Primāro dokumentu glabāšanas nosacījumi un termiņš grāmatvedībā

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Kā liecina prakse, gandrīz jebkurā mūsdienu vietējā uzņēmumā lielāko dokumentācijas apjomu ģenerē grāmatvedība. Protams, tas ir saprotams: tieši šajā nodaļā viņi strādā ar naudu, un katra šāda darbība ir oficiāli jāfiksē uz papīra. Turklāt juridiski ir noteikts primāro dokumentu glabāšanas termiņš organizācijā, kas nozīmē, ka no “papīra gabaliņiem” atbrīvoties tāpat vien neizdosies, tie būs jāglabā vismaz vairākus gadus un tikai tad. iznīcināt tos. Starp citu, arī makulatūras atbrīvošanās process nav viegls, tam piemīt vairākas specifiskas iezīmes. Par to visu - tālāk.

Dokumenti, dokumenti…

Ja sniedzat statistiku par saražotās dokumentācijas apjomu, izrādās, ka gandrīz visos mūsdienu iekšzemes uzņēmumos grāmatvedība ir 80–90% papīra dokumentu avots. Tie nav vienkārši jāsaglabā. Ierobežojumi nosaka ne tikai to, kāds ir pareizais primāro grāmatvedības dokumentu minimālais glabāšanas laiks (parasti atšķiras nopieci gadi līdz desmitgade), bet arī apstākļi, kādos šiem objektiem jāatrodas. Tajā pašā laikā jāatceras, ka pastāv iedalījums dokumentācijā pagaidu glabāšanai un pastāvīgajai.

Tomēr, kā liecina prakse, ne katra uzņēmuma vadītāji ir ieinteresēti izprast primāro dokumentu glabāšanas termiņu smalkumus. Lai pasargātu sevi no galvassāpēm, varat izmantot specializētu arhīvu uzņēmumu pakalpojumus. Šādā uzņēmumā viņi precīzi zina, kāda veida dokumenti, cik ilgi tie ir jāuzglabā, ar kādiem nosacījumiem, saskaņā ar kādiem noteikumiem. Turklāt šādai organizācijai ir tehniskās iespējas iznīcināt dokumentus, kuriem uzticēta glabāšana, kad termiņi beidzas. Tas ir patiešām ērti, bet tas maksā naudu. Ja vēlaties ietaupīt naudu, jums būs jāpiešķir īpaša telpa arhīvam un jāsaprot, kāds ir juridiskais periods primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanai organizācijā.

Gribu - negribu

Problēma, starp citu, nerodas no nulles. Spēkā esošie likumi nosaka primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņus, un tie ir jāievēro jebkurā uzņēmumā. No likumdošanas izriet, ka jebkurai juridiskai personai, kas darbojas, tiek uzticēts pienākums saglabāt dokumentāciju. Tas nozīmē, ka darbības formai nav nozīmes – vai tas ir privātuzņēmējs, kas veic uzņēmējdarbību vienatnē, vai liels koncerns, tik un tā ir jārūpējas par finanšu pārskatu un citas dokumentācijas glabāšanu. Ir svarīgi studēt likumu, lainoteikti termiņi elektronisko primāro dokumentu, papīra glabāšanai, lai konflikta gadījumā ar darbuzņēmēju vai kontrolējošās iestādes pārbaudes laikā jūs nenokļūtu neērtā stāvoklī. Turklāt par likumā noteikto laika intervālu neievērošanu pārbaudes laikā var tikt piemērots ievērojams naudas sods. Spēkā esošie tiesību akti satur noteikumus, kas regulē primāro grāmatvedības dokumentu minimālo glabāšanas laiku. Ir svarīgi, lai bizness būtu drošs, un uzņēmējdarbības veikšana mūsu valstī izceļas ar likumību un noteikto noteikumu ievērošanu.

