Primārie grāmatvedības dokumenti: veidi, apstrāde un uzglabāšana

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Grāmatvedības kārtošana dažādu īpašuma formu uzņēmumos nav iespējama bez dokumentālas atspoguļošanas. Neviena procedūra, neviens projekts, neviens saimnieciskais darījums netiek veikts bez pareizi noformēta dokumenta, ko regulē uzņēmuma iekšējie rīkojumi un ārējās likumdošanas normas. Katra darbība, ko veic, piemēram, tirdzniecības uzņēmuma darbinieks, sākot no operatora pieteikumu saņemšanai un beidzot ar direktoru, tiek atspoguļota dokumentālajā bāzē, kuras pamatā ir primāro dokumentu saraksts.

Jēdziens un nozīme

Iespējams, ir grūti iedomāties esoša uzņēmuma darbību jebkurā iespējamā darbības jomā bez saimniecisko darbību apliecinošiem dokumentiem. Tāpat kā jebkurā citā jautājumā, arī šeit ļoti svarīga loma ir dokumentācijai. Jūs diez vai varat iedomātieskvalitatīvs un juridiski pamatots lidostas darbs, ļaujot pasažierim izceļot bez personu apliecinošiem dokumentiem - pases un pilsoņa identifikācijas koda. Tādā pašā veidā ir grūti pieņemt pielaidi automašīnai, kuras vadītājam nav atbilstošas dokumentācijas apliecības un viņa vadītās automašīnas tehniskās pases veidā. Tāpat arī primārie grāmatvedības dokumenti. Jebkuram uzņēmumam, kas reģistrēts valsts uzņēmēju sarakstā, ir jābūt vairākiem grāmatvedības uzskaitei nepieciešamajiem dokumentiem, kas ir pamats un sākotnējais posms tā biznesa procesu regulējošā regulējuma ķēdē.

Primārā grāmatvedības dokumentācija ir izziņu, aktu, rīkojumu, rēķinu, izziņu un atskaišu kopums, ar kuru palīdzību tiek fiksēta uzņēmuma darbība un regulētas tā saimnieciskās darbības.

Dokumentu veidi

Grāmatvedības darbplūsmas klasifikācija ietver šādus galvenos primāro dokumentu veidus:

• pēc funkcionālā mērķa - grāmatvedība, vadība, personāls;
• atbilstoši regulējuma pakāpei - iekšējai un ārējai.

Pirmais klasifikācijas virziens ļauj atšķirt jebkura biznesa uzņēmuma trīs galveno funkcionālo līmeņu dokumentus pēc to mērķa rakstura, bet otrais - pēc juridiskās organizēšanas metodes. ekonomisko attiecību regulēšana. Katrs no virzieniem ietver masunoteikta veida dokumenti, kas atspoguļo uzņēmuma darbinieku konkrētu darbību veikšanu.

Grāmatvedības dokumentācija

Ja ņemam vērā primāros grāmatvedības dokumentus, tie savukārt tiek iedalīti saimniecisko darījumu trīs posmu regulējumā.

Pirmo posmu raksturo darījuma noslēgšana. Šeit primārā grāmatvedības dokumentācija ir līguma noslēgšana un rēķina izrakstīšana samaksai. Līgums ir dokuments, kas regulē attiecības starp divām pusēm, lai noteiktu nosacījumus to savstarpējai mijiedarbībai. Rēķins apmaksai ir prasība ar noteiktas summas definīciju, kas saskaņā ar līguma noteikumiem pircējam ir jāmaksā pārdevējam par pārdotajām precēm vai sniegto pakalpojumu.

Otrais uzņēmējdarbības darbības posms tiek atspoguļots maksājuma dokumentos un tiek saukts par darījuma apmaksas posmu. Pamatojoties uz to, ka maksājumu var veikt bezskaidras naudas veidā vai skaidrā naudā, primārie dokumenti par to tiek uzrādīti vai nu kā norēķinu konta izraksti un maksājuma uzdevumi, vai kases čeki un ienākošo kases orderu čeki.

