Projekta budžeta veidošana. Budžeta veidi un mērķis. Projekta posms

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Projekta budžeta veidošana jāsaprot kā izmaksu noteikšana tiem darbiem, kas tiek īstenoti noteiktas shēmas ietvaros. Turklāt runa ir par budžeta veidošanas procesu uz šī pamata, kas satur noteikto izdevumu sadalījumu pa izmaksu pozīcijām, darba veidiem, pēc to izpildes laika vai citām pozīcijām.

Budžeta struktūras veidošana

Kā tiek sagatavots projekta provizoriskais budžets? To struktūra tiek atklāta, izmantojot kontu plānu, kurā tiek uzskaitītas konkrētas programmas izmaksas. Parasti, lai to noteiktu, pietiek ar tradicionālo grāmatvedības tāmi.

Budžeta plānošana tiek uzskatīta par izmaksu plānu vai izmaksu grāmatzīmi. Tas nozīmē, ka pēc iepriekšējas plānošanas ir jāsaprot, cik, kad un par ko tieši tiks izmaksāti līdzekļi. Tāpēc šajā gadījumā ir iespējams izmantot jebkuru zaudējumu uzrādīšanas metodi. Tomēr jāatceras, ka tiem jāatbilst ieinteresēto pušu praktiskajām prasībām,interesējas par tiem, kā arī noteiktie standarti. Turklāt viņiem ir jāatbild uz tiem jautājumiem, kas interesē projektu investorus.

Budžeta prezentācijas veidlapas

Gan plānotajam, gan faktiskajam budžetam ir noteiktas prezentācijas formas. Tāpēc starp tiem ir svarīgi atzīmēt sekojošo:

• grafiki, kas ir sava veida izmaksu plāni;
• zaudējumu sadales matricas;
• tēriņu joslu diagrammas;
• līdzīgi kumulatīvo zudumu grafiki;
• rindu diagrammas par kumulatīvām izmaksām laika gaitā;
• tiek rādīta apļveida zudumu struktūra.

Ir vērts atzīmēt, ka dažādos projekta izstrādes posmos ir aktuāls atšķirīgs projekta un darba dokumentācijas noformējums. Lieta tāda, ka runa ir par dažāda veida budžetu izstrādi. Tie atšķiras viens no otra gan ar nepieciešamo precizitāti, gan mērķi. Ir vērts atzīmēt, ka budžeta rezerve kļūst daudz mazāka, projektam virzoties uz priekšu.

Budžeta veidi un mērķi

Kļūdas samazināšanu var argumentēt, izmantojot tālāk esošās tabulas datus. Tāpēc apsveriet budžeta mērķi un galvenos veidus.

Projekta posmi	Finansējums	Galamērķis	Kļūda, %
Dizaina koncepcija. Galvenā ideja izvērstā veidā	Budžeta prognozes. Precīzs datums	Iepriekšēja plānošana skaidras naudas vajadzībām un maksājumiem	25-40
Investīciju pamatojums (priekšizpēte)	Provizoriskais budžets	Izmaksu pozīciju pamatojums, finansējuma piesaistes plānošana un turpmākā izlietošana	15-20
Konkursi, sarunas un vienošanās. Katram posmam atsevišķi	Atjaunināts budžets	Norēķinu plānošana ar piegādātājiem un darbuzņēmējiem	8-10%
Darba dokumentu izstrāde. Katram posmam ir savs aprēķins	Galīgais budžets	Direktīvs resursu izmantošanas ierobežojums	5-8%
Projekta īstenošana un pabeigšana	Faktiskais budžets	Izmaksu vadība (citiem vārdiem sakot, uzskaite un turpmākā kontrole). Projekta budžeta un izmaksu aprēķini

Projekta budžets un izmaksu tāme

Interesanti atzīmēt, ka projekta budžets ir līdzīgs viena uzņēmuma biznesa elementa darbības izmaksu tāmei. Galvenā atšķirība šeit ir tā, ka tas tradicionāli aptver to pilnībā, t.i., no sākuma līdz beigām. Savukārt struktūrvienības budžets tiek veidots katru gadu vai reizi ceturksnī. Lai kontrole būtu visefektīvākā, tā jāsadala divās daļās: tiešās izmaksas un netiešās izmaksas.zaudējums.

Pirmais budžeta veids ir galvenais pārvaldības un kontroles rīks projektu vadītājiem, kā arī funkcionālo vienību direktoriem, kas tajā piedalās. Tas ietver izmaksas (ceļa izmaksas, algas un tā tālāk) visiem, kas ir iekļauti programmas komandā. Šajā gadījumā katrs no priekšmetiem veic atsevišķus uzdevumus.

