Kases dokumenti: reģistrācija, pārbaude, uzglabāšana. Primāro kases dokumentu izsniegšanas kārtība

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Kases dokumenti ir papīri, kas tiek noformēti saistībā ar juridiskas personas vai individuālā komersanta naudas apriti. To veidlapas apstiprina Valsts statistikas komiteja. Ļaujiet mums sīkāk apsvērt, kādus skaidras naudas dokumentus uzņēmumi var izmantot.

Pasūtījumi

Tie darbojas kā primārie kases dokumenti. Pasūtījumi var būt ienākošie vai izejošie. Pirmais tiek piemērots, saņemot skaidru naudu. Kvīšanas rīkojumu vienā eksemplārā izsniedz grāmatvedis un paraksta Č. grāmatvedis vai amatpersona, kas pilnvarota to darīt. Atbildīgo amatpersonu prombūtnes laikā primāros kases dokumentus var vizēt juridiskās personas vadītājs vai individuālais uzņēmējs. Kredīta uzdevuma kvīts jāparaksta pilnvarotām personām (grāmatvedim un kasierim), apliecinātam ar zīmogu (zīmogu). Turklāt tas tiek reģistrēts attiecīgajā žurnālā. Kvīts tiek izsniegta subjektam, kurš noguldījis naudu. Pats kvīts orderis paliek kasē. Izdevumu papīru aizpilda, izsniedzot skaidru naudu. Jāteic, ka kases dokumenti tiek sastādīti, ja uzņēmums izmanto gan tradicionālās informācijas apstrādes metodes, gan BT rīkus. Izejošais pasūtījums, tāpat kā ienākošais, tiek izsniegts 1 eksemplārā. Tas ir arī jāapstiprina pilnvarotām personām un jāreģistrē attiecīgajā žurnālā.

Pildījums

Kā noformēt iepriekš minētos kases dokumentus? Aizpildīšana tiek veikta šādi:

1. Rinda "Pamats" attiecas uz biznesa darījumu.
2. Ailē "Ieskaitot" tiek ievadīta PVN summa. Tas ir rakstīts skaitļos. Ja pakalpojumi, preces vai darbs netiek aplikti ar nodokli, tad rindā norāda "bez PVN".
3. Rindā "Pielikums" jāuzskaita pavadošie un citi papīri, norādot to sastādīšanas datumus un numurus.
4. Ailē "Kredīts, apakšnodaļas kods" tiek ierakstīts atbilstošs struktūrvienības apzīmējums, kurā tiek saņemti līdzekļi.

Reģistrēties

Kases dokumenti jāieraksta īpašā žurnālā. Tas reģistrē gan ienākošos / izejošos pasūtījumus, gan papīrus, kas tos aizstāj. Pēdējie, piemēram, ietver algu sarakstus, pieteikumus līdzekļu izsniegšanai, rēķinus un citus. Vienlaikus jāņem vērā, ka izdevumu orderi, kas tiek izrakstīti algas lapā par darba samaksu un citām tai pielīdzināmām summām, jāreģistrē pēc maksājumu izsniegšanas.

Kases grāmata

To izmanto skaidras naudas izsniegšanas un saņemšanas uzskaitei. Grāmata ir numurēta, šņorēta un apliecināta ar zīmogu, kas uzlikts pēdējā lappusē. Šeit tiek veikts arī ieraksts, norādot lapu skaitu. Pēdējā lapa ir jāparaksta. grāmatvedis un biznesa vadītājs. Katra grāmatas lapa ir sadalīta 2 vienādās daļās. Viens (ar horizontālo lineālu) jāaizpilda kā pirmais eksemplārs, otrs kā otrais eksemplārs. Pēdējais tiek izsniegts no aizmugures un priekšpuses, izmantojot koppapīru. Abi gadījumi ir numurēti ar vienu un to pašu numuru. Pirmie paliek grāmatā, bet pēdējie ir noņemami. Pēdējie darbojas kā ziņošanas kases dokumenti. Līdz visu pašreizējās dienas darbību beigām tie nenokrīt. Ieraksti sākas pirmā eksemplāra priekšpusē aiz ailes "Atlikums dienas sākumā". Pirms pildīšanas loksne ir jāsaloka gar plīsuma līniju. Nogrieztā daļa tiek novietota zem tās, kas paliek grāmatā. Lai ievadītu informāciju pēc "Transfer", noplēšamā puse ir uzklāta otrā eksemplāra priekšpusē. Ieraksti turpinās pa horizontālo līniju neatdalāmās daļas otrā pusē.