125. federālais likums, kas pieņemts 2004. gada oktobrī, stāsta par elektronisko primāro dokumentu, papīra dokumentu glabāšanas laiku. Pamatojoties uz nosaukumu, tas ir veltīts arhīviem un pareizai uzņēmējdarbības veikšanai. Tieši šajā oficiālajā dokumentā ir aplūkotas grāmatvedības nodaļas sagatavoto oficiālo dokumentu glabāšanas iezīmes. Šeit jūs varat atrast gan līdzekļus, kas ļauj atšķirt pagaidu un pastāvīgās uzglabāšanas dokumentāciju, gan terminus, kas raksturīgi noteiktam papīra veidam.

Attiecas uz ko?

Pienākumi ievērot primāro dokumentu minimālos glabāšanas periodus ir piešķirti:

• vietējās pašvaldības;
• valdības aģentūras;
• uzņēmēji;
• uzņēmumi;
• personas, kas veic uzņēmējdarbību.

Likums būs jāievēro attiecībā uz arhīva dokumentāciju, arī to, kas attiecas uz personālu. Veselslikuma dokumentos noteiktajam termiņam jāatrodas drošā vietā. Papildus federālajiem likumiem primāro dokumentu un grāmatvedības reģistru glabāšanas termiņu specifiku ietekmē vairāki normatīvie dokumenti, kas ir spēkā gan valsts teritorijā kopumā, gan katrā atsevišķā reģionā. Taču svarīgākais dokuments ir iepriekš minētais 125. likums, kas sniedz pilnu grāmatvedības dokumentu glabāšanas ilgumu regulējošo dokumentāciju sarakstu.

Likuma numurs 129

1996. gadā tika izdots federālais likums par grāmatvedības iezīmēm. Tajā teikts, ka grāmatvedība var ģenerēt savu dokumentāciju uz papīra, kā arī izmantojot dažādus darbgaldus. Vienlaikus uzņēmumam pašam ir jāizgatavo dokumentācijas kopijas uz papīra, lai visiem operāciju dalībniekiem būtu pieejami dati par viņiem. Ja regulējošā iestāde pieprasa piekļuvi dokumentācijai, uzņēmuma pārstāvjiem tā ir jāsniedz. To ir tiesīgi darīt gan prokurori, gan tiesas pārstāvji.

Izveide, glabāšana, ievērojot primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņus, nodrošināšana pēc pieprasījuma jāatbilst normatīvajos aktos noteiktajām formām. Dokumenti pieprasītājai personai jānosūta papīra formā. Ja to pieļauj darbā izmantoto mašīnu iespējas, ja visi dalībnieki piekrīt, atskaiti var nosūtīt elektroniskā formā. To pieļauj arī mūsu piemērojamie tiesību aktivalstis.

Ievērojiet noteikumus

129. federālajā likumā ir minēts pienākums ievērot primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas noteikumus. Jo īpaši 17. pantā minēts, ka jebkurai juridiskai personai šāda dokumentācija, tostarp reģistri un ziņojumi, ir jāglabā bez problēmām. Laika intervāla ilgumu nosaka valsts līmeņa arhivēšanas noteikumi. Šī perioda ilgums nedrīkst būt mazāks par 5 gadiem.

Grāmatvedības politiku regulējošajai dokumentācijai un dažām citām kategorijām (informācijas apstrādes iekārtās lietojamās programmas, darba kontu plāns) ir noteikts īpašs primāro dokumentu glabāšanas laiks. Protams, arī šeit ilgums ir pieci gadi (atsevišķos gadījumos šo periodu var iestatīt ilgāku laiku), taču periodu sāk skaitīt no brīža, kad šis dokuments pēdējo reizi izmantots uzņēmumā. Juridiskās personas vadītājs ir persona, kura saskaņā ar likumu ir atbildīga par visas nepieciešamās dokumentācijas uzglabāšanu laika intervālos. Tas nozīmē, ka jebkuram izglītotam un atbildīgam priekšniekam ir jāzina primāro dokumentu glabāšanas periods grāmatvedībā, ja viņš vēlas saglabāt situāciju uzņēmumā savā kontrolē.

