Projekta vadības plāns: apraksts, apkopošana, analīze

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Kas ir projekta vadības plāns, var saprast, saprotot terminu Projektu vadība. Tā ir māksla un zinātne vienlaikus, kas ir labi izveidota uz patērētāju orientētā tirgus ekonomikā. Tā ir strukturēta darba plāna izstrāde ar starpmērķu norādīšanu konkrētiem datumiem. Tā īstenošanas ietvaros tiek nozīmēts atbildīgs projekts, kurš veiks darbu, un regulējošās institūcijas, kas uzraudzīs noteikumu ievērošanu. Vai projektu vadība vienmēr ir efektīva? Kas vai kas ietekmē gala rezultātu?

Teorētiskais aspekts

Projekta vadības plāns vienmēr ir saistīts ar inovatīvām realizācijām un sastāv no jauna produkta, tirgus, patērētāju kategoriju analīzes elementiem. Tās galvenais mērķis ir pēc iespējas īsākā laikā atrisināt plānoto uzdevumu, maksimāli ietaupot naudu.resursi.

Pēc dizaina katram projektam ir ierobežots novatoriskais efekts. Inovācijas izpaužas individuālā pieejā tādu preču radīšanai, kas atšķiras no līdzīgām precēm vai pakalpojumiem. Šī iespēja ļauj sistemātiski pilnveidot un grozīt produkta vai pakalpojuma īpašības.

Šis parametrs ir neatņemama projekta komunikācijas vadības plāna sastāvdaļa, jaunu produktu izstrāde, būvdarbu remonts vai vēlēšanu kampaņa, informācijas sistēmas veidošana uzņēmumā.

Teorētiskais aspekts ietver apvienotas zināšanas, prasmes, veidus un līdzekļus, lai radītu jaunu produktu un pakalpojumu. Lai apmierinātu tirgus prasības un investoru cerības, ir jāatrod optimālais līdzsvars starp izmaksām, termiņiem, mērķiem un īstenojamā projekta kvalitāti.

Projekta plānā loģiski jāsaista visas zināšanu jomas ar pieejamajiem resursiem un izpildītāju potenciālu.

Sistēmu veidi

Jebkuru uzdevumu, piemēram, izveidot jaunu produktu un pēc tam to pārdot, var veikt ar projekta vadības plānu vai bez tā.

Pirmais variants būs balstīts uz matricas sistēmas izmantošanu, kas nosaka projekta atbildīgo (vadītāju). Viņš būs pakļauts direktoram, un viņa grupā būs dažādu departamentu darbinieki, kuri uz projekta laiku ir atbrīvoti no tiešajiem darba pienākumiem. Šādas personāla izmaiņas prasa komandas saliedētību un skaidru izpratni par projekta mērķiem un rezultātiem.

Otrajā variantā tiek pieņemts, ka viens no departamentu vadītājiem tiks iecelts par atbildīgo. Visus projekta uzdevumus veiks šīs vienības darbinieki. Bet kopumā darbiniekiem nebūs pilnīgas izpratnes par šo uzdevumu un viņi to uztvers kā papildu slogu. Tā rezultātā laiks un rezultāti var būt neparedzami.

Projektu dažādība

Uzņēmumi izmanto projektus darbā kā netradicionālu iniciatīvas paņēmienu, ko nevar izmantot ikdienas darbībā. Viņu daļa uzņēmumos ar katru gadu palielinās.

Projekti vienmēr ir atšķirīgi, taču tiem ir kaut kas kopīgs. Tie ir ierobežota laika nosacījumi, kompetentu izpildītāju meklēšana un papildu nauda. Izšķir šādus virzienus:

1. Arhitektūras projektēšana. Lai gūtu panākumus biznesā, ir nepieciešama inženieru, dizaineru, patērētāju un investoru līdzdalība. Spilgts piemērs ir izgudrotājs un arhitekts no ASV B. Fullers, kuram izdevās ieinteresēt cilvēkus un izstrādāt moduļu vannas istabu modeli. Šīs telpas ir ekonomisks risinājums un joprojām tiek izmantotas dzīvojamo ēku celtniecībā.
2. Konceptuāls redzējums. Lieta ir radīt apstākļus, kas veicina jaunu ideju radīšanu. Piemērs ir projekts ar telefona kompānijām ASV, kas meklē veidu, kā aizsargāt telefona kabīnes no marodieriem. No daudzajām iespējām mēs izvēlējāmies nerūsējošā tērauda konstrukciju. Šodien šo elementu var novērot uz ārdurvīm.daudzās ēkās.
3. Plānošana. Ir ļoti svarīgi izveidot projekta izpildes secību. Piemēram, saskaņā ar šo kritēriju Jeloustonas nacionālajam parkam izdevās īstenot apmaiņas un tā uzturēšanas ģenerālplānu.
4. Objektu celtniecība. Darbs vērsts uz būvniecības normu un noteikumu ievērošanu, kā arī uz katra posma sistemātisku kontroli. Kontrolējošās institūcijas neesamība var izraisīt objekta iznīcināšanu ar neparedzētiem bojājumiem.

