2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35
Dokumentācija attiecas uz informācijas fiksēšanu saskaņā ar reglamentētajiem noteikumiem, tas ir, dokumentu apstrādes kārtību īpašā veidā. Tā kā datu ierakstīšanas procesu var veikt ar dažādiem līdzekļiem, tad pārvaldības darbības praksē dokumenti ir ļoti dažādi – rokraksta, grafiskie, tipogrāfiskie, foto un video materiāli.
Pārvaldības darbības dokumentēšana ir reglamentēta procedūra, kas dod tai juridiska spēka garantiju – kvalitāti, kas ir spēkā esošajā likumdošanā.
Šodien tiek izmantoti dažādi dokumentēšanas līdzekļi: no vienkāršiem (piemēram, zīmuļi un parastas lodīšu pildspalvas) līdz sarežģītākiem elektromehāniskajiem (tas ietver magnetofonu, videokameru, fono ierīci u.c.) un automatizētiem, dators. Dokumentācijas metodes ir atkarīgas arī no izmantotajiem līdzekļiem. Tas var būt teksts, elektronisks, filmas un fotogrāfisks.
Pārvaldības darbībā parasti tiek izmantoti teksta dokumenti, kas rakstīti ar roku vai izveidoti datorā. Tāpēctos sauc par pārvaldības ierakstiem.
Dokumentācija vienmēr ir kādas informācijas fiksācija uz konkrētu nesēju ar īpašām detaļām, pēc kurām tā tiek identificēta. Vadības darbības dokumentēšana rada līdzekļus un pamatu gan atsevišķas amatpersonas darbības, gan visa uzņēmuma finansiālās vai organizatoriskās darbības regulēšanai.
Dokumentācija var atšķirties pēc savām funkcijām, mērķa, satura, slepenības pakāpes un informācijas pieejamības. Risināšanas faktori ļauj to klasificēt starporganizāciju un ārējos. Pirmo, kas nepārsniedz vienu iestādi vai organizāciju un veic starp tās dalībniekiem, sauc par pakalpojumu. Otrais - ārējā dokumentācija - tiek veikta starp dažāda veida organizācijām, atsevišķām amatpersonām, kas nav tieši viena otrai pakļautas.
Tehniskā dokumentācija tiek veikta saskaņā ar noteiktajiem standartiem, kas ir atšķirīgi jebkura veida dokumentiem. Jebkurai vadības darbībai tas ir īpaši svarīgi, jo tādā veidā dokumentācija iegūst juridisku spēku, kas kalpo kā drošākais pierādījums tajā ietvertās informācijas autentiskumam.
Vadības darbību dokumentēšana uzliek īpašus pienākumus amatpersonām vai vadības struktūrām, kas to veic. Tātad, veidojot jebkādus oficiālus dokumentus, ir jāievērospēkā esošās likumdošanas normas, reģistrācijas noteikumi, kas ir valsts mērogā. Turklāt katram dokumentam jāpievieno juridiski nozīmīgas organizācijas rekvizīti: tās nosaukums un atšifrējums, uzņēmuma vadības vai noteiktas nodaļas paraksti un zīmogi, sastādīšanas datums un numurs reģistrācijas grāmatā, apstiprinājuma zīmogi, utt. Visbeidzot, vadības darbību dokumentācijai ir jāizsniedz dokumenti stingri savas kompetences ietvaros.
Dokumenti atšķiras pēc autentiskuma pakāpes. Galvenās dokumentācijas melnraksti vai kopijas satur tikai noteiktu tekstu, un tiem nav tāda paša juridiskā spēka kā oriģināliem. Par autentisku tiek uzskatīts dokuments, kas satur informāciju un iepriekš minētos datus, kas apliecina tā derīgumu un autentiskumu.
Ieteicams:
Kvalitāte kā vadības objekts: pamatjēdzieni, līmeņi, plānošanas metodes, objekti un priekšmeti
Produktu kvalitātes kā vadības objekta analīze ir īpaši aktuāla, ja atceramies faktu, ka mūsu pasaulē valda tirgus ekonomika. Šajā sistēmā īpaša uzmanība tiek pievērsta kvalitātes jautājumiem. Iemesls tam ir spēcīga konkurence
Horizontālā komunikācija: pamatjēdzieni, veidi, vadības metodes organizācijā
Kas ir komunikācija? Ārējā un iekšējā biznesa komunikācija. Horizontālās komunikācijas raksturojums, iespējamās problēmas un to risināšanas veidi. Vertikālās komunikācijas raksturojums: hierarhiskās un apgrieztās apakšgrupas, to apraksts, iespējamās problēmas un to risinājums
Personāla vadības sistēmas personāla komplektēšana. Personāla vadības sistēmas informācija, tehniskais un juridiskais atbalsts
Tā kā katrs uzņēmums darbinieku skaitu nosaka patstāvīgi, izlemjot, kādas prasības personālam tam nepieciešams un kādai tai jābūt kvalifikācijai, precīzu un skaidru aprēķinu nav
Vadības grāmatvedības uzdevumi un mērķi. Vadības grāmatvedības un budžeta veidošanas kursi
Vadības grāmatvedība vienmēr ir vērsta uz produktu/pakalpojumu izmaksu un uzņēmuma izmaksu noteikšanu. Tajā pašā laikā katrs uzņēmums patstāvīgi nosaka, kā informācija tiks apstrādāta konkrētas ražošanas ietvaros. Pareizi izmantojot grāmatvedību, vadītāji varēs pareizi noteikt līdzsvara punktus un budžetu
Vadības efektivitāte, uzņēmuma vadības efektivitātes kritēriji
Jebkura vadītāja galvenais uzdevums ir efektīva vadība. Darbības kritēriji ļauj detalizēti novērtēt vadītāja darba kvalitāti, lai veiktu attiecīgas korekcijas. Novērtēšanas darbs jāveic regulāri, lai noteiktu stiprās un vājās puses, kam seko savlaicīga korekcija
