Primāro grāmatvedības dokumentu saraksts un to noformēšanas noteikumi

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Uzņēmumā katru dienu tiek veiktas daudzas darbības. Grāmatveži izraksta rēķinus darījumu partneriem un nosūta tiem naudu, aprēķina algas, soda naudas, aprēķina nolietojumu, sagatavo atskaites utt. Katru dienu tiek izsniegti desmitiem dažāda veida dokumentu: administratīvie, izpildvaras, primārie. Pēdējai grupai ir liela nozīme uzņēmuma darbībā.

Kas ir “primārie dokumenti”?

Katrs organizācijas saimnieciskās dzīves notikums ir jāapstiprina uz papīra. Tas veidojas operācijas laikā vai tūlīt pēc tās pabeigšanas. Grāmatojumu sastādīšana, atskaite tiek veikta, pamatojoties uz grāmatvedības primārajos grāmatvedības dokumentos norādīto informāciju. Viņu saraksts ir liels. Rakstā mēs apsvērsim galvenos, visbiežāk izmantotosdokumenti.

Kāpēc mums ir vajadzīgs primārais?

Primārā dokumentācija ir grāmatvedības neatņemama sastāvdaļa. Kā minēts iepriekš, tas veidojas darījuma brīdī vai uzreiz pēc darījuma beigām un ir pierādījums viena vai otra uzņēmuma saimnieciskās dzīves fakta realitātei.

Vienam darījumam primāro grāmatvedības dokumentu sarakstā var būt:

1. Līgums.
2. Konts.
3. Kases čeks vai cits maksājuma dokuments.
4. Pavadzīme.
5. Pabeigšanas akts.

Nepieciešamā informācija

Šobrīd pastāv vienotas primāro grāmatvedības dokumentu formas. Tie tiek izmantoti, lai atspoguļotu informāciju par dažādām operācijām, attiecīgi, kolonnu saraksts tajās ir atšķirīgs. Tikmēr visos primārajos dokumentos ir ietvertas vienotas obligātās ziņas. Starp tiem:

1. Uzņēmuma nosaukums.
2. Dokumenta nosaukums (piemēram, "Skaidras naudas kupons").
3. Dibināšanas datums.
4. Darbības saturs, par kuru tiek sastādīts dokuments. Piemēram, aizpildot rēķinu, attiecīgajā ailē var norādīt "Materiālu nodošana pārstrādei".
5. Nauda un dabas rādītāji. Pirmie tiek izmantoti, lai atspoguļotu izmaksas, otrie - daudzumus, svarus utt.
6. Atbildīgo darbinieku amati ("galvenais grāmatvedis", "noliktavas pārzinis" utt.).
7. Darījumā iesaistīto personu paraksti.

Svarīgs brīdis

Primārajam dokumentam, kurā ir ietverta visa nepieciešamā informācija, ir juridisks spēks.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka pareizi noformētus dokumentus var izmantot tiesvedībā kā pierādījumu par prasību pamatotību (vai nederīgumu). Daudzus dokumentus sagatavo darbuzņēmēji. Nepieciešams rūpīgi pārbaudīt reģistrācijas pareizību un nekādā gadījumā nelikt parakstus piegādātājiem (uzņēmējiem utt.), ja viņi to nav izdarījuši.

Primārā dokumentācija ir rūpīgi jāsaglabā.

Vai man ir nepieciešams primārais zīmogs?

Praksē daudzi darījumu partneri TTN veidlapā un dažos citos dokumentos apgalvo, ka tā nav. Atgādināt, ka kopš 2015. gada lielākā daļa organizāciju ir atbrīvotas no pienākuma turēt zīmogu. Šādi uzņēmumi to var izmantot pēc saviem ieskatiem. Ja tā ir, tad informācija par tā esamību jāraksta grāmatvedības politikā.

Gadījumā, ja darījuma partneris uzstāj uz zīmoga izmantošanu, reģistrējot primāro, un uzņēmumam ir tiesības to neuzlikt, pamatojoties uz juridisku pamatojumu, darījuma partnerim ir jānosūta rakstisks paziņojums ar saitēm uz šo regulējošo normatīvo aktu. problēma.