Ir vērts atcerēties, ka, pamatojot izmaksu pozīcijas, tiek ņemti vērā šādi punkti:

• iegādāto materiālu izmaksas;
• ražošanai iztērētā summa;
• izmaksas par novirzēm no parastās tehnoloģijas lietošanas;
• summa, kas iztērēta produkta nodošanai ekspluatācijā;
• piegādes izmaksas;
• citi izdevumi.

Savukārt tiešā veida izmaksas jāuzrāda šādi:

• sadalītā formā - precīzi atbilstoši projekta struktūrai izpildāmo uzdevumu līmenim;
• iekļauti iknedēļas izdevumi personāla algām, materiāliem (ražotiem saskaņā ar līgumu vai iegādātiem) un citiem par katru starpposma vērtības projekta sastāvdaļu un uzdevumu;
• iekļauts pieskaitāmās izmaksas, kas tieši saistītas ar materiālu un darbaspēka apmaksu;
• ir apkopots atbilstoši dažādajiem uzdevumiem, ko veic iesaistītās vienības;
• nodrošiniet pārvaldības rezerves (citiem vārdiem sakot, katram gadījumam atstājiet zināmu izmaksu un laika rezervi).

Budžeta procesa nozīme

Budžeta sastādīšanaprojekts rada ievērojamu spiedienu gan uz tā vadītājiem, gan departamentiem. Fakts ir tāds, ka tas izvirza šādu alternatīvu: ja mēs turamies budžeta ietvaros, tad rīkojamies efektīvi, bet, ja pārsniedzam, darbs tiek veikts slikti.

Tomēr šī prasība bieži vien nav attiecināma uz faktisko projekta budžeta plānošanu. Fakts ir tāds, ka budžeti tiek veidoti un īstenoti, pakļaujoties zināmam spiedienam no vairākiem faktoriem, gan subjektīviem, gan objektīviem.

Piemēram, darbā pieņemts projektu vadītājs bieži ir spiests pieņemt bez viņa līdzdalības izstrādātus un pieņemtus budžetus, pat ja tie viņam šķiet nereāli. Pretējā gadījumā darbiniekam var tikt atteikts līgums. Taču, ja viņš piekrīt budžetam, kas acīmredzami neatbilst dotajiem termiņiem, kā arī pieejamajiem resursiem, tad, tiklīdz noteiktu rezultātu sasniegšanai nepieciešams tērēt vairāk nekā plānots, darbinieks ir spiests skaidrot šo problēmu, neskatoties uz fakts, ka sākotnēji budžets tika noteikts ārkārtīgi zemā līmenī.

Ir vērts atcerēties, ka projektu budžeta plānošana var būt racionāla. Šajā gadījumā budžeta mērķis galvenokārt ir noteikt uzņēmuma patiesās projekta izmaksas. Tāpēc, ja projekta vadītājs akceptē budžetu, kas ievērojami pārsniedz izmaksu pamatojuma posmam pieņemamo 15-20% kļūdas robežu (informācija no tabulas augstāk), ļoti iespējams, ka situācija neaprobežosies tikai ar projekta struktūras skaidrošanu. iemesli augstākajai vadībaišis pārpalikums. Šādā gadījumā projekta vadītājs, visticamāk, zaudēs darbu.

Kā no tā izvairīties?

Lai izvairītos no šādas situācijas, amerikāņu zinātnieks M. Tomsets iesaka vadītājiem veidot savus projektu budžetus. Tomēr viņš norāda vairākus šādas uzvedības iemeslus:

• Jūs esat atbildīgs par atskaitēm par projekta turpmākajām izmaksām un iespēju iztērēt savu budžetu. Tas nebūs iespējams, ja strādājat ar iepriekš noteiktu budžetu.
• Esot projektu vadītājam, jums labāk nekā jebkuram citam vajadzētu zināt, cik tieši konkrēts projekts maksā. Jūsu iestatītais budžets tiek uzskatīts par monetāru mērķi. Tam vajadzētu jūs apmierināt pēc šādiem parametriem: sniegt iespēju izmērīt projekta panākumus un būt par veidu, kā izmērīt vadītāja (tas ir, jūsu) kompetenci.
• Jums ir jāatļauj dažas piemaksas budžeta pozīcijās. Tas ir ļoti svarīgi, ja nākotnē tiks ņemts vērā konkrētu izmaksu pamatojums. Jāpiebilst, ka pieņēmumi tiek salīdzināti ar pašreizējā perioda iespējām, savukārt iespējamie sarežģījumi netiek ņemti vērā. Tikai tad, ja jums būs iespēja salīdzināt šajā līmenī, budžeta process darbosies kā plānots.

