Elektroniskā dokumentu pārvaldība starp organizācijām: kā tā darbojas?

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Elektroniskā dokumentu pārvaldība (EDM) ir ātrs informācijas apmaiņas veids, pamatojoties uz elektronisku dokumentu izmantošanu ar virtuālo parakstu. Tas jau sen ir ieguvis atzinību attīstītajās pasaules valstīs kā efektīvs instruments operatīvai uzņēmējdarbībai.

Essence

Elektroniskā dokumentu pārvaldība starp organizācijām ir procesu kopums dokumentu izveidei, apstrādei, nosūtīšanai, pārsūtīšanai, saņemšanai, uzglabāšanai, lietošanai un iznīcināšanai. Visi šie procesi tiek veikti pēc integritātes pārbaudes un dokumentu saņemšanas apstiprināšanas.

Dokumentu aprites īstenošanas noteikumi starp juridiskām personām tiek īstenoti pēc pušu vienošanās. Informācijas apmaiņa tiek veikta, izmantojot telekomunikāciju līdzekļus, un dokumenti tiek glabāti elektroniskajos plašsaziņas līdzekļos. Grāmatvedības informācijas glabāšanas laiks nedrīkst pārsniegt likumā noteikto.

Organizācijassavā starpā var apmainīties ar formāliem un neformāliem dokumentiem ar dalībnieku parakstiem. Uzņēmējdarbības jomā tie var būt: rēķini, līgumi, rēķini, līgumi, līgumi, pasūtījumi, paziņojumi, pilnvaras utt. Informāciju var pārsūtīt teksta, tabulu un grafisko failu veidā.

EDI ieviešanas mērķis

Priekšnoteikumi EDI ieviešanai var būt:

• rutīnas darba samazināšana;
• samazināt dokumentu zudumu;
• "caurspīdīgs" darbs ar dokumentiem;
• izpildes disciplīnas uzlabošana - dokumentu savlaicīga nodrošināšana utt.

Kvantitatīvo mērķu vidū ir šādi:

• Samaziniet dokumentu apstrādes laiku 10 reizes.
• Samaziniet biroja izdevumus uz pusi.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība starp organizācijām: kā tā darbojas

Saskaņā ar valsts tiesību aktiem elektroniskā dokumentu pārvaldība starp organizācijām tiek veikta pēc abu pušu vienošanās. Lai apmainītos ar datiem, ir nepieciešams, lai visi dalībnieki būtu pieslēgti viena operatora aprīkojumam. Pēc tam lietotājam ir jānosūta pieprasījums, lai viņu pievienotu darījuma partneru sarakstam. Pēc pieprasījuma apstiprināšanas sistēmas dalībnieki var apmainīties ar datiem.

EDI modulim būs jāveic šādas funkcijas:

• Aiciniet darījumu partnerus apmainīties ar datiem.
• Izveidojiet adrešu grāmatu.
• Integrējiet ar grāmatvedības programmatūru,piemēram, 1С.
• Parakstīt un šifrēt dokumentāciju.
• Strukturēt korespondenci.
• Izsekojiet e-pasta statusus.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība starp organizācijām tiek veikta ar sertifikātu palīdzību. Savienojums ar serveri un autentifikācija tiek veikta, izmantojot personīgo digitālo sertifikātu. Katram sistēmas lietotājam tiek izsniegta EDS, kas tiek glabāta elektroniskā Tokenu nesējā un aizsargāta ar PIN kodu. Lietotājam personīgajā kontā jāievada savs pieteikšanās vārds, parole. Tikai pēc tam viņš varēs piekļūt saviem dokumentiem.

Ikviens ar sistēmu savienots organizācijas darbinieks var uzsākt apmaiņas procesu. Pirms dokumenta nosūtīšanas darījuma partnerim tas jāparaksta ar ciparparakstu. Šī darbība tiek veikta, izmantojot programmu Cryptopro. Dokuments tiek nosūtīts, izmantojot EDI. Darījuma partnera darbinieks saņem paziņojumu par jauna dokumenta saņemšanu. Ja pieņem, tad ieliek arī EDS. Ja nepieciešams veikt izmaiņas dokumentā, tiek izveidota jauna elektroniskā versija. Kad rediģēšana ir pabeigta, visas izmaiņas ir jāsaglabā, izmantojot EDS. Pēc tam dokuments ar izmaiņām tiek nosūtīts darījuma partnerim. Nepieciešamības gadījumā tiek veikta informācijas elektroniskā saskaņošana.

