Uzņēmuma kontrole: rīki, mērķi un uzdevumi

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Tie, kas pirmo reizi dzird vārdu "kontrolēt", parasti iedomājas kaut ko kontrolēt, bet patiesībā tā nemaz nav. Kontrolings uzņēmumā ir sarežģīta sistēma, kuras mērķis ir uzlabot finanšu, personāla un tehnoloģiskos procesus, lai panāktu efektīvu organizācijas darbību kopumā. Atšķirībā no kontroles, kas paredzēta, lai identificētu problēmas un pagātnē pieļautās kļūdas, kontroles mērķis ir izveidot uzņēmumā procesu vadības sistēmu, kas koncentrējas uz pašreizējām un nākotnes lietām. Kāpēc tas ir tik svarīgi?

Kontroles pakalpojums uzņēmumā ir svarīgs elements, jo tā darbinieki var samazināt resursu zudumus, analizēt pašreizējos un nākotnes plānus, kā arī identificēt iespējamās kļūdas, tas ir, tās, kas var tikt pieļautas darba gaitā. uzņēmuma darbību. Tomēr, lai saprastu, kas ir šāda veida darbība, ir svarīgi sīkāk izpētīt tās iezīmes un galvenos punktus. Šajā rakstā tiks apspriesti pamatjēdzieni, mērķi un uzdevumikontrole, kā arī tās koncepcijas, rīki un funkcijas.

Jēdzieni un definīcijas

Kontrolēšana ir jauns virziens vadības sistēmā, tāpēc šodien šim jēdzienam nav viennozīmīgas definīcijas. Tomēr ir vairākas definīcijas, kas ir vispopulārākās un atspoguļo šī termina būtību.

Tā izcelsme ir saistīta ar angļu valodas darbības vārdu kontrolēt. Tulkojumā "kontrolēšana" ir "vadība, uzraudzība, kontrole, vadība, regulēšana". Tomēr ar šādu aprakstu nepietiek, lai saprastu šīs parādības būtību, tāpēc ir vērts apsvērt divas precīzākas definīcijas.

Kontrolēšana ir atsevišķa darbības joma organizācijās, kas saistīta ar ekonomiskās funkcijas īstenošanu un ir vērsta uz pareizu vadības stratēģisku un operatīvu lēmumu pieņemšanu.

Kontrolēšana ir darbību kopums, kura mērķis ir atbalstīt visus procesus ar nepieciešamo informāciju un analītisko atbalstu pareizu vadības lēmumu pieņemšanai. Visbiežāk tie ir vērsti uz peļņas palielināšanu organizācijā.

Mūsdienu kontrolei uzņēmumā obligāti jāietver kvalitātes vadības sistēma, riska vadība un galveno rādītāju sistēma, kā arī procesu vadība jebkura veida plānošanas īstenošanā.

Mērķi un uzdevumi

Balstoties uz pamatjēdzieniem, varam secināt, ka galvenaisKontrolinga mērķis uzņēmumā ir visu vadības procesu orientācija uz noteiktu mērķu sasniegšanu, kas var izpausties produktu uzlabošanā, atbilstoša konkurētspējas līmeņa sasniegšanā utt. Citiem vārdiem sakot, mērķis ir uzturēt efektīvu organizācijas vadību. Kāds ir tā mērķis?

Pamatojoties uz mērķi, tiek izdalīti šādi galvenie kontroles uzdevumi, vadot uzņēmumu:

• plānošanas metodikas izstrāde un tās organizācija;
• grāmatvedība, ieskaitot informācijas vākšanu un tās apstrādi;
• kontrole;
• īpašu novērošanas sistēmas pasākumu organizēšana.

Šiem uzdevumiem, apkopojot, ir savdabīgi apakšuzdevumi, kas jāveic dienestam vai departamentam, kuram ir uzticēta kontroles funkcija. Plānošanas metodoloģijas izstrāde un tās organizācija ietver:

• normatīvā regulējuma izveides nodrošināšana, kas palīdzēs īstenot uzņēmuma attīstības prognozes;
• padomu sniegšana cilvēkiem, kuri izstrādā stratēģiskus plānus;
• koordinēt darbu dažādu plānu sagatavošanā, uzņēmuma galveno mērķu noteikšanā un budžeta veidošanā;
• piedalīšanās diskusijās un darba parametru (kvalitatīvo un kvantitatīvo) definēšanā.