Finanšu plāna izveide, izsekošana un izpilde

Jums jāzina, ka projektu budžeti tiek veidoti, uzraudzīti un izpildīti atsevišķi no uzņēmējdarbībā iesaistīto struktūrvienību finanšu plāna,uzņēmums kopumā.

Tam ir iemesli:

• Projekti nemēdz atkārtoties. Nodaļu un apakšnodaļu budžeti tiek veidoti katru gadu. Tie bieži tiek pārskatīti reizi sešos mēnešos vai biežāk. Projekti beidz savu pastāvēšanu uzreiz pēc to izpildes. Fakts ir tāds, ka programmas īstenošanas laiks nav saistīts ar fiskālo gadu. Budžeta pārskatīšana nav vēlama. Izņēmums ir gadījumi, kad sākotnējā versijā tiek atrastas rupjas kļūdas vai krasi mainās vide (tieši tajā tiek realizēts konkrēts projekts).
• Pārvaldnieka rokās - tieša kontrole pār budžeta izpildi. Ir vērts atzīmēt, ka departamentu un nodaļu finanšu plāni parasti ir atkarīgi no attiecībām, kas veidojas starp vairākiem dienestiem: izpildes daļa nosaka izmaksu limitu vienai vai otrai nodaļai, pamatojoties uz citas nodaļas sniegto informāciju; tomēr lēmumus par personālu un sistēmu pieņem augstākā vadība. Projektā, gluži pretēji, budžets tiek izlietots atbilstoši diviem virzieniem: to resursu izlietojums, kuri ir pieejami (sasniegumi un personāls), tie jau ir nodaļas rīcībā un budžetā, un ierobežota ārējā tipa resursu izmantošana. kas tiek piesaistīti uz laiku. Papildu darbinieka pieņemšana darbā jebkurā gadījumā rada fiksētas izmaksas; papildu personāla vienība projektam, parasti nodarbinot spēkus jau dienestā.
• Budžeta izpildes panākumi ir tieši saistīti ar nevainojamu projekta rīcības plāna ievērošanu, kā arī resursu izlietojuma grafiku. Tas arī sastāv noatkarībā no tā, cik labi vadītājs ir plānojis katras fāzes īstenošanu, kā arī no tā, vai darbinieki, kas piedalās projekta komandā, ievēro noteikto grafiku. Ja konkrēta posma vai darba īstenošana kopumā tiek aizkavēta nepieciešamības dēļ, piemēram, cilvēkresursu vai laika resursu dēļ, nekā sākotnēji noteikts, tas kaut kādā veidā nelabvēlīgi ietekmē budžetu, tas ir, projekta darbu veikšanas izmaksu pieaugums.

Līdzīgi noteikumi, vismaz ideālā situācijā, būtu jāizmanto visu uzņēmuma nodaļu vadītājiem, kuriem ir savs budžets. Der zināt, ka katrs no viņiem ir atbildīgs par budžeta līmeņa nepārsniegšanu un attiecīgi pārtēriņu. Tomēr praksē tikai neliela daļa uzņēmumu stingri ievēro šo noteikumu. No otras puses, tikai daži uzņēmumi ļauj departamentu direktoriem noteikt budžeta līmeni, kas patiešām nepieciešams departamentā izpildāmajam projektam.

Piedāvājumi, sarunas un līgumi

Tālāk vēlams apsvērt projekta kulminācijas posmu: konkursu organizēšanu, īpašus objektus, kā arī sadarbības un partnerības līgumu slēgšanu.

Ar konkursu jāsaprot konkursa izsolīšana, kuras laikā tiek realizēta tirgojamo preču un pakalpojumu piegādātāju izvēle. Pašvaldības un valsts klienti veic savas darbības 44-FZ Par līgumu sistēmu jomāpreču, darbu, pakalpojumu iepirkumi valsts nodrošināšanai. un pašvaldības vajadzībām.”

Valsts korporācijas, organizācijas, kas veic regulētas darbības, dabiskie monopoli strādā saskaņā ar likumu 223-FZ “Par preču, darbu, pakalpojumu iepirkumu, ko veic noteikta veida juridiskās personas. personas” (piemēram, būvniecības konkursi).

Īpašas norises vietas

Komercstruktūras darbojas Krievijas Federācijas teritorijā spēkā esošo civillikumu ietvaros. Viņi ievieto informāciju par saviem plāniem konkursa vietnēs. Iepirkumā ir tiesības piedalīties gan fiziskām, gan juridiskām personām, kuras pilnībā atbilst pasūtītāja un Krievijas likumdošanas prasībām.

