Elektroniskā dokumentu pārvaldība: priekšrocības un trūkumi, sistēmas būtība, ieviešanas veidi

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Arvien vairāk uzņēmumu pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību, kas ietver dažādu programmu izmantošanu dokumentu veidošanai un glabāšanai. Tajā pašā laikā organizācijai nav arhīva, kurā būtu dokumentu papīra kopijas. Elektroniskajai dokumentu pārvaldībai ir daudz priekšrocību, kuru dēļ uzņēmēji labprāt atsakās no papīra dokumentu izmantošanas. Bet, lai uz to pārslēgtos, darba datoros ir jāinstalē specializēta programmatūra, kā arī jāieceļ atbildīgs darbinieks, kurš nodarbosies ar šo darbplūsmu.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības jēdziens

To pārstāv mūsdienīga metode darbam ar dažādu dokumentāciju. Jebkuras organizācijas darbības gaitā rodas ļoti daudz dažādu papīru, kas pastāvīgi jādrukā un ilgstoši jāuzglabā atsevišķā telpā.

Ja uzņēmējam vai uzņēmumam ir pareizi noformētselektroniskais paraksts, kuri dokumenti ir apliecināti elektroniskā formā, tad nav nepieciešams šo dokumentāciju drukāt uz papīra.

Elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības

Ir daudzas priekšrocības, pārejot uz EDS sertificētu elektronisko dokumentāciju. Daudzu pozitīvu parametru klātbūtnes dēļ arvien vairāk uzņēmēju pāriet uz šo dokumentēšanas metodi. Taču vispirms vajadzētu izvērtēt elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības un trūkumus. Galvenās priekšrocības:

• steidzīgi meklē nepieciešamo dokumentāciju kompetentas strukturēšanas un uzglabāšanas uzticamības dēļ;
• darbplūsmas struktūra ir centralizēta;
• visus dokumentus var glabāt elektroniski dažādos datu nesējos un pat attālos serveros, tāpēc pat tad, ja birojā izceļas ugunsgrēks, jums nav jāuztraucas, ka jebkura svarīga dokumentācija tiks iznīcināta;
• visi dokumenti ir viegli reģistrēti un apstiprināti;
• visi papīri tiek parakstīti, pamatojoties uz to nosūtīšanu pa elektronisko sakaru kanāliem, kas ietaupa ievērojamu laiku un pūles jebkura uzņēmuma darbiniekiem;
• ja nepieciešams, dažu sekunžu laikā varat izveidot vēlamā dokumenta kopiju;
• audits ir ievērojami vienkāršots, jo tas tiek veikts elektroniskā veidā, un šiem nolūkiem varat pieaicināt arī algotus speciālistus, kuri saņem dokumentāciju pa elektroniskiem kanāliem.

Priekšrocībaselektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ir nozīmīgas un nenoliedzamas, taču pirms pārejas uz tām jāizvērtē katras sistēmas negatīvie aspekti.

Sistēmas trūkumi

Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanas priekšrocības ir nenoliedzamas, taču šim procesam ir daži trūkumi. Tie ietver:

• obligāti jāreģistrē elektroniskais ciparparaksts, par kura izveidošanu tiek samaksāts liels līdzekļu apjoms;
• nav iespēja izmantot elektroniskos dokumentus, ja partneri nav pārgājuši uz elektronisko dokumentu pārvaldību;
• daudz naudas un laika tiek tērēts, uzstādot papildu programmatūru un algojot uzticamu darbinieku, kurš uztur visu elektronisko uzskaiti;
• vēl nav noteikti stingri vienoti šādas darbplūsmas formāti;
• daudzi darbuzņēmēji un pircēji ir aizdomīgi par elektronisko dokumentu izmantošanu, kas parakstīti ar EDS.

Tāpēc ikvienam uzņēmējam vispirms ir jāizpēta elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības un trūkumi, lai pieņemtu pareizo un atbilstošu lēmumu.

Attīstības iemesls

Elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības ir daudzas un nozīmīgas. Tas noved pie tā, ka tas pastāvīgi attīstās un tiek ieviests dažādu uzņēmumu darbā, kas ir ne tikaikomerciāla, bet arī publiska. Galvenie priekšnosacījumi tās efektīvai un nepārtrauktai attīstībai ir:

