielu piegādes grafiks un apmaksas plāns piegādātājiem.
• Ja piegāde neizdodas, tiek veikts solis atpakaļ un tiek izvēlēts jauns piegādātājs. Ja piegādātāju nav iespējams mainīt, tiek uzsākta iepirkuma vai materiāla kvalitātes maiņa.

Lūk, kā noteikt pirkumu budžetu.