Hierarhiskā darba struktūra: koncepcija un mērķis. Projektu vadība

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Katram projektam ir mērķi un īstenošanas posmi. Projekta īstenošana paredz mērķu, noteikta veida aktivitāšu, prasmju un iemaņu esamību. Katrs posms prasa procesa kontroli. Šī ir sarežģīta, radoša māksla koordinēt visus projekta īstenošanā iesaistītos resursus: cilvēku un materiālos.

Pamatjēdzieni

Projektu vadība ir process ar neierobežotu potenciālu. Neskatoties uz to, visu veidu darbības ir paredzamas. Visā projekta dzīves ciklā tiek pielietotas mūsdienīgas vadības metodes un tehnoloģijas. Mērķis: sasniegt noteiktus rezultātus, kas projektā noteikti sastāva, apjoma, izmaksu, kvalitātes un laika izmaksu ziņā. Galu galā visiem šī procesa dalībniekiem jābūt apmierinātiem ar rezultātu.

Pats pirmais un galvenais instruments ir projekta darbības jomas definīcija. Šeit svarīga ir darba sadalījuma struktūras (WBS) koncepcija. Derīga reāla dokumenta izveide teorētiski ir vienkārša, bet praksē, kā likums, tas izrādās sarežģīti.process, kam nepieciešama sava specifika un nianses.

ISR - pilnībā definē projekta saturu un ir orientēts uz tā rezultātiem. Lai noteiktu mērķus un posmu sastāvu, ir lieliska metodika: darba sadalījuma struktūra (WBS), vai angļu valodā WBS. Šo paņēmienu sauc arī par CPP, kas nozīmē darba sadalījuma struktūru. Bet visbiežāk viņi izmanto saīsinājumu ISR.

Visas komandas radošās darbības rezultātā dzimst oficiāls dokuments, kas izskaidro projekta saturu un tā sastāvdaļas. Darbi, kas nav iekļauti WBS, neietilpst projektēšanas darbā. Pats dokuments var saturēt vairākus līmeņus, kuru katrs elements ir unikāls, tam ir kods un, saskaņā ar noteikumiem, tas ir jāapraksta WBS vārdnīcā.

Metodika, ar kuras palīdzību tiek izveidota hierarhiska darba struktūra, lai gūtu panākumus

Palielinoties uzdevuma mērogam, palielinās arī ISR vērtība. Tas ir viens no galvenajiem veiksmes faktoriem. IRS apkalpo:

• detalizēti projekta uzdevumi;
• risks, resursi, grafiks, izmaksu un kvalitātes plānošana;
• precīza sadale ar skaidriem ierobežojumiem un dalībnieku atbildības definīciju;
• organizācijas starp mijiedarbības projekta dalībniekiem;
• darbu un izmaiņu īstenošanas kontroles organizēšana;
• ziņojošās organizācijas;
• projekta struktūras izveide, ko sauc par organizatorisko struktūru.

Visi elementi, kuriem ir hierarhiska darba struktūra, ir izgatavoti ērtā grafiskā formā. Šai pieejai ir priekšrocībaspirms saraksta. Pateicoties kolektīvajam darbam IRS izveidē, paaugstinās komunikāciju līmenis, tiek panākta vislabākā redzamība, uzraudzība un kontrole. Grafiskā veidā sniegtā informācija ļauj vizuāli aptvert visu shēmu.

Pakas un vārdnīcas

Svarīgs darba hierarhiskās struktūras elements ir pakotnes, kas ietver uzdevuma rezultāta sasniegšanai nepieciešamo darbību sarakstus. Pateicoties tam, darbs tiek veikts bez nepieciešamības veikt papildinājumus. Tas ļauj redzēt reālistisku novērtējumu un izmērāmu rezultātu. Šāda pakete ir diezgan piemērota nodošanai darbuzņēmējam.

Taustāmu palīdzību darbu īstenošanai izspēlē speciāla vārdnīca. Tas ļauj interpretēt visus elementus un terminus, kas piemīt projekta darba hierarhiskajai struktūrai, un vadītājam noteikt atbildības robežas katram komandas dalībniekam. Tas ir nepieciešams, lai izvairītos no darbību dublēšanās.

Vārdnīca satur: elementu skaitu; viņu vārdi; konkrētas operācijas īstenošanai atvēlētais laiks; elementu secība; paredzamo rezultātu un atbild par katru projekta sadaļu.

