Bankas kases operāciju kontrole. Pārskats par skaidras naudas darījumu kontroles sistēmām

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Kasieris ir milzīga nodokļu un grāmatvedības nozare, ko regulē daudzi noteikumi un plaši noteikumu kopumi. Visām organizācijām un individuālajiem uzņēmējiem, kas veic norēķinus ar darījumu partneriem, izmantojot skaidru naudu, tie ir jāievēro. Tā kā šajā grāmatvedības jomā bieži sastopami dažādi krāpšanas veidi, ar katru gadu skaidrās naudas darījumu kontrole kļūst arvien sarežģītāka, stingrāka un modernizēta. Šajā rakstā apskatīta kases loma uzņēmumā, uzvedības noteikumi, kā arī darbības kontroles metodes un sistēmas.

Kases loma organizācijās un bankās

Uzņēmuma kasieris ir nepieciešams organizācijām, kas pieņem un izsniedz skaidru naudu skaidrā naudā. Šo operāciju mērķis var būt jebkurš: algu izsniegšana darbiniekiem, ceļa izdevumi, biroja izdevumi, maksājumu saņemšana no klientiem, norēķini ar piegādātājiem. Visas šīs darbības jāveic ar kases starpniecību. Skaidras naudas darījumu kontrole uzticēta Nodokļu dienestam.

Kad parastajā rutīnāDialogā tiek lietots vārds "kase", acu priekšā parādās pats kases aparāts. Patiesībā organizācijās tas nav tikai vadības un skaitļošanas aprīkojums. Fiziskas vai juridiskas personas kase ir vesela sistēma, kas ietver labiekārtotu kasiera darba vietu, programmatūru, pašu iekārtu, atskaišu pieejamību, limita ievērošanu un iekasēšanas noteikumus. Arī šajā jomā strādājošajam speciālistam ir jābūt atbilstoši izsniegtam.

Noteikumi par telpu aprīkojumu

Skaidras naudas darījumu kontrole sākas ar prasībām telpām, kurās atrodas pati kase. Bez atbilstoša aprīkojuma un aprīkojuma, kā to nosaka Centrālās bankas noteikumi un noteikumi, kasei nevajadzētu darboties. Protams, ne visas organizācijas ievēro noteikumus. Šāda pieeja, pirmkārt, var novest pie naudas sodiem, otrkārt, tā ir bīstama naudai un darbiniekam, kurš par tiem ir finansiāli atbildīgs. Banku organizācijām ir jāievēro visas prasības, pretējā gadījumā tām var atņemt licenci. Zemāk ir vispārīgās prasības kases aparāta aprīkošanai:

• Tikai vienu durvju klātbūtne, kas aizveras no iekšpuses. Durvju slēdzenei jābūt drošai, atsevišķos gadījumos tiek izmantotas dzelzs bultskrūves un bultskrūves, kā arī piekaramās slēdzenes, lai nebūtu iespējams uzlauzt durvis no ārpuses.
• Istabā ir logs kontaktam ar klientiem, naudas līdzekļu saņemšanai un izsniegšanai. Arī logam jābūt cieši aizvērtam un aprīkotam ar eņģēmpiekaramā atslēga. Starp citu, durvju un logu izmēri ir skaidri regulēti. Atkāpe no noteiktajiem izmēriem ir pieļaujama, ja uzņēmumam ir drošības vienība.
• Istaba jāaprīko ar metāla skapjiem. Tās jāpiestiprina pie ēkas nesošajām konstrukcijām, lai tās nevarētu izņemt kopā ar iekšējām detaļām, pie kurām pieskrūvētas. Darba dienas beigās skapji tiek aizslēgti un aizzīmogoti.
• Ventilācijai un logiem jābūt droši aizvērtiem un aprīkotiem ar metāla stieņiem.
• Istabā ir jābūt diviem ugunsdzēšamajiem aparātiem.
• Kases aparātam jābūt bruņotam ar signalizāciju, kas sūta signālus no dažādām drošības ķēdēm uz vietējo policijas iecirkni vai apsardzes organizāciju.

