Situācijas analīze: iespējas, iespējas, analīzes posmi un rezultāti

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Līderi bieži vien ir spiesti pieņemt lēmumus nevis saskaņā ar esošo plānu, bet gan vadoties pēc esošās situācijas. Tas notiek dažādu iemeslu dēļ. Vadītāja galvenais uzdevums ir analizēt situāciju, izstrādāt un pieņemt optimālāko rīcību radušos problēmu risināšanā.

Kas tas ir

Situācijas analīze ir informācijas apstrādes veids, kas vispirms to sadala daļās un pēc tam rūpīgi pārbauda katru elementu atsevišķi, lai atrastu problēmu un to atrisinātu. Piemēram, uzņēmuma peļņa var samazināties pieaugošu izmaksu vai ieņēmumu samazināšanās, debitoru parādu pieauguma un citu faktoru dēļ. Lai noteiktu, kurš faktors ietekmēja peļņas izmaiņas, ir nepieciešams šos faktorus izpētīt.

Tikai pēc iemesla noteikšanas lēmumu pieņēmējs (DM) varēs izstrādāt rīcības plānu un atrisināt problēmu. Lai analizētu situāciju, pilnvarotā persona komplektē speciālistu komandu, kas apkopo datus un veic analītiskoprocedūras, katra savā kompetences jomā un prasmēs.

Kas veic analīzi

Konkrētu situāciju analīzi veic nevis viens cilvēks, bet vairākas grupas. Tos vada vadītājs vai lēmumu pieņēmējs (DM). Komandas sastāvs:

• Pirmā līmeņa eksperti. Viņi apkopo un apstrādā primāro informāciju.
• Otrā līmeņa eksperti. Izskatiet ziņojumus un izstrādājiet idejas problēmas risināšanai.
• Analītiskā grupa. Izskata otrā līmeņa ekspertu izstrādātās idejas un izvēlas no viņu viedokļa reālākos notikumu attīstības variantus. Analītiķi izstrādā biznesa stratēģijas un problēmu risināšanas stratēģijas.
• Lēmuma pieņēmējs no piedāvātajiem attīstības stratēģijas variantiem izvēlas to, kas, viņaprāt, ir vispiemērotākais problēmu risināšanai pašreizējā situācijā. Viņš par to ir pilnībā atbildīgs.

Tikai liels uzņēmums var atļauties veikt liela apjoma darbus, izmantojot vairākas speciālistu grupas. Vairumā gadījumu uzņēmuma vadītājs veic situācijas analīzi, iesaistot vienu grupu - speciālistus no nodaļām. Otrās grupas un analītiķu darbu veic cilvēki, kas ir uzņēmuma vadības locekļi, grāmatveži, mārketinga speciālisti un inženieri. Viņi pulcējas uz biznesa tikšanos, pārrunā situāciju un meklē risinājumus problēmām.

Proceedings

Analīze sākas ar uzņēmuma darbības rezultātu novirzes no plānotā identificēšanu. Piemēram, pārskata ceturksnī tika atklāts ieņēmumu samazinājums par 30%, un vadītājs nevar izskaidrot iemeslusšis krituma līmenis. Šajā gadījumā viņam vajadzētu sapulcināt ekspertu grupu un izpētīt situāciju. Process sastāv no šādiem situācijas analīzes posmiem:

1. Rādītāju novirzes noteikšana - problēmas identificēšana.
2. Ekspertu grupas organizēšana pēc vadītāja.
3. Norīkojums katram vietnes ekspertam darbam.
4. Informācijas vākšana pa departamentiem.
5. Eksperti apstrādā saņemto informāciju, izmantojot savas specializētās zināšanas un prasmes.
6. Progresa ziņojumu sagatavošana, ko veic speciālisti.
7. Šo ziņojumu izpēte pie vadītāja, kopsapulcē diskusija par ziņojumu saturu.
8. Problēmas risinājumu izstrāde un vienas vai vairāku pielietošana praksē.

Gatavošanās ziņojumam un tā prezentācijai

Līderi vienmēr ir aizņemti ar darbu, tāpēc viņiem nav laika lasīt garus un garus ziņojumus. Tas liek domāt, ka ziņojumā iekļautā informācija ir jāsniedz īsi, kodolīgi un vēlams vizuāli un ērti. Labāk, ja pārskatā simtiem rakstītu lappušu un skaitļu kolonnu vietā ir grafiki, diagrammas, aprēķinu rezultāti un eksperta atzinums, kurš veica analīzi noteiktā jomā. Likumsakarīgi, ka ziņojumā jānorāda informācijas avoti un svarīgākie rādītāji, kas, pēc eksperta domām, izraisījuši novirzes uzņēmuma darbā. Tāpēc problemātisko situāciju analīzes tehnoloģija būtu jāizstrādā pirms šādas situācijas rašanās. Uzņēmumam jābūt datoriem ar speciālu programmatūrulīdzīgu problēmu risināšana.

