Izejošā sarakste: reģistrācijas žurnāli, uzskaite, paraugi, aizpildīšanas noteikumi

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Jebkurā tautsaimniecības sfērā ir papīri, kas ietver daudzas funkcijas. Starp tiem ienākošās un izejošās korespondences uzskaite ir viena no galvenajām. Nav neviena uzņēmuma, kas darbojas izolēti no citām organizācijām. Komunikācija un sadarbība ar klientiem, piegādātājiem, finanšu un citām institūcijām ir obligāta. Tāpēc ražošanas procesā nevar iztikt bez sarakstes. Kas nodarbojas ar ienākošo un izejošo vēstuļu reģistrāciju? Kā pareizi par tiem atskaitīties? Kam tas vajadzīgs un kāpēc? Mēs šos jautājumus apskatīsim rakstā.

Korespondences kategorijas. Izejošās dokumentācijas funkcijas

Ir ļoti daudz dokumentu formu un veidu, taču tie visi iedalās tikai divās galvenajās kategorijās:

• Sūta (izejošais pasts).
• Saņemts (ienākošais pasts).

Apskatīsim katras kategorijas nozīmi.

Saraksti, ko sauc par izejošo, var nosūtīt šādiem adresātiem:

• Augstākās iestādes.
• Padotieorganizācijas.
• Partneruzņēmumi.
• Nodaļas, darbnīcas un citas uzņēmuma struktūrvienības.

Kādi dokumenti tiek nosūtīti augstākām iestādēm?

Praktiski katrs uzņēmums ir pakļauts jebkurai organizācijai (rajona, departamenta, reģionālās, kā arī ministrijas). Šīm iestādēm nosūtītā izejošā korespondence var būt atskaites, atskaites, plāni mēnesim, ceturksnim, gadam, atbildes uz pieprasījumiem. Parasti to izsniedz uz apstiprinātām standarta veidlapām vai parastajām lapām ar uzņēmuma logotipu.

Dokumenti apakšlīnijas organizācijām

Ne visi, bet daudzi uzņēmumi sadarbojas ar viņiem pakļautajām organizācijām. Tās var būt izpildinstitūcijas, filiāles, mazi uzņēmumi un citi. Viņa sūtītā sarakste var būt norādījumi, rīkojumi, paziņojumi, noteikumi, instrukcijas, mācību materiāli. To izsniedz arī uz veidlapām vai parastajām loksnēm ar uzņēmuma logotipu. Turklāt instrukcijas un mācību materiāli var būt brošūru un rokasgrāmatu veidā, bet tiem jāpievieno instrukcijas uz standarta veidlapām vai pavadvēstules ar zīmogiem un parakstiem. Ja tādu nav, tad pašām rokasgrāmatām un brošūrām jābūt ar nosūtītāja uzņēmuma zīmogu un atbildīgo personu parakstiem.

Dokumentācija partneruzņēmumiem

Kā likums, šajā gadījumā mēs runājam par piegādātājiem, izplatītājiem un klientiem. Viņa sūtītā sarakste ir rīkojumi, paziņojumi parpreču saņemšana, pretenzijas, reklāmas brošūras, paziņojumi par izmaiņām jebkādos līguma vai līguma nosacījumos, biznesa priekšlikumi.

Jāpiebilst, ka reklāmas materiāli, cenrāži, apsveikumi, ielūgumi, piemēram, uz prezentāciju, nav jāreģistrē.

Dokumentācija tajā pašā organizācijā

Šāda veida izejošā korespondence notiek uzņēmumos, kur ir 2 vai vairāk nodaļas, darbnīcas, nodaļas. Šādos gadījumos vadība izdod rīkojumus, rezolūcijas, vadlīnijas, instrukcijas un tamlīdzīgus dokumentus, kurus nosūta nodaļām un darbnīcām. Tad vadītājiem un administrācijai šāda sarakste būs izejoša, bet darbnīcai vai nodaļai - ienākoša.