Kārtība darbam ar kasieri

Skaidras naudas darījumu kontrole nozīmē noteiktu darba kārtību. Ierodoties savā darba vietā, kasiera primārais pienākums ir pārbaudīt kastīšu un seifa plombu veselumu, kā arī pārbaudīt, vai nav uzlaušanas un neatļautas iekļūšanas telpās pazīmes. Ja brīdinājuma zīmes netiek atrastas, varat ķerties pie darba. Ja ir svešas klātbūtnes pazīmes, nepieciešams nekavējoties izsaukt tiesībsargājošās iestādes un pirms darbinieku ierašanās nodrošināt kases aparātā esošo dokumentu, iekārtu un mēbeļu neaizskaramību. Pārbaudīt pazudušo notikuma vietā iespējams tikai policijas darbinieku klātbūtnē. Ar tiem tiek pārrēķināts seifa saturs. Pēc pārbaudestelpās, akts tiek sastādīts četros eksemplāros: viens paredzēts policistiem, otrs – apdrošināšanas sabiedrībai, bet trešais – pašam uzņēmumam. Ceturtā kopija ir nepieciešama, ja ir galvenā organizācija.

Piekļuvei telpai, kurā atrodas kase, vajadzētu būt pieejamai tikai kasierim, kas izsniegts saskaņā ar visām Centrālās bankas un TKRF prasībām, kā arī iestādēm. Priekšniekiem paredzētais atslēgu komplekts ir jānoplombē un jāglabā drošā vietā. Kases telpā nedrīkst atrasties kasieres personīgās mantas. Tur atrodas tikai tas, kas pieder saimnieciskajai organizācijai.

Ir noteiktas prasības arī skaidrās naudas apjomam, ko var glabāt organizācijas kasē. Iepriekš ir jāaprēķina un attiecīgajos aktos jādokumentē līdzekļu limits, pār kuru darba dienas beigās kasē nevajadzētu atrasties skaidrai naudai. Limita uzturēšanai tiek veikta īpaša operācija - inkasācija, kas nozīmē, ka specializētais transports ar drošu aizsardzību nogādā līdzekļus bankā. Mazās bankas filiāles iekasē savus līdzekļus galvenajās kasēs, bet organizācijas - bankā, ar kuru tām ir noslēgts pakalpojumu un atbalsta līgums. Skaidras naudas limitu var pārkāpt tikai trīs dienu laikā, kad organizācijas darbiniekiem tiek izsniegtas algas.

Skaidras naudas izsniegšanas kārtība no kases

Bankas un organizāciju skaidrās naudas darījumu kontrole balstās uz skaidru regulējumu visu darbību fiksēšanai arSkaidrā naudā. Visi darījumi ir pareizi dokumentēti un atspoguļoti dažāda veida uzņēmumu grāmatvedībā.

Sistēmā skaidras naudas darījumu kontroles sistēma ietver visu ar skaidru naudu veikto manipulāciju atspoguļošanu, izmantojot kases ieņēmumus un izdevumus, avansa atskaites, čekus un aktus par izlietotajiem līdzekļiem, kas izsniegti saskaņā ar pārskatu. Visi darījumi tiek ierakstīti kases grāmatā. Darba dienas beigās tiek sastādīta atskaite ar pievienotajiem gala fiskālajiem čekiem, kas izdrukāti no kases.

Visas naudas līdzekļu izsniegšanas operācijas jāapstiprina ar kases orderiem ar tās personas parakstu, kurai tie izsniegti. Grāmatvedības programmā komentāros tiek iedzīts emisijas mērķis. Avansa maksājumi un maksājumi saskaņā ar atskaiti pēc tam jāapstiprina ar čekiem, veiktajiem darbiem vai saņemtajiem pakalpojumiem. Darba samaksas izsniegšanu apliecina arī izdevumu kases orderis, kā arī algas lapa.

Skaidras naudas un norēķinu darījumu kontrole kategoriski aizliedz vienai personai paredzētu naudas līdzekļu izsniegšanu pret otras personas parakstu.

Kasieres noteikumi

Skaidras naudas darījumu uzskaite un kontrole primāri tiek uzticēta speciālistam, ko sauc par "kasieri". Organizācijās ar nelielu darbinieku skaitu viņa pienākumus var pildīt šādas amatpersonas:

• Galvenais grāmatvedis.
• Noteiktas sadaļas grāmatvedis.
• Jebkurš darbinieks ar īpašām zināšanām unprasmes.