Pirms pieņemt lēmumu par kādu no pieejām, nepieciešams izstrādāt projekta kvalitātes vadības plānu. Medicīnisko iekārtu vai zāļu ražošanā labāk ir koncentrēties uz plānošanas posmu kvalitāti. Gadījumā, ja gatavais produkts ir jāpārceļ no vienas zonas uz otru, piemēram, gaisa kondicionēšanas un apkures sistēmu uzstādīšana daudzstāvu ēkās, galvenā uzmanība tiek pievērsta kontrolei.

Veiksmes faktors

Projekta vadības plāns šodien ir veiksmīga rezultāta neatņemama sastāvdaļa. Agrāk tās izveide bija raksturīga tradicionālajām ražošanas jomām (aizsardzība, enerģētika, būvniecība). Šobrīd šo pieeju izmanto gandrīz katrs otrais uzņēmums, pareizāk sakot, 45% no visām organizācijām. Tie ietver finanšu iestādes, kas uzņēmumam sniedz pakalpojumus un preces.

Bieži vien uzņēmums, kas orientēts uz produktu, uzskata, ka tas ir sistemātiski jāmaina, reaģējot uz jaunām klientu prasībām. Šajā gadījumā veidojotprojekta vadības plāns. Mūsdienās lielākā daļa organizāciju darbojas, izmantojot šo pieeju.

Padomi plāna izveidei

Praksē daudzi uzņēmumi savos centienos saskaras ar grūtībām un bankrotē. Piemēram, Lockheed, kas cieta neveiksmi ar L-1011 lidmašīnu, vai Deep Tunnel projekts, kura mērķis bija palielināt Čikāgas pilsētas kanalizācijas infrastruktūru. Uzņēmumi ir radījuši lielas izmaksas, cenšoties saglabāt to, kas viņiem izdevās, un zināmā mērā pārdot - savu produktu.

Galvenais neveiksmju iemesls bija tas, ka netika veikta detalizēta projekta vadības plāna izstrāde, un uzņēmuma vadība bija pilnībā orientēta uz gala rezultātu, nevis uz secīgiem mērķa sasniegšanas posmiem.

Lai īstenotu veiksmīgu uzņēmumu, ir jāizstrādā koncepcija ar skaidru darbību secību, vienlaikus ņemot vērā šādus padomus:

1. Skatiet projektu no trešās puses. Šis paņēmiens ļaus objektīvi novērtēt notiekošo, no jauna paskatīties uz situācijām, atrisināt radušās problēmas un pārskatīt izmaksas;
2. Deleģēt lēmumu pieņemšanu. Šāda pieeja sniegs izpratni par projekta starpmērķiem, palielinās efektivitāti vairākas reizes;
3. Izveidojiet rezerves plānu. Papildu iespējas radušos problēmu risināšanai palīdzēs ietaupīt laiku un naudu. Koncepcijas sadalīšana vairākās daļās tuvinās to pabeigšanai.

Atbildīgs par vadību

Kvalitātes vadības plānsProjekts tad ir efektīvs, ja tā vadītājs atbilst noteiktiem kritērijiem. Izvēlēties cilvēku, kurš spēj veikt nepieciešamās darbības un pacelt uzņēmumu jaunā līmenī, ir riskants pasākums. Tomēr labāk neaizkavēt problēmas risināšanu.

Galvenajām kandidāta īpašībām jābūt atbildībai, ambīcijām, spējai vadīt cilvēkus un augstam kompetences līmenim. Praksē ar to ir par maz, jo viņam jāzina arī darba saturs. Projekta apjoma vadības plāns vairumā gadījumu sastāv no posmiem:

• dokumentācijas izstrāde;
• pilnvaru un uzdevumu sadale;
• darba plāna apstiprināšana;
• scenāriju izveide neparedzētām situācijām.

Beidzot labāk dot priekšroku motivētiem un pašnominētiem pretendentiem. Tas parāda galveno līdera īpašību – spēju ātri pieņemt nopietnus lēmumus.

Projekta riski

Riska pārvaldības plāns ir strukturēta sistēma faktoru identificēšanai, novērtēšanai un reaģēšanai uz tiem. Tas sastāv no pieejamām un pieņemamām prognozēšanas normām scenārija seku izteiksmē.

