Vadības kontroles veidi un funkcijas

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Vadības process sastāv no piecām funkcijām: plānošanas, organizēšanas, personāla komplektēšanas, vadīšanas un kontroles. Tādējādi kontrole ir daļa no kontroles procesa.

Kontrole ir galvenā vadības mērķa funkcija organizācijā: faktiskā snieguma salīdzināšanas process ar noteiktajiem uzņēmuma standartiem. Katram vadītājam ir jāuzrauga un jāizvērtē savu padoto darbība. Vadības kontrole palīdz savlaicīgi veikt korektīvas darbības no vadītāja puses, lai izvairītos no neparedzētiem apstākļiem vai finansiāliem zaudējumiem uzņēmumam.

Pamata kontroles process ietver trīs darbības:

• Standartu noteikšana.
• Veiktspējas mērīšana atbilstoši šiem standartiem.
• Noviržu no standartiem un plāniem labošana.

Kā daļu no organizācijas vispārējā stratēģiskā plāna vadītāji izvirza mērķusvienības konkrētos, precīzos, operatīvos terminos, kas ietver veiktspējas plānošanu attiecībā pret faktiskajiem rezultātiem.

Standartus, ar kuriem salīdzinās faktisko veiktspēju, var iegūt no iepriekšējās pieredzes, statistikas un salīdzinošajiem novērtējumiem (pamatojoties uz nozares labāko praksi). Iespēju robežās standartus izstrādā divpusēji, nevis augstākā vadība vienpusēji pieņem lēmumus, pamatojoties uz organizācijas mērķiem.

Kāpēc ir nepieciešama vadības kontrole?

Ja darbinieki vienmēr darītu to, kas organizācijai ir vislabākais, kontrole un vadība nebūtu vajadzīga. Taču ir skaidrs, ka cilvēki dažkārt nespēj vai nevēlas rīkoties organizācijas interesēs, un ir jāievieš kontroles pasākumu kopums, lai novērstu nevēlamu uzvedību un mudinātu uz vēlamo rīcību.

Pat ja darbinieki ir atbilstoši sagatavoti, lai labi veiktu savu darbu, daži izvēlas to nedarīt, jo individuālie mērķi un organizācijas mērķi var nebūt pilnīgi vienādi. Citiem vārdiem sakot, nav mērķu saskaņošanas. Šādos gadījumos ir jāveic pasākumi, lai palielinātu darbinieku motivāciju un produktivitāti.

Efektīva organizācija ir tāda, kurā vadītāji saprot, kā vadīt un kontrolēt. Kontroles kā jēdziena un procesa mērķis ir palīdzēt motivēt un vadīt darbiniekus viņu uzticētajā lomās. Saprašanaprocesu un vadības kontroles sistēmas ir būtiskas organizācijas ilgtermiņa efektivitātei.

Bez pietiekami daudz kontroles sistēmu organizāciju var pārņemt apjukums un haoss. Tomēr, ja kontroles sistēmas apslāpē organizāciju, tā var ciest no uzņēmējdarbības inovāciju trūkuma.

Neadekvāta kontrole pār vadības lēmumu izpildi var izraisīt produktivitātes samazināšanos vai vismaz palielinātu sliktu finanšu rezultātu risku. Ārkārtējā gadījumā, ja veiktspēja netiek uzraudzīta, var rasties organizatoriskas neveiksmes.

Efektīvas pārvaldības sistēmas iezīmes

Efektīva biznesa vadības sistēma ir integrēts procesu un pārvaldības rīku kopums, kas palīdz saskaņot uzņēmuma stratēģiju un gada mērķus ar ikdienas aktivitātēm, pārraudzīt sniegumu un uzsākt koriģējošas darbības.

Vadības kontroles sistēma ir nepārtraukts darbības uzlabošanas process, izvirzot individuālus un kolektīvus mērķus, kas saskan ar organizācijas stratēģiskajiem mērķiem, plānojot sniegumu šo mērķu sasniegšanai, pārskatot un novērtējot progresu, kā arī attīstot cilvēku zināšanas, prasmes un iemaņas.. Kontroles sistēmai jākoncentrējas uz rezultātiem.