Obligāts nosacījums visām amatpersonām, kas veic kasiera funkcijas (arī nepilnu darba laiku), ir vienošanās par pilnu atbildību. Ja nolemts vadītāju vai grāmatvedi padarīt par kasieri, tad tai vienmēr jābūt vienai un tai pašai personai. Ja viņš dodas slimības atvaļinājumā vai atvaļinājumā, viņu aizstāj ar citu vadītāja rīkojumā norādīto darbinieku, kā arī parakstīja jaunu saistību līgumu. Papildus nepieciešams sastādīt materiālo vērtību pieņemšanas un nodošanas aktu. Tās sagatavošanas procesā komisijas klātbūtnē tiek skaitīta skaidra nauda, pārbaudīts iekārtu stāvoklis, visu dokumentu pieejamība. Komisija ir cilvēku grupa vismaz trīs cilvēku sastāvā. Visbiežāk tas ietver galveno grāmatvedi un vadību. Akts ir sastādīts trīs eksemplāros.

Reģistrējot kasieri, viņa paraksta paraugs tiek nosūtīts organizācijas apkalpojošajai bankai vai bankas galvenajam birojam. Tieši viņai vajadzētu būt visos ar kases darbu saistītajos dokumentos.

Pretendentam, kas pretendē uz kasiera amatu, pirms pieņemšanas darbā rūpīgi jāpārbauda, vai darbā nav konstatēti nepatīkami precedenti. Viņa dokumenti un fotogrāfija tiek nodota drošības dienestam vai informācija tiek pieprasīta tiesībsargājošajām iestādēm. Tagad internets ir labs palīgs darba devējam šajā jautājumā. Ir daudzas datubāzes, kurās organizācijas dalās ar informāciju par darbiniekiem, kuri ir atlaisti un pieļāvuši pārkāpumus darba vietā.

Nav ieteicams strādāt ar kases aparātuļauj cilvēkiem ar alkohola un narkotiku atkarību, iepriekš sodītiem, sabiedriskās kārtības traucētājiem, kā arī ar dažādām garīgām slimībām.

Skaidras naudas darījumu reģistrācijas kontrole

Visu dokumentu pareiza noformēšana un pieejamība ir obligāta Centrālās bankas, apkalpojošās bankas, nodokļu dienesta un citu kontroles institūciju prasība. Skaidras naudas darījumu finanšu kontroli var veikt neplānoti, ar brīdinājumu, ar dokumentācijas un kases iekārtu arestu. Daudzas organizācijas, īpaši finanšu struktūras, praktizē plānveidīgu kases iekšējo auditu. Šajā gadījumā tiek komplektēta komisija, kuras sastāvā ir savi šajā jautājumā kompetenti darbinieki, vai arī tiek nolīgta speciāla auditorfirma, kas veic visas pārbaudes profesionālā līmenī un izsniedz ziņojumu par darbības traucējumiem, neatbilstībām skaidras naudas darījumos un dokumentācijā.

Lauka un cita veida pārbaudes var ietekmēt darba līgumus, atbildību, darbinieku personas datus, kases dokumentu stāvokli, to uzturēšanas pareizību un regularitāti, kases aparāta fiskālo atmiņu, kases iekārtas un aprīkojumu. kase, darījumu atspoguļošana, to pamatotība grāmatvedībā, saimnieciskajā un nodokļu uzskaitē.

Kases aparātu aprīkojums

Kases darījumu kontroles iekārtu sarakstā iekļauts specializētais kases aparāts. Jūs to nevarat iegādāties parastajos datortehnikas veikalos. Atšķirībā nono printera, faksa, kalkulatora un citas biroja tehnikas KKM var pārdot tikai organizācijas, kuras šim nolūkam ir saņēmušas īpašu licenci. Parasti vadības un skaitļošanas ierīces apkalpo vienas un tās pašas organizācijas. Katrs kases aparāts ir jāreģistrē nodokļu inspekcijā. Īpaša atmiņas ierīce pastāvīgi fiksē visas operācijas, ko kasieris veic ar iekārtu. Tālāk šīs norādes tiek nodotas nodokļu dienestam saskaņošanai ar iesniegtajiem uzņēmuma pārskatiem. Par visiem kases aparāta bojājumiem, remontiem, norakstījumiem jāpaziņo arī nodokļu inspekcijai.

Visām juridiskajām personām (uzņēmumiem), kas pieņem skaidru naudu no klientiem, ir jāstrādā ar kases aparātu. No kases aparātu lietošanas var atbrīvot tikai individuālos uzņēmējus. Viņiem ir tiesības manuāli izsniegt čekus, apliecinot to autentiskumu ar savu zīmogu. Bet šis atvieglojums neattiecas uz visiem uzņēmējiem. Dažām darbībām ir nepieciešams tikai izmantot kases aparātu.

