Iepirkumu nodaļas mērķi un pienākumi

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Kāpēc mums ir vajadzīga iepirkumu nodaļa? Katrā organizācijā šī nodaļa ir pārstāvēta vienā vai otrā veidā. Un viņa darbs tieši ietekmē visas organizācijas efektivitāti kopumā. Apskatīsim tuvāk, kā nodaļas darbs ietekmē organizācijas rezultātus.

Nodaļas mērķi

Iepirkumu nodaļa ir nodaļa, kas specializējas preču iepirkšanā no piegādātāja ar uzņēmumam visizdevīgākajiem nosacījumiem.

Nodaļas darbam ir tieša ietekme uz visu uzņēmuma darbību. Sortimentam, pārdošanai, noliktavu pilnībai, nepieciešamo preču pieejamībai, efektīvai apgrozāmo līdzekļu izmantošanai.

Iepirkšanās mērķus var sarindot, pamatojoties uz uzņēmuma globālajiem mērķiem, taču kopējais saraksts bieži izskatās apmēram šādi:

• noteikt uzņēmuma vajadzību pēc konkrēta produkta;
• iegādājieties preces par labāko iespējamo cenu;
• veicināt augstu apgrozījumu;
• radīt nosacījumus preču saņemšanai laikā;



• novērtētproduktu kvalitāti un iegādājieties visaugstāko kvalitāti;
• uzturēt attiecības ar piegādātāju vai piegādātājiem;
• efektīvi strādājiet ar pārējo uzņēmumu;
• Efektīvi sekojiet līdzi iegādātajām precēm;
• uzraugiet apgrozījumu, gūstot maksimālu labumu uzņēmumam.

Galvenās funkcijas

Dažādās organizācijās iepirkumu nodaļas funkcijas var būtiski atšķirties viena no otras. Tomēr ir funkcijas un pienākumi, kas raksturos departamentu gandrīz katrā uzņēmumā:

• Piegādātāju tirgus uzraudzība;
• noliktavā esošo preču pieejamības uzraudzība;
• savlaicīga sortimenta papildināšana;
• meklējiet labākos piegādātājus un cenas;
• sarunas ar piegādātājiem;
• preču piegādes un kravu pārvadāšanas kontrole;



• preču saņemšana;
• iegādāto preču kvalitātes kontrole;
• sūdzības, ja nepieciešams.

Iepirkumu nodaļas papildu funkcijas, kas var būt vai nebūt organizācijā - atkarībā no tās specifikas un struktūras:

• sortimenta vadība;
• informācijas vākšana par konkurentiem;
• piegādātāju iesaistīšana mārketinga organizācijā.

Struktūra

Iepirkumu nodaļas struktūra tiek veidota atkarībā no:

• organizācijas lielums;
• nozares;
• sortimenta vienību skaits apgrozījumā;
• piegādātāju skaits;
• viņu ģeogrāfiskā atrašanās vieta.

Atkarībā no organizācijas veida iepirkumu nodaļa var tikt pārvaldīta centralizēti vai reģionāli.

Parasti šī ir matricas struktūra, kas sastāv no iepirkumu nodaļas vadītāja (vadītāja, direktora) un iepirkumu vadītājiem (speciālistiem).

Vidējais vienību vai kategoriju skaits vienam vadītājam ir aptuveni 7, taču tas var atšķirties atkarībā no ražošanas apjoma vai apgrozījuma.

Nodaļas un tās darbinieku pienākumi

Lai iepirkumu nodaļa darbotos efektīvi, ir nepieciešams skaidrs iepirkumu nodaļas pienākumu sadalījums starp darbiniekiem.

Nodaļas vadītāja galvenais pienākums ir nodrošināt nepieciešamo preču piegādes nepārtrauktību un stabilitāti, optimizējot nodaļas darbu un koordinējot darbinieku darbību. Tāpat iepirkumu vadītājam ir jābūt priekšstatam par visiem noslēgtajiem līgumiem un kategorijām, lai organizētu un turpinātu efektīvu nodaļas darbu arī tad, ja nav neviena no darbiniekiem.

Iepirkumu menedžeru vai ierindas nodaļas speciālistu pienākumos ietilpst preču piegādes organizēšana, kravu pārvadājumu izsekošana, iegādāto partiju apmaksas kontrole un pirkumu plānošana.

Efektīvs modelis būs tāds, kurā katram pircējam ir sava atbildības joma, kas sastāv no rakstu vai preču kategoriju saraksta.

Darbinieku prasības

Ņemot vērā darbinieku pienākumus un nodaļas funkcijas, varat izveidot prasību sarakstuideāls kandidāts pircēja amatam.

