Organizācijas mērķu koks: veidošana, shēma

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Šodien ir pieejams plānošanas rīks, ko sauc par mērķu koku. Piemēri un veidi, kā to izveidot organizācijai, tiks apspriesti šajā rakstā.

Katra darbība sākas ar plānošanu. Lai kaut ko darītu, vispirms ir jābūt noteiktam darbības modelim.

Kompetenta organizācijas darbības plānošana ir vairāk nekā puse no visa biznesa panākumiem.

Jēdziena vispārīgā koncepcija

Šo jēdzienu var izskaidrot gandrīz ikviens. Mērķis ir vēlamais rezultāts, ko organizācija plāno sasniegt savas darbības gaitā. Katram uzņēmumam, kurš vēlas gūt panākumus biznesā, jācenšas to sasniegt. Izvirzītais mērķis kalpo ne tikai kā organizācijas darbības etalons, bet arī tiek izmantots, lai noteiktu tās standartus un novērtētu sniegumu.

Bieži vien mērķu izvirzīšana iecerētā sasniegšanai balstās uz pieņēmumiem par iespējamo turpmāko attīstību, tāpēc to īstenošanas realitāte un atbilstība ir balstīta uz precizitātihipotēzes.

Mērķiem ir noteikts termiņš. Jo lielāks tas ir, jo lielāka ir nenoteiktība par iespējamo nākotni. Attiecīgi mērķi ar ilgāku iepriekš noteiktu periodu tiek izvirzīti vispārīgākā formā.

Vispārīgākais apgalvojums, kas attaisno organizācijas rašanos un darbību, tiek saukts par misiju.

Kas ir stratēģija

Veiksmīgi uzņēmumi lielu uzsvaru liek uz stratēģiju. Šis ir ģenerālplāns noteiktu uzdevumu īstenošanai, kas nosaka to nozīmi organizācijai.

Citiem vārdiem sakot, stratēģija ir mērķu ķēde, kas noved pie noteikta plānota notikumu iznākuma.

Kāda ir misija

Šis termins tiek lietots dažādās jomās – medicīnā, reliģijā un citās. Organizācijas misija ir uzņēmuma darbības filozofiskais pamatojums, tā ideoloģiskā sastāvdaļa, ideāls, uz kuru uzņēmumam jātiecas savas pastāvēšanas gaitā.

Organizācijas misijas galvenās sastāvdaļas:

• Koncentrēts uz klientu.
• Īstenība. Misijai ir jābūt godīgi formulētai, tai nedrīkst būt neviennozīmīgas interpretācijas, kā arī jāatbilst reālajam stāvoklim.
• Unikalitāte. Misijai ir jābūt tādai, kas padara jūsu uzņēmumu unikālu, atšķir to no konkurentiem.

Ja misija nosaka vispārīgas vadlīnijas visām organizācijas aktivitātēm, tad mērķis ir universālāks un konkrētāks.

Formulēšanas principi

Formulējot mērķi, ir svarīgi ievērot šādus principus:

• Īpaši. Mērķi ir jāformulē pēc iespējas skaidrāk un precīzāk, lai visi saprastu, kas ir uz spēles.
• Mērāmība. Tā ir iespēja kvantificēt, vai ir sasniegts rezultāts. tas tiek darīts, salīdzinot to ar iepriekš izvirzīto mērķi. Varat to izmērīt pēc tādiem kritērijiem kā pozitīvu atsauksmju skaits, attiecība, notikumu biežums, laiks, vidējie rādītāji un tā tālāk.
• Sasniedzams. Mērķim ir jāatbilst uzņēmuma pašreizējām iespējām.
• Nozīme. Mērķis nedrīkst būt pretrunā ar misiju, kā arī citiem organizācijas centieniem.

Organizācijas pārvaldības principi

Pārvaldība balstās uz šādiem principiem:

• Mērķu izstrāde līdz katra atsevišķa darbinieka līmenim. Tajā pašā laikā darbinieku un organizāciju plāniem nevajadzētu būt viens otram pretrunā.
• Darbinieku mērķu sinhronizācija un pielāgošana vērtēšanas starpposmos.
• Vadītāja un darbinieka mijiedarbība mērķu formulēšanā, to saskaņošanā.
• Veiciet regulārus darbības novērtējumus un darbinieku atsauksmes.

Mērķu noteikšanas metodes organizācijā

Plānošana jebkurā uzņēmumā var būt centralizēta un decentralizēta.

• Decentralizētā plānošana ir katras uzņēmuma struktūrvienības mērķu izvirzīšana atsevišķi.
• Centralizēta darbību plānošana organizācijā ietver centrālās iestādes esamību vaimātes uzņēmums, kas direktīvi izvirza mērķus saviem pakārtotajiem uzņēmumiem. Arī visi resursi, kas vērsti uz izvirzīto uzdevumu risināšanu, tiek sadalīti centralizēti.