Trešo, pēdējo posmu nosaka tieši preces vai pakalpojuma saņemšana. Attiecīgi to regulē arī primārā dokumentācija preču pavadzīmes, pārdošanas kvīts un preču pieņemšanas un nodošanas akta vai veiktā darba akta veidā jebkura veida pakalpojuma sniegšanas gadījumā.

Vadības grāmatvedības dokumentācija

Atšķirība starp grāmatvedības un vadības darbplūsmu galvenokārt slēpjas apstāklī, ka grāmatvedības darbību regulē valsts tiesību akti ar ietvaru uzņēmējdarbības atspoguļošanai, ko īpaši noteikušas iestādes, un vadību nosaka uzņēmuma iekšējie lēmumi un personīgās izvēles. konkrēta uzņēmuma direktors vai tiešais īpašnieks. Citiem vārdiem sakot, primārajiem grāmatvedības dokumentiem ir stingra forma, ko kontrolē vienots normatīvais regulējums, savukārt vadības dokumenti tiek izstrādāti tikai uzņēmuma līmenī. Kādi papīri kontrolē vadības grāmatvedības uzskaiti uzņēmumā? Starp galvenajiem ir šādi:

• iekšējo darba noteikumu kods;
• uzņēmuma grāmatvedības politika;
• koplīgums;
• uzņēmuma direktora noteikumi un rīkojumi;
• darba apraksti;
• administratīvie dokumenti.

HR dokumentācija

Attiecībā uz primāro dokumentu sarakstu, kas regulē darbinieku starplīmeņu attiecības uzņēmumā, kā arī kontrolē darba samaksas aprēķināšanas kārtību un katra uzņēmuma darbinieka pienākumu noteikšanu, šeit darba dokumentācijā ir iekļauta šāda galvenā veidi:

• personāls - ietver visu uzņēmumā esošo amatu kopumu, to skaita un personāla vienību skaita atspoguļojumu, kā arī algu līmeņa aprakstunodevas, prēmiju kārtība, atmaksa, piemaksas noteikumu pieņemšana;
• darba grafiks - ietver informāciju par darba dienu, organizatoriskiem un administratīvajiem jautājumiem, darbinieku pieņemšanas un atlaišanas noteikumiem, kā arī nosacījumiem viņu paaugstināšanai kā papildu samaksai par darbu vai pārmetumu aizrādījuma veidā un ieturējumi no algas;
• amata apraksts - katra uzņēmuma personāla nodaļas darbs ir balstīts uz tiesību un pienākumu kopumu, vispārīgiem noteikumiem, uzdevumiem, pienākumiem, kvalifikācijas prasībām un attiecībām pakļautības ziņā starp dažāda līmeņa personāla vienībām uzņēmumā. uzņēmums.

Nepieciešamie dokumenti

Jebkuram uzņēmumam, kas reģistrēts un darbojas likumīgi, ir obligāto dokumentu saraksts, kuriem jāparādās tā darbības ietvaros. Obligātie primārie dokumenti ir šādi:

• līgums - lai kāds būtu darījums, šis dokuments ir galvenais pamats attiecību uzsākšanai starp diviem uzņēmējiem, starp pārdevēju un pircēju, starp piedāvājumu un pieprasījumu;
• izrakstīts rēķins - pieņemot lēmumu par preču pārdošanu vai pakalpojumu sniegšanu, pārdevēja puse kā darījuma priekšnoteikumu izsniedz pircēja pusei rēķinu;
• stingrās atskaites formas - vienošanās procesā neiztiek bez čekiem, skaidras naudas un preču dokumentiem, kas saistīti ar obligāto sarakstu;
• prece-pavadzīme - dokuments, kurā norādīts preču saņēmējs, pārvadātājs, nosūtītājs, pašas preces tās nomenklatūras sortimentā, nosūtīto preču skaits, cena un summa;
• Pabeigtā darba vai nosūtīto preču pieņemšanas un nodošanas akts.