Līgums

Ja darījuma partneris ir ilgtermiņa partneris, tad ir pilnīgi iespējams noslēgt līgumu par vairākiem darījumiem. Šajā gadījumā svarīgi ir skaidri definēt saistību izpildes termiņus, aprēķinu secību un kārtību un citas nianses. Līgumu var sastādīt par preču pārdošanu, pakalpojumu sniegšanuvai ražošanas darbi. Ir vērts teikt, ka civiltiesības pieļauj arī mutisku līguma slēgšanu. Tomēr uzņēmējdarbībā parasti tiek izmantotas rakstiskas līgumu formas.

Rēķins

Šajā dokumentā piegādātājs norāda summu, kas jāpārskaita darījuma partnerim par precēm, pakalpojumiem vai darbiem. Veicot maksājumu, pēc noklusējuma tiek pieņemts, ka subjekts piekrīt darījumam.

Rēķinam ir jābūt:

1. Dokumenta nosaukums.
2. Pakalpojumu (preču, darbu) nosaukums, par kuriem tiek veikts maksājums.
3. Izmaksas.
4. Kopējā summa.
5. Sīkāka informācija par maksājumu.

Šobrīd viss grāmatvedības dokumentu saraksts ir ietverts programmā 1C, tāpēc tie tiek apstrādāti automātiski.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka regulatīvajām iestādēm rēķinam ir maza vērtība. Tajā pārdevējs fiksē noteikto cenu. No grāmatveža amata rēķins ir svarīgākais primārais dokuments, uz kura pamata tiek veidoti grāmatvedības ieraksti.

Rēķins darbojas kā rēķina veids. Šajā dokumentā ir īpaša rindiņa PVN summu norādīšanai.

Maksājumu dokumentācija

Maksājuma faktu varat apstiprināt ar kases čeku vai citu līdzīgu dokumentu. Maksājums apliecina samaksas faktu par preču piegādi, pakalpojumiem, darbu. Konkrētais dokumenta veids tiek izvēlēts atkarībā no metodesmaksājums: skaidrā naudā vai bankas pārskaitījums.

Viens no populārākajiem norēķinu dokumentiem ir maksājuma uzdevums. Tas ir konta turētāja rīkojums bankai pārskaitīt līdzekļus uz norādīto kontu. Dokumentu var izmantot, norēķinoties par pakalpojumiem, precēm, avansa samaksai, kredīta atmaksai utt.

Ieturējumu gadījumā budžetā tiek aizpildīts 22. lauks "Kods". Maksājuma uzdevumā šajā ailē ir norādīts UIN (unikālais identifikators). Pateicoties viņam, fiskālā iestāde atzīst maksātāju.

Maksājuma uzdevuma lauku "Kods" var aizpildīt dažādos veidos. Tas ir atkarīgs no tā, kā tieši iestāde pilda savas saistības pret budžetu: brīvprātīgi vai pēc pārvaldes iestādes pieprasījuma.

Pavadzīme

TTN veidlapu sastāda nosūtītājs. Pavadzīme ir pamats preces nodošanai saņēmējam. Dokuments sastādīts 4 eksemplāros. Saskaņā ar TTN pārdevējs ņem vērā pārdošanu, un pircējs saņem preču piegādi.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka TTN tiek sastādīts, pārvadājot preces ar uzņēmuma pašu spēkiem. Ja transportēšanu veic trešās puses uzņēmums, tiek izsniegta veidlapa 1-T.

Vēl viens svarīgs punkts: informācijai TTN ir jāsakrīt ar informāciju rēķinā.

Pabeigtā darba akts

Šis dokuments ir sastādīts starp klientu un piegādātāju. Akts ir apliecinājums par darbu veikšanu, pakalpojumu sniegšanu par norunātu samaksu līgumā noteiktajos termiņos. Vienkārši sakot, šisdarbuzņēmēja ziņojums pasūtītājam.

Šobrīd nav apstiprināta vienota likuma forma. Uzņēmumam ir tiesības pašam izstrādāt veidlapu un fiksēt to grāmatvedības politikā.

Akta galvenās detaļas ir:

1. Reģistrācijas numurs un datums grāmatvedības uzskaitē.
2. Apkopošanas datums.
3. Sīkāka informācija par līgumu, saskaņā ar kuru tiek veidots akts.
4. Termiņš, apjoms, darba izmaksas.
5. Sīkāka informācija par kontu, par kuru jāmaksā.
6. Pasūtītāja un darbuzņēmēja vārds.
7. Darījuma pušu paraksti.

Aktu vienmēr sastāda divos eksemplāros.

Veidlapa M-15

Šis saīsinājums tiek izmantots, lai atsauktos uz rēķinu par izejošo preču izrakstīšanu. Jāņem vērā, ka šis dokuments nav obligāts, taču to bieži izmanto uzņēmumi.