Kā liecina prakse, daudzas organizācijas regulāri veic oficiālās dokumentācijas uzskaiti, un vietējie noteikumi nosaka par dokumentu glabāšanu atbildīgās personas, ar kurām pārbaudes iestādes faktiski sadarbojas, uzraugot atbilstību.arhivēšanas noteikumi.

Izveide un uzglabāšana: viss saskaņā ar noteikumiem

Pamatojoties uz spēkā esošo likumdošanu, grāmatveži var ģenerēt gan primāro dokumentāciju, gan kopsavilkuma dokumentāciju ne tikai papīra, bet arī elektroniskā veidā; vienlaikus pienākumi veidot papīra kopijas tiek uzlikti juridiskajai personai, un pēc ieinteresētās personas, pārbaudes institūcijas, pieprasījuma uzņēmumam ir pienākums pēc iespējas ātrāk nosūtīt papīra dokumentus uz adresi. Sastādīšana un glabāšana jāveic spēkā esošajos normatīvajos aktos noteiktajā formā.

Par primāro dokumentu glabāšanas laiku grāmatvedībā, šī procesa secību, stāsta dokumentācijas sarakstu, kurā ņemti vērā tipiski vadības papīri, kas veidojas jebkura uzņēmuma darba gaitā. Tie tika noteikti 2010. gadā Finanšu ministrijas un Federālā arhīva apstiprinātā dokumentā. Turklāt ir jāņem vērā Nodokļu kodeksa prasības, kas regulē, ka katrs mūsu valsts iedzīvotājs ir atbildīgs par grāmatvedības uzskaites kārtošanu četrus gadus. Tas attiecas uz papīriem, kas saistīti ar izdevumu, ienākumu uzskaiti, kā arī nodokļu nomaksas apstiprināšanu.

Esi gudrs attiecībā uz lietām

Pareiza procesa organizēšana, ievērojot primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņus, ietver profesionālu pieeju, par grāmatvedības dokumentāciju atbildīgā personāla iesaistīšanu, arhīva informācijas apstrādi par paša darba procesa organizāciju. Šobrīd gandrīz nav vietuspecializēta arhivēšanas apmācība, tāpēc bieži vien ir grūti atrast patiesi kvalitatīvu speciālistu. Savukārt progresīvā likumdošana prasa ievērot primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņus, pretējā gadījumā draud kategoriski nepatīkami sodi. Labākais variants pietiekami apjomīgai dokumentu plūsmai ir uzņēmuma personāla sastāvā izveidot par arhīvu glabāšanu atbildīgo nodaļu un nodrošināt regulāru par dokumentāciju atbildīgā personāla apmācību ar iekšējiem resursiem. Tādējādi tiks kontrolēti likumos noteiktie jauninājumi un tiks ievērotas visas prasības.

Alternatīva iespēja, kas ļauj arī ņemt vērā primāro dokumentu glabāšanas laiku un to ievērot savās darba aktivitātēs, ir sadarbība ar starpnieku, kurš uzņemas saistības saglabāt klienta papīrus. Tomēr izvēlēties sev arhīvu firmu arī nav viegls uzdevums. Ir rūpīgi jāizanalizē visas pieejamās iespējas, lai dotu priekšroku uzticamam uzņēmumam un neuztraukties, ka tas var aizvērties un ēka nodegt.

Dažu veidu dokumentācijas glabāšanas iespējas

Kā izriet no spēkā esošās likumdošanas, primārā dokumentācija, kā arī reģistri, atskaites un bilances ir jānodod arhīvā. Visas šīs oficiālās dokumentācijas kategorijas līdz nosūtīšanai arhīvā jāglabā grāmatvedības telpās, savukārt juridiskā personair pienākums nodrošināt visus nosacījumus papīru drošībai: skapjiem jābūt slēgtiem, jāievēro ugunsdrošība un cita drošība. Uzņēmuma iekšienē par dokumentācijas drošību atbildīgā persona tiek nozīmēta ar īpašu dokumentu.