Katra ziņojuma prezentācijai nevajadzētu aizņemt vairāk par 15 minūtēm, lai situācijas analīzes rezultātu izpēte un apspriešana neievilktos vairākas dienas. Ziņojumiem ir jābūt faktiem, un informācijai jābūt aktuālai sagatavošanas un prezentācijas laikā.

Ko vadītājs dara ar saņemto informāciju

Situācijas analīzes rezultātu iegūšana ziņojuma veidā ir tikai puse no panākumiem. Tālāk šī informācija būtu jāizpēta un jāanalizē uzņēmuma vadītājam. Un šeit daudz kas ir atkarīgs no viņa zināšanām un pieredzes. Tajā pašā laikā pieredze nozīmē ne tikai viņa personīgo pieredzi, bet arī to, cik labi viņš zina, kā līdzīgas situācijas risinājušās citos uzņēmumos. Pirms galīgā lēmuma pieņemšanas vadītājs parasti tiekas ar citiem vadītājiem un ekspertiem, tostarp tiem, kuri ir bijuši iesaistīti lauka analīzē un ziņošanā.

Kāda veida situācijas pastāv

Problēmsituācijas ir standarta un nestandarta. Lai atrisinātu standarta problēmas, vadītāji izmanto situācijas analīzes metodes pēc analoģijas. Tas ir, viņi salīdzina viņu rīcībā esošos datus par citiem uzņēmumiem ar tiem, kas iegūti viņu uzņēmuma izpētes rezultātā. Ja situācijas ir līdzīgas, tās izmanto tās pašas metodes, lai atrisinātu problēmu.

Ja situācija ir nestandarta, izmantojiet konkrētu situāciju analīzes metodes. Lai to izdarītu, tiek izmantotas dažādas datorprogrammas, lai modelētu iespējamos attīstības variantus, veiktu aprēķinus, pētītu dinamiku utt. Lai to izdarītu, vadītājs var izmantot īpašas datorsimulācijas programmas, kuru pamatā ir ievadītie dati. Piemēram, Project Expert tiek izmantots ne tikai biznesa plānu izstrādei, bet arī esošo uzņēmumu darba prognozēšanai.

Problēmu var atrisināt bez datorprogrammu palīdzības, taču tas sarežģīs jau tā sarežģītos aprēķinus. Turklāt, lai sagatavotu ziņojumu, ekspertiem būs jāzīmē grafiki un diagrammas. Tas prasīs daudz laika. Pārvaldnieks nedrīkst izmantot īpašu programmatūru, bet tikai tādā gadījumā, ja modelēšana datorā ir nepraktiska. Piemēram, nepārvaramas varas gadījumā, ja jārīkojas ātri un risinājums nav atkarīgs no pagātnes lietu stāvokļa vai dinamikas. Tajā pašā laikā ienākošās informācijas kvantitāte un kvalitāte nav pietiekama, lai izveidotu modeli datorā.

Prāta vētra kā risinājuma metode

Sarežģītās situācijās, kad vadītājam nepieciešams ārkārtējs sarežģītas problēmas risinājums, viņš var ķerties pie šīs konkrētas situācijas analīzes metodes – savākt visus ekspertus, nodaļu vadītājus un noorganizēt "prāta vētru". Šīs metodes būtība ir tāda, ka katrs sanāksmes dalībnieks izsaka savu viedokli par iespējamo problēmas cēloni un to, kā to atrisināt. Tiesības paust savus uzskatus un idejas ir dotas ikvienam, savukārt neviens no dalībniekiem saskaņā ar noteikumiem nedrīkst sarkastiski izrunāties par otra viedokli.

Ir likumsakarīgi, ka problēmas apspriešanai jānotiek lietišķās etiķetes unPierakstīties. Taču lēmumu joprojām pieņem vadītājs vai tam nozīmētā persona. Prāta vētras rezultātā vadītājs saņems uzreiz vairākas vērtīgas idejas. Šādai analīzei ir gan priekšrocības, gan trūkumi. Galvenie plusi ir ātrums un liels iespēju skaits, mīnuss ir tas, ka šāda situācijas analīze ne vienmēr atspoguļo patieso lietu stāvokli un bieži vien cieš no objektivitātes trūkuma.

Notikumu modelēšanas problēmas

Gadījumu analīzes tehnoloģijas galvenā problēma ir tā, ka ekspertiem ir jāstrādā ar lielu informācijas apjomu, kas var izraisīt kļūdas. Lieli datu apjomi, kas jāapstrādā īsā laikā, arī rada problēmas notikumu attīstības modelēšanā. Vai nu analīze prasīs daudz ilgāku laiku un rezultāts zaudēs aktualitāti, vai arī ierobežotā informācijas apjoma dēļ analīzes rezultāti tiks iegūti ar lielu kropļojuma pakāpi. Rezultātā modelis labākajā gadījumā var būt neefektīvs, sliktākajā - novest pie bankrota.

