Biroja vadītāja ar sekretāres funkcijām amata apraksts: funkcijas un prasības

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Pat ar nelielu sastāvu, kurā ietilpst tikai uzņēmuma vadītājs un viņa darbinieki, ir vajadzīgs atbildīgs darbinieks, kurš būtu darba procesu virzīt un kontrolēt spējīgs organizators spēks - tā ir ideja, kas nosaka tekstu biroja vadītāja amata apraksta.

Šajā amatā pretendentam ir jābūt specifiskām prasmēm un atbilstošai izglītībai, kā arī spējai sazināties ar cilvēkiem. Tomēr prasību saraksts neaprobežojas ar to.

Darba apraksts

Jau amata pieteikšanās stadijā kandidāts var iepazīties ar normatīvo aktu, kas regulē viņa tiesības, pienākumus un atbildību uzņēmumā. Šādu dokumentu sauc par darba aprakstu. Tas sastāv no piecām galvenajām sadaļām:

1. Vispārīgi noteikumi. Tajos ir visa organizatoriskā informācija: uzņēmuma nosaukums, ieņemamais amats un struktūrvienība, kurai tas pieder. Tajā norādīta arī pakļautība, amata ieņemšanas un atlaišanas kārtība, kā arī prasības izglītībai unkvalifikācija.
2. Pienākumi. Šajā sadaļā ir sniegts darbinieka pienākumu saraksts, kā arī to īstenošanas veidi.
3. Darbinieka tiesības, tas ir, visas papildu iespējas, kas veicina efektīvu darba pienākumu veikšanu.
4. Atbildība. Saskaņā ar šo sadaļu vadība pieņem lēmumus par darbības novērtēšanu, paaugstināšanu amatā vai sodu.
5. Attiecības. Šī sadaļa reglamentē visas saziņas ar ārējām un iekšējām nodaļām, kas darbiniekam var būt, pildot savas funkcijas.

Amata apraksta sastādīšanas principi

Normatīvā bāze šādu dokumentu sagatavošanai ir Vadītāju, speciālistu un citu darbinieku amatu kvalifikāciju direktorija (1998). Tās izstrādes gaitā liela uzmanība tika pievērsta amata aprakstam un nosacījumiem, kādos darbinieks var pildīt savus pienākumus. Darba specifika ir ietverta dokumenta nosaukumā, piemēram, "Sekretāra amata apraksts" (biroja vadītāja vai galvenā grāmatvede).

Turklāt, ja ir divi amati ar vienādu nosaukumu, bet atšķirīgi uzdevumi, tad jāsagatavo dažādi dokumenti, lai atspoguļotu šīs atšķirības. Personāla virsnieka biroja vadītāja amata aprakstos ir noteiktas atšķirības no tā paša sekretāra nolikuma.

Prasības biroja vadītājam

Kandidātam uz amatu tā vai citādi būs jāpārvalda cilvēki. Tie var būt tikai daži cilvēki mazā uzņēmumā vai viss administratīvais personāls lielā uzņēmumā. Protams,pretendentam jābūt pārliecinātam datora lietotājam un jāspēj strādāt ar citu biroja tehniku (skeneri, printeri vai faksu). Biroja vadītājs bieži vien ir uzņēmuma pārstāvis, tāpēc laba runa un prasme sastādīt biznesa vēstules ir priekšnoteikums. Ļoti bieži uzņēmumi pieprasa, lai šādi darbinieki zinātu biroja darba pamatus un darba likumus. Vismaz vienas svešvalodas zināšanas joprojām ir vēlama prasme, taču, piesakoties lielam uzņēmumam, tā jau ir viena no obligātajām prasībām.

Atsevišķos gadījumos biroja vadītājam savi pienākumi ir jāapvieno ar citu darbinieku funkcijām. Tas noved pie nepieciešamo prasmju pieauguma. Tātad biroja vadītājam ar grāmatveža funkcijām jābūt ar atbilstošu izglītību un speciālām programmām.

Galvenie pienākumi

Tipiskā biroja vadītāja ar sekretāra funkcijām darba aprakstā ir iekļauti šādi elementi:

• apstrādājot pastu, gan ienākošo, gan izejošo; to pārdale uzņēmuma ietvaros;
• kontrole pār līgumos un līgumos noteikto saistību izpildes laiku;
• izejošo un ienākošo zvanu saņemšana;
• darbs ar klientiem un partneruzņēmumu pārstāvjiem;
• vajadzīgo kancelejas piederumu pieejamības uzraudzība;
• biroja tehnikas uzturēšana darba stāvoklī un speciālistu izsaukšana bojājumu gadījumā;
• laika sadale darba grafika ietvaros (dažāsgadījumos un vadītājam);
• vajadzīgo pasākumu organizēšana (sanāksmes, konferences, komandējumi, korporatīvās ballītes);
• sanāksmju protokoli;
• atjaunināšana un jauna satura pievienošana korporatīvajai vietnei.

Šajā sarakstā ir iekļautas tikai pamatprasības. Citas pozīcijas var pievienot atbilstoši slēdzamā darba līguma specifikai. Biroja vadītāja ar personāla darbinieka funkcijām amata aprakstā, piemēram, darbiniekam ir uzdots uzturēt un laikus nodrošināt visu atskaites dokumentāciju vai aizvietot personāla daļas vadītāju viņa prombūtnes gadījumā.