Ja uzņēmums izmanto stingras atskaites formas, pēc likuma šie dokumenti jāglabā seifā vai speciālā skapī, telpā, kas ir slēgta un garantē dokumentācijas drošību. Pašreizējā laika perioda primārā dokumentācija, kas apstrādāta manuāli, ir jāapkopo hronoloģiski reģistros, kas pēc tam tiek nosūtīti uz arhīvu pastāvīgai glabāšanai.

Kam vēl pievērst uzmanību?

Uzglabājot bankas izrakstus, kases orderus un avansa atskaites, visa dokumentācija ir jāsaglabā hronoloģiskā secībā un jāiesaista kopīgai sistemātiskai glabāšanai. Dažas noteiktas dokumentu kategorijas (maiņu atskaites, darba rīkojumi) var glabāt bez iesiešanas, bet kārtot mapēs, lai nekas netiktu pazaudēts vai izmantots negodīgiem mērķiem.

Par dokumentācijas drošību, kā arī tās savlaicīgu nosūtīšanu arhīvā galvenokārt ir atbildīgs galvenais grāmatvedis, lai gan, ja nepieciešams, vietējie noteikumi var ietvert pilnvaru deleģēšanu citai personai. Primārās dokumentācijas, pārskatu, bilanču izsniegšana iespējama tikai atsevišķos gadījumos, ja ir oficiāls galvenā grāmatveža rīkojums. Kopumā struktūrvienībām nav pieejami grāmatvedības dokumenti. Iespējama dokumentu izņemšanatikai tad, ja ir specializēts pieprasījums no izmeklēšanas aģentūrām, tiesas vai citām iestādēm, kurām saskaņā ar likumu ir atbilstošas pilnvaras. Šajā gadījumā ir nepieciešams nodrošināt oficiālu, likumā noteikto kārtībā sastādītu rezolūciju. Izstājoties, nepieciešams sastādīt protokolu, kura vienu no eksemplāriem pret parakstu nodod organizācijas pārstāvim.

Primāro dokumentu glabāšanas periods ir parādīts zemāk esošajā tabulā.

Darbplūsmas funkcijas

Jēdziens "dokumentu plūsma" tiek lietots faktoru kopumam, kas saistīts ar dokumentācijas apriti no papīra izveides brīža līdz tā nodošanai arhīvu biznesam. Grafika izstrāde ir galvenā grāmatveža pārziņā, lai gan dažos uzņēmumos tas tiek deleģēts dokumentu pārvaldības speciālistam. Taču, kā liecina prakse, vispareizākā ir šāda grafika iekļaušana organizācijas grāmatvedības politikā, kas pēc tam tiek apstiprināta ar speciāli izdotu rīkojumu, ko paraksta uzņēmuma galvenā amatpersona.

Ar grafika palīdzību jūs varat saskaņot organizatoriskos procesus un vienkāršot plānošanas uzdevumu uzņēmumā. Primārās dokumentācijas darbplūsmas grafiks ir izpildītāju saraksts, laika intervāli, kuros papīri jānosūta grāmatvedībai, un laika posms, kurā grāmatveži tos apstrādā. Noteikti aprakstiet pārskata periodus, tostarp bilances. Bieži vien grāmatvedības politikā ir ietverts primāro dokumentu glabāšanas termiņu regulējums un šis periods vaipielīdzināt likumā noteiktajam vai noteikt augstāku, ja to prasa uzņēmuma darbības specifika. Iesniedzot pārskatu par gadu, dokumentācija tiek sagatavota noteiktajā kārtībā un nodota arhīva glabāšanā. Vienlaikus tiek ņemts vērā, ka nākotnē no uzglabāšanai nodotā apjoma var būt nepieciešams iegūt noderīgus datus. Šim nolūkam lietas ir ierasts sadalīt mapēs, savukārt grupēšana tiek izskaidrota ar saturu. Katrai mapei noteikti piešķiriet atbilstošu nosaukumu.