Iepirkumu nodaļas darbiniekiem ir attiecīgi jābūt šādām prasmēm, zināšanām un personiskajām īpašībām:

• Spēja analizēt informāciju. Piegādātāja izvēlei jābalstās uz daudziem kritērijiem. Tā ir labākā cena un ģeogrāfiska priekšrocība, kā arī piegādātāja uzņēmuma un jūsu organizācijas loģistikas saskaņošana.
• Zināšanas par cenu noteikšanas principiem.
• Zināšanas par iepirkumu tiesisko regulējumu.
• Spēja sastādīt un slēgt līgumus.
• Spēja risināt sarunas. Dažreiz ir ļoti svarīgi izstrādāt individuālus nosacījumus ar piegādātāju jūsu uzņēmumam. Piegādātāja cenas samazināšana vai piegādātāja resursu izmantošana veicināšanai, personāla apmācībai, produktu iemaksai un pēcapmaksas sistēmām, tas viss var kalpot kā laba konkurences priekšrocība līdzīgu uzņēmumu vidū.
• Spēja uzturēt biznesa attiecības.
• Spēja plānot savas aktivitātes.

Pircēju un iepirkumu menedžera motivācija

Iepirkumu nodaļas motivācijas sistēma jāveido tā, lai darbinieks strādātu maksimāli efektīvi. Bet tajā pašā laikā nevajadzētu izvirzīt pretrunīgas prasības un prasības, kas pārsniedz darbinieka iespējas.

Lai ieviestu ikmēneša motivācijas sistēmu, nepieciešams:

• Izveidojiet nodaļai KPI modeli. Tie ir tādi rādītāji kā iepirkumu plāna izpilde, apgrozījuma rādītājs, realizācijas rentabilitātepreces, novecojušu preču esamība un neesamība.
• Izveidojiet galveno darbības rādītāju modeli katram darbiniekam, pamatojoties uz tādiem kritērijiem kā organizācijas cenu delta salīdzinājumā ar konkurentiem, vajadzīgā produkta pieejamība, iegādātās preces kvalitāte, jaunu zīmolu ieviešana tirgū, individuālais piegādātāju nosacījumi un vairāk.
• Pamatojoties uz KPI modeli, tiek aprēķināta prēmija. Turklāt būs lietderīgi maksāt prēmiju, kas sastāv no divām daļām: piemaksas par nodaļas darbu un prēmiju par personīgo plānu izpildi.

Tajā pašā laikā katram KPI kritērijam ir jābūt tādām īpašībām kā:

• mērāmība;
• caurspīdīgums;
• plānošanas kritērijs jāizveido, ņemot vērā tirgus tendences.

Tas ir, pircējs, ja vēlas, var patstāvīgi aprēķināt savas prēmijas summu.

Nodaļas vadītāja prēmija var būt balstīta uz visas nodaļas rādītājiem, kā arī iekļaut katra darbinieka darbības rādītājus atsevišķi.

Tajā pašā laikā ierindas iepirkumu nodaļas darbinieka bonusa daļai vajadzētu būt aptuveni 50% no visas algas, bet nodaļas vadītāja prēmijai - apmēram 30-40%. Pārējais ir alga, jo ne visus nodaļu darbības rādītājus var piesaistīt konkrēta darbinieka darbībai.

Vai par pārdošanu atbild pircējs

Iepirkšanas nodaļas KPI aprēķinos var izmantot tādu kritēriju kā iegādāto preču apgrozījums - pārdošanas apjomu attiecība pret tās aktīviem.

Šķiet, ka pircējam vajadzētunodarboties tikai ar preču iegādi, bet tomēr iegādāto preču kvalitāte, tās cenas pievilcība gala patērētājam vai uzņēmuma klientam būtiski ietekmē pārdošanas plāna īstenošanu.

Tāpēc pārdošanas apjoms un kvalitāte puse ir atkarīga no labi veiktiem pirkumiem.

Iepirkumu nodaļas vieta organizācijas struktūrā

Uzdevumi, kurus risina iepirkumu nodaļa, atbilstoši mūsdienu mārketinga tendencēm, jārisina šādā secībā:

• Vispirms tiek izveidota pārdošanas stratēģija (gatavā prece vai iegādātās preces).
• Tad, ja uzņēmumā ir iepirkumu nodaļa, tiek izlemts jautājums par ražošanas stratēģiju.
• Un tikai tad tiek izstrādāta nepieciešamo preču, izejvielu vai komponentu iepirkuma stratēģija.

Iepirkumu nodaļas vadītājs bieži vien ir tieši pakļauts uzņēmuma izpilddirektoram.

Ir jābūt arī efektīvai komunikācijai starp iepirkumu nodaļu un mārketinga un pārdošanas nodaļu. Bez tā daudzi centieni izveidot iepirkumu nodaļu, uzlabot tās struktūru un motivāciju paliks bez atbilstoša rezultāta.

Ja saimniecībā vai organizācijā tiek ieviesta kategoriju pārvaldības sistēma, tad pircējam ir jāstrādā kopā ar kategorijas vadītāju. Vienlaikus ir jānorobežo katra speciālista atbildības joma, lai motivācijas sistēma paliktu pārskatāma un visiem saprotama.