Grāmatvedības dokumenti ir Jēdziens, grāmatvedības dokumentu uzskaites un uzglabāšanas noteikumi. 402-FZ "Par grāmatvedību". 9. pants. Sākotnējie grāmatvedības dokumenti

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Pareiza grāmatvedības dokumentācijas noformēšana ir ļoti svarīga grāmatvedības informācijas ģenerēšanas un nodokļu saistību noteikšanas procesā. Tāpēc pret dokumentiem jāizturas īpaši uzmanīgi.

Grāmatvedības pakalpojumu speciālistiem, mazo uzņēmumu pārstāvjiem, kuri veic neatkarīgu uzskaiti, jāzina galvenās prasības attiecībā uz papīru izveidi, noformēšanu, pārvietošanu, glabāšanu.

Dokumenta koncepcija

Grāmatvedības normatīvie akti neatklāj dokumenta jēdzienu. Tāpēc ir vērts izmantot definīciju, kas noteikta GOST R ISO 15489-1-2007.

Grāmatvedības dokumenti ir identificējama informācija, kas ierakstīta materiāla nesējā, ko izveidojusi, saņēmusi un glabājusi fiziska persona vai organizācija kā pierādījums, apstiprinot uzņēmējdarbību vai juridisku darbību.saistības.

Primārie dokumenti ir dokumenti, kas satur avota datus par procesiem un darbībām. Tie ir grāmatvedības dokumenti, kas kalpo par pamatu grāmatvedības ierakstiem.

Primārie grāmatvedības dokumenti ir dokumenti, ar kuriem tiek reģistrēti saimnieciskās darbības fakti. Šo federālā likuma "Par grāmatvedību" jēdzienu regulē panti.

Galvenā prasība, kas izvirzīta to sastādīšanai, ir tāda, ka tie jāsastāda saimnieciskās darbības fakta veikšanas brīdī vai tūlīt pēc tā pabeigšanas (ja iespējams).

Pamatdokumenti

Primārais grāmatvedības dokuments ir jāsastāda saimnieciskā darījuma veikšanas brīdī, un, ja tas nav iespējams, tad uzreiz pēc tā pabeigšanas.

Galvenie primārie dokumenti ir:

1. Pavadzīme, kuras forma ir TORG-12.
2. RKO un PKO.
3. Grāmatvedības uzziņa.
4. Izdevumu pārskats.

Primāro dokumentu dažādība

Nevienā normatīvajā aktā nav ietverta grāmatvedības dokumentu grupēšana un klasifikācija. Var izšķirt šādus grāmatvedības dokumentu veidus, tie ir dokumenti, ņemot vērā:

1. To apkopošanas vietas: ārējā un iekšējā.
2. Piemērojamās dokumentālās formas: nevienotās (veidotas saskaņā ar veidlapām, kuras neatkarīgi izstrādājusi organizācija), vienotas (veidotas saskaņā ar albumā esošajām veidlapāmvienotās veidlapas).
3. Informācijas nesēja veids: elektroniskā un papīra.
4. Datu apjoms: kopsavilkums un primārais.
5. Saistību veids, uzskaites jomas, aktīvi: kases darījumu uzskaite, algu uzkrāšanas un izmaksas uzskaite, krājumu uzskaite, pamatlīdzekļu uzskaite utt.

Primārās grāmatvedības veidlapas

Reģistrācija grāmatvedības dokumentu uzskaitē, pirmkārt, ir vienotu un patstāvīgi izstrādātu veidlapu izmantošana. Daudzu vienotu izmantošana kopš 2013. gada nav obligāta.

Visas primārās veidlapas ir jāapstiprina organizācijas vadītājam. Pašlaik ir obligāti:

1. Pēc kravu pārvadājumu pakalpojumu uzskaites (Valdības 272-P).
2. Pēc darbaspēka uzskaites, tā samaksas (VK 1-P).
3. Skaidras naudas darījumu uzskaite (Valsts statistikas komitejas 88-P, Krievijas Federācijas Bankas 3210-U).

Maksājuma uzdevumam tiek nodrošināta arī standarta veidlapa. Vienotu veidlapu izsniegšanas procesā obligāti jāaizpilda grāmatvedības dokumenti, proti, visas norādītās ailes (rindas). Ja trūkst informācijas, attiecīgajā kolonnā jāievieto domuzīme.

Vērts atzīmēt, ka organizācijās joprojām tiek izmantota grāmatvedības dokumentu izmantošana, kas šobrīd nav obligāta. Ņemot vērā uzņēmuma iekšējās vajadzības, šīs veidlapas var tikt pabeigtas. Tos var padarīt piemērotākus un ērtākus konkrētu biznesa aktivitāšu fiksēšanai. Piemēram, jūs varatAtteikties izmantot drukāšanas rekvizītus un atzīmes priekšpusē un aizmugurē.