Efektīvai pārvaldības sistēmai ir šādas funkcijas:

1. Palīdz sasniegt organizācijas mērķus.
2. Atvieglo resursu optimālu izmantošanu.
3. Uzlabojas kopumāorganizācijas sniegums.
4. Motivē un uzlabo darbinieku morāli.
5. Kontrole ievieš arī disciplīnu un kārtību.
6. Skaidri definēti un saprotami veiktspējas rādītāji.
7. Nodrošina nākotnes plānošanu, pārskatot standartus.
8. Stratēģiskie mērķi attiecas uz visiem organizācijas līmeņiem.
9. Efektīva vadība samazina kļūdu skaitu.
10. Pārvaldības un darbinieku iesaistes stiprināšana.
11. Sasniedziet prioritāros mērķus ātrāk.

Vadības kontroles process regulē uzņēmumu darbību tā, lai faktiskā darbība atbilstu iepriekš noteiktajam plānam. Efektīva kontroles sistēma ļauj vadītājiem izvairīties no apstākļiem, kas uzņēmumam nes zaudējumus.

18 vadības kontroles funkcijas

Vadības kontrole ir jebkurš process, rīks vai sistēma, kas ir izveidota, lai ļautu vadībai regulēt uzņēmuma darbību atbilstoši tā mērķiem.

Kontrole tiek veikta zemākajā, vidējā un augšējā vadības līmenī. Katrā līmenī kontrole būs atšķirīga: augstākā vadība tiks iesaistīta stratēģiskajā kontrolē, vidējā vadība – taktiskajā kontrolē, bet zemākais līmenis – operatīvajā kontrolē.

Šīs ir vadības lēmumu kontroles funkcijas:

1. Plānošanas stratēģija. Rīcības plāna izveides process mērķu sasniegšanai.
2. Kontroleprasībām. Formāla plānu dokumentēšana kā prasības un šo plānu izmaiņu pārvaldība pēc vajadzības.
3. Finanšu kontrole. Uzņēmuma budžeta uzraudzība un uzskaite.
4. Veiktspējas vadība. Process, kurā ar darbiniekiem vienojas par mērķu kopumu un novērtē viņu sniegumu attiecībā pret šiem mērķiem.
5. Darba kontrole. Pārraugiet darbiniekus, lai uzlabotu produktivitāti, efektivitāti un darba kvalitāti.
6. Programmu un projektu vadība. Notiek izmaiņu ieviešana.
7. Riska kontrole. Atkārtots riska identificēšanas, analīzes un novēršanas process.
8. Drošības kontrole. Drošības apdraudējumu identificēšana un novēršana un dažādu risku samazināšanas veidu ieviešana.
9. Atbilstības kontrole. Procesu, procedūru, sistēmu, auditu, mērījumu un pārskatu ieviešana saskaņā ar organizācijas likumiem, noteikumiem, standartiem un iekšējām politikām.
10. Metrika un pārskati. Organizācijas darbības jēgpilnu mērījumu aprēķins un paziņošana.
11. Etalonsalīdzinājumi. Iteratīvs salīdzinošās novērtēšanas process attiecībā pret uzņēmuma nozari, konkurentiem vai pašreizējo labāko praksi.
12. Nepārtraukta uzlabošana. Veiktspējas mērīšanas, uzlabošanas un atkārtotas mērīšanas process.
13. Kvalitātes kontrole. Nodrošināt, ka produkcija atbilst specifikācijām. Piemēram, produkta testēšanas procesa ieviešana ražošanas līnijā.
14. Kvalitātes nodrošināšana. Kvalitātes nodrošināšana ir process, kas novērš turpmākas kvalitātes neveiksmes. Piemēram, prakse izmeklēt visu neveiksmju pamatcēloņuslai meklētu ražošanas uzlabojumus.
15. Automatizācija. Palieliniet produktivitāti, efektivitāti un kvalitāti, izmantojot automatizāciju.
16. Datu pārvaldība. Prakse vākt informāciju, kas var būt noderīga nākotnē, kā arī datu analīze.
17. Krājumu pārvaldība. Krājumu pārvaldība un uzskaite, lai izvairītos no deficīta vai pārpalikuma.
18. Aktīvu pārvaldīšana. Tādu aktīvu kontrole kā ražošanas iekārtas, infrastruktūra, iekārtas, programmatūra un intelektuālais īpašums.

Vadības veidi un to īpašības

Organizācijām ir nepieciešamas kontroles, lai noteiktu, vai to plāni ir sasniegti, un vajadzības gadījumā veiktu koriģējošas darbības. Galvenie vadības lēmumu kontroles mērķi:

1. Pielāgošanās pārmaiņām. Vadības sistēma var paredzēt, uzraudzīt un reaģēt uz mainīgiem vides apstākļiem.
2. Kļūdu samazināšana līdz minimumam. Produktīva vadības kontrole un uzskaite ierobežos kļūdu skaitu, kas rodas uzņēmuma darbībā.
3. Izmaksu samazināšana un peļņas palielināšana. Ja vadības kontroles organizācija tiek efektīvi īstenota, tā var samazināt izmaksas un palielināt produktivitāti.

Uzņēmumi uzstāda kontroles sistēmas vairākās dažādās jomās un dažādos vadības līmeņos. Atbildība par vadības lēmumu kontroli ir plaša. Šai vadības funkcijai ir dažādas klasifikācijas un raksturlielumi. Viens no visizplatītākajiem izskatās šādi:

1. Uz priekšu vadīšanu, kas pazīstama arī kā uz priekšu vadību, koncentrējas uz resursiem, ko organizācija iegūst no savas vides. Viņš kontrolē šo resursu kvalitāti un kvantitāti, pirms tie sasniedz organizāciju.
2. Uzraudzība ir vērsta uz produkta vai pakalpojuma kvalitātes un kvantitātes standartu saglabāšanu transformācijas procesā.
3. Galīgā kontrole, kas pazīstama arī kā atgriezeniskās saites kontrole, koncentrējas uz organizācijas rezultātiem pēc transformācijas procesa pabeigšanas. Lai gan galīgā kontrole var nebūt tik efektīva kā sākotnējā vai pašreizējā, tā var sniegt vadībai informāciju turpmākai plānošanai.

Pēc citas klasifikācijas kontrole tiek iedalīta divās plašās kategorijās – regulējošā un normatīvā kontrole, un šo kategoriju ietvaros ir vairāki veidi. Vadības kontroles veidi ir parādīti šajā tabulā.

Reglamentējošā kontrole	Reglamentējošā kontrole
Birokrātisks Finanšu Kvalitāte	Komanda Organizācijas

Nākamās sadaļas apraksta katru vadības darbību kontroles veidu un apakštipu.

Reglamentējošā kontrole

Regulatīvā kontrole izriet no standarta darbības procedūrām, izraisot kritiku par šāda veida vadības kontroles ieviešanu kā novecojušu un neproduktīvu. Tas nozīmē pilnīgu un pilnīgu kontroli pārvisas organizācijas jomas.

Tā kā pēdējos gados uzņēmumi ir kļuvuši veiklāki, pateicoties organizatorisko hierarhiju izlīdzināšanai un robežu paplašināšanai, kritiķi norāda, ka normatīvā uzraudzība drīzāk var kavēt mērķa sasniegšanu. Galvenais no vadības lēmumu organizācijas kontroles viedokļa ir kontroles atbilstība organizācijas mērķiem.