Mērķu veidi

Tos nosacīti var iedalīt stratēģiskajos un taktiskajos.

• Stratēģiskie – tie ir tie, kuru sasniegšana novedīs organizāciju jaunā finansiālā vai strukturālā līmenī. Klasiskie stratēģisko mērķu piemēri ir: inovācijas un rīcības plānošana, noteiktas tirgus daļas ieņemšana. Tomēr katrai organizācijai ir sava stratēģija.
• Taktiskie – tie ir tie, kas atspoguļo noteiktus stratēģisko sasniegšanas posmus. Tie darbojas (mērķi noteiktam laika periodam, ceturksnim, gadam un tā tālāk).

Tāpat visus mērķus var iedalīt vienkāršos un sarežģītos. Vienkāršās tiek veiktas vienā solī. Sarežģītie ietver virkni darbību to īstenošanai. Atkarībā no uzdevumu sarežģītības un fokusa tiek veidota mērķu hierarhija.

Tie ir arī īstermiņa, vidēja termiņa un ilgtermiņa. Tas ir atkarīgs no norādītā termiņa.

• Īstermiņa - tie ir tie mērķi, kas tiek izpildīti laika posmā līdz vienam gadam. Tiem ir nepieciešama maksimāla formulējuma specifika un skaidrība.
• Vidēja termiņa – tie ir mērķi, kuru īstenošana plānota no viena līdz pieciem gadiem.
• Ilgtermiņa - kura īstenošanai nepieciešami vairāk nekā pieci gadi.

Tie var būt arī:

• Operatīva - tiek veikta regulāri ilgu laikulaiks.
• Dizains - veikts vienreiz.

Lai pareizi izveidotu mērķu struktūru un hierarhiju atkarībā no to steidzamības un nozīmīguma uzņēmumam, bieži tiek izmantota mērķu koka metode. Šī pieeja ir viens no efektīvākajiem uzdevumu plānošanas rīkiem.

Kas ir mērķu koks

Šis termins parādījās ne tik sen, tāpēc ne visi ir pazīstami ar tā būtību. Organizācijas mērķu koks ir visu organizācijas mērķu hierarhiska struktūra, kas tiek parādīta kā diagramma vai tabula.

Uzņēmuma stratēģisko plānu īstenošanai var izmantot gan dažāda līmeņa darbības, gan projektu mērķus.

Mērķa koka metode ietver tādu organizācijas stratēģisko uzdevumu sadalīšanu vienkāršākos, lai zemākais uzdevums, tiekot īstenots, kļūtu par instrumentu augstākā īstenošanai. Tajā pašā laikā katrs svarīgais uzdevums ir sadalīts vairākos vienkāršākos, lai panāktu maksimālu struktūras vienkāršošanu.

Kā izveidot mērķu koku

Sīkāk aplūkosim organizācijas mērķu koka veidošanas algoritmu.

• Pirmkārt, tiek noteikts galvenais organizācijas stratēģiskais mērķis. Tas ir formulēts vienā vai divos teikumos, un tajā jāpaskaidro, kam jānotiek beigās.
• Tad mērķis tiek sadalīts - tas tiek sadalīts vienkāršākos uzdevumos, kuru īstenošana kopā novedīs pie tā sasniegšanas. Šim procesam vajadzētuatbilst šādām prasībām:

-sadaļai jābūt pilnīgai, nevienu komponentu nedrīkst palaist garām;

sadaļai jābūt ekskluzīvai. Neviens vienkāršs uzdevums nevar ietvert citu;

-sadaļai jābūt kopējam pamatam visām vienkāršajām problēmām.

-iedalījumam jābūt vienotam. Katrā līmenī ir jāsastāv no vienāda mēroga un nozīmes uzdevumiem.

• Tiek veidoti katrai konkrētai organizācijai piemērojamie ierobežojumi.
• Katra uzdevuma opciju analīze. Jebkuru no tiem var izdarīt dažādos veidos. Tiek analizētas visas iespējamās ieviešanas iespējas un atlasītas optimālākās.
• Tālāk tiek konstruēti darbinieku un nodaļu uzdevumi un funkcijas.

Mērķu koka diagramma

Kā jūs zināt, informācija vienmēr ir labāk uztverama vizuāli. Tāpēc organizācijas mērķu koks ir attēlots tabulas vai slāņu diagrammas veidā, kur augstākais līmenis ir organizācijas galvenais mērķis.

Nākamais apakšlīmenis būs tie mērķi, kuru īstenošana novedīs pie galvenā sasniegšanas.