Grāmatvedības uzdevumā ietilpst:

• informācijas pārraides un saņemšanas struktūras izstrāde;
• informācijas atbalsta sistēmas izveide, lai sniegtu atsauces, informāciju unatskaitās personām, kuras ir atbildīgas par noteiktu procesu uzņēmuma vadībā;
• noteikt nepieciešamību sniegt nepieciešamo informāciju vadītājiem vai citām atbildīgajām personām;
• plānu un atskaišu salīdzināšana un starpposma atskaites dokumentācijas sastādīšana, kas parāda plānu izpildes gaitu;
• noviržu no plāniem analīze, iespējamo cēloņu noteikšana un priekšlikumu izstrāde, lai novērstu negatīvo faktoru ietekmi, kas radīja traucējumus darbā.

Kontroles uzdevumā ietilpst:

• plānu īstenošanas uzraudzība uz stratēģisko mērķu sasniegšanu;
• vides apstākļu stāvokļa uzraudzība saistībā ar stratēģisko plānu izstrādi;
• trūkumu uzraudzība, kas tika atklāti plānojot vai pārskatot programmas progresu.

Pasākumu organizēšanas uzdevums īpašai novērošanas sistēmai paredz:

• normatīvā regulējuma izstrāde informācijas iegūšanai un sniegšanai organizācijas iekšienē;
• papildu informāciju un analītisko atbalstu sniedzošu aktivitāšu attīstīšana.

Īpaša vieta finanšu, personāla un resursu kontroles sistēmā ir grāmatvedībai. Parasti tradicionālā ziņošana nozīmē koncentrēšanos uz pagātni un faktu datu prezentāciju par pagātnes procesiem un parādībām, savukārt kontroles ziņošana ir vērsta uz nākotni.

Līdz ar to var redzēt, ka kontroles organizācija uzņēmumā veicina izveidipašreizējo kontroli pār procesiem, lai noteiktu noteiktu vadības lēmumu sekas. Var arī teikt, ka kontroles ieviešana ļauj paglābt uzņēmuma vadību no nepārdomātu vai nerentablu lēmumu pieņemšanas, kas rada resursu izšķērdēšanu.

Metodes

Lai izpildītu visus organizācijas vadībā izvirzītos uzdevumus, kontrole ietver šādu vispārīgu zinātnisku metožu izmantošanu:

• analīze;
• atskaitījums;
• indukcija;
• specifikācija;
• abstrakcija;
• sintēze;
• analogija;
• simulācija.

Pēc tam, kad ir izskatīti šīs darbības jomas mērķi, uzdevumi un metodes, ir ārkārtīgi svarīgi pakavēties pie tās funkcijām.

Funkcijas

Uzņēmuma kontroles sistēma ietver tādas pamatfunkcijas kā:

• informatīvs;
• grāmatvedība un kontrole;
• analītisks;
• plānošanas funkcija.

Un arī nosacīti var izdalīt trīs funkcijas, kas būs kombinācija no iepriekš minētā - apkalpošana, komentēšana un pārvaldība.

Iemesli kontrolei

Deviņpadsmitā un divdesmitā gadsimta mijā daudzi amerikāņu vadītāji organizāciju vadības procesā saskārās ar steidzamu nepieciešamību uzlabot ekonomiskās uzskaites un finanšu kontroles metodes. Pirmie mēģinājumi uzlabot grāmatvedības sistēmu izskatījās šādiveidā - uzņēmumu vadītāji, kuriem uzņēmuma galvenajam finansistam un sekretāram ir uzdots sniegt analītisko informāciju par saimnieciskās un saimnieciskās daļas jautājumiem. Tādējādi izveidojās ciešas darba attiecības starp finanšu dienestu un personu, kas palīdz izpilddirektoram. Pēc tam tika konstatēts, ka informācijas daudzveidības un nepieciešamības pēc tās detalizācijas dēļ šo uzdevumu lietderīgāk ir uzticēt atsevišķām amatpersonām. Līdz ar to notika kontroliinga ieviešana uzņēmumā.