• Paredzēta iespēja to piemērot nodokļu likumdošanā. Atsevišķu veidu nodokļu deklarācijas var iesniegt tikai elektroniski. Tas attiecas uz pārskatiem par apdrošināšanas prēmijām, kas uzskaitītas darbinieku PF, kā arī uz 3-NDFL deklarāciju, kas iesniegta Federālajam nodokļu dienestam par katru uzņēmuma darbinieku. Pat SZV-M pārskats par visiem uzņēmuma darbiniekiem tiek iesniegts elektroniski, ja organizācijā strādā vairāk nekā 25 cilvēki. Tāpēc daži uzņēmumi vienkārši ir spiesti pāriet uz elektronisko dokumentāciju, jo tiem tik un tā ir jāizsniedz EDS.
• Galvenās elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības ietver iespēju to fiksēt grāmatvedībā. Pamatojoties uz federālo likumu Nr. 402, primāro grāmatvedības dokumentāciju var ģenerēt ne tikai papīra formā, bet arī elektroniskā veidā, ja ir iespējams to vizēt ar elektronisko parakstu.
• Kopš 2017. gada ir uzsākta efektīva šīs dokumentu plūsmas attīstība tiesvedībā. Tagad katrs tiesas lēmums ir jāpublicē atklātajos avotos. Turklāt visām firmām un privātpersonām ir iespēja iesniegt pretenziju vai sūdzību elektroniski, kam nepieciešama EDS. Tāpēc elektronisko parakstu izsniedz ne tikai lielie uzņēmumi, bet pat privātpersonas.
• Elektronisko tehnoloģiju attīstība notiek strauji, tāpēc šobrīd gandrīz ikvienam ir pieejams internets, kas ievērojami atvieglo saziņas procesu ar citiemcilvēki un valdības ierēdņi.

Tāpēc var apgalvot, ka šādas darbplūsmas izmantošana kļūst arvien pieprasītāka.

Vēl viens nozīmīgs ieguvums

Turklāt daudzi uzņēmumi sadarbojas ar uzņēmumiem, kas atrodas citos reģionos vai valstīs, tāpēc, veicot elektronisko dokumentu pārvaldību, ir daudz vienkāršāk apmainīties ar dažādiem dokumentiem. Tas ļauj ievērojami palielināt pārdošanas tirgus un nodibināt kontaktus ar tiešajiem ražotājiem.

Šī ir papildu būtiska elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocība. Kopš pirmās piemērotas sistēmas ieviešanas dienas ir vērojama vadības kvalitātes uzlabošanās.

Kā ievadīt?

Sākotnēji uzņēmuma vadītājs izvērtē elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas priekšrocības un trūkumus. Ja tiek pieņemts lēmums to ieviest uzņēmumā, tad tam tiek īstenotas šādas darbības:

• Notiek akcionāru sapulce, kurā notiek balsošana par šīs sistēmas ieviešanu.
• Ja lēmums ir pozitīvs, tad attiecīgu rīkojumu izdod uzņēmuma direktors.
• Ieteicams izstrādāt iekšējo regulējumu, kas regulētu elektroniskās dokumentācijas lietošanas noteikumus.
• Izvēlieties parakstu, kas tiks izmantots dažādu dokumentu parakstīšanas procesā.
• Ja ir izvēlēts vienkāršs paraksts, tas tiek piestiprināts, pamatojoties uz kodiem un parolēm, kā arī citiem līdzekļiem un piekļuvi tamir ierobežots, tāpēc tiek nozīmēta konkrēta persona, kas nodarbosies ar elektroniskās dokumentācijas apstiprināšanu.
• Ir atlasīta sertifikācijas iestāde. To pārstāv specializēta organizācija, kas nodarbojas ar elektronisko dokumentu pārvaldību. Ir svarīgi izvēlēties uzņēmumu, ar kuru būs izdevīgi un ērti sadarboties. Iepriekš jāizvērtē piedāvāto pakalpojumu izmaksas, kā arī dažādas sadarbības laikā izmantojamās funkcijas. Tiek noteikts, kādu atbildību izvēlētais centrs nes par dažādām kļūdām, kas var rasties elektroniskās dokumentu pārvaldības uzturēšanas procesā.
• Tiek gatavoti dokumenti, uz kuru pamata tiek slēgts līgums ar izvēlēto centru.
• Tiek skaidrots līgums ar izvēlēto organizāciju. Pēc tam centrs izveido un savam klientam izsniedz EDS atslēgas sertifikātu.
• Notiek tieša elektroniskās dokumentu pārvaldības ieviešana organizācijas darbā. Lai to paveiktu, visi papīra dokumenti tiek pārveidoti elektroniskā formā, un tiek noteikta elektroniskās dokumentācijas apmaiņas kārtība.

Rēķinus var noformēt elektroniski, taču vispirms jāpārliecinās, vai šādas dokumentācijas izmantošana būs ērta darījuma partnerim. Tas ir saistīts ar faktu, ka uzņēmuma rīcībā ir jābūt tehniskajiem līdzekļiem šo dokumentu apstrādei.

EDS izvēle

Iekļauts pat elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocībās, ir samazinātas sagatavošanas izmaksasdaudzi papīra dokumenti. Bet jebkurā gadījumā jums būs jāsedz noteiktas izmaksas. Tie ir saistīti ar elektroniskās dokumentācijas apstiprināšanas procesā izmantotā elektroniskā paraksta noformēšanu.

ETS var uzrādīt nekvalificētā vai kvalificētā formā.

Nekvalificēts

Tā tiek izsniegta, izmantojot kriptogrāfisko datu transformāciju, kurai tiek izmantota speciāla atslēga, kas ir pieejama EDS īpašniekam. Ir svarīgi iepriekš izlemt, kurš tieši uzņēmumā parakstīs elektroniskos papīrus.