Papildu dokumenti

Skaidras naudas darījumus var reģistrēt ar dažādiem papīriem. Viens no tiem, piemēram, ir iepriekšējs ziņojums. To izmanto, lai uzskaitītu naudas līdzekļus, kas tiek izsniegti atbildīgajām personām par administratīvajiem un saimnieciskajiem izdevumiem. Kā tiek sagatavoti šādi dokumenti? Šāda veida skaidras naudas darījumus tieši uzskaita pārskatu sniedzēja iestāde, unArī grāmatvede. Avansa atskaites tiek sastādītas uz papīra vai datora datu nesēja. Skaidras naudas dokumentu reģistrācija tiek veikta stingri saskaņā ar noteikumiem. Katra veidlapa ir aizpildīta vienā eksemplārā. Tā otrā pusē atbildīgā persona norāda papīru sarakstu, kas apliecina veiktos izdevumus. Tie, piemēram, ietver ceļojuma apliecību, pavadzīmes, čekus, kvītis utt. Šeit priekšmets norāda izdevumu summu. Ziņojumam pievienotajiem dokumentiem jābūt numurētiem tādā secībā, kādā tie ir uzskaitīti. Kases dokumentu pārbaudi veic grāmatvedības nodaļas darbinieki. Darbinieki jo īpaši veic mērķtiecīgo līdzekļu izlietojuma, iesniegto attaisnojuma dokumentu pilnīguma, to aizpildīšanas un summu aprēķināšanas pareizības auditu. Reversā pusē norādītas izmaksas, kuras tiek pieņemtas uzskaitei, konti, kuru debetā tās tiek ierakstītas.

Svarīgas nianses

Rekvizīti, kas attiecas uz ārvalstu valūtu (1.a lapa priekšpusē un 6. un 8. aile aizmugurē) ir jāaizpilda tikai tad, ja atbildīgā persona saņem līdzekļus nevis rubļos. Avansa ziņojums pēc pārbaudes jāapstiprina uzņēmuma vadītājam vai viņa pilnvarotai personai. Tikai pēc tam tas tiek ņemts vērā. Ja avanss nav pilnībā izlietots, atbildīgā persona atdod atlikumu atpakaļ kasierim. Tajā pašā laikā tiek aizpildīts saņemšanas pasūtījums. Līdzekļi tiek norakstīti saskaņā ar apstiprinātā pārskata informāciju.

Algu saraksts

Kases dokumentu apmaksa tiek veikta, aprēķinot un izmaksājot uzņēmuma darbiniekiem algas. Grāmatvedība sastāda atbilstošo izziņu 1 eksemplārā. Algu uzkrāšana tiek veikta atbilstoši primārajā dokumentācijā esošajai informācijai faktiskā nostrādātā laika, izlaides uc uzskaitei. Rindās "Uzkrātā" norādītas summas atbilstoši maksājumu veidiem no algas. Šeit tiek pievienoti arī citi darbiniekam sniegtie ienākumi (materiālie un sociālie pabalsti), kas atmaksāti uz uzņēmuma peļņas rēķina un ir iekļauti ar nodokli apliekamajā bāzē. Vienlaikus tiek aprēķināti ieturējumi no algas un noteikta darbiniekam nododamā summa. Izziņas titullapā ir uzlīmēta darbiniekiem izmaksājamā kopējā summa. Darba algas izsniegšanas atļauja jāparaksta uzņēmuma vadītājam. Tā neesamības gadījumā šo dokumentu izsniedz pilnvarots darbinieks. Izziņas beigās tiek ievadītas noguldīto un izsniegto algu summas. Pēc naudas līdzekļu izmaksai darbiniekiem noteiktā perioda 23.ailē tiek atzīmēti to darbinieku vārdi, kuri naudu nesaņēma, "Noguldīts". Par izsniegto summu tiek sastādīts izdevumu rīkojums. Tā numurs un aizpildīšanas datums jānorāda algas lapā pēdējā lapā.