Var izšķirt šādus priekšnoteikumus kontroles rašanās:

• globālā ekonomiskā krīze;
• nodokļu sistēmas sarežģīšana un stingrāka uzņēmējiem;
• finansēšanas formu sarežģītība.

Kontroles kā ekonomikas zinātnes nozares attīstība notiek šādu iemeslu dēļ:

• uzņēmumu internacionalizācija un diferenciācija;
• tehnoloģiju maiņa ražošanas jomās;
• uzņēmuma vadības sistēmas sarežģītība;
• ārējās vides sarežģījums;
• Komunikācijas procesu sarežģītība vadības lēmumu pieņemšanai, kā rezultātā steidzami bija nepieciešams kompetents personāls sistēmu inženierijas un organizācijas jomā.

Šodien daudzi ārvalstu uzņēmumu vadītāji atzīmē, ka pēc kontrolējošo nodaļu izveides uzņēmumā, piemēram, pieauga uzņēmuma ienākumi, finanšu, cilvēkresursu un cita veida resursu izmantošana kļuva pareizāka un izdevās nozīmīgs veids.samazināt izmaksas.

Kontroles dienestam organizācijā ir ļoti nopietns uzdevums – nodrošināt operatīvu informācijas apkopošanu un detalizētas analīzes sagatavošanu par visām pieejamajām izmaksām, lai vadītu uzņēmumu. Uzņēmuma direktoram, finanšu dienesta vadītājam un ražošanas nodaļu vadītājiem informācija jāsaņem savlaicīgi un regulāri, lai iespējamu noviržu gadījumā varētu veikt pareizos pasākumus un koriģēt visa uzņēmuma darbu.

Jēdzieni

Šodien ekonomiskajā literatūrā izšķir vācu un amerikāņu kontroles koncepciju. Kopumā šie jēdzieni ir ļoti līdzīgi viens otram, taču to galvenā atšķirība ir tā, ka pirmais ir vairāk vērsts uz iekšējās grāmatvedības un organizācijas iekšējās vides analīzes problēmu risināšanu, bet otrais ir vairāk vērsts uz ārējā vide, ar kuru uzņēmums ir cieši saistīts.

Ir vērts atzīmēt, ka vācu koncepcija ir guvusi plašāku atzinību. Saskaņā ar šo koncepciju centrālais uzdevums ir iekšējās uzskaites problēmu risināšana plānveida, kontroles un dokumentālā veidā.

Amerikāņu koncepts priekšplānā izvirza arī ar iekšējās grāmatvedības plānveida, kontroles un dokumentālo formu saistīto jautājumu risināšanu, taču šeit galvenā vieta atvēlēta arī ārējās vides novērtēšanas un tās detalizētās izvērtēšanas problēmu risināšanai. analīze.

Rīki

Vadības rīki ir darbību kopums, kas ļauj veikt noteiktas funkcijas un uzdevumus. Šos rīkus var klasificēt kākritēriji:

• derīguma termiņš (stratēģisks vai operatīvs);
• joma (atkarībā no uzdevumiem).

Lai skaidri saprastu, kādi ir galvenie kontroles rīki un kādos apstākļos tos vislabāk izmantot, apskatiet tabulu zemāk.

Lietošanas joma	Rīku komplekts	Derīguma termiņš
Grāmatvedība	Uzņēmējdarbības darbības pārskati Ierakstu veidlapas Grāmatvedības skaitļi Pārskatu analīzes metodes	Darbības
Informācijas plūsmu organizēšana	Dokumentu pārvaldības sistēma	Stratēģisks
Plānošana	Darbs ar pasūtījumu apjomiem Lūzuma punkta analīze ABC analīze Uzņēmuma vājo vietu analīze Investīciju projektu analīze Atlaižu analīze Pārdošanas un patēriņa modeļu analīze Izejvielu ražošanas uzsākšanas rentabilitātes novērtējums mūsu pašu produkcijas ražošanai Mācīšanās līknes novērtēšana Loģistikas metodes Salīdzinošā novērtēšana Uzņēmuma potenciāla novērtēšana SVID analīze Uztveres kartes Pakalpojuma kvalitātes mērīšana Ganta diagramma Krājumu līmeņa aprēķins Kapacitātes plānošana Cenas Iekļuves šķēršļu analīze Tīkla plānošana un vairāk	Stratēģisks
Uzraudzība un kontrole	Agrīnās brīdināšanas sistēma Izmaksu analīze Rādītāju atbilstības analīze (plānotā un faktiskā) Plaisu analīze	Stratēģisks