Ar šāda paraksta palīdzību var atklāt dažādas izmaiņas, kas veiktas dokumentācijā pēc tās parakstīšanas.

Kvalificēts

Lai to izdarītu, uzņēmums saņem īpašu sertifikātu, kurā ir EDS verifikācijas atslēga. Lai izveidotu šādu parakstu, tiek ņemtas vērā prasības, kas uzskaitītas Federālajā likumā Nr. 63.

Parasti šādu EDS izmanto lielos uzņēmumos, kas cenšas saglabāt komercnoslēpumu, tāpēc, pateicoties uzlabotajai kvalificētajai EDS, tiek nodrošināta elektronisko dokumentu drošība.

Pēc konkrēta elektroniskā paraksta veida izvēles tiek noslēgts līgums ar izvēlēto sertifikācijas centru.

Noteikumi sistēmas ieviešanai uzņēmuma darbā

Elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocības, salīdzinot ar papīra, tiek uzskatītas par nenoliedzamām, taču nereti tās ieviešanas procesā organizācijas darbā rodas zināmas grūtības. Tāpēc šī procesa noteikumi ietver:

• sākotnēji ar vadītāja rīkojumu tiek iecelts speciālists, kurš nodarbosies ar papīra dokumentu tulkošanu elektroniskā formā;
• Katra darba datora ir uzstādīta speciāla programmatūra, kas ļauj parakstīt dokumentus ar iepriekš izsniegtu EDS;
• sastādot, apstrādājot un vienojoties par dažādu dokumentāciju, tiek ņemti vērā biroja darba pamatnoteikumi, kas attiecas arī uz papīra dokumentiem;
• elektroniskajiem dokumentiem jābūt ar visām nepieciešamajām detaļām, zīmogiem un EDS;
• Uzņēmuma noteikumos var tikt ievadīta informācija par to, kādas metodes tiks piemērotas darbību apstiprināšanai ar šiem dokumentiem.

Process netiek uzskatīts par pārāk sarežģītu, ja tas ir labi saprotams.

Sadarbības noteikumi ar citiem uzņēmumiem

Katrs uzņēmums, kas savā darbā ievieš šādu sistēmu, vēlas sadarbībā ar saviem galvenajiem darījumu partneriem izmantot elektronisko dokumentāciju. Lai to izdarītu, sastādot līgumu ar citu uzņēmumu, dokumenta tekstā jāiekļauj punkts, ka visi papīri tiks pārsūtīti pa elektronisko sakaru kanāliem. Pēc tam tiek apkopota nepieciešamā dokumentācija un parakstīta iepriekš izsniegta EDS. Visiem EDS instrumentiem jābūt sertificētiem, pretējā gadījumā tos nevar izmantot uzņēmuma darbības laikā.

Ir daudz vienkāršāk izveidot šādu darbplūsmu ar dažādām valsts aģentūrām, piemēram, ar Federālo nodokļu dienestu vai Pensiju fondu. Tas ir saistīts ar faktu, ka šādām organizācijām jau ir nepieciešamā programmatūrastrādāt ar elektronisko dokumentāciju.

Kā tiek glabāti dokumenti?

Galvenā elektroniskās dokumentu pārvaldības priekšrocība ir tā, ka organizācijā nav nepieciešams atvēlēt atsevišķu telpu arhīva veidošanai, jo visi papīri tiek glabāti datoros, serveros vai dažādos elektroniskajos medijos. Tomēr katram uzņēmumam ir jāmaksā par pareizu dokumentācijas glabāšanu, lai tai nepiekļūtu nepiederošas personas vai organizācijas.

Elektronisko dokumentu glabāšanas laikā tiek ņemti vērā šādi noteikumi:

• lietu nomenklatūra obligāti tiek sastādīta visam uzņēmumam, un tās izskats un saturs ir atkarīgs no darbības jomas, kurā uzņēmums darbojas;
• tiek veikta dokumentu vērtības pārbaude;
• katra dokumentācija ir marķēta ar elektroniskās dokumentu pārvaldības izmantošanu;
• visiem dokumentiem jābūt arhivētiem.

Ņemot vērā šos noteikumus, nebūs grūti pareizi uzglabāt dokumentāciju elektroniskā formā.

Secinājums

Elektroniskajai dokumentu pārvaldībai ir daudz priekšrocību. Uzņēmuma darba kvalitātes uzlabošana ir tās īstenošanas sekas. Lai to izdarītu, ir svarīgi pieņemt atbilstošu lēmumu uzņēmuma vadībai, izvēlēties sertifikācijas centru un izsniegt EDS. Datoros tiek instalēta speciāla programmatūra, un tiek veiktas nepieciešamās izmaiņas uzņēmuma vietējos normatīvajos aktos.

Ar elektroniskās dokumentācijas palīdzību tas ir ievērojami vienkāršotsuzņēmuma darbību, kā arī vieglu sadarbību ar citām firmām un valsts organizācijām.