Žurnāla dizaina noteikumi

Neatkarīgi no tā, kur dokuments tiek nosūtīts, tas ir jāatskaitās. Lai to izdarītu, ir žurnāli izejošās korespondences reģistrēšanai. Laikā, kad nebija datoru un interneta, šādi žurnāli tika glabāti ar rokām. Tie varētu būt patvaļīgi. Varētu izmantot kopīgu piezīmju grāmatiņu, grāmatvedības grāmatiņu, bloknotu. Pats galvenais, ka žurnālam bija jābūt sašūtām lapām, lai tās nevarētu izplēst. Turklāt tos vajadzēja numurēt. Žurnāla titullapā bija norādīts tā sākšanas datums. Iepriekš bija nepieciešams sašūt lapas ar diegiem, aizzīmogot to galus ar papīra lapu, uz kuras bija jāuzliek zīmogs un atbildīgās personas paraksts. Arī šajā lapā tika uzrakstīts kopējais numurēto lapu skaits. Labojumi nebija atļauti.

Tagad žurnāla sašūšana ar diegiem tiek saglabāta, kadīpaši svarīgu dokumentu ar finansiālu vai juridisku vērtību reģistrācija.

Vairumā uzņēmumu žurnāla lapas ir numurētas.

Kad ir aizpildīta žurnāla pēdējā rindiņa, tiek ierakstīts tā beigu datums. To uzglabā no 3 līdz 5 gadiem. Tas ir atkarīgs no tajā reģistrētās korespondences veida. Tiesas rīkojumi, finanšu pārskati, ilgtermiņa līgumi un tamlīdzīgi tiek uzskatīti par īpaši svarīgiem. Atbrīvoties no žurnāla varat tikai tad, ja katrs no tajā ierakstītajiem dokumentiem ir zaudējis juridisko spēku.

Datora palīdzība

Šajā datortehnoloģiju laikmetā ir grūti atrast ierēdni, kas ar roku izsekotu ienākošās un izejošās korespondences žurnālam. Tagad ir noteikta programma, kas ļauj drukāt veidlapas vai saglabāt ierakstus datorā. Lai to izmantotu, jums ir jābūt:

• Dators ar MS Office, MS Excel programmām.
• Printeris.
• Skeneris.
• Datora e-pasts.
• Šāds zīmogs: “Ieeja. Nr. _, "_" _20_" To var rakstīt manuāli vai iegādāties gatavu.

Pēc tam jums jāieiet programmā, jālejupielādē nepieciešamā veidlapa un jāsāk ar to strādāt. Jūs varat izdrukāt veidlapu, izgatavot daudz fotokopiju, šūt tās. Jūs saņemsiet žurnālu, kurā jums būs jāveic piezīmes ar roku. Jūs nevarat drukāt, reģistrējieties tieši savā datorā. Parasti šādi tiek glabāti dokumenti, par kuriem nav jāparaksta.

Cik žurnālu jums vajag?

Biežākkopumā uzņēmumi uztur vienu izejošās korespondences žurnālu. Tomēr dažām organizācijām ar daudziem partneriem un citiem adresātiem var būt vairāki no šiem žurnāliem, piemēram:

• Trešajām personām nosūtītās korespondences reģistrācijai un dokumentiem uzņēmuma iekšienē.
• Vēstulēm, kas nosūtītas vietējiem un ārvalstu uzņēmumiem.
• Dokumentiem, kas paredzēti noteiktām organizācijām (piemēram, centrālajam birojam, ministrijai un tā tālāk) un visiem pārējiem. Tas tiek darīts dokumentu pārvaldības ērtībai, taču jebkurš žurnāls tiek sastādīts pēc vienota standarta.

Turklāt dažām organizācijām ir atsevišķi žurnāli katram dokumentācijas veidam. Piemēram, lai reģistrētu izejošos pasūtījumus, uzskaites pasūtījumus, paziņojumus, rokasgrāmatas, klientu sūdzības, protokolus utt. Lai uzskaitītu šādus dokumentus, var izmantot veidlapas ar citām kolonnām.

Kā saglabāt žurnāla ierakstus

Jāteic, ka veidlapu formas ir aptuveni vienādas visu veidu izejošās korespondences uzskaitei. Mūsu rakstā ir sniegts paraugs, kas parāda, kādam jābūt dizainam.