Iekšējie dokumenti

Kā minēts iepriekš, jebkura uzņēmuma darbs nozīmē ārējās un iekšējās dokumentācijas klātbūtni. Galvenie primārie dokumenti iekšējiem nolūkiem ir visu to veidlapu, sertifikātu, izziņu, rīkojumu, instrukciju saraksts, kuras tiek izstrādātas tieši uzņēmumā un attiecas tikai uz tajā strādājošo personālu, bez jebkādas likumdošanas ietekmes uz sabiedrību, kas pārsniedz. šis uzņēmums.

Ārējie dokumenti

Ārēja mērķa dokumentēšana nozīmē augstāku hierarhisko pakļautības līmeni, jo ārējie dokumenti ir tie, kurus regulē valsts un tās tiesiskais regulējums. Izstrādātie grāmatvedības noteikumi, grāmatvedības korespondences kontu kopums, grāmatvedības un finanšu pārskatu standarti - tam visam ir normatīvais pamatojums un to regulē valsts tiesiskais regulējums.

Dokumentu veidlapas

Primāro dokumentu formas ir daudzšķautņainas pēc to mērķa, dizaina veida un īpašumtiesībām. Juridiski tiek izdalītas šādas galvenās nodaļas:

• personāla uzskaites veidlapas (pasūtījumi, pasūtījumi, grafiki,regulāri režīmi un grafiki);
• algu un darba laika uzskaites veidlapas (darba laika uzskaites tabulas, personīgie konti, žurnāli, algu uzskaite);
• kapitālās būvniecības uzskaites veidlapas (izziņas, žurnāli, akti);
• produktu uzskaites veidlapas (akti un inventāra reģistri, svaru lapas, partiju kartes, inventāra kustības atskaites);
• naudas uzskaites veidlapas (kases žurnāls, akti par pārskaitījumiem un skaidra nauda kasē);
• tirdzniecības uzskaites veidlapas (pasūtījumi, rēķini, akti, specifikācijas, kvalitātes sertifikāti);
• skaidras naudas darījumu uzskaites formas (avansa atskaite, PKO, RKO, to reģistrācijas žurnāls);
• veidlapas inventarizācijas rezultātu ierakstīšanai (inventarizācijas saraksti, akti, sertifikāti, žurnāli, izraksti).

Papildus iepriekšminētajam ir arī primāro dokumentu formas būvmašīnu un mehānismu, autotransporta, pamatlīdzekļu un nemateriālo ieguldījumu, materiālu, mazvērtīgo priekšmetu, lauksaimniecības produktu un izejvielu uzskaitei.

Reģistrācijas procedūra

Primārie dokumenti tiek noformēti noteiktu prasību dēļ, kas jāievēro. Piemēram, ierakstiem dokumentācijā jābūt tikai ar zilu tinti, bet tiem jābūt kārtīgiem un salasāmiem. Tāpat dokumentā jābūt noteiktam rekvizītam, kas nepieciešams katram veidam, un tam jābūt apliecinātam ar vadītāja, galvenā grāmatveža vai pilnvarotās personas personīgo parakstu, kā arī jāapzīmogo ar uzņēmuma zīmogu. Skaitļi naudas dokumentosjāraksta arī ar vārdiem, un, ja dokumenta aile ir tukša, ir jābūt domuzīmei, lai turpmāk netiktu ievadīti viltus skaitļi, ko veic kāds ļaundaris.

Krātuve

Primāro dokumentu glabāšana tiek veikta tieši uzņēmumā. Vai arī varat izmantot privātā (vai valsts) arhīva pakalpojumus. Ja nodokļu inspekcijas revīzijā konstatē primārā dokumenta neesamību, uzņēmumam uzliek naudas sodu, kura apmēru nosaka atkarībā no konkrētā nozaudēto dokumentu veida un skaita. Saskaņā ar spēkā esošajiem Krievijas Federācijas tiesību aktiem primārie dokumenti uzņēmumā tiek glabāti vismaz piecus gadus.