Biroja administratora amata apraksts: pienākumi, funkcijas un tiesības

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Lielākajā daļā publisko vietu pirmais cilvēks, ko satiekat, tiklīdz pārkāpjat slieksni, ir reģistratūra. Šos speciālistus algo viesnīcas, skaistumkopšanas saloni, restorāni un, protams, biroja iestādes. Viņiem ir daudz pienākumu, sākot no saziņas ar viesiem un partneriem līdz dokumentācijas apstrādei.

Funkcijas

Vērts teikt, ka administrators ir ļoti daudzpusīga profesija, kas var ietvert daudzpusīgus pienākumus. Iesācēju priekšrocība ir tāda, ka tam nav vajadzīgas padziļinātas zināšanas noteiktā jomā.

Potenciālie darba devēji vairāk uzmanības pievērš personiskajām īpašībām. Potenciālajam biroja administratora amata kandidātam jābūt vidēji sabiedriskam, spējīgam veidot kontaktus ar dažādiem cilvēkiem, pareizi izteikt savas domas. Priekšrocība būs arī interese par izvēlēto jomu.aktivitātes un spēja tikt galā ar stresu. Pēdējā kvalitāte topošajam administratoram noteikti noderēs. Viņam būs jāsazinās ar milzīgu apmeklētāju skaitu, starp kuriem noteikti radīsies konflikti. Taču arī šādās situācijās administratoram jāspēj saglabāt pieklājību.

Jāpiebilst, ka atkarībā no uzņēmuma personāla atlases politikas var tikt izvirzītas prasības pēc augstākās izglītības, prasmes strādāt ar biroja tehniku u.c.

Šajā amatā darba grafiku parasti nosaka iestādes darba laiks, jo administrators to atver no rīta un aizver vakarā. Taču, strādājot darbiniekiem visu diennakti, tiek sastādīts maiņu grafiks. Parasti biroji nedarbojas šajā režīmā.

Vērts pievērst uzmanību arī tam, ka administrators un biroja vadītājs ir dažādas profesijas. Biroja vadītājs faktiski uzrauga citus darbiniekus. Administrators atšķirībā no viņa šo funkciju nepilda. Viņš veic tikai savas funkcijas, nepieciešamības gadījumā sadarbojoties ar citiem biroja darbiniekiem.

Galvenie pienākumi

Biroja administratoram, atrodoties darba vietā, jāveic ievērojams skaits uzdevumu, ko vadība viņam uzdod. Īsi uzskaitīsim tos.

• Telefona zvanu pieņemšana un sekojoša izplatīšana. Pārrunu laikā administratoram informācija jāfiksē un jānodod darbiniekiem. Ja nepieciešams, jāzvananovirzīt uz citu nodaļu.
• Biroja administratora pienākumos ietilpst klauzula, kas paredz, ka darbiniekam ir jāsniedz sākotnējais padoms potenciālajiem klientiem.
• Nepieciešamība apstrādāt ienākošo, kā arī izejošo dokumentāciju.
• Darba sludinājumu ievietošana specializētos portālos un personāla atlases aģentūrās. Tāpat biroja administratora pienākumos ietilpst sākotnējo interviju vadīšana ar potenciālajiem kandidātiem.
• Kancelejas preču un palīgmateriālu iegāde, kas nepieciešami biroja tehnikas nevainojamai darbībai.

Papildus iepriekš uzskaitītajiem pienākumiem biroja administrators faktiski pastāvīgi sazinās ar cilvēkiem. Tie ir gan potenciālie klienti, gan esošie uzņēmuma darbinieki. Šis speciālists ir atbildīgs par darbinieku plānošanu.

Tiesības

Tiesību skaits, atšķirībā no pienākumiem, ir daudz mazāks. Tātad, ko dara biroja administratora norādījumi?

• Rīkojies uzņēmuma vārdā, pārstāvot tā intereses mijiedarbībā ar citiem uzņēmumiem.
• Lai sazinātos ar citiem darbiniekiem piešķirtās pilnvaras ietvaros.
• Iesniedziet izskatīšanai priekšlikumus, lai uzlabotu organizācijas darbību.

Biroja administratora funkcijas

Atrodoties darba vietā, šim speciālistam vajadzētuveikt ievērojamu skaitu viņam uzticēto uzdevumu:

• Biroja sagatavošana.
• Uzturēt kārtību.
• Apmeklētāju apkalpošana.
• Tālruņa pakalpojums.