Palīdzības ziņojums

Šis dokuments satur KKM skaitītāju rādījumus un ieņēmumus vienā maiņā (darba dienā). Palīdzības ziņojums tiek aizpildīts 1 eksemplārā katru dienu. Kasierim tas jāparaksta un jānodod galvenajai amatpersonai(Uzņēmuma vadītājs). Tajā pašā laikā tiek aizpildīts saņemšanas pasūtījums. Mazajos uzņēmumos nauda tiek nodota tieši kolekcionāriem. Pārskaitot skaidru naudu, tiek aizpildīti attiecīgie bankas kases dokumenti. Ieņēmumi par maiņu (darba dienu) tiek noteikti saskaņā ar summēšanas skaitītāju rādītājiem dienas sākumā un beigās. Tajā pašā laikā tiek atskaitītas summas, kas tiek atgrieztas klientiem par neizmantotajiem čekiem. Noteiktos ieņēmumus apstiprina nodaļu vadītāji. Naudas līdzekļu iegrāmatošanā pārskatā parakstās vecākais kasieris, kā arī uzņēmuma vadītājs. Uzziņas ziņojums kalpo par pamatu konsolidētās "Informācijas par KKM skaitītāju rādījumiem un uzņēmuma ieņēmumiem" sastādīšanai.

Skaļruņa žurnāls

Šis dokuments ir nepieciešams, lai uzskaitītu izdevumus un skaidras naudas saņemšanu par katru uzņēmuma KKM. Žurnāls darbojas arī kā skaitītāju rādījumu kontroles un reģistrācijas protokols. Šis dokuments ir šņorēts, numurēts un apzīmogots ar Ch. grāmatvedis, uzņēmuma vadītājs, kā arī nodokļu inspektors. Žurnāls ir apliecināts arī ar uzņēmuma zīmogu. Visus ierakstus skaitītājs veic katru dienu. Skaidras naudas dokumentu izsniegšanas kārtība nepieļauj dzēsumus un nospiedumus žurnālā. Visi veiktie labojumi ir jāsaskaņo un jāapliecina ar pilnvaroto personu parakstiem. Ja rādījumi sakrīt, tie tiek reģistrēti kārtējai maiņai darba sākumā. Šie dati jāapliecina ar dežurējošā administratora un kases parakstiem. 15. rindā ir norādītas summas, kas ir ierakstītasklientu atgrieztos čekus. Informācija par to ir ņemta no attiecīgā akta. Tajā pašā kolonnā ir norādīts maiņas laikā izdrukāto nulles čeku skaits. Darba dienas beigās operators sastāda maiņas gala atskaiti un kopā ar to nodod saņemtos ieņēmumus. Tādējādi tiek izveidots ienākošais pasūtījums. Pēc skaitītāja rādījumu nolasīšanas tiek pārbaudīts faktiskais ieņēmumu apjoms, tiek veikts attiecīgs ieraksts žurnālā. To apliecina ar vadītāja (dežūras administratora), vecākā kasiera un naudas skaitītāju parakstiem. Ja rodas neatbilstības starp kontrollentē norādītajām summām un ieņēmumu summu, tiek noteikts atšķirības iemesls. Atrastie pārpalikumi vai iztrūkumi tiek ierakstīti attiecīgajās žurnāla rindās.

Dati par KKM skaitītāja rādījumiem un ieņēmumiem

Tie tiek izmantoti, lai ģenerētu kopsavilkuma atskaiti par pašreizējo maiņu. Šie dati darbojas kā pielikums skaitītāja paziņojumam, kas tiek apkopots katru dienu. Dati par indikācijām un ieņēmumiem tiek veidoti vienā eksemplārā. Kopā ar izdevumu un kvīšu orderiem, balsu skaitītāju izziņām-ziņojumiem tie tiek nodoti uzņēmuma grāmatvedībai līdz nākamajai maiņai. Kases dokumentu paraugā, atbilstoši skaitītāju rādījumiem, darba dienas sākumā un beigās katram kases aparātam ir iekļauts ieņēmumu aprēķins. Tajā pašā laikā, cita starpā, ir norādīts tā sadalījums pa departamentiem. Pēdējais jāapstiprina ar vadītāju parakstiem. Aizpildītās tabulas beigās tiek parādīti rezultāti atbilstoši visu kases aparātu skaitītāju rādījumiem, unuzņēmuma ieņēmumi tiek summēti arī ar līdzekļu sadalījumu pa nodaļām. Saskaņā ar aktiem tiek norādīta kopējā naudas summa, kas klientiem izsniegta uz viņu atgrieztajiem čekiem. Šī summa samazina uzņēmuma kopējos ieņēmumus. Informācija jāparaksta vecākajam kasierim un uzņēmuma vadītājam.

