Galvenā kontroles funkcija vadībā

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Katrs vadītājs veic vadības pamatfunkcijas: plānošana, organizēšana, motivēšana, kontrole. Četri kontroles funkcijas elementi: rādītāju un metožu noteikšana rezultātu mērīšanai, rezultātu mērīšana, rezultātu noteikšana, kā arī korektīvas darbības.

Visas vadības funkcijas: plānošana, organizēšana, motivēšana, kontrole ir cieši savstarpēji saistītas. Tie ir vienlīdz svarīgi efektīvai pārvaldībai. Tos nevar iedalīt lielajos un mazajos. Tajā pašā laikā vadības funkcijas: organizācija, motivācija un kontrole balstās uz pārdomātu un efektīvu plānošanu.

• Plānošana ir galvenā, pamatfunkcija. Pamatojoties uz stratēģiskajiem mērķiem, tiek veidots plāns to sasniegšanai, paredzot noteiktu resursu piešķiršanu un sasaistot šo sadalījumu laikā. Plānošana dokumentē resursu sadali un apvieno atsevišķu nodaļu un darbinieku centienus kopīga mērķa sasniegšanai. Šim nolūkam tas tiek veiktskopīgo mērķu sadalīšana personiskajos. Obligāti jāparedz organizācijas plānošana un kontrole. Vadības funkcijas papildus mērķu izvirzīšanai paredz arī to darbu saraksta sastādīšanu, kuri jāveic noteiktā secībā mērķa sasniegšanai. Tajā pašā laikā katrs darbs ir piesaistīts tā sākuma un beigu laikam, tam piešķirtajiem resursiem un turpmākajiem (vai iepriekšējiem) darbiem laikā.
• Organizācija kā vadības funkcija ir tādas struktūras izveide, kas ļauj atsevišķiem sistēmas elementiem sadarboties saskaņā ar dotajiem noteikumiem un racionāli tērēt piešķirtos resursus mērķu sasniegšanai. Organizatorisko struktūru raksturo vairāki formalizēti noteikumi - noteikumi, noteikumi, instrukcijas.
• Motivācija kā vadības funkcija ir mudināt darbiniekus visos līmeņos efektīvi strādāt kopā, lai sasniegtu savus mērķus. Šī ir humānistiskākā un vismazāk formalizētā pārvaldības funkcija.
• Kontrole, kā funkcija, vadības process sastāv no darba rezultātu kvantitatīvās un kvalitatīvās uzskaites, tas ir process, kas nodrošina organizācijas mērķu sasniegšanu

Vadības piešķiršana

Kontrole ir galvenā vadības funkcija. Tas ir paredzēts:

• Ražošanas procesa un vadības procesa nenoteiktības samazināšana.
• Paredzēšana un kļūmju novēršana.
• Atbalstiet veiksmīgu darbību.

Kontrole nav iedomājama bez mērīšanas. Lai saprastu, kodarbs norit pēc plāna, nepieciešams salīdzināt kontroles brīdī sasniegtos kvantitatīvos rādītājus ar dažiem iepriekš zināmiem plānotajiem.

Procesu kontrole ir sistēma, kas ļauj plānot, izmērīt, noteikt novirzes un labot jebkuru saimniecisko darbību, piemēram, ražošanu, iepakošanu, piegādi patērētājam un daudz ko citu.

Vadības kontroles funkcija ir būtiska vadības procesa sastāvdaļa.

Ja nav vadības funkcijas, jebkura vadība zaudē savu nozīmi. Jūs nezināsiet, vai plānotais ir izdarīts un vispār, vai kaut kas tiek darīts.

Bez vadības funkcijas nav iespējams vadīt arī personālu.

