Vadības darbības dokumentācija un tās pamatjēdzieni

Vadības darbības dokumentācija un tās pamatjēdzieni
Vadības darbības dokumentācija un tās pamatjēdzieni

Video: Vadības darbības dokumentācija un tās pamatjēdzieni

Video: Vadības darbības dokumentācija un tās pamatjēdzieni
Video: Lean sistēmas 4. lekcija 2024, Marts
Anonim

Dokumentācija attiecas uz informācijas fiksēšanu saskaņā ar reglamentētajiem noteikumiem, tas ir, dokumentu apstrādes kārtību īpašā veidā. Tā kā datu ierakstīšanas procesu var veikt ar dažādiem līdzekļiem, tad pārvaldības darbības praksē dokumenti ir ļoti dažādi – rokraksta, grafiskie, tipogrāfiskie, foto un video materiāli.

Pārvaldības darbības dokumentēšana ir reglamentēta procedūra, kas dod tai juridiska spēka garantiju – kvalitāti, kas ir spēkā esošajā likumdošanā.

vadības darbību dokumentēšana
vadības darbību dokumentēšana

Šodien tiek izmantoti dažādi dokumentēšanas līdzekļi: no vienkāršiem (piemēram, zīmuļi un parastas lodīšu pildspalvas) līdz sarežģītākiem elektromehāniskajiem (tas ietver magnetofonu, videokameru, fono ierīci u.c.) un automatizētiem, dators. Dokumentācijas metodes ir atkarīgas arī no izmantotajiem līdzekļiem. Tas var būt teksts, elektronisks, filmas un fotogrāfisks.

Pārvaldības darbībā parasti tiek izmantoti teksta dokumenti, kas rakstīti ar roku vai izveidoti datorā. Tāpēctos sauc par pārvaldības ierakstiem.

dokumentējot to
dokumentējot to

Dokumentācija vienmēr ir kādas informācijas fiksācija uz konkrētu nesēju ar īpašām detaļām, pēc kurām tā tiek identificēta. Vadības darbības dokumentēšana rada līdzekļus un pamatu gan atsevišķas amatpersonas darbības, gan visa uzņēmuma finansiālās vai organizatoriskās darbības regulēšanai.

Dokumentācija var atšķirties pēc savām funkcijām, mērķa, satura, slepenības pakāpes un informācijas pieejamības. Risināšanas faktori ļauj to klasificēt starporganizāciju un ārējos. Pirmo, kas nepārsniedz vienu iestādi vai organizāciju un veic starp tās dalībniekiem, sauc par pakalpojumu. Otrais - ārējā dokumentācija - tiek veikta starp dažāda veida organizācijām, atsevišķām amatpersonām, kas nav tieši viena otrai pakļautas.

Tehniskā dokumentācija tiek veikta saskaņā ar noteiktajiem standartiem, kas ir atšķirīgi jebkura veida dokumentiem. Jebkurai vadības darbībai tas ir īpaši svarīgi, jo tādā veidā dokumentācija iegūst juridisku spēku, kas kalpo kā drošākais pierādījums tajā ietvertās informācijas autentiskumam.

tehnisko dokumentāciju
tehnisko dokumentāciju

Vadības darbību dokumentēšana uzliek īpašus pienākumus amatpersonām vai vadības struktūrām, kas to veic. Tātad, veidojot jebkādus oficiālus dokumentus, ir jāievērospēkā esošās likumdošanas normas, reģistrācijas noteikumi, kas ir valsts mērogā. Turklāt katram dokumentam jāpievieno juridiski nozīmīgas organizācijas rekvizīti: tās nosaukums un atšifrējums, uzņēmuma vadības vai noteiktas nodaļas paraksti un zīmogi, sastādīšanas datums un numurs reģistrācijas grāmatā, apstiprinājuma zīmogi, utt. Visbeidzot, vadības darbību dokumentācijai ir jāizsniedz dokumenti stingri savas kompetences ietvaros.

Dokumenti atšķiras pēc autentiskuma pakāpes. Galvenās dokumentācijas melnraksti vai kopijas satur tikai noteiktu tekstu, un tiem nav tāda paša juridiskā spēka kā oriģināliem. Par autentisku tiek uzskatīts dokuments, kas satur informāciju un iepriekš minētos datus, kas apliecina tā derīgumu un autentiskumu.

Ieteicams: