Personāla audits ir Definīcija, veidi, metodes, uzdevumi un mērķi

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Personāla audits ir personāla darba efektivitātes pārbaude, ko veic speciāli norīkoti darbinieki vai trešā persona. Atšķirībā no klasiskās grāmatvedības revīzijas, personāla audits nav obligāts, un to nereglamentē īpaši Krievijas Federācijas likumi un tiesību akti. Tas tiek veikts pēc uzņēmuma vadītāja iniciatīvas noteiktu problēmu risināšanai. Šādas revīzijas galvenais mērķis visbiežāk ir uzņēmuma personāla stāvokļa apzināšana. To izmanto arī, lai atrastu veidus, kā palielināt produktivitāti un samazināt ražošanas izmaksas.

Kā klasificēt

Pārbaudes ir saistītas ar vienu vai otru personāla audita veidu pēc tādiem parametriem kā:

• Izmantotais datu periods: īstermiņa, ilgtermiņa un īstermiņa.
• Informācijas iegūšanas metode: mutiska vai dokumentāla
• Pārbaudāmās informācijas veids: juridiska, kvalificējoša vai jaukta;
• Recenzentiem: iekšējiem un ārējiem.

Personāla audits tiek veikts divos virzienos: tiesību pārkāpumu konstatēšana undarba disciplīnas pārkāpumu identificēšana - nepamatotu izmaksu pārsniegumu meklēšana, vienkāršu, laulību uc iemeslu noteikšana. Tāpēc personāla audits darbības virzienā galvenokārt tiek iedalīts juridiskajā, kvalifikācijas un jauktajā.

Juridiskā personāla audits

Juridiskā personāla audita laikā viņi pārbauda personāla daļas dokumentāciju, darbnīcu darba laika uzskaiti, pārbauda rēķinus un čekus ar pieejamajiem materiāliem un instrumentiem. Pārbaudīt darba līgumu, darba grāmatiņu, izpildu rīkojumu aizpildīšanas pareizību. Pārbaude, vai darbinieki ievēro darba aprakstus. Viņi veic apsekojumus un apsekojumus, lai identificētu Krievijas Federācijas darba tiesību aktu pārkāpumus, kā arī noteiktā darbības jomā pieņemtos noteikumus un standartus, kas darbiniekiem jāievēro. Piemēram, sanitāro standartu prasības pārtikas rūpniecībā, GOST, kvalitātes standarti un noteikumu ievērošana.

Juridiskā personāla audita galvenais uzdevums ir konstatēt pārkāpumus, pirms tos revīzijas laikā konstatē speciāla komisija. Tas palīdzēs izvairīties no problēmām ar likumu un uzlabos produktu un pakalpojumu kvalitāti.

Kvalifikācijas personāla audits

Organizācijas kvalificējošais personāla audits tiek veikts, lai identificētu nepilnības personāla darbā un noteiktu veidus to novēršanai. Tas arī ļauj noteikt darbinieka nepietiekamas kvalifikācijas esamību vaigluži pretēji, lai identificētu vērtīgākos darbiniekus, kuriem ir jāpaaugstina amatā vai jāmaksā vairāk, lai viņi strādātu vēl labāk un paveiktu vairāk.

Kvalifikācijas personāla audits ir aktuālākais tajās darbības jomās, kurās uzņēmuma panākumi pilnībā ir atkarīgi no darbinieka profesionālajām īpašībām. Piemēram, tirdzniecībā. Ja pārdevējs nezināšanas vai nespējas dēļ izturas pret pircējiem nepareizi, tas tieši ietekmē uzņēmuma finansiālo rezultātu - samazinās ieņēmumi, palielinās preču, kurām beidzies derīguma termiņš, apjomi. Tajā pašā laikā tikai pārbaude var atklāt, vai ieņēmumu samazināšanās iemesls ir darbinieka zemā kvalifikācija, nevis kāds cits faktors. Šajā piemērā personāla audits palīdzētu identificēt negodīgu darbinieku un laikus nomainīt viņu, pirms tirdzniecības uzņēmums bija uz bankrota sliekšņa.

Visaptverošs personāla audits

Visaptverošs personāla audits ietver gan juridisko, gan kvalifikācijas auditu, kā arī visu pieejamo informācijas novērtēšanas un analīzes metožu izmantošanu. Šāda pārbaude ļauj novērtēt personāla stāvokli un apzināt uzņēmuma personāla potenciālu, identificēt uzņēmumā esošos likumpārkāpumus un novērst tos, pirms tas rada nevēlamus finansiālus un personāla zaudējumus.

Šai personāla audita veikšanas metodei, papildus uzskaitītajām priekšrocībām, ir divi trūkumi – tas maksās vairāk un prasīs vairāk laika, jo tiks iesaistīti vairāk dalībnieku, lai pārbaudītu lielu datu apjomu. Tāpēcir jēga veikt tikai ārkārtas gadījumos: bankrota gadījumā vai finanšu krīzes laikā, kad tirgus sašaurinās un konkurence saasinās.

Kas var pārbaudīt

Personāla sistēmas auditu var veikt gan uzņēmuma darbinieki, gan trešās puses organizācijas. Tajā pašā laikā problēma rodas ar inspektora kompetences līmeņa noteikšanu, jo personāla audita jēdziens juridiskajā praksē nav fiksēts un pastāvošie norādījumi, standarti un noteikumi ir paredzēti revīzijai grāmatvedības darbībās. Taču tas, cik pilnīga un ticama informācija tiks saņemta un kā tā tiks analizēta un izvērtēta, ir atkarīgs no tā, kādus soļus veiks uzņēmuma vadītājs, lai uzlabotu situāciju ar personālu.

Tomēr izeja tika atrasta. Tātad kā pamatnorādījumi un noteikumi personāla audita organizēšanai uzņēmumā var tikt ņemti vērā finanšu audita pamati un jo īpaši šādas prasības attiecībā uz saņemto un sniegto informāciju:

• objektivitāte;
• uzticamība;
• savlaicīgums;
• godīgums;
• pilnība.

Attiecīgi revidentam ir jāievēro ne tikai profesionālās ētikas noteikumi, jābūt godīgam un objektīvam, bet arī jāievēro noteikti noteikumi, apkopojot un apstrādājot informāciju, kā arī sagatavojot revīzijas ziņojumu. Tajā pašā laikā, lai veiktu tādu darbību kā personāla audits, viņam nav jābūt līdzi kādam īpašam sertifikātam. Bet tas nenozīmēka to var veikt jebkurš darbinieks. Lai atrisinātu personāla audita uzdevumus, inspektoram ir jābūt noteiktam zināšanu līmenim un kvalifikācijai.

Veikt personāla auditu var vai nu specializēta uzņēmuma darbinieks, vai kāds no uzņēmuma personāla ar pietiekamu izglītības un kompetences līmeni. Visbiežāk tie ir nodaļu vadītāji, grāmatveži un citi augsti kvalificēti speciālisti. Un šeit uzņēmuma vadītāja priekšā rodas dilemma: kas ir labāk, nolīgt specializētu organizāciju vai veikt auditu pašiem? Atbilde uz šo jautājumu ir atkarīga no tādiem faktoriem kā:

• Personāla auditā iesaistītā augsti kvalificēta personāla izmaksas un revīzijas uzņēmuma pakalpojumu izmaksas;
• Informācijas apjoms, kas jāapstrādā, un pieļaujamie tās apstrādes termiņi.

Ir pieņemts uzskatīt, ka personāla audits, ko veic uzņēmuma darbinieki, ir lētāks, kas ne vienmēr ir taisnība. Ārēju speciālistu piesaiste bieži vien ir daudz izdevīgāka, ja nepieciešams veikt auditu lielā uzņēmumā, kur informācijas apjoms ir ļoti liels. Uzņēmumiem, kas sniedz audita pakalpojumus, ir lielāka pieredze, to darbinieki ir kvalificētāki, vismaz personāla audita jomā, tad audits izmaksās lētāk un labāk, un aizņems mazāk laika.

Pats cilvēkresursu audits, kā veikt

Ja uzņēmuma vadītājs tomēr nolēma veikt auditu ar savu darbinieku palīdzību,viņam jāzina dažas funkcijas. Parasti personāla audita mērķis šajā gadījumā ir izpētīt nevis uzņēmuma darbu kopumā, bet gan atsevišķas nodaļas darbu, vienlaikus nodrošinot maksimālu informācijas konfidencialitātes līmeni.