Elementi

Projekta darba hierarhisko struktūru izstrādā visa komanda, izmantojot integrācijas metodi. Visi projekta aspekti tiek sadalīti secīgi: mērķi, rezultāti, kritēriji, sasniegumi, produkti, funkcionālās zonas, apjomi, tehniskās prasības. Darba sadalījuma struktūras izveidei nepieciešamie nosacījumi ir šādi:

• katram elementam ir jābūt savam formulētam izmērāmam rezultātam;
• katrs iepriekš minētā elementa rezultāts ir sadalīšanās elementu reizinājums;
• pakotnēm un dažām darbībām ir jābūt unikālām.

Lai darba organizācija būtu veiksmīga, struktūra ir pilnīga, bet ne lieka.

Augšējo līmeņu elementi ir jāapvieno ar visu organizatorisko struktūru. Zemākā līmeņa elementi nedrīkst būt pārmērīgi lieli, bet pietiekami pietiekami, lai īstenotu uzdevumu un kontrolētu.

Lai sadalītu projekta rezultātus elementos, ir divas galvenās pieejas: funkcionālā un produkta. Šos kritērijus nevar apvienot vienā līmenī. Tomēr uz dažādiem tas ir pat ļoti lietderīgi. Svarīgi ir arī nesajaukt vadības un satura darbu. Nepieciešama produkta pieeja, lai klients redzētu, kad un kādus produktus vadītājs viņam nodos. Funkcionāls - vadītāja mijiedarbībai ar izpildītājiem un atbildīgo iecelšanai par noteiktām darba jomām.

Pieejas

Ja projekta organizēšana notiks vairākos posmos, varat izmantot pieeju, kas balstīta uz projekta kubisko struktūru.

Augšējā līmenī rezultāti tiek sadalīti, pamatojoties uz dzīves cikla posmiem. Pēc tam tiek veikta strukturēšana pēc projekta produktiem. Beigu posmā darbu paketes tiek komplektētas atbilstoši funkcionālajam kritērijam vai atbilstoši darbību veidiem.

Norādesprojekta hierarhiskas struktūras izveidošana un visa tam nepieciešamā galvenā informācija ir iekļauta hartā. Vispirms tiek veikts jēgpilna darba apraksts. Pēc tam varat izveidot vadības bloka aprakstu. Tas parasti tiek piešķirts nosacījuma modulī kā "Projektu vadības sistēma". Turklāt pirmajā hierarhijas līmenī moduļi tiek veidoti atbilstoši projekta dokumentācijai un objektam, kas nodots ekspluatācijā.

Nereti pieeja projekta īstenošanai ir neprofesionāla, ignorējot IRS. Šāda pieeja labākajā gadījumā radīs daudz kļūdu, kuru labošana prasīs lielas materiālās un fiziskās izmaksas.

Sadalīšanās

Lai rezultāts tiktu iegūts tādā formā, kāds sākotnēji bija paredzēts, ar minimālu resursu izlietojumu, nepieciešams profesionāli pieiet projekta īstenošanai. Tam ir paredzēta darba sadalījuma struktūra - efektīvs rīks vadītājiem.

Notiek sadalīšana:

• nebūs iespējams reāli novērtēt laiku, risku un izmaksas;
• elementu vairs nevar loģiski sadalīt.

Ja elementu var pabeigt diezgan ātri (līdz 10 darba dienām), tad sadalīšana tiek uzskatīta par pabeigtu.

IRS posmi

1. Izvirziet mērķus un plānojiet mērķus.
2. Vārtu sadalīšanas posms.
3. Darbības ir definētas.
4. Gaida saturu.
5. Resursi tiek identificēti.
6. Skatuvesresursu uzdevumi.
7. Izmaksas tiek aprēķinātas.
8. Budžets tiek aprēķināts.
9. Paredzamie termiņi un apjomi.
10. Plānošana.
11. Tiek izstrādāts plāns projekta pabeigšanai.
12. Attiecības tiek identificētas.
13. Panākumu kritēriji ir noteikti.

Ekonomiskā modelēšana var būt vērtīgs palīgs plānošanā. Pareizi izstrādāts funkcionālais modelis samazinās operāciju detalizācijas laiku un detalizēti pārdomās prioritārās darbības.

Ir izstrādāts pietiekami daudz metožu optimālā projekta darba grafika plānošanai, tostarp: heiristiskās pieejas metode un kritiskais ceļš. Grafikus ir izdevīgi uzrādīt kontrolpunktu diagrammas veidā (nulles garuma notikumi, kas atbilst rezultāta sasniegšanas brīdim un svarīgu pagrieziena punktu sākumam projektā). Šāda diagramma atspoguļo faktiskos un plānotos termiņus.