Jautājums par kontroles rīku izvēli ir jārisina ļoti piesardzīgi. Piemēram, organizācijai, kas darbojas oligopola vai monopola tirgū, nav jēgas izmantot konkurentu analīzi.

Iepriekš minētie finanšu kontroles instrumenti var ievērojami vienkāršot ekonomikas attīstības un plānošanas un atskaites dokumentācijas sagatavošanas procedūru.

Stratēģiskā un operatīvā kontrole

Ir divi kontroles veidi, kas atšķiras pēc darbības perioda, kā arī uzdevumiem un to risināšanas veidiem.

Stratēģiskā kontrole ir vērsta uz ilgtermiņa programmu, stratēģiju ieviešanu. Tās mērķis ir izveidot skaidru plānošanas sistēmu, kas ļaus uzticami vadīt uzņēmumu, kas novedīs pie peļņas pieauguma.

A. Golvaiters (zinātnieks-ekonomists) savos rakstos identificēja astoņas jomas, kas būtu jāaptver stratēģiskajai kontrolei, proti:

1. Uzņēmuma plānu pilnīguma, kā arī to formālā un finansiālā satura noteikšana.
2. Nestabila kontroleapstākļi organizācijas iekšienē un ārējā vidē, kas ir cieši saistīti ar uzņēmuma stratēģisko plānu īstenošanu.
3. Svarīgu lēmumu pieņemšanas un īstenošanas kontrole, pamatojoties uz laika aspektu.
4. Plānu īstenošanas izsekošana, īpaši sarežģītos vai svarīgos īstenošanas posmos.
5. Savlaicīga reakcija uz nelabvēlīgiem ārējiem un iekšējiem apstākļiem, kas var radīt finansiālu kaitējumu organizācijai vai radīt darbības blakusproduktu.
6. Uzņēmuma stratēģiskās situācijas izsekošana, pamatojoties uz regulāriem pārskatiem.
7. Uzņēmuma stratēģisko vienību norobežojumu pārbaude.
8. Uzraudzība, lai tiktu ievēroti uzņēmuma definējošie principi, kas tika noteikti iepriekš.

Var izšķirt šādus šāda veida kontroles uzdevumus:

• definējiet kvantitatīvos un kvalitatīvos mērķus;
• atbildība par plānošanu;
• alternatīvu stratēģiju sistēmas izstrāde;
• kritisko punktu noteikšana iekšējā un ārējā vidē alternatīvo stratēģiju sistēmai;
• organizācijas trūkumu identificēšana un pārvaldība;
• rezultativitātes kartes izveide;
• noviržu un to rādītāju pārvaldība;
• motivācijas vadība iestādē;
• ekonomiskā potenciāla pārvaldīšana.

Operatīvā kontrole uzņēmumā atšķiras no stratēģiskās ar to, ka tās mērķis ir palīdzēt vadītājiem sasniegt rezultātus īstermiņa mērķos. Jāpiebilst, ka tās galvenais uzdevums ir novērst krīzistatusu organizācijā un sekot līdzi plānoto aktivitāšu pašreizējai gaitai.

Lai izprastu atšķirības starp šīm divām sugām, skatiet tālāk redzamo tabulu.