Vadības process ir funkcionāls organizācijas kontroles process, tam jāizaug no organizācijas mērķiem un stratēģiskajiem plāniem

Četri vadības funkcijas elementi

Pārvaldības kontroles funkcijā ir četri galvenie soļi:

1. Definējiet rādītājus un to, kā izmērīt rezultātus.
2. Izmēriet rezultātus.
3. Nosakiet, vai rezultāti ir tādi, kā plānots.
4. Piemērot korektīvo darbību.

"Kontrole" nozīmē sarakstu, kas tiek glabāts divos eksemplāros (franču contrôle, no contrerôle -, no latīņu contra - pret un rotulus - ritināt).

Mērķu un rezultātu noteikšanas metožu iestatīšana

Nepieciešams izveidot kontrolētajam procesam svarīgu rādītāju kopumu un katram noteikt plānotās vērtības dotajos laika punktos. Kad šajā laikā faktiskaisRezultātā vadītāji saņem signālus par to, kā notiek lietas, un tāpēc viņiem nav jāpārbauda katrs plānu īstenošanas solis.

Rādītājiem jābūt skaidri formulētiem, izmērāmiem un materiāliem, kurus var pārraudzīt. Ražošanas uzņēmumā metrika var ietvert pārdošanas apjomu un izlaidi, darba efektivitāti, drošības rādītājus un daudz ko citu.

Savukārt pakalpojumu sniegšanā metrikā jāiekļauj, piemēram, to klientu skaits, kuriem jāgaida rindā bankā, vai jauno klientu skaits, kas piesaistīti atjauninātas reklāmas kampaņas rezultātā..

Mērījumu punktus laika skalā arī nevajadzētu izvēlēties nejauši, bet tiem jābūt saistītiem ar kritiski svarīgiem, no kontrolēta procesa viedokļa, laika periodiem vai svarīgu procesa posmu sākumu/beigām. Tas varētu būt

• Plānošanas perioda sākums vai beigas - maiņa, diena, nedēļa vai mēnesis.
• Svarīga posma sākums vai beigas: pirmsražošanas pabeigšana, produkta galīgās montāžas sākums, preces nosūtīšana klientam.
• Jauna produkta izlaišana vai plānoto pakalpojumu apjoma sasniegšana.

Plānošanas un kontroles funkcijas vadībā ir ļoti cieši saistītas un tām nav jēgas vienai bez otras. Neviens kontrolēts plāns nepārvēršas par tukšu papīra lapu. Arī motivācijas un kontroles vadības funkcijas ir saistītas.

Rezultātu mērīšana

Rezultātu mērīšana kontrolpunktos un salīdzināšana ar plānotajiemrādītāji būtu jāveic proaktīvi, lai novirzes varētu atklāt pēc iespējas agrāk vai pat paredzēt pirms to rašanās, tādējādi izvairoties no koriģējošām darbībām vai līdz minimumam samazinot to veikšanu.

Ja kontrolpunkti ir pareizi plānoti un ir pieejami rīki, lai precīzi noteiktu, ko dara padotie, pašreizējās un paredzamās darbības novērtēšana būs precīza un vienkārša.

Tomēr ir daudzas aktivitātes, kurās ir grūti noteikt precīzus kontrolpunktus, ir arī daudzas darbības, kuras ir grūti izmērīt.

Ir diezgan vienkārši, piemēram, noteikt masu produktu ražošanas standarta laiku un tikpat vienkārši ir izmērīt šo rādītāju faktiskās vērtības

Situācija ir sarežģītāka ar darba veidiem, kas ir tālu no tehnoloģijām. Piemēram, nav viegli uzraudzīt darba attiecību vadītāja darbu, jo nav viegli izstrādāt skaidru rezultātu karti.

Šāda veida vadītāju vadītājs bieži paļaujas uz tādiem neskaidriem rādītājiem kā arodbiedrību attiecības, padoto entuziasms un lojalitāte, darbinieku mainība un/vai darba strīdi. Šādos gadījumos arī vadītāja veiktās padotā mērīšanas rezultāti ir neskaidri.