Birokrātiskā kontrole

Birokrātiskā kontrole izriet no pilnvarām, kas ir atkarīgas no amata organizācijas hierarhijā. Jo augstāks būs pakļautības līmenis, jo lielākas tiesības cilvēkam būs diktēt savu politiku. Birokrātiskā kontrole ir saņēmusi sliktu repu, un tas ir pamatoti. Organizācijas, kas pārāk daudz paļaujas uz komandķēdes attiecībām, kavē elastību neparedzētu situāciju gadījumā. Tomēr ir veidi, kā vadītāji var padarīt uzņēmumu tikpat elastīgu un reaģēt uz klientu interesēm kā jebkura cita veida vadības kontroles organizācija.

Kā saglabāt komandķēdi, vienlaikus saglabājot sistēmas elastību un atsaucību? Tieši šis jautājums ir jāatrisina birokrātiskajai kontrolei. Viens no risinājumiem ir standarta darbības procedūras, kas deleģē atbildību uzņēmuma hierarhijā.

Finanšu kontrole

Finanšu kontrole nosaka galvenos finanšu mērķus, par kuriem vadītāji ir atbildīgi. Šādas vadības kontroles sistēmas ir izplatītas firmās, kas organizētas kā vairākas stratēģiskās biznesa vienības (SBU). SBUir produkts, pakalpojums vai ģeogrāfiska līnija, kurai ir vadītāji, kuri ir pilnībā atbildīgi par peļņu un zaudējumiem. Viņi ir atbildīgi augstākajai vadībai, lai sasniegtu finanšu mērķus, kas veicina korporācijas vispārējo rentabilitāti.

Šī vadības lēmumu kontroles kategorija nosaka izdevumu ierobežojumus. Vadītājiem izdevumu pieaugums jāattaisno ar ienākumu pieaugumu. Nodaļu vadītājiem budžeta izpilde parasti ir viens no galvenajiem darbības rādītājiem.

Tātad finanšu kontroles uzdevums ir uzlabot kopējo rentabilitāti, kā arī uzturēt saprātīgas izmaksas. Lai noteiktu, kādas izmaksas ir nepieciešamas, daži uzņēmumi salīdzinās citu uzņēmumu rezultātus tajā pašā nozarē un pēc tam veic vadības kontroles analīzi. Šis salīdzinošais novērtējums sniedz datus, lai noteiktu, vai izmaksas atbilst nozares vidējiem rādītājiem.

Kvalitātes kontrole

Kvalitātes kontrole apraksta procesu vai produktu atšķirību pakāpi, kas tiek uzskatīta par pieņemamu. Dažiem uzņēmumiem standarts ir defektu neesamība, tas ir, nekādu izmaiņu neesamība. Citos gadījumos ir pieļaujama statistiski nenozīmīga novirze.

Kvalitātes kontrole ietekmē klientiem piedāvātā produkta vai pakalpojuma gala rezultātu. Ja uzņēmums pastāvīgi uztur izcilu kvalitāti, klienti var paļauties uz uzņēmuma produkta vai pakalpojuma īpašībām, taču tas ir arīrada interesantu dilemmu. Pārmērīga esošo produktu kvalitātes kontrole var samazināt reakciju uz unikālajām klientu vajadzībām.

Reglamentējošā kontrole

Tā vietā, lai paļautos uz organizācijas standarta politikām un procedūrām, kā iepriekšējos kontroles veidos, reglamentējošā kontrole regulē darbinieku un vadītāju uzvedību, izmantojot vispārpieņemtus uzvedības modeļus.

Normatīvā kontrole nosaka, cik daudz noteikta veida uzvedība ir pareiza un cita veida rīcība ir mazāka. Piemēram, smokings var būt pieņemams apģērbs amerikāņu biznesmeņu apbalvošanas ceremonijā, bet pilnīgi nepiemērots skotu apbalvošanas ceremonijā, kur formālais kilts vairāk atbilst vietējām paražām. Tomēr rakstisks apģērba kods netika pieņemts.

Tādējādi atšķirība starp vadības lēmumu kontroles regulējošo un normatīvo sistēmu ir formalitāte. Normatīvā kontrole ir neformāla pārvaldības sistēma pretstatā regulatīvajai kontrolei.