Uzņēmējdarbībā pastāv vairāki riska pārvaldības līmeņi:

• pieeju noteikšana un rīcības plāna sastādīšana;
• meklējiet riskus, kas var mainīt projekta rezultātu;
• kvalitatīvs un kvantitatīvs riska novērtējums;
• metožu un procedūru izstrāde iespējamo apdraudējumu mazināšanai;
• visa projekta cikla izpildes uzraudzība.

Resursi

Jūs varat ietekmēt koncepcijas gala rezultātu pieaugumu, kā arī samazināt darbu izmaksas un laiku, izvēloties mūsdienīgas tehnoloģijas, kvalificētus darbiniekus un finanšu resursus uzdevuma veikšanai. Izmantotās tehnoloģijas un projekta resursu pārvaldības plāns tiek uzskatīti par galvenajiem instrumentiem uzņēmuma veiksmei.

Kopā ar atslēgu ir nepieciešami papildu rīki, lai pārvaldītu atslēgu. Piemēram, ar tiem var noslēgt līgumus, kas ļauj īstajā laikā piesaistīt nepieciešamos resursus. Kuģi piedēvē personāla vadības sistēmu un pašu koncepciju, visu dalībnieku informācijas mijiedarbības veidošanos.

Vērtējums

Projektu vadības plānu analīze ietver divus elementus: struktūras novērtējumu un īstenošanas pakāpes pārbaudi. Ir nepieciešama analīze, lai pilnībā saprastu, cik efektīva ir koncepcija ieguldīto resursu ziņā.

Pirmais elements ietver darbinieku novērtējumu par rādītājiem, uzdevumiem, darba gala rezultātiem. Šeit tiek veiktas korekcijas turpmākajā darba procesā. Visi turpmākie procesi būs saistīti ar izpildes analīzes elementu, kurā tiek fiksēts veiktais darbs un izstrādātas prognozes.

Lielākā daļa uzņēmumu izmanto konceptuālo kritēriju vērtēšanas sistēmu, kurā vērtē izmaksas, darba ilgumu un to kvalitāti. Ja kāds no kritērijiem netiek izpildīts, tiek veidots projekta izmaiņu vadības plāns. Šajā gadījumā tiek pārskatītas rādītāju, uzdevumu vērtībastiek koriģēts.

Analīzes beigu posms ir sasniegto rezultātu salīdzināšana ar plānotajiem.

Neparedzēti apstākļi

Projekta vadības plāna īstenošanā liela nozīme ir direktora nosvērtībai neparedzētās situācijās un adekvātam radušos problēmu izvērtēšanai.

Šīs kvalitātes trūkums vadītājam un laika trūkums, lai apsvērtu dažu lēmumu sekas, ir galvenie problēmu cēloņi. Neatrisināti uzdevumi, kas parādījās pašā darba sākumā, var netikt atrisināti, kas novedīs pie termiņu nokavēšanas vai nevajadzīgām ekonomiskajām izmaksām. Tajā pašā laikā bailes un nenoteiktība vadības rīcībā var ātri izplatīties uz visu darba grupu. Tā ir psiholoģiska uzvedība. Tāpēc vadītājam ir ļoti svarīgi koncentrēties un nezaudēt savaldību, slēpjot emocijas.

Projekta daudzpusība

Jebkuram projekta pārvaldības plānam vienlaikus ir jārisina daudzi uzdevumi. Tajā pašā laikā uz katru jautājumu ir jāatbild precīzi un detalizēti. Jebkura nianse nosaka paša projekta likteni. Riska novēršanas jautājums galvenokārt tiek risināts ar kompetentu speciālistu pieeju.

Lai īstenotu veiksmīgu projektu, ir jāievēro uzdevumu izpildes ātrums, jāpievērš uzmanība detaļām, jādeleģē darbs kolēģiem un jānovērtē tā kvalitāte visos projekta uzsākšanas posmos.

Uzmanību detaļām

Veikt tirgus analīzi, SVID analīzi, naudas plūsmas aprēķinu unciti galvenie rādītāji nodrošina projekta efektivitātes pieaugumu. Projekta vadības biznesa plāns ne tikai definē īstenojamā uzņēmuma veidu, bet arī ietver ienākumu un izdevumu prognozes. Tajā ir iekļauti šādi vienumi:

• biznesa apraksts;
• mārketinga stratēģija;
• konkurentu novērtēšana;
• operācijas procedūras;
• personāls.

Plāns kopumā

Visi projekta darbinieki darbojas kā daļa no vienota veseluma, jo gala rezultāts ir atkarīgs no viņu rīcības.

Katrs dalībnieks savā atbildības jomā ietekmē darba grupas garu un darba efektivitāti kopumā. Pārvaldībā ir svarīgi nevis nepārtraukti aģitēt par izvirzīto uzdevumu izpildi, lai sasniegtu nepieciešamos rezultatīvos rādītājus, bet gan panākt, lai katrs dalībnieks izjūt savu nozīmi kopējā lietā.