Ja nepieciešams veikt izmaiņas vēlreiz, visa procedūra tiek atkārtota vēlreiz. Ja par jauno versiju pretenziju nav, tad dokuments tiek respektēts. Tiek uzskatīts, ka gala paraugs ir parakstīts ar diviem ciparparakstiem. Visas dokumenta versijas tiek glabātas serverī un ir pieejamas apskatei. Tiklīdz paraugam ir piešķirts derīga statuss, veiciet grozījumusdokuments nedarbosies. Izjauktiem līgumiem tiek piešķirts statuss "Atcelts". Šādi notiek elektroniskā dokumentu pārvaldība starp organizācijām.

Aprīkojums

Kas nepieciešams elektroniskai dokumentu pārvaldībai starp organizācijām? Pirmkārt, jums ir jāizvēlas telekomunikāciju operators un jāinstalē īpaša programmatūra informācijas apmaiņai. Otrkārt, ar katru darījuma partneri, ar kuru organizācija plāno veikt elektronisko saraksti, ir jānoslēdz "Līgums par elektronisko dokumentu apmaiņu".

Ir nepieciešams arī uzstādīt EDI serveri, kurā tiks saglabāti visi dokumenti. Tas var būt gan klienta aprīkojums, gan "mākoņu" krātuve. Piekļuve sistēmas datiem no ārpuses tiek veikta, izmantojot lietojumprogrammu, kas ir instalēta organizācijas darbinieku aprīkojumā. Datoru mijiedarbība ar serveri tiek veikta, izmantojot HTTP protokolu ar papildu SSL 128 šifrēšanu. Piekļuve dokumentiem tiek veikta tikai caur lietojumprogrammas saskarni un pēc autentifikācijas.

EDF projekts

Procesu automatizācijas projekts var ilgt no dažiem mēnešiem līdz dažiem gadiem. Termins ir tieši atkarīgs no automatizējamo procesu skaita, organizācijas resursiem un finansiālajām iespējām. Īsa EDI ieviešanas shēma ir šāda:

• Darba grupas izveide.
• Mērķu, termiņu un projekta budžeta veidošana.
• Pētīt esošos procesus.
• Izstrādājiet uzdevumus.
• IzvēlētiesEDI sistēmas.
• Līguma parakstīšana par EDS ieviešanu.
• Darba noteikumu apstiprināšana.
• Sistēmas direktoriju aizpildīšana.
• Personāla apmācība.
• Iepriekšējā pārbaude.
• Rīkojuma par EDS ieviešanu izdošana.
• Programmatūras un darbības procedūru uzlabošana.
• Izmēģinājuma projekta uzsākšana.
• Pilna mēroga pāreja uz EDI.

Kļūdas EDI ieviešanā

Dokumentu automatizācijas procesā īpaša uzmanība jāpievērš procesiem, kuros papīra klātbūtne ir noteikta likumā. Jūs nevarat dublēt papīra dokumentu elektroniski. Tas būtiski palēnina darba procesu un rada negatīvu attieksmi pret automatizācijas procesu kopumā. Par dubultu darbu neviens nemaksā.

Ieviešanas procesā nepieciešams izstrādāt jaunu kārtību darbam ar dokumentiem, apmācīt personālu un tikai pēc tam iesaistīties pilnā ieviešanā. To var panākt tikai tad, ja darbinieki tiek informēti par ieguvumiem no jauno tehnoloģiju izmantošanas.

Vēl viena populāra kļūda ir vāja EDMS prasību izpēte. Ja lietotājiem jāstrādā nekonfigurētā sistēmā, EDI process atšķiras no organizācijā pieņemtā.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība starp organizācijām: plusi un mīnusi

Priekšrocības:

• Izmaksu samazināšana par oriģinālo dokumentu nosūtīšanu pa pastu.
• Ietaupiet vietu dokumentācijas uzglabāšanai. Tas viss tiek saglabāts elektroniski.
• Vienkārši lietojams. Dokuments tiek nosūtīts no vienas darba vietas. Ātra dokumenta meklēšana tiek veikta pēc statusa (nosūtīts, saņemts, pieņemts utt.).
• Tūlītēja piegāde. Visa nosūtītā informācija adresātam nonāk dažu sekunžu laikā.
• Dokumentu nevar pazaudēt, kamēr nav beidzies tā glabāšanas laiks sistēmā.