Papildu pienākumi

Biroja vadītāja amata aprakstā papildus pamatfunkcijām ir saraksts ar dažādiem pienākumiem, kas var atšķirties atkarībā no uzņēmuma darbības veida. Biroja vadītājam var likt strādāt ar administratīvajām iestādēm, t.i., saņemt atļauju veikt tirdzniecību, atvērt uzņēmuma vai meitas uzņēmuma filiāli utt.

Viens no atbildīgākajiem uzdevumiem ir uzņēmuma faktiskā vadība direktora prombūtnes laikā. Protams, tas ir iespējams tikai tad, ja darbinieks ir pierādījis sevi kā atbildīgu un uzticamu cilvēku, uz kuru var paļauties. Turklāt biroja vadītāja amata aprakstā bieži ir iekļauts punkts par nepieciešamību izsniegt vispārīgu pilnvaru. Šāds dokuments varnepieciešams, piemēram, lai saņemtu ļoti svarīgu pastu.

Neformālās prasības

Lielie uzņēmumi parasti ļauj šī amata kandidātiem iepriekš iepazīties ar biroja vadītāja amata apraksta paraugu, lai viņi būtu pilnībā informēti par prasību un pienākumu sarakstu.

Bet pat ar šādām pilnvarām pretendentam jāsaprot, ka viņš joprojām ir viens no daudzajiem uzņēmuma darbiniekiem. Šajā sakarā nevajadzētu aizmirst to, kas nav norādīts darba aprakstā. Biroja vadītājam ar sekretāres funkcijām ir jābūt pret laiku jūtīgam cilvēkam, lai varētu to sadalīt pēc vajadzības.

Darbplūsmas uzdevumi

Viņa darba svarīgākā prasība ir efektivitāte, tāpēc personai, kas ieņem šādu amatu, ir pienākums ekonomiski tērēt biroja materiālus, kontrolēt patērētās elektroenerģijas daudzumu.

Pārējiem uzņēmuma darbiniekiem biroja vadītājs ir atbildīgs gandrīz līdzvērtīgi vadītājam. Tādēļ viņam ir jānodrošina, lai darba apstākļi atbilstu pieņemtajiem sanitārajiem standartiem un drošības noteikumiem. Visbeidzot, pildot savus tiešos pienākumus, biroja vadītājs iegūst piekļuvi slepenai dokumentācijai, tāpēc viena no prasībām ir līguma parakstīšana par komercnoslēpuma vai jebkuras citas informācijas, kas varētu kaitēt uzņēmuma stāvoklim tirgū, neizpaušanu.

Pareizais birojs-menedžeris

Protams, šāda daudzu pienākumu veikšana darbiniekam ļauj baudīt īpašas tiesības. Tie ir norādīti arī biroja vadītāja amata aprakstā. Dažu no tiem būtība, piemēram, iespēja piekļūt konfidenciālai informācijai, tieši izriet no nepieciešamības pildīt savus darba pienākumus. Citi ir saistīti ar varas privilēģijām. Tātad biroja vadītājam ir tiesības pieprasīt no pārējiem darbiniekiem izlabot nolaidības dēļ pieļautās kļūdas ražošanas dokumentos, noteikt viņiem pamudinājuma apmēru vai piemērot sodus par nolaidīgajiem.

Bieži vien biroja vadītājs ir saikne starp darbiniekiem un vadītājiem. Šis amats ļauj viņam tiekties pēc labākiem darba apstākļiem un izteikt kolektīvas vēlmes gan atsevišķas nodaļas, gan uzņēmuma darba kvalitātes uzlabošanai.

Pārdošanas nodaļas biroja vadītāja amata apraksta pazīmes

Biroja vadītāji jau sen ir bijuši neaizstājami lielos un mazos uzņēmumos, tāpēc viņiem ir nepieciešamas dažas īpašas prasmes, lai aizpildītu šādu vakanci. Izplatīts gadījums, kad vienā uzņēmumā strādā vairāki biroja vadītāji ar īpašām funkcijām, pār kurām ir vecākais. Viņu darba apraksti būtībā ir vienādi, taču atšķiras ar papildu funkciju kopumu.

Tādējādi, ja biroja vadītājs strādā pārdošanas nodaļā, viņa amata aprakstā var būt ietverti tādi elementi kā:

• meklēt jaunas tirdzniecības vietas;
• pieprasījuma struktūras izmaiņu izsekošana;
• atskaišu dokumentu sagatavošana par perfektu pārdošanu;
• tiešais darbs ar klientu pasūtījumu saņemšanā un to turpmākajā apstrādē;
• strādāt, lai informētu klientus par iespējamām izmaiņām preču klāstā un cenu pārrēķinu;
• organizē nepieciešamās tikšanās;
• slēdzot līgumus par preču piegādi.

Turpmākās prasības var būt saistītas ar uzņēmuma piedāvāto preču specifiku. Ja uzņēmums nodarbojas ar nekustamā īpašuma pārdošanu un pirkšanu, tad biroja vadītāja pienākumos var ietilpt informatīvo bukletu sagatavošana un konkrētu dokumentu noformēšana.

Biroja vadītāja atbildība

Biroja vadītājs savu pienākumu nepildīšanas gadījumā, izdarot likumpārkāpumus, tajā skaitā komercnoslēpumu izpaušanu, vai citas darbības, kas grauj uzņēmuma tēlu, ir atbildīgs saskaņā ar administratīvās, civiltiesiskās atbildības normām. un kriminālkodeksi. Ja organizācijai nodarīts materiāls kaitējums, tad sods tiek uzlikts saskaņā ar Darba kodeksa noteikumiem.