Katras lapas augšpusē ir "galvene" ar kolonnām:

• Ieraksta sērijas numurs, tas tika piestiprināts arī dokumentam.
• Izbraukšanas datums.
• Dokumenta nosaukums (piem., "Progresa ziņojums").
• Kopsavilkums (burtiski pāris teikumi, varat arī pierakstīt dokumenta numuru).
• Iestādes nosaukums, uz kuru tiek nosūtīta korespondence.
• Atbildīgā reģistrētāja paraksts.
• Izbraukšanas veids (parastais vai e-pasts, fakss). Šis vienums ir pievienots līdz ar jaunu tehnoloģiju parādīšanos. Iepriekš tas nebija sarakstes žurnālos.
• Ja tiek nosūtīta atbilde uz pieprasījumu vai izpildes atskaite, žurnālā jānorāda dokumenta numurs, uz kura pamata tika izveidota nosūtītā vēstule. Jānorāda arī dati par izpildītāju (vārds, amats).
• eksemplāru skaits. Dažkārt atsevišķi tiek piešķirta kolonna, kurā norādīts kopijā esošo lappušu skaits.
• Piezīme. Šeit ir norādīta informācija, kas nav iekļauta iepriekšējās ailēs.

Ja izejošais dokuments nav atbilde uz pieprasījumu vai atskaiti, ailēs par izpildi un atbildīgo personu tiek liktas domuzīmes.

Mūsu laikā izejošās korespondences žurnāla saturs un aizpildījums nav mainījies. Iepriekš parādīts paraugs.

Ienākošais pasts

Vēstules un dokumentus uzņēmums var saņemt no šādiem avotiem:

1. Augstākās iestādes.
2. Padotie.
3. Partnerfirmas.
4. Citas iestādes, kas nav norādītas iepriekš (policija, bankas, tiesas, privātpersonas utt.).
5. Uzņēmuma ietvaros ienākošā korespondence var nākt no administrācijas vai citas struktūrvienības, piemēram, no grāmatvedības.

Virs mumsapsvēra, kādi papīri var būt sarakste no pirmajās trīs rindkopās norādītajām organizācijām.

Citu institūciju dokumenti var būt pavēste darbiniekam, izpildu raksts, tiesas lēmums, prasība tiesā, sūdzība vai privātpersonas izziņa utt.

Papīri, kas atspoguļo darbplūsmu uzņēmumā, var būt ļoti dažādi: vadības rīkojumi, rīkojumi, instrukcijas, noteikumi, standarti, drošības noteikumi, paziņojumi un tā tālāk.

Darbs ar ienākošajiem dokumentiem

Jāveic ne tikai izejošās, bet arī ienākošās korespondences uzskaite. Žurnāls, kurā tiek reģistrētas uzņēmuma saņemtās vēstules, tiek sastādīts pēc tādiem pašiem noteikumiem kā nosūtītajiem dokumentiem.

Atšķirība ir veidlapu "vāciņā". Tajā jāietver šādas kolonnas:

• Kārta skaitlis. Tas ir arī piestiprināts dokumentam.
• Saņemšanas datums.
• Organizācija, kas nosūtīja dokumentu.
• Kā tas tika saņemts (pa faksu, e-pastu vai parasto pastu).
• Dokumenta nosaukums.
• Eksemplāru skaits.
• Kur dokuments tika nosūtīts (darbnīca, nodaļa vai mapes nosaukums).

Zemāk ir parādīts vienas ienākošās korespondences žurnāla veidlapu paraugs.

Ja ienākošais dokuments ir darbnīcas (nodaļas) izpildei saņemts rīkojums vai vadības metodiskais norādījums, reģistrācijas žurnālā jānorāda, kas ir atbildīgā persona, kā arī jāpiestiprinaizpildījuma piezīme, datums un mākslinieka paraksts.

Kas glabā uzskaiti?

Jebkura vadītāja iecelta atbildīgā persona var reģistrēt ienākošo un izejošo korespondenci. Šajā gadījumā šāda veida darba darbība ir jāiekļauj viņa amata aprakstā vai jāapstiprina ar uzņēmuma vadītāja rīkojumu. Parasti biroja darbu organizācijās veic sekretārs. Turklāt korespondences reģistrāciju var veikt biroja darbinieks vai administrators (mazajos uzņēmumos). Dažās organizācijās ar korespondenci nodarbojas divi darbinieki – sastādītājs un sekretāre.