Patiesībā funkciju skaits var būt lielāks. Tas atkarīgs no biroja administratora darba pienākumu saraksta konkrētajā iestādē.

Biroja sagatavošana

Uzdoto funkciju izpilde, kā likums, sākas ar gatavošanos jaunai darba dienai. Ierodoties savā darba vietā, administrators pārbauda biroja tehnikas darbu, palīgmateriālu un kancelejas preču pieejamību. Tālāk speciālistam jāiepazīstas ar apmeklētāju sarakstu un jārada apstākļi viņu satikšanai.

Kārtības uzturēšana

Administrators nedrīkst tieši iesaistīties uzkopšanas un citās darbībās, lai uzturētu kārtību birojā. Taču viņa pienākumos ietilpst nepieciešamība koordinēt apkopes personāla darbu. Viņam ir jāieplāno tīrīšana, kā arī jānorāda tās ilgums.

Klientu apkalpošana

Administratora pienākumos ietilpst arī sarunas ar apmeklētājiem par apmeklējuma laiku, saskaņošana ar vadītāju. Apmeklējumu grafiks jāsastāda tā, lai nebūtu pārklāšanās un nevienam nav jātērē laiks gaidīšanai. Turklāt administratoram jāsatiekas ar apmeklētājiem. Tas ir tas, kurš rada pirmoiespaids.

Tālruņa pakalpojums

Šī funkcija ir piešķirta administratoram, lai atbrīvotu vadītāju no sarunām un nenovirzītu viņu no darbplūsmas. Dažus jautājumus darbinieks var atrisināt pats vai pieteikt apmeklētāja apmeklējumu saskaņā ar vadītāja grafiku. Veicot šīs funkcijas, darbiniekam noteikti ir jāievēro konfidencialitāte, neizpaužot nepiederošām personām viņam pieejamo informāciju.

Paraugs

Biroja administratora amata aprakstā var būt ietverti dažādi vienumi atkarībā no konkrētas organizācijas prasībām. Tomēr, kā likums, tajā tiks noteikti standarta nosacījumi, kas tiek ņemti par paraugu.

• Vispārīgi noteikumi.
• Kvalifikācijas prasības. Parasti potenciālajam administratoram pietiek ar vidējo specializēto izglītību. Pieredze noteikti tiks uzskatīta par priekšrocību.
• Pienākumi. Neviens darba apraksts nav pilnīgs bez šī vienuma.
• Tiesības. Administratoram, piemēram, ir tiesības izteikt priekšlikumus uzņēmuma darbības uzlabošanai.
• Papildu noteikumi, kas var ietvert preces, kas nav iekļautas citās sadaļās.

Ir pieņemts jaunajam darbiniekam iesniegt izskatīšanai amata aprakstu, kura fakts viņam jāapliecina ar savu parakstu.

Darbavieta

Darba aizsardzības instrukcija biroja administratoram izvirza dažas prasības darba apstākļiem. Piemēram, darba vietai jābūt izvietotai tā, lai darbiniekam būtu ērtiveikt savus pienākumus. Parasti tas atrodas blakus vadītāja birojam un ļauj uzraudzīt citus darbiniekus.

Jāsaprot, ka, pildot pienākumus, administratoram, kā arī citiem darbiniekiem bieži nākas izmantot biroja tehniku. Tāpēc tas ir jānovieto tā, lai tas būtu pieejams īslaicīgai lietošanai.

Viens no svarīgiem uzdevumiem, kas nav skaidri norādīts administratora amata aprakstā, ir darboties kā saiknei starp tiešo vadītāju un padotajiem. Tāpēc darbiniekam jācenšas radīt labvēlīgu vidi un nodibināt kontaktus ar citiem speciālistiem. Ir svarīgi ne tikai pareizi nodot vadītāja norādījumus, bet arī spēt kontrolēt to izpildes precizitāti.

Šā iemesla dēļ spēja sazināties ar citiem kļūst par svarīgu faktoru, lai gūtu panākumus šajā amatā. Tas attiecas gan uz vadītājiem, gan padotajiem. Runājot par personiskajām īpašībām, par diezgan svarīgu tiek uzskatīta organizētība un izturība pret stresu, kas ļauj vadīt citus darbiniekus un saglabāt mieru pat saskarsmē ar konflikta apmeklētājiem.