Ieteikumi pildīšanai

Noformējot kases dokumentus, jāievēro normatīvajos un citos normatīvajos aktos noteiktā kārtība. Turklāt ir vairāki diezgan vienkārši noteikumi, kuru ievērošana ļaus izvairīties no neprecizitātēm, aizpildot dokumentus:

1. Daudzums vārdos vienmēr jāraksta ar lielo burtu. Šajā gadījumā santīmus atļauts rakstīt skaitļos. Piemēram: Astoņpadsmit tūkstoši rubļu 10 kapeikas.
2. Papīrus var aizpildīt ar roku vai izmantojot tehniskos līdzekļus (piemēram, datoru).
3. Normatīvie akti ļauj koriģēt informāciju kases dokumentos. Tomēr ir jāievēro vairākas prasības. Nepareizs ieraksts rūpīgi jāizsvītro ar vienu rindiņu. Pareiza informācija ir norādīta blakus vai (ja iespējams) virs tās. Šeit jums vajadzētu arī izveidot pēcrakstu: "Tici labots", "Izsvītrots nav derīgs" vai "Patiess". Blakus šim ierakstam jāparaksta ch. grāmatvedis un organizācijas vadītājs (vai individuālais uzņēmējs).
4. Ja ir traipi, dzēsumi, smērējumi ar "triecienu" un citas līdzīgas korekcijas metodes, dokuments tiek uzskatīts par nederīgu.

Papildu noteikumi

Kases dokumentu glabāšana, saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem, tiek veikta 5 gadus. Šī perioda aprēķināšana sākas ar biroja darba pabeigšanas periodam sekojošā gada 1.janvāri. Šis noteikums tiek uzskatīts par vispārīgu. Darba samaksas izrakstiem noteikta īpaša kārtība. Ja darbiniekiem nav personīgo kontu, šie papīri tiek glabāti uzņēmumā 75 gadus. Šī perioda beigās visa dokumentācija var tikt nodota arhīvā vai iznīcināta, ja par to nav tiesas prāvu, domstarpību vai strīdu. Strādājot ar papīriem, jāievēro šādi noteikumi:

1. Dokumentu noformēšana skavās jāveic katrai dienai ne vēlāk kā nākamajā darba dienā vai pirmajā brīvdienā.
2. Pirms papīru nodošanas arhīvā ir jāveic to inventarizācija.
3. Lietu formēšanas kontroli veic vai nu kasieris, vai uzņēmuma tiešais vadītājs.
4. Skavas izveides procesā papīri tiek savākti kontu numuru augošā secībā (vispirms ar debetu, pēc tam ar kredītu).

Atbildība par skaidras naudas dokumentu drošību gulstas uz uzņēmuma vadītāju. Iepriekš minēto noteikumu neievērošanas gadījumā pārkāpējam var tikt piemērots administratīvais sods naudas soda veidā. Naudas soda apmērs noteikts saskaņā ar likumu.

Secinājums

Turēšanaskaidras naudas dokumentācija tiek uzskatīta par diezgan atbildīgu darbu. Uz dokumentu aizpildīšanu ir jāuztver visu atbildību. Kases dokumenti tiek izmantoti dažādu datu apkopošanā, atskaitēs, grāmatvedībā. Šajā sakarā kļūdas, kas pieļautas sākotnējos darījumu fiksēšanas posmos, var izraisīt nopietnus izkropļojumus gala dokumentos. Darbiniekam, kurš tiek iecelts par kases dokumentu noformēšanu atbildīgajā amatā, jābūt atbilstošām zināšanām un pieredzei. Jāatceras, ka visus papīrus, ko operators aizpilda, izskata augstākās amatpersonas un apstiprina uzņēmuma vadītājs. Īpaša uzmanība jāpievērš dokumentu reģistrācijai. Ieraksti žurnālos un grāmatās jāveic laicīgi saskaņā ar noteikumiem. Tā kā atskaišu sagatavošanā tiek izmantoti kases dokumenti, visi labojumi tajos tiek veikti stingri noteiktā secībā. Ja noteiktie noteikumi netiek ievēroti, papīri zaudē spēku, un tajos esošo informāciju uzņēmums nevar izmantot turpmākajā vadības darbā.