Veikali un nodaļas veic arī ienākošās un izejošās dokumentācijas uzskaiti. To veic darbinieks, kuram ar vadības rīkojumu ir uzdots veikt šāda veida darbības.

Kā pareizi reģistrēt ienākošo dokumentāciju?

Ienākošās un izejošās korespondences reģistrācija nav grūts, bet atbildīgs uzdevums. Visi uzņēmuma saņemtie dokumenti ir uzskaitāmi. Ja tie nāk no organizācijām, tiem jābūt apzīmogotiem un vadītāja parakstiem. Dažkārt nepieciešams arī atbildīgo personu, piemēram, galvenā grāmatveža, paraksts, ja tas ir uzņēmumam izrakstīts rēķins. Uz privātpersonu vēstulēm, piemēram, paskaidrojumiem vai pretenzijām, var būt tikai tās personas paraksts, kura sastādīja šo dokumentu.

Lielākajā daļā uzņēmumu visa ienākošā korespondence ir jāpārskata vadītājam, lai būtu lietas kursā par ražošanas procesiem. Viņš patsizlemj, ko darīt ar saņemtajiem dokumentiem – pieņemt izpildei, iepazīstināt ar informāciju iesaistītās personas vai vienkārši ielikt papīru mapē. Tāpēc sekretāre, reģistrējusi ienākošo korespondenci žurnālā, nodrošina to vadītājam. Viņš uz katra dokumenta atzīmē, uz kuru nodaļu tas jānosūta.

Pamatojoties uz šo "spriedumu", sekretāre ienākošās korespondences reģistrā attiecīgajā ailē atzīmē katras vēstules tālāko "likteni". Piemēram, jaunu nolikumu par piemaksas aprēķināšanu var nosūtīt grāmatvedībai, drošības vadlīnijas tehniskajai daļai, bet pilsoņa Ivanova pretenziju preču kvalitātes kontroles nodaļai. Tas pabeidz sekretāra darbu ar ienākošo dokumentāciju.

Kā sekot līdzi izejošajam pastam?

Iepriekš mēs pārbaudījām, kādi dokumenti var attiekties uz šāda veida dokumentāciju. Dažās organizācijās uz individuāliem pieprasījumiem ir jāatbild sekretāra palīgam vai sastādītājam. Saskaņā ar GOST R 6.30-2003.12 šāds dokuments tiek sastādīts uz īpašas veidlapas vai uz tukšas lapas ar uzņēmuma logotipu. Jebkurai biznesa vēstulei, kas nosūtīta organizācijai vai privātpersonai, jābūt apzīmogotām un vadītāja parakstām. Parasti sekretāram ir jāizgatavo dokumenta fotokopija, kas jāievieto pareizajā mapē.

Izejošā korespondence tiek reģistrēta attiecīgajā žurnālā. Sekretāram ir jāpārbauda, vai ir visi nepieciešamie zīmogi un paraksti, viņa uzņēmuma rekvizīti unorganizācija, kurai dokuments tika sastādīts, uzliek tai numuru, kas atbilst tam, ar kuru tas ir ierakstīts žurnālā, izbraukšanas datumu, tās mapes nosaukumu, kurā tiek iesniegta kopija. Ja sūtītā korespondence ir atbilde uz ienākošu vēstuli, jānorāda arī numurs, ar kuru tā reģistrēta. Dokumenti jānosūta reģistrācijas žurnālā norādītajā dienā.

Kāpēc mums vajadzīga korespondences uzskaite?

Daži cilvēki, kas ir tālu no ražošanas, uzskata, ka ienākošās un izejošās korespondences skrupuloza reģistrācija ir papildu darbs, tā sauktā dokumentu kārtošana. Faktiski korespondences uzskaite veic šādas funkcijas:

• Organizē darbplūsmu.
• Nodrošina savlaicīgu reakciju uz ienākošajiem signāliem.
• Racionalizē informācijas apmaiņu ražošanas ietvaros.
• Garantē uzņēmuma efektīvu dalību ārējā ekonomiskajā dzīvē.
• Palīdz ātri atrast vajadzīgo dokumentu.

Šī darba nozīme ir acīmredzama, tāpēc tā īstenošanai ir jāpieiet atbildīgi.