Tālāk ir norādīti mērķi, kas novedīs pie to īstenošanas augstākā līmenī. Katrs no tiem ir pakļauts sadalīšanai, ja vien tam ir loģiska jēga. Līmeņu skaits mērķu kokā ir atkarīgs no organizācijas sarežģītības un lieluma.

Jo lielāks uzņēmums, jo sarežģītāka tā struktūra, jo vairāk sadalīšanās līmeņu būs kokā. Tādējādi organizācijas mērķu hierarhija ir tieši saistīta ar tās struktūru unfunkcijas.

Skaidrības labad visa diagramma jāparāda uz vienas lapas.

Lasot diagrammu, ir jābūt skaidram, kā sasniegt kādu no izvirzītajiem mērķiem, gan galveno, gan vienkāršu.

Izpratnes skaidrība, kā sasniegt izvirzītos mērķus, ir kritērijs koka novērtēšanai pēc tā piemērotības turpmākam darbam.

Mērķu koka funkcijas

Detalizēta, vizuāli attēlota visu mērķu shēma ir nepieciešama ne tikai lieliem uzņēmumiem, kuros ir daudz nodaļu, darbinieku un uzdevumu.

Organizācijas mērķu koks racionalizē jebkuru darbību, kalpo kā ceļvedis visās iespējamās izvēlē, liek paturēt prātā visus uzņēmējdarbības veikšanai nepieciešamos elementus.

Mērķu koks viesnīcas piemērā

Šīs iestādes misija ir nodrošināt kvalitatīvu izmitināšanu pilsētas viesiem mājīguma, komforta un viegluma atmosfērā.

Visas viesnīcas cenšas palielināt peļņu.

Nelielas viesnīcas vārtu koku var uzbūvēt šādi:

Mērķa līmenis	Apraksts
Galvenais mērķis	Augstākās iespējamās peļņas iegūšana
Galvenie mērķi	Uzlabot pakalpojumu kvalitāti				Iespējamo pakalpojumu klāsta paplašināšana			Reklāmas un mārketinga ievads
Pirmā līmeņa apakšmērķi	Uzlabot ražošanas procesa kvalitāti		Uzlabojiet mijiedarbību ar personālu		Pakalpojumikonferences un banketi		Ēdināšanas pakalpojumu sniegšana	Reklāma un jaunu klientu piesaiste		Klientu lojalitātes palielināšana
Otrā līmeņa apakšmērķi	Jauna aprīkojuma iegāde efektīvākai mājas uzkopšanai	CRM izveide - sistēmas paātrinātai rezervēšanai un apkalpošanai	Personāla apmācība	Jauna personāla motivācijas sistēma	Sapulču telpas piešķiršana un renovācija	Konferenču telpas izveide	Kafejnīca vai restorāns uz vietas	Reklāma internetā	Komercpiedāvājumu izplatīšana darbinieku komandējumiem uz organizācijām	Kluba kartes pastāvīgajiem klientiem ar bonusiem un atlaidēm

Tajā pašā laikā katram otrā līmeņa mērķim tiek izveidots uzdevumu un resursu saraksts to īstenošanai.

Piemēram, lai piešķirtu sapulču telpu un to salabotu, tiek izveidots šāds uzdevumu saraksts:

Stāvoklis - jābūt brīvai istabiņai viesnīcas telpās vai iespējai atbrīvot un pārveidot kādu no numuriem. Tajā pašā laikā šādai inovācijai ir jābūt finansiāli iespējamai. Tāpēc uzdevumi būs:

1. Aprēķiniet iespējamo peļņu no sanāksmju telpas.
2. Aprēķiniet remonta izmaksas.
3. Piekrītiet remontdarbu komandai un iestatiet nepieciešamo laika posmu.
4. Sakārtot sarunas ar klientiem.

Restorāna vai kafejnīcas mērķis viesnīcas teritorijā nav tik specifisks, to vajadzētu sīkāk iedalītvairāki līmeņi. Kāpēc mēs to neizdarījām?

Fakts ir tāds, ka ēdināšanas vienības atvēršana ir ļoti grūts uzdevums. Tas ir praktiski saistīts ar cita uzņēmuma atvēršanu. Tāpēc vispirms tiek rakstīti visi iespējamie šī mērķa īstenošanas veidi. Tam parasti ir divas alternatīvas:

• Aicinājums sadarboties ar restorāna partneri.
• Viesnīcas dibinātāju veikta restorāna atvēršana.

Pamatojoties uz ieguvumu un risku attiecību, tiek izvēlēts viens ceļš. Pamatojoties uz to, tiek sastādīts jauns mērķu koks restorāna atvēršanai viesnīcas teritorijā.