Somu uzglabāšanas funkcijas

Visa uzņēmuma darbības gaitā izveidotā dokumentācija, kā minēts iepriekš, ir sadalīta pagaidu glabāšanai un pastāvīgajai dokumentācijai. Nododot papīrus uz arhīvu, nepieciešams nodot katru no šīm kategorijām atsevišķi, nejaucot oficiālos papīrus vienās mapēs. Šajā gadījumā kopijas jāglabā atsevišķi no oriģināliem. Tāpat atsevišķās mapēs būs jāsakārto dokumentācija, kurā redzama atskaite, plāni gadam un ceturkšņiem, mēnešiem. Vienā failā ir jābūt vienai dokumentācijai.

Lai grupētu vienu lietu, varat izmantot dokumentus, kas ģenerēti vienā periodā (ceturksnis, gads, mēnesis). Izņēmums ir tā sauktās pārejošās kategorijas – piemēram, personas lietas, kuru slēgšana nav noteikta kalendārajam gadam. Ja failā ir vairāku mēnešu laikā ģenerēta dokumentācija, katru mēnesi nepieciešams nodalīt no citiem ar speciālu lapu, piefiksējot uz tās, kādu periodu dokumentē tai sekojošais bloks. Šajā gadījumā vienā korpusā ir atļauts sagrupēt līdz 250 loksnēm. Mapes biezums var būt 4 cm vai mazāks.

Kam vēl pievērst uzmanību?

Kā redzams no arhivēšanas noteikumiem, ja dokumentācijai ir pielikumi, tie (neatkarīgi no tā, kad tieši tie sastādīti) jāpievieno dokumentācijai, ko tie pavada. Kopumā grāmatvedības dokumentācijas arhīva secība ir ļoti svarīga, tāpēc tā ir stingri jāievēro. Parasti vispirms tiek ievietoti izraksti, tad paskaidrojumi, pēc tam bilance, kas papildināta ar pievienotajiem dokumentiem.

Organizējot uzņēmuma darbinieku personīgo kontu uzglabāšanu, tam nepieciešams izdalīt atsevišķu lietu, kurā dokumentācija tiek izkārtota pa gadiem ar stingru hronoloģiju. Ikgadējā sarakste tiek veidota mapēs, kurās norādīts kalendārais gads, kā arī sistematizēta atbilstoši datumiem. Katram pieprasījumam ir jāseko atbildei.

Dažas funkcijas

Nodokļu kodeksā noteiktie glabāšanas termiņi var atšķirties no grāmatvedības darbību regulējošajos likumos noteiktajiem. Novērojot šādu neatbilstību, vispirms ieteicams ievērot ilgāku laika periodu - tas ļaus nepieciešamības gadījumā atsaukties uz dokumentāciju, izmantot to pat tad, ja saskaņā ar kādu no spēkā esošajiem noteikumiem termiņš ir jau beidzies. Turklāt inspektoriem nebūs par ko sūdzēties. Ir arī jāatceras īpašs saraksts, kas publicēts 2000. gadā, norādot uzglabāšanas ilgumudažas īpašas dokumentācijas grupas. Šis saraksts tiek regulāri atjaunināts un papildināts, tāpēc uzņēmuma galvenajam grāmatvedim un par dokumentu pārvaldību atbildīgajai nodaļai ir jāseko līdzi aktuālajai informācijai.

Ja ir pārkāpti glabāšanas noteikumi, atbildība par to gulstas uz uzņēmuma vadītāju, neskatoties uz to, ka drošības jautājums galvenokārt ir galvenā grāmatveža pārziņā. Ja tiek pārkāpts pasūtījums, uzglabāšanas ilgums, uzņēmums tiek sodīts. Amatpersonai sods parasti ir no diviem līdz trīs tūkstošiem rubļu. Bet, ja primārā dokumentācija netiek glabāta vispār, viņi var tikt sodīti ar piecu tūkstošu rubļu vai vairāk naudas sodu.