Rēķins par materiālu izlaišanu uz sāniem tiek izrakstīts, ja nepieciešams pārvest vērtslietas no galvenā (galvenā) biroja uz attālinātām nodaļām vai citiem uzņēmumiem (ja ir īpaša vienošanās).

Veidlapas noteikumi M-15

Darba pirmajā daļā tiek piestiprināts numurs, atbilstoši uzņēmuma dokumentu plūsmai. Šeit jānorāda arī pilns uzņēmuma nosaukums un OKPO.

Pirmajā tabulā atspoguļots dokumenta datums, darījuma kods (ja tiek izmantota atbilstošā sistēma), struktūrvienības nosaukums, rēķina izrakstītāja uzņēmuma darbības joma.

Līdzīginorādīta informācija par saņēmēju un par piegādi atbildīgo personu. Tālāk ir norādīta saite uz dokumentu, saskaņā ar kuru tiek izrakstīts rēķins. Tas var būt līgums, pasūtījums utt.

Galvenajā tabulā 1. un 2. ailē ir norādīts visu norakstāmo materiālu uzskaites apakškonts un analītiskās uzskaites kods.

Pēc tam 3.–15. ailē tiek ievadīti šādi dati:

• materiālu nosaukums ar individuālajām īpašībām, zīmolu, izmēru, pakāpi;
• noliktavas numurs (ja tā nav, šūna nav aizpildīta);
• vienības kods;
• mērvienības nosaukums;
• pārdoto preču daudzums;
• informācija par faktiskajiem no noliktavas izlaistajiem objektiem (aizpilda noliktavas pārzinis);
• materiālu kopējās izmaksas;
• cena bez PVN;
• PVN piešķirtā summa;
• kopējās izmaksas, ieskaitot PVN;
• materiālu inventāra numurs;
• pases numurs (ja pieejams);
• ierakstīt numuru atbilstoši konta kartei.

Rēķinu paraksta grāmatvede, darbinieks, kas atbild par vērtslietu izvešanu no noliktavas, un saņēmējs.

Iepriekšējie pārskati "1C"

Atskaites dokumentu noformēšana ir viena no biežākajām grāmatveža darbībām. Daudzi norēķini skaidrā naudā tiek veikti ar avansa dokumentiem. Tie ietver ceļa izdevumus, mājsaimniecības pirkumus utt.

Bieži vien uzņēmuma darbinieki no kases saņem līdzekļus sadzīves tēriņiem. Pēc nepieciešamo vērtslietu (piemēram, kancelejas preču) iegādes darbinieki atskaitās un sniedz apliecinošus dokumentus grāmatvedībai.

Grāmatvedim savukārt visi izdevumi jāfiksē grāmatvedības sistēmā. Sadaļā "Banka un kase" apakšsadaļā "Kasieris" varat atvērt "1C" "Avansa atskaites". Jauna dokumenta ievadīšana tiek veikta, nospiežot pogu "Izveidot".

Veidlapas augšpusē ir norādīts:

1. Uzņēmuma nosaukums.
2. Noliktava, kurā tiks ieskaitītas tikko saņemtās vērtslietas.
3. Darbinieks ziņo par līdzekļiem, kas saņemti saistībā ar ziņojumu.

Dokumentā ir 5 grāmatzīmes. Sadaļā "Avansi" atlasiet dokumentu, par kuru tika izsniegti līdzekļi:

1. Naudas dokuments.
2. Izdevumu kases orderis.
3. Debets no konta.

Ja preces tika iegādātas par izsniegtajiem līdzekļiem, tās tiek atspoguļotas cilnē ar tādu pašu nosaukumu. Sadaļā "Konteiners" norādiet informāciju par atgriežamo konteineru (piemēram, ūdens pudelēm). Cilnē "Maksājums" tiek parādīta informācija par skaidru naudu, kas piegādātājiem samaksāta par objekta iegādi vai izsniegta pret gaidāmo piegādi.

Sadaļā "Citi" norādīti dati par ceļa izdevumiem: dienas nauda, degvielas izmaksas, biļetes utt.

"Universālā" veidlapa

Grāmatvedības primāro dokumentu sarakstā ir viens papīrs, ko var izmantot dažādās situācijās. To izmanto gan grāmatvedības, gannodokļu atskaites. Tas ir par grāmatvedību. Veidlapa ir nepieciešama, ja nepieciešams, lai labotu pieļauto kļūdu. Turklāt dokuments ir nepieciešams, veicot darbības, kurām nepieciešami paskaidrojumi, aprēķina atspoguļojums, darījumu apstiprinājums, ja nav citu papīru.