Sākumā vadītājam būs jāizveido darba grupa, kurā parasti ir 4-5 cilvēki, un jānosaka atbildīgā persona par audita veikšanu un audita ziņojuma sastādīšanu. Visu sagatavošanās un veikšanas procesu var iedalīt šādos personāla audita posmos:

1. Rīcības plāna izstrāde.
2. Izlases lieluma noteikšana: aptaujāto darbinieku skaits, pārbaudīto dokumentu apjoms un veids. Jo lielāks paraugs, jo precīzāks ir rezultāts, bet jo ilgāka būs verifikācijas procedūra.
3. Anketu veidlapu izstrāde, jautājumu sagatavošana.
4. Personāla daļas dokumentācijas, kā arī pārbaudāmās teritorijas dokumentu pārbaude.
5. Uzņēmuma darbinieku aptauja un iztaujāšana.
6. Apkopotās informācijas analīze, tostarp izmantojot datortehnoloģijas un īpašas programmas.
7. Pamatojoties uz auditā iegūto informāciju, sastāda audita ziņojumu, kurā par personāla audita veikšanu uzņēmumā atbildīgā persona izsaka viedokli par personāla stāvokli, kvalifikāciju un apmierinātību ar darbu. nosacījumi.

Revīzijas akts tiek sastādīts rakstveidā, tam pievienoti pierādījumi akta par paveikto darbu veidā. Visām atskaites lapām jābūt numurētām un jāievieto mapē. Kopumā jebkuravai nav stingru noteikumu slēdziena sastādīšanai, kā arī tā veikšanai, jo personāla audita mērķis ir iegūt informāciju iekšējiem lietotājiem, tāpēc šāda audita rezultātā iegūtie dati nekur netiek publicēti, un visbiežāk tie ir stingri konfidenciāli un to izpaušana ir nepieņemama. Turklāt ir jānodrošina informācijas konfidencialitāte gan plānošanas posmā, gan pārbaudes rezultātos. Vēlams, lai uzņēmuma darbinieki nezinātu par gaidāmo pārbaudi. Tas palīdzēs izvairīties no slepenas vienošanās starp viņiem, kas nozīmē, ka tas ļaus palielināt saņemtās informācijas objektivitāti un uzticamību.

Informācijas vākšanas un apstrādes metodes

HR audita metodes ne ar ko neatšķiras no grāmatvedības auditos izmantotajām, tiek iegūta tikai cita rakstura un mērķa informācija. Viņi galvenokārt izmanto iepriekš sagatavotas anketu formas un jautājumu sarakstus. Auditā iegūtā informācija par uzņēmuma darbiniekiem tiek salīdzināta ar specializētajās rokasgrāmatās, amatu aprakstos un darba kvalitātes standartos noteiktajām pamatprasībām.

Revīzijā iegūtā informācija anketu un atbilžu uz jautājumiem un citu dokumentu veidā, kas saņemta audita laikā, tiek apkopota, sakārtota un salīdzināta atbilstoši personāla audita veikšanas laikam un vietai. Pārskatā, kas sastādīts, pamatojoties uz audita rezultātiem, jāiekļauj ja ne visi dokumenti, tad svarīgākie no tiem.

Kādus uzdevumus var atrisinātpersonāla audits

Personāla sistēmas audits palīdz labāk novērtēt uzņēmuma potenciālu un personāla kvalifikāciju. Tādējādi ir iespējams identificēt darbaspēka vērtīgākos darbiniekus un nodrošināt viņu līmenim vairāk atbilstošu darbu un atalgojumu.

Kā rāda pieredze, vadītājam ir izdevīgāk pacelt pa karjeras kāpnēm tos, kas jau strādā uzņēmumā, nevis pieņemt darbā jaunu. No vienas puses, tas palielinās atdevi citiem darbiniekiem, jo viņi redzēs karjeras perspektīvas, no otras puses, jauns darbinieks var neiesakņoties kolektīvā, un tas palielina personāla mainību, kas var negatīvi ietekmēt darba rezultātus uzņēmums. Personāla mainība var būt arī nepareizas personāla politikas rezultāts. Piemēram, ja nesakrīt darba sarežģītība vai atbildības līmenis un samaksas līmenis. Tas var atklāt tikai personāla darba auditu.

Šāda pārbaude palīdz ne tikai identificēt vērtīgākos darbiniekus vai atbrīvoties no nevērtīgākajiem, bet arī atrisināt problēmas, kas ir tieši saistītas ar to, ka uzņēmumā nepareizi tiek veikta darba organizācija. Piemēram, veicot pārbaudi vienā no cehiem, atklājās, ka nepareizas materiālu izvietošanas dēļ strādnieki pavada līdz divām stundām dienā, tikai nogādājot tos pārstrādes vietās, jo tie tika glabāti attālā noliktavā. Rezultātā tika tērēts laiks un pūles. Strādnieki ātrāk nogura un zaudēja koncentrēšanos. Tas ietekmēja produktu kvalitāti un apjomu. Bez personāla audita šī sistēmas kļūdaražošana netiktu fiksēta, kas nozīmē, ka resursi tiks izšķiesti.

Revidentu atbildība

Revidents ir atbildīgs tikai par savu atzinumu, kas izteikts revidenta ziņojumā. Galu galā lēmumu par personāla maiņu pieņem uzņēmuma vadītājs, un revidenta uzdevums ir tikai informēt viņu par uzņēmuma personāla stāvokli, viņu kvalifikācijas līmeni, vai ir pārkāpumi. likumu, darba disciplīnu, drošības pasākumus, vai tiešām ir augsti kvalificēti speciālisti. Norādiet faktorus, kas negatīvi vai pozitīvi ietekmē personāla darbu un racionālu darba laika izmantošanu.

Rezultātā revidents sastāda revīzijas ziņojumu, kurā norāda:

• kādi pasākumi notika;
• cik daudz darba tika paveikts;
• ar kādām problēmām un riskiem viņš saskārās darba gaitā;
• kas jādara, lai situāciju labotu, ja personāla stāvoklis vai personāla politika ir negatīva;
• iespējamas sekas, ja pārkāpumi netiks novērsti.

Pārbaude pati par sevi neatrisina problēmu par nepareizi izvēlētu personālu vai uzņēmuma darbinieku nepareizu rīcību, viņu drošības noteikumu pārkāpšanu vai instrukciju un tehnisko noteikumu neievērošanu. Personāla audita mērķis ir identificēt uzņēmumā esošās personāla sistēmas stiprās un vājās puses un sniegt ieteikumus, kā novērst trūkumus un pilnveidot šo sistēmu. Revidents to nedaraatbildība par personāla politikas stāvokli un lēmumiem, ko vadītājs pieņems, pamatojoties uz audita rezultātiem.

Kur un kā nolīgt revidentus personāla pārbaudei

Šāda veida pakalpojumus galvenokārt sniedz konsultāciju uzņēmumi un personāla atlases aģentūras, kas specializējas konsultācijās un personāla atlasē citiem uzņēmumiem. Šādas organizācijas ir gandrīz katrā lielākajā pilsētā. Savus pakalpojumus viņi visbiežāk reklamē vietējos reklāmas laikrakstos un žurnālos vai uz īpašām reklāmas sienām internetā. Dažiem ir uzņēmuma oficiālā vietne.

Pieņemot darbā, starp uzņēmumu un personāla audita pakalpojumu sniedzēju tiek sastādīts līgums, kurā jānorāda pušu tiesības un pienākumi un samaksa par pakalpojumu. Parasti pirms līguma sastādīšanas līgumslēdzējas puses tiekas vairākas reizes, pārrunājot nianses un iespējamos riskus. Kādas aktivitātes tiks veiktas. Tiek apspriests aptuvens darba plāns (konsultāciju uzņēmums var pat iesniegt personāla audita plāna prospektu).

Galvenā priekšrocība, piesaistot trešās puses specializētu organizāciju personāla audita organizēšanai, ir audita neatkarība. Ja uzņēmuma darbinieks tā vai citādi ir atkarīgs gan no vadītāja, gan no darbaspēka, tad ārējam auditoram ir gandrīz pilnīga neatkarība. Viņa viedoklis ir balstīts tikai uz novērotiem faktiem.

HR audits ir viens no vienkāršākajiem un pieejamākajiem veidiem, kā pārbaudīt organizācijas personāla sistēmu unnoteikt uzņēmuma esošo cilvēkresursu potenciālu. Šī pārbaudes metode ir uzņēmuma vadības grāmatvedības neatņemama sastāvdaļa, un tā ir jāveic regulāri, neatkarīgi no tā darbības finansiālā rezultāta.