Trīs galvenie faktori ietekmē analīzes efektivitāti. Tā ir eksperta kvalifikācija, informācijas apjoms, ko viņš var apstrādāt, un situācijas analīzei pieejamais laiks.

SVID analīze

SVID analīze ir uzņēmuma stipro un vājo pušu, kā arī attīstības iespēju un draudu, ar kuriem tas saskaras vai var saskarties, izpēte un novērtējums. Tālāk ir sniegta matrica SVID analīzes veikšanai.

Augšējā kreisā šūna norāda uzņēmuma stiprās puses un iespējas, kas tika identificētas monitoringa laikā un situācijas analīzes pirmajā posmā. Kā piemēru varētu minēt situāciju, kad kļuva zināms, ka uzņēmumam ir monopolstāvoklis noteiktu produktu ražošanas tirgū un, pateicoties noteiktai tehnoloģijai, kas tam ir, tas to var ražot vēl lētāk. Analīze palīdzēs noteikt, kāda veida produkts tas ir, pirms konkurenti ienāk tirgū.

Augšējā labā šūna norāda stiprās puses un draudus. Piemēram, attiecībā uz dažiem uzņēmuma pamatproduktiem, no kuriem tas gūst lielāko peļņu, ir izveidojušies vairāki konkurētspējīgi uzņēmumi, kas ražo līdzīgus produktus un pārdod tos lētāk.

Apakšējā kreisajā šūnā ir uzskaitīti uzņēmuma trūkumi un iespējas. Piemēram, neskatoties uz augstajām izmaksām, uzņēmuma ražotais produkts ir pieprasīts.

Apakšējā labā šūna norāda uz trūkumiem un draudiem. Pirmā var būt produktu augstās izmaksas vai to zemā kvalitāte, un kā draudi - konkurentu rīcība vai patērētāju maksātspēja. Kā izskatās SVID analīze, var redzēt tabulā augstāk.

SVID analīzes priekšrocība, analizējot un novērtējot situāciju, ir tā, ka tā ļauj novērtēt ne tikai iekšējos, bet arī ārējos faktorus, kas var būt pat nozīmīgāki par iekšējiem.

Faktoru analīze

Faktoranalīze ir situācijas analīzes metode, kas ietver aprēķinu veikšanu, pamatojoties uzdati par uzņēmuma darbu un uzņēmuma pašreizējā stāvokļa un turpmākās attīstības daudzfaktoru modeļa izveidi. Parasti šī metode tiek izmantota, lai novērtētu uzņēmuma finansiālo stāvokli. Tiek aprēķināti tādi rādītāji kā likviditāte, rentabilitāte, finansiālais spēks un bankrota iespējamība.

Gadījuma analīze

Šī ir analīzes metode, kad, iepazīstoties ar ziņojumiem par uzņēmuma pašreizējo stāvokli, sanāksmes dalībnieki tiek sadalīti grupās un izklīst uz saņemtās informācijas diskusiju grupā. Pēc tam viņi tiekas vēlreiz, un katra grupa piedāvā savas idejas sabiedrībai apspriešanai.

Vidējais grupas lielums ir trīs līdz septiņi cilvēki. Viņi savas idejas var izteikt gan kopsapulcē, gan tieši personai, kurai lēmums jāpieņem. Gadījuma analīze ietver problēmas aprakstu, salīdzinājumu ar līdzīgiem gadījumiem un risinājumu. Tas nozīmē, ka grupām ir jāpastāsta, kā tās redz situāciju, kā tā viņiem izskatās un kādi pasākumi būtu jāveic, lai problēmu atrisinātu.

Iegūto rezultātu novērtējums

Pēc situācijas analīzes rezultātā izstrādāto aktivitāšu veikšanas rodas nepieciešamība šos rezultātus izvērtēt, tas ir, atkārtota analīze. Tikai šajā gadījumā tiek pārbaudīts nevis uzņēmuma stāvoklis, bet gan efekts pēc risinājumu ieviešanas praksē. Lai to izdarītu, izmantojiet salīdzināšanas metodi, kas bija pirms un pēc izmaiņām.

Analīzes loma uzņēmuma darbā

Bez regulāras situācijas fiziskās analīzesnormāla uzņēmuma attīstība nav iespējama. Vadītājam vienmēr ir jābūt informētam par notiekošo un jāspēj noteikt ne tikai uzņēmuma stāvokli, bet arī to, kādas ir tā attīstības perspektīvas. Tas palīdz ne tikai noskaidrot, kādi ir trūkumi uzņēmuma darbā, bet arī identificēt ārējos draudus un iespējas palielināt tā konkurētspēju un attīstību. Tomēr tas jādara ātri un ar minimālām izmaksām. Operatīvā analīze ļauj uzturēt uzņēmuma finansiālo stabilitāti, identificēt esošos trūkumus darbā un atrast rezerves to novēršanai. Nākotnē vadītājs varēs izmantot priekšrocības, kas viņam sniedz darba rezultātā iegūto pieredzi un zināšanas.