Primāro grāmatvedības dokumentu apstiprināšana

Organizācijām ir jāapstiprina piemērojamās primārās veidlapas (4. punkts 1/2008-PBU). Tomēr ir svarīgi atcerēties, ka ar vienkāršu saiti uz Uniform Forms albumu nepietiks.

Grāmatvedības politikā ir jānorāda konkrēti dokumentu veidi no albumiem, kurus organizācija izmantos, kā arī to personu saraksts, kurām ir tiesības parakstīt primāros dokumentus.

Veidlapas var apstiprināt arī saskaņā ar citiem vietējiem noteikumiem. Piemēram, rīkojums par primāro grāmatvedības dokumentu veidlapu apstiprināšanu. Grāmatvedības politikā jābūt saitei uz šādu pasūtījumu.

Nepieciešamie dati par grāmatvedības dokumentiem

402-FZ regulē prasības primāro grāmatvedības dokumentu obligātajiem rekvizītiem. Ir septiņas šādas detaļas:

1. Dokumenta datums.
2. Viņa vārds.
3. Tās saimnieciskās vienības nosaukums, kura sastādīja dokumentu.
4. Uzņēmējdarbības faktu saturs.
5. Naudas vai dabiskā mērījuma summa (ar vienībām).
6. Par darījumu atbildīgo personu amatu nosaukumi.
7. Paraksti ar atbildīgo personu stenogrammām.

Dažus dokumentus, kas nav primārā dokumentācija, var izmantot kā tādus.

Ja organizācija atspoguļo īres izmaksas, tad šādi grāmatvedības dokumenti ir akti un nomas līgums. Civilkodeksa 611. un 622. pantunoteikt, ka šādā gadījumā ir jāsastāda ziņošanas objekta divpusējie pieņemšanas un nodošanas akti. Ja ņemam vērā Civilkodeksa 753. pantu, tad par primārajiem dokumentiem var kalpot vienpusēja rakstura akti.

Dokumentācija grāmatvedībā

Ir svarīgi ņemt vērā īpašus gadījumus, kas bieži rodas dokumentācijas sagatavošanā.

Plombu izmantošanas noraidīšana. Zīmoga galvenais mērķis ir apliecināt atbildīgās personas parakstu. Kopš 2015. gada uzņēmumiem nav jāspiež zīmogs. Informācija par presi ir jāatspoguļo organizācijas statūtos (82-FZ). Zīmogs ir nepieciešams tikai tad, ja to pieprasa federālie noteikumi.

Tam jābūt uz šādiem dokumentiem: dubultās noliktavas apliecības, nelaimes gadījumu darbā akti, muitas iestādēm iesniegtie dokumenti, pilnvara, kas ļauj pārstāvēt juridiskas personas intereses tiesās.

Plombs nav obligāts rekvizīts, tomēr tā esamību var paredzēt primārā grāmatvedības dokumenta forma, kuru apstiprina saimnieciskās darbības subjekta vadītājs.

Dokumenti noformēti svešvalodā. Grāmatvedībā var pieņemt dokumentus tikai krievu valodā. Ja dokuments ir sastādīts citā valodā, tad ir jābūt tulkojumam krievu valodā, un tam jābūt rindiņai. Tulkojuma apliecināšana nav nepieciešama, izņemot gadījumus, kas noteikti Hāgas konvencijā:

1. Nerubļu skaitītāji primārajos grāmatvedības dokumentos. Izmaksu dati grāmatvedības dokumentos var tikt atspoguļoti parastajās vienībās, valūtā, rubļos.
2. Primārais elektroniskā formā.

402-FZ ļauj uzņēmējdarbības vienībām izsniegt primāros dokumentus ne tikai papīra, bet arī elektroniskā formā.

Elektroniskajā dokumentā jāsatur visi nepieciešamie grāmatvedības dokumentiem iestatītie rekvizīti, kā arī elektroniskais paraksts.

Elektroniskajiem parakstiem ir trīs veidi - vienkārši, uzlaboti nekvalificēti, uzlaboti kvalificēti. Saskaņā ar Finanšu ministrijas informāciju var izmantot jebkuru no šiem trim parakstiem.

Pilnvara parakstīt primāros grāmatvedības dokumentus

Organizācijas darbiniekam ir paraksta tiesības, ja ir noformēts kāds no šādiem dokumentiem:

1. Pilnvara parakstīt primāro (Civilkodeksa 185-189 pants).
2. Pasūtījums paraksta labajā pusē.

Salīdzinot ar rīkojumu, kas dod paraksta tiesības, pilnvaru var izsniegt arī personām, kuras nav organizācijas darbinieki. Pusēm vienojoties, sākotnējo dokumentu parakstīšanai var izmantot faksimilu (Civilkodeksa 160. pants).