Rezultātu atbilstība plānam

Šis ir vienkāršs, bet ļoti svarīgs solis kontroles procesā. Tas ietver izmērīto rezultātu salīdzināšanu ar iepriekš noteiktiem mērķiem. Šajā posmā ārkārtīgi svarīga ir iepriekš izstrādāta salīdzināšanas tehnika. TajāDokumentā skaidri jādefinē, kas konkrēti tiek mērīts, kurā brīdī un kādos apstākļos. Stingri ievērojiet šo paņēmienu, pretējā gadījumā mērījumu un salīdzināšanas ar plānu rezultāti būs neuzticami.

Ja darbība ir tāda, kā plānots, vadība var uzskatīt, ka viss tiek kontrolēts. Šādā gadījumā nav jāiejaucas organizācijas ikdienas darbā.

Koriģējoša darbība

Šis posms kļūst par vissvarīgāko, ja rādītāji nesasniedz plānotos un analīze parāda nepieciešamību veikt koriģējošas darbības. Šādas korektīvas darbības var ietvert izmaiņas vienā vai vairākos organizācijas ikdienas darbības aspektos.

Piemēram, bankas filiāles vadītājam ir jāizlemj, ka zālē ir nepieciešams aizņemt vairāk kasieru, lai izpildītu iepriekš noteikto maksimālo piecu minūšu gaidīšanas laiku.

Vai arī veikala vadītājs nolemj iekārtu operatoriem nosūtīt virsstundas, lai ievērotu preču piegādes termiņus.

Uzraudzība palīdz arī identificēt nepareizi iestatītos mērķus, un tādā gadījumā koriģējošā darbība būs mērķu labošana, nevis cīņa par pašreizējo izmērīto vērtību maiņu.

Korektīvo darbību savlaicīgums

Vienmēr ir jāizstrādā konstruktīvs veids, kā rādītājus pietuvināt plānotajām vērtībām, pretējā gadījumā nāksies novēloti saprast, ka kļūme jau ir notikusi. Jo ātrāk tiek konstatēta kļūda vai kļūme, jo lielāka iespēja, ka tā tiks novērsta vai panākta. Un jo mazāk laika, materiālo un darbaspēka resursu tiks tērēts tā labošanai.

Vēlāk atklātās novirzes var būt pilnīgi neiespējami labot. Tādā gadījumā organizācija cieš ievērojamus finansiālus un reputācijas zaudējumus līdz pat tās darbības pārtraukšanai.

Sliktas ziņas šodien ir labākas par tām pašām ziņām rīt.

D. S. Čedviks

Vadības funkciju saistība

Vadības funkcijas: motivācija un kontrole ir cieši saistītas viena ar otru. Lai izveidotu efektīvu padotā motivācijas sistēmu, vadītājam ir nepieciešama piekļuve precīziem un savlaicīgiem kontroles rezultātiem.

Atbilstības kontroli var veikt:

• plānotie rādītāji;
• kvalitātes standarti;
• korporatīvās politikas;
• drošības un darba aizsardzības prasības;
• kontrolējošo valsts vai sabiedrisko organizāciju prasības.

Kontrole var būt arī periodiska un vienreizēja, plānota un ārkārtas, privāta un kā daļa no vispārējā organizācijas audita.

Secinājums

Kontroles galvenā funkcija vadībā ir nodrošināt plāna izpildi un tādējādi sasniegt organizācijas mērķus. Papildu iespējas - atbalsts organizācijai un motivācijai un mijiedarbībai ar tiem. Kontroles funkcija vadībā ir vissvarīgākā. Kontroles punkts navlai pieķertu vienību vai darbiniekus plāna nepildīšanā un sodītu. Mērķis ir savlaicīgi atklāt novirzes no plāna. Tad ir iespēja iegūt laiku koriģējošu darbību veikšanai. Pārdomāta kontroles procesu organizācija ir precīza un savlaicīga plānu izpildes un mērķu sasniegšanas atslēga.