Trūkumi:

• Lai izmantotu aprīkojumu, jāiegādājas licence, kas maksā daudz naudas.
• Visbiežāk datu apmaiņu var veikt tikai starp vienas sistēmas dalībniekiem.
• Elektroniskā dokumentu pārvaldība starp organizācijām 1C vai izmantojot jebkuru citu programmatūru atšķiras no iepriekš izmantotās shēmas. Līdz ar jaunā algoritma ieviešanu visiem darbiniekiem radīsies jautājumi par darba veikšanu.
• Tehniskais aprīkojums. Pirms EDI ieviešanas organizācijai ir jāiegādājas aprīkojums un jāapmāca darbinieki, lai pārvaldītu jauno sistēmu.
• EDI tiek veikta, izmantojot EDS, kuras derīguma termiņš ir 1 gads. Sertifikāti ir jāseko līdzi un jāatjaunina savlaicīgi. Tāpat ir nepieciešams kontrolēt darījuma partnera sertifikātu derīguma termiņu, lai izvairītos no problēmām ar nodokli.

Juridiskais regulējums

Kādi noteikumi regulē elektronisko dokumentu pārvaldību starp organizācijām? Krievijas Federācijas tiesību aktos ir iekļauts federālais likums Nr.63 "Par elektronisko parakstu", noteikumi par dokumentu iesniegšanu Federālajam nodokļu dienestam ir noteikti Finanšu ministrijas rīkojumā Nr. MMV-7-2 / 168. EDOstarp organizācijām tiek veikta, pamatojoties uz Finanšu ministrijas rīkojumu Nr.50n. Noteikumi primāro grāmatvedības dokumentu apmaiņai elektroniskā formā ir noteikti Federālā nodokļu dienesta rīkojumā Nr. ММВ-7-6/36@. Visiem EDI operatoriem, veicot savu darbību, ir jāvadās pēc Federālā nodokļu dienesta rīkojuma Nr. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektroniskā dokumentu pārvaldība starp SBIS organizācijām sniedz klientiem šādas priekšrocības:

• Jūs varat nosūtīt dokumentus jebkurai organizācijai, kas reģistrēta Krievijas Federācijas teritorijā. Ja darījuma partneris nav SBIS sistēmas dalībnieks, tad uzņēmuma darbinieks vienkārši sazināsies ar organizācijas pārstāvi un uz viņa e-pastu nosūtīs uzaicinājumus piedalīties sistēmā. Uzreiz pēc pieprasījuma apstiprināšanas informācijas apmaiņa starp dalībniekiem tiks veikta bez starpniekiem.
• Jums nav jāinstalē programmatūra datorā. Pietiek ar jaunāko pārlūkprogrammas versiju un piekļuvi internetam.
• Lai strādātu ar datiem, nav nepieciešama īpaša programma. Ja atskaite sākotnēji ir sagatavota trešās puses programmatūrā, piemēram, 1C, tad varat iestatīt datu integrāciju ar VLIS sistēmu.
• Tipiska dokumenta forma nav instalēta. Varat nosūtīt tekstu, izklājlapas, attēlus un daudz ko citu.

SKB "Kontur"

Viens no pirmajiem programmatūras izstrādātājiem Krievijā piegādā arī aprīkojumu elektroniskai dokumentu pārvaldībai starp organizācijām. "Kontur" ir izstrādājis Diadoc sistēmu, ar kuras palīdzību tiek veikta elektronisko dokumentu apmaiņa. Sistēmas iezīme ir tāda, ka piekļuvi datiem var iegūt, atrodoties ārzemēs. Uzņēmums īpaši šim nolūkam izstrādājis viesabonēšanas tarifus. Ja vēlaties, varat piekļūt datiem, izmantojot API.

Kas jums vajadzīgs?

Lai savienotu EDI, organizācijai ir jāiegādājas:

• licencēta programmatūra;
• serveris;
• veikt aprīkojuma jaunināšanu;
• vilciena darbinieki;
• iestatiet un integrējiet EDMS, lai strādātu ar iekšējām lietojumprogrammām.

Tādi ieguldījumi ir jāveic, lai starp organizāciju savienotu elektronisko dokumentu pārvaldību? Iekļaušana izmaksās par tehniskā atbalsta konsultācijām, EDMS un programmatūras atjauninājumiem ir otrais investīciju posms. Šīs izmaksas būs jāmaksā katru mēnesi.

Secinājums

Papīra darbplūsma tiek aizstāta ar elektronisko. Tas ne tikai samazina organizācijas procesu izmaksas, bet arī palielina biznesa efektivitāti kopumā. Lai EDI darbotos veiksmīgi, ir skaidri jāformulē sistēmas ieviešanas mērķi un pareizi jākonfigurē aprīkojums.