Komandvadība

Šī vadības lēmumu kontroles organizācija ir kļuvusi par ikdienu daudzos uzņēmumos. Komandas normas ir neformāli noteikumi, kas liek komandas locekļiem apzināties savus pienākumus pret saviem kolēģiem.

Lai gan komandas uzdevums parasti ir formāli dokumentēts, procesa dalībnieku mijiedarbības veidi parasti tiek izstrādāti laika gaitā, komandai ejot cauri izaugsmes fāzēm. Pat par vadību neformāli vienojas: dažreizieceltajam vadītājam var būt mazāka ietekme nekā neformālajam vadītājam. Ja, piemēram, viedokļu līderim ir lielāka pieredze nekā oficiālajam komandas vadītājam, komandas locekļi, visticamāk, vērsīsies pie viedokļu līdera, lai saņemtu norādījumus, kas prasa īpašas prasmes vai zināšanas.

Komandas normas mēdz attīstīties pakāpeniski, taču pēc izveidošanas var būt spēcīga ietekme uz uzņēmuma uzvedību.

Organizācijas kontrole

Normas, kuru pamatā ir organizācijas kultūra, ir arī normatīvās kontroles veids. Organizācijas kultūra ietver konkrētas organizācijas kopīgās vērtības, uzskatus un rituālus. Tādējādi šāda veida kontrole ir pareiza normu un mērķu saskaņošana.

Formālās un neformālās pārvaldības sistēmas

Iepriekš tika minēts, ka normatīvā kontrole un visas tās pasugas pieder pie formālās kontroles sistēmas, savukārt normatīvā kontrole – pie neformālās. Tālāk esošajā tabulā ir aprakstītas atšķirības starp abām vadības sistēmām.

Formālā vadības sistēma	Neformālā pārvaldības sistēma
Organizācijai ir skaidras procedūras, noteikumi un vadlīnijas, lai izskaidrotu dažādās vadības prasības Tie motivē vadību, kā arī padotos veikt uzticētos uzdevumus tā, lai sasniegtu darbības mērķus optimālā laika posmā Izmanto, lai koordinētu priekšnieku un padoto uzvedību	Organizāciju raksturoneformāli un nerakstīti procesi vadības pārraudzībai To mērķis ir nodrošināt augstāku darbinieku motivāciju un nodrošināt pareizu organizācijas mērķu un stratēģiju īstenošanu Neformālās pārvaldības sistēmas arī uzlabo mērķu saskaņošanu
Formālas sistēmas piemērs varētu būt noteikumi un vadlīnijas, ko cilvēkresursu nodaļa izmanto tādām funkcijām kā personāla atlase un personāla attīstība.	Neformālas kontroles sistēmas piemērs ir lojalitāte pret organizāciju un cieņa pret organizācijas kultūru kā darbinieku uzvedības stilu.

Plašās reglamentējošās un reglamentējošās pārraudzības kategorijas ir pieejamas gandrīz visās organizācijās, taču katra veida relatīvais uzsvars ir atšķirīgs. Normatīvajā kategorijā ietilpst birokrātiskā, finanšu un kvalitātes kontrole. Normatīvā kategorija ietver komandu un organizatoriskās normas. Abas normu kategorijas var būt efektīvas. Vadības uzdevums ir saskaņot darbinieku uzvedību ar organizācijas mērķiem.

Tādēļ efektīvu vadības kontroli var panākt vairākos dažādos veidos. Kontroles sistēmas ir paredzētas datu vākšanai un šīs informācijas izmantošanai, lai palīdzētu organizācijai sasniegt savus mērķus. Sistēma ir vērsta uz dažādu organizatorisko elementu efektivitāti, nocilvēka darbība uz finanšu rezultātiem.

Izveidota uzraudzības sistēma uzņēmumam var sniegt reālus ieguvumus – norādīt uz problēmām, plānot jaunas stratēģijas un nodrošināt labāku koordināciju starp dažādām nodaļām un nodaļām.