Darbplūsmas grafiks grāmatvedībā

Darbplūsmas grafiks ir grāmatvedības dokumentu izveides, pārvietošanas, apstrādes un uzglabāšanas procedūru apraksts, kas var būt tabulas vai diagrammas veidā. Grafiku var apstiprināt kā grāmatvedības politikas pielikumu vai kā vietējo normatīvo aktu. Otrajā gadījumā grāmatvedības politikā ir jābūt saitei uz šo aktu.

Darbplūsmas grafikam obligāti jāatspoguļo:

1. Termiņi, kuros dokumenti ir jāsagatavo, jāpārsūta, jāapstrādā, jāuzglabā.
2. Par darbību atbildīgo personu amati, kas atspoguļoti darbplūsmas grafikā (FM 105-P).

Primārās dokumentācijas uzskaites žurnāls

Šāda žurnāla kārtošana drīzāk ir racionālas dokumentu pārvaldības, nevis grāmatvedības noteikums. Tas nepieciešams grāmatvedības dokumentu - ienākošo un izejošo primāro dokumentu reģistrācijai. Speciālisti iesaka vest līdzīgu žurnālu gadījumos, kad grāmatvedība tiek veikta, neizmantojot specializētas grāmatvedības programmas.

Piemēram, izmantojot 1C, dokumentācijas žurnālu var izveidot un izdrukāt, tiklīdz nepieciešams. Tātad saņemšanas dokumentu reģistrā būs redzami piegādātāju dokumenti, bet kases dokumentu reģistrā - attiecīgi uzņēmuma kases dokumentācija.

Grāmatvedība, atšķirībā no nodokļu uzskaites, ļauj atspoguļot saimnieciskās darbības faktus, ja nav primāro grāmatvedības dokumentu, bet tikai tad, ja tie tik un tā saņemti vēlāk.

Šajā gadījumā saimnieciskās darbības fakti jāfiksē, izmantojot paredzamo vērtību. Kad dokuments ir saņemts, tas netiek atsaukts. Jālabo tikai tā saņemšanas datums.

Šī pieejaregulē Finanšu ministrijas 21/2008-PBU, 119n-P, AKPI16-443-R VS.

Dokumenti, kas attiecas uz starpniecības darījumiem, ir šīs procedūras izņēmums. Starpniekam ir pienākums nodot visu dokumentāciju. Gadījumos, ja akts par pabeigto darījumu sastādīts ar kļūdām vai neprecizitātēm, principālam var būt tiesības celt iebildumus 30 dienu laikā no tā saņemšanas dienas (Civillikuma 999., 1008. pants).

Grāmatvedības dokumentu glabāšana un iznīcināšana

Primārās glabāšanas kārtību nosaka Kultūras ministrijas 558-P. Kopējais dokumentācijas glabāšanas laiks saskaņā ar 402-FZ "Par grāmatvedību" 9. pantu ir 5 gadi. Par dokumentācijas uzglabāšanas organizēšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs.

Daži dokumenti jāuzglabā ilgāku laiku:

1. Par kustamās mantas iegādi - vismaz 10 gadi.
2. Darījumiem ar nekustamo īpašumu - uz nenoteiktu laiku.
3. Dividenžu izmaksas un ceļojumu apliecības komandējumiem Tālajos Ziemeļos - 75 gadi.

Ja iekšējiem ierakstiem ir beidzies derīguma termiņš, tos var iznīcināt. Lēmums par iznīcināšanas iespēju būtu jāpieņem ekspertu komisijai, kas izveidota katru gadu vai darbojas pastāvīgi. Pamatojoties uz šādas komisijas darbības rezultātiem, būtu jāsastāda akts, kurā atspoguļots iznīcināmo dokumentu saraksts.

Uzņēmums var likvidēt dokumentāciju pats vai nododot to specializētajaiorganizācija.

Atbildība par primāro dokumentu glabāšanu

Par rupjiem grāmatvedības un finanšu pārskatu sniegšanas prasību pārkāpumiem paredzēti sodi. Viens no rupjākajiem dokumentiem ir obligāto primāro grāmatvedības dokumentu, grāmatvedības reģistru, finanšu pārskatu, saimnieciskās vienības audita ziņojuma trūkums.

Ja tiek konstatēti šādi pārkāpumi, tiek uzlikti naudas sodi šādās summās:

1. Ierēdņiem - 5-10 tūkstoši rubļu.
2. Atkārtots amatpersonu pārkāpums - 10-20 tūkstoši rubļu vai diskvalifikācija uz 1-2 gadiem.