Skaidras naudas darījumu kontrole

Papildus ārējo pakalpojumu pārbaudei ir nepieciešama arī iekšējā pārbaude. Kases uzturēšanas noteikumi paredz šādu plānveida pārbaužu grafiku: pirms gada pārskata iesniegšanas, pirms ceturkšņa pārskatu iesniegšanas, gadījumos, kad mainās finansiāli atbildīgā persona, kas strādājusi ar šo kasi. Tiek veikta arī kases un skaidrās naudas darījumu kontrole, ja darbinieks tika turēts aizdomās par negodprātīgu rīcību, atklāti zādzības vai krāpšanas fakti, skaidras naudas apjoms neatbilst dokumentos atspoguļotajam.

Dažu organizāciju vadība ievēro biežu neplānotu pārbaužu politiku, lai darbiniekiem nebūtu kārdinājuma izmantot dienesta stāvokli un ciešu kontaktu ar skaidru naudu. Katram čekam tiek iecelta speciāla komisija, kuras sastāvā katru reizi ir dažādi cilvēki, kas nav saistīti ar kases satura veidošanu. Komisijas sastāvs tiek fiksēts pārbaudes aktā. Bieži vien pašu procesu pavada video ieraksts.

Bankas skaidras naudas darījumu īpatnības

Bankas skaidras naudas darījumu kontroles sistēma paredz sarežģītāku konfigurāciju. Finanšu iestāžu filiālēs ir vairāki verifikācijas līmeņi, ko veic dažādi speciālisti. Tā kā caur banku iziet daudz vairāk naudas nekā parastajās organizācijās, kontroles sistēmas sarežģītība un paaugstinātās prasības ir pilnībā pamatotas. Neskatoties uz to, ka katru gadu cenšas automatizēt visas operācijas bankās, ir nepieciešami vismaz divi darbinieki, kas atbild par pareizu operāciju veikšanu: kasieris-operators un kases vadītājs. Pirmais veic darījumus darba dienas laikā, otrs izsniedz avansa summu, iekasē un uzskaita atlikumus, aizpilda kases dokumentāciju, iekasē līdzekļus, kas pārsniedz skaidras naudas limitu, un veic ikdienas kontroli primārajā līmenī.

Skaidras naudas kontrole un citas kases kontroles sistēmas

Arvien biežāk skaidras naudas darījumu veikšanas kontrole tiek veikta, izmantojot jaunākās tehnoloģijas. To mērķis ir reģistrēt darbībaskasieris, klients, kā arī dati no kases aparātu fiskālās atmiņas. Šie dati ļauj pierādīt pārkāpumus, krāpšanu, zādzību un citu krāpšanu. Tiesā šis video ieraksts būs neapstrīdams pierādījums, jo vairs nav iespējams mainīt abu avotu apvienotās liecības.

Cash Control ir kases kontroles sistēma, kas sastāv no kases aparāta, augstas izšķirtspējas krāsu videokamerām, video servera, programmas, kas sinhronizē kameras uzņemto materiālu ar kases aparāta teksta rādījumiem, kā arī attālināta darba vieta drošības speciālistam. Mūsdienās tirgū ir daudz šādu sistēmu. Visi no tiem ir balstīti uz vienu un to pašu darba veidu, ar atšķirībām funkcionalitātē, izmaksās, dizainā un savienojuma un analīzes metodēs. To vidū ir šādas vadības sistēmas:

• DIT-POS - izmaksas atkarīgas no servera iestatījumiem, savieno līdz 16 kases aparātiem, glabā video un teksta informāciju kompleksā.
• POS-inspektors - Krievijas izstrāde, maksā apmēram 6000 rubļu, ir funkcija meklēt operāciju pēc kvīts parametriem.
• POS-intelekts - arī Krievijas attīstība, tā izceļas ar spēju integrēties ar dažādām tirdzniecības sistēmām, teksts uz video nav vienkārši uzlikts, bet gan programmatiski integrēts, video fragmentu meklēšana tiek veikta automātiski.
• CHEKTV ir vēl viena Krievijas attīstība ar iespēju integrēties ar kases aparātiem un tirdzniecības sistēmām, ar universālu video ierakstīšanas sistēmu, teksta un video programmatūras integrāciju, ar aparatūras iespējudatu analīze un automātiska fragmentu meklēšana.