Zīmes	Stratēģiskā kontrole	Darbības vadība
Orientācija	Iekšējā vide Ārējā vide	Izdevīgums Izmaksu efektivitāte
Kontroles līmenis	Stratēģisks (ilgtermiņa)	Taktiskais un operatīvais
Mērķi	Izdzīvošanas apstākļu radīšana Pretkrīzes pasākumu veikšana Veiksmīga potenciāla saglabāšana	Likviditātes un rentabilitātes nodrošināšana
Galvenie uzdevumi	Definējiet kvantitatīvos un kvalitatīvos mērķus Atbildība par plānošanu Alternatīvu stratēģiju sistēmas izstrāde Kritisko punktu noteikšana iekšējā un ārējā vidē alternatīvo stratēģiju sistēmai Organizācijas trūkumu identificēšana un pārvaldība Izmaksu efektivitātes analīze	Metodiskā palīdzība budžeta izstrādē Meklēt taktiskās kontroles vājās vietas Vadāmo indikatoru kopas noteikšana atbilstoši strāvaivārti Plānoto un faktisko rādītāju salīdzinājums Noviržu ietekmes uz pašreizējo plānu izpildi noteikšana Motivācija

Attiecības starp operatīvo un stratēģisko kontroli

Šie divi kontroles veidi ir viens otra neatņemamas sastāvdaļas. Stratēģiskās kontroles svarīgākais uzdevums ir nodrošināt konkrēta uzņēmuma pastāvēšanu ilgtermiņā un operatīvi kārtējo plānošanu un noteiktu peļņas plānu realizāciju.

Šo divu veidu attiecības var attēlot kā teicienus:

• "darīt pareizo lietu" ir stratēģiska kontrole;
• "rīkojas pareizi" darbojas.

Tādējādi varam secināt, ka operatīvā kontrole ir stratēģiskās īstenošanas neatņemama sastāvdaļa.

Pakalpojuma ieviešana un organizācija

Ja uzņēmuma vadītājs ir nolēmis ieviest kontroles sistēmu, tad viņam vispirms būs jāveic izmaiņas organizatoriskajā struktūrā un jāizveido dienests (nodaļa), kuram jābūt tieši pakļautam ģenerāldirektoram vai priekšniekam. izpildvaras. Kontroles dienestā var būt šādi speciālisti:

• dienesta vadītājs;
• kontrolieris-semināru kurators (nodaļas/nodaļas/nodaļas);
• vadības grāmatvedis;
• Informācijas sistēmu speciālists.

Ja ražošanas apjomi vaiorganizācijas lielums ir mazs, tad var apvienot šo jomu funkcijas un izslēgt vienu amatu.

Pareizai darba organizācijai, ieviešot šādu sistēmu, katram speciālistam jāizsniedz amata apraksti, kuru funkcionalitāte tiks noteikta, pamatojoties uz uzņēmuma vajadzībām.

Katram vadītājam, īpaši tiem uzņēmumiem, kas atrodas postpadomju teritorijās, jāatceras, ka inovatīvu vadības metožu ieviešana var izraisīt personāla kritiku un dažos gadījumos pat pilnīgu noraidījumu. Tāpēc pirms kontroles dienesta darba uzsākšanas nepieciešams iepazīstināt ar jauninājumiem un nodot visu darbinieku uzmanībai galvenos uzdevumus, mērķus un galvenās funkcijas, ko šī struktūrvienība veiks.

Ir arī vērts atzīmēt, ka šāda pakalpojuma ieviešana ir jāveic pakāpeniski un jāiekļauj sagatavošanās posms, kurā tiek pētīts uzņēmuma stāvoklis, pēc tam pati ieviešana un, visbeidzot, automatizācijas posms, ja nepieciešams.

Secinājums

Kopumā kontrole atspoguļo milzīgu zinātnisko ekonomisko un vadības disciplīnu klāstu – vadību, stratēģisko plānošanu, kibernētiku, ekonomikas teoriju un tā tālāk. Pateicoties tam, profesionāls vadītājs vai vairāku speciālistu komanda, kam uzticēta kontroles funkcija, spēj atrisināt ražošanas, saimnieciskos un personāla jautājumus, ņemot vērā šīs darbības daudzveidību un plašo problēmu loku. Tieši tāpēc izveidotas kontroles sistēmas klātbūtne uzņēmumā ļauj risināt un nereti arī paredzēt problēmas, kas savukārt noved pie savlaicīgas reaģēšanas un dažādu izmaksu un nopietnu finansiālu zaudējumu minimizēšanas.