Ir dažādi konkursi: atklāts (tas ir, visiem dalībniekiem), piemēram, atklāts konkurss, cenu pieprasīšana, elektroniskā izsole, priekšlikumu pieprasījums; slēgtas (tas ir, ierobežotam personu skaitam), piemēram, ierobežotas izsoles un konkursi. Pirkumus var veikt gan elektroniskā veidā, gan papīra formā.

Jāatceras, ka šādam pasākumam ir nepieciešama nopietna sagatavošanās, jo īpaši juridiskā, finansiālā un tehniskā. Tas nepieciešams, lai nodrošinātu līguma piemērošanu un izpildi. Tāpēc vadītājiem sākotnēji vajadzētu iekārtot savus darbiniekus komandas darbam, jo gala rezultāts ir atkarīgs no darbinieku veikto darbību saskaņotības.

Galvenie konkursa īstenošanas posmi

Shēmiski dalību šādos pasākumos var attēlot šādi: Tirgus analīze → Atlase un tālāka saņemšanaelektroniskais paraksts → Reģistrācija → Konkursa vietnes meklēšana → Finansiālā nodrošinājuma sagatavošana → Īpaša konta atvēršana (tas nepieciešams iepirkuma dalībniekiem saskaņā ar 44-FZ) → Pieteikuma sagatavošana un sekojoša iesniegšana dalībai iepirkumā → Tieša dalība konkursā. Pēdējais solis, protams, ir rezultāta iegūšana.

Apskatīsim uzrādītā saraksta galveno posmu: dalību, piemēram, būvniecības konkursā. Tā būs elektroniska izsole saskaņā ar 44-FZ. Iepriekš noteiktā laikā klients sāk izskatīt dalībnieku pieteikumus. Kad jūsu pieteikums tiek uzskatīts par atbilstošu dalībai izsolē, jums ir jāaprēķina minimālais cenu līmenis, par kādu esat gatavs piegādāt būvizstrādājumu vai sniegt saistītos pakalpojumus, organizēt darbu šī konkursa ietvaros.

Elektroniskā izsole notiek reāllaikā. Tādējādi dalībniekam desmit minūšu laikā pēc pēdējā cenas piedāvājuma iesniegšanas ir tiesības tiešsaistē “izsoles solī” izteikt savu piedāvājumu: no 0,5 līdz 5% no NMKC. Citiem vārdiem sakot, solis, ko var spert vienā reizē, nedrīkst pārsniegt 5% no paziņojumā norādītās partnerības (sadarbības) līguma sākotnējās maksimālās cenas.

Atbilstoši izsoles rezultātiem tiek sastādīts protokols. Pēc tam, kad izsole tiek uzskatīta par pabeigtu, sākas papildu pieteikumu daļu izskatīšanas posms.

Secinājums

Tātad, mēs esam apsvēruši budžeta veidošanas kategoriju:budžeta mērķis un veidi, projekta stadijas. Turklāt mēs sīkāk analizējām galveno posmu. Ir vērts atzīmēt, ka konkursā var uzvarēt pat iesācējs. Kā to īstenot praksē?

Elektroniskā tirdzniecība ietver klientu, tas ir, naudas, klātbūtni. Taču konkursā ir izslēgtas neformālas attiecības. Nekādi nevar panākt vienošanos. Neievērojot līgumā noteiktos nosacījumus, var tikt zaudēts līgums, zaudēti līdzekļi, kā arī tiek zaudēta iespēja piedalīties citās izsolēs diskvalifikācijas dēļ. Iesācēji bieži pārkāpj šos noteikumus banālas neuzmanības dēļ.

Pirmkārt, jums vajadzētu iepazīties ar konkursiem, kuros nav stingru noteikumu. Piemēram, komercplāna izsolē. Tikai pēc tam ir ieteicams pāriet uz nopietniem konkursiem, kurus regulē iepirkuma tiesību akti saskaņā ar 44-FZ un 223-FZ. Galvenais nosacījums uzvarai nav nekas cits kā apdomība. Pirmkārt, jādomā par darba kvalitāti, nevis par līguma summu.

Iedomājieties, ka joprojām uzvarējāt. Jūsu rokās ir līgums. Vai uzņēmums spēs atrast papildu jaudas un spēkus, lai to bez problēmām izpildītu? Un, ja nē, cik daudz naudas būs nepieciešams, lai algotu strādniekus vai nomātu aprīkojumu? Vai darījums būs ienesīgs?

Vērts atcerēties, ka starp pretendentu kļūdām galvenās ir tādas kā termiņu neievērošana, neuzmanīga dokumentācijas izpēte, mēģinājumi piedalīties daudzos konkursos vienlaikus, tehniskā plāna darbības traucējumi,tirdzniecība ar zaudējumiem. Tas viss var izraisīt negatīvas sekas. Tāpēc jau laikus ir jānovērš visas uzskaitītās nepilnības.