Nianse

Vērts teikt, ka uzņēmumam ir tiesības apstiprināt to darījumu pabeigšanu, kuriem nav nepieciešama standarta (standarta, vienoto) veidlapu noformēšana, nevis ar sertifikāta palīdzību, bet gan ar patstāvīgi izstrādātas primārās grāmatvedības palīdzību. dokumentus. Tomēr to saraksts būtu jānosaka uzņēmuma finanšu politikā.

Sertifikāta sastādīšanas noteikumi

Šim dokumentam nav apstiprināta vienota veidlapa. Attiecīgi speciālisti to var sastādīt brīvā formā vai izmantot uzņēmumā izstrādātas veidnes. Starp obligāto informāciju, kas jāiekļauj sertifikātā, jāatzīmē:

1. Informācija par uzņēmumu.
2. Kompilēšanas datums un iemesli.
3. Grāmatvedības primārie dokumenti un grāmatvedības reģistri, kam pievienota izziņa.
4. Atbildīgā darbinieka paraksts.

Varat rakstīt uz parastas b altas A4 lapas vai uzņēmuma veidlapas.

Veidojot kompilāciju, jābūt ļoti uzmanīgam, lai nepieļautu kļūdas. Jo detalizētāka ir atsauce, jo mazāk inspektoriem rodas papildu jautājumi.

Dokumentā, protams, jāietver tikai uzticama informācija. Ja laikātiks konstatētas pareizrakstības kļūdas, apliecību vēlams noformēt vēlreiz.

Krātuves funkcijas

Viss, kas attiecas uz primārajiem grāmatvedības dokumentiem, jāuzglabā uzņēmumā vismaz 5 gadus. Šī perioda aprēķins sākas no tā pārskata perioda beigu datuma, kurā dokumenti izdoti.

Papildus

Primāro var izsniegt papīra vai elektroniskā formā. Pēdējā laikā arvien vairāk uzņēmumu dod priekšroku elektroniskai dokumentu pārvaldībai. Tas ir saprotams: dokumentu apstrāde un nosūtīšana prasa daudz mazāk laika.

Elektroniskajiem dokumentiem jābūt apliecinātiem ar ciparparakstu (uzlabotu vai regulāru – pēc darījuma partneru vienošanās).

Atbildība

Primārā dokumentācija ir vissvarīgākais uzņēmuma biznesa dzīves elements. Tā neesamības gadījumā uzņēmumam draudēs nopietnas regulējošo iestāžu sankcijas. Sodi tiks piemēroti arī par kļūdu konstatēšanu primārajā dokumentācijā, neprecīzu informāciju.

Par noteikumu pārkāpšanu sodāms ne tikai Nodokļu kodekss, bet arī Administratīvo pārkāpumu kodekss. Ja ir pamats, vainīgos var arī saukt pie atbildības.

Secinājums

Uzņēmuma darbā var izmantot dažādus dokumentus. Tajā pašā laikā dažiem no tiem var būt vienota forma, un dažus uzņēmums var izstrādāt neatkarīgi. Tomēr, neskatoties uz to, dokumentos ir jābūt visai nepieciešamajai informācijai.

Daži uzņēmumi praktizē kombinētu dokumentu izmantošanu. Runaruna ir par vienotām formām, kas papildinātas atbilstoši organizācijas darbības specifikai.

Ir svarīgi uzņēmuma grāmatvedības politikā atspoguļot izvēlētos primārās dokumentācijas veidus. Uzņēmuma darbības gaitā var rasties nepieciešamība pēc jauniem dokumentiem. Ja tos izstrādā uzņēmums, tad tie ir jānorāda grāmatvedības politikā.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka darījumu partneris var arī patstāvīgi izstrādāt noteiktas vērtspapīru formas. Finanšu politikā nepieciešams norādīt, ka uzņēmums šādus dokumentus pieņem no darījuma partneriem.

Lai reģistrētu daudzus darījumus, organizācijas nedrīkst izmantot vienotas primārās dokumentācijas formas. Taču, ja runājam par skaidras naudas darījumiem, tad tie tiek izpildīti tikai ar apstiprinātiem rīkojumiem un citiem maksājumu dokumentiem.