Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma (EDMS): kas tā ir, iespējas un ieteikumi

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Pirms vairākiem gadiem par elektroniskajām dokumentu pārvaldības sistēmām tika runāts kā par gaišu nākotni. Mūsdienās tos jau aktīvi izmanto privātajos un valsts uzņēmumos. Bet vissvarīgākais ir tas, ka pieprasījums pēc EDMS nepārtraukti pieaug. Kas ir elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma un kā tā darbojas, aplūkosim piemēru par sistēmām, kas darbojas Krievijas Federācijā.

Fons

Lai labāk izprastu EDMS programmas darbību, ir jāpārskata pamatjēdzieni un uzdevumi. Galvenie faktori ir tie, kas nosaka konkrētas sistēmas izvēli.

Ja organizācija var darboties neformālas pārvaldības apstākļos, tad nav nepieciešama dokumentu pārvaldība. Līdz ar biznesa procesu parādīšanos rodas nepieciešamība pārvaldīt mehānismu ar sakārtotas dokumentācijas palīdzību. Ja jūs laikus netiksiet galā ar papīriem, tie sāks uzkrāties un pazudīs.

Kā alternatīva papīra materiāliem tiek izmantota īpaša failu glabāšanas shēmaserverī. Bet arī tas nedarbojas ilgi. Pieaugot uzņēmuma apjomam, pieaug nepieciešamība pēc informācijas glabāšanas un sinhronizēšanas.

Pastāv dilemma: vai informācijas glabāšanai izmantot veco papīra apdrukājamo materiālu vai EDMS. Kas ir tik svarīgs, ko varat iegūt, pateicoties elektroniskajai sistēmai? Palieliniet organizācijas efektivitāti.

Ekonomisks efekts

Darba efektivitāti var palielināt divos veidos: samazināt izmaksas vai palielināt rezultātus. Dokumenti EDMS ļauj sasniegt divus mērķus vienlaikus. Tas ir, sistēmas ieviešana ļauj organizācijai tērēt mazāk, bet nopelnīt vairāk.

Izmaksu samazināšana, samazinot papīra izmaksas, tērējot laiku, paātrinot saziņu, mainot uzņēmuma kultūru.

Lai novērtētu EDMS programmas efektivitāti, ir jāaprēķina dokumentiem pavadītais laiks. Konsultāciju uzņēmumi lēš, ka šādas darbības aizņem 20% no darba laika. Krievijas birokrātijas sistēmā tas aizņem vēl vairāk - 60% laika. EDMS ieviešana samazinās šīs izmaksas vismaz 10 reizes.

Biroja darbs un dokumentu plūsma

Abi termini ir saistīti. Lietvedība ir termins, kas attiecas uz formālu noteikumu kopumu darbam ar dokumentiem. Dažas EDMS sistēmas var pielāgot atbilstoši biroja darba noteikumiem, taču ir arī tādas sistēmas, uz kuru pamata jau tiek veidots biroja darbs.

Dokuments ir informācijas glabāšanas vienība EDMS. Dokumentu plūsma veidojas nodažādi avoti: citas sistēmas, lietojumprogrammas, e-pasts, bet galvenokārt - no skenētiem papīra materiāliem. Tāpēc skeneri un citas iekārtas ir neatņemama EDMS sastāvdaļa. Sistēma glabā visus dokumentus, uztur to vēsturi, nodrošina kustību pa organizāciju un veic ar tiem biznesa procesus.

Šādā datubāzē ir SED lēmums, instrukcija un rīkojums. Ar viņu starpniecību tiek vadīta organizācija. Jebkurš dokuments tiek piegādāts ar "palīdzību". Veidlapas lauku kopa ir atkarīga no dokumenta veida. Informācija sistēmā tiek glabāta datu bāzes veidā par katru šādas kartes lauciņu.

EDMS funkcijas un uzdevumi

Dokumentu pārvaldības programma ir paredzēta šādu uzdevumu risināšanai:

• sistematizācija darbā ar dokumentiem.
• dokumentu veidošana pēc veidnēm, to reģistrācijas glabāšana;
• grāmatvedības automatizācija;
• dokumentu klasifikācija.

Sīkāk apskatīsim SED funkcijas. Darbplūsmas programma tiek izmantota:

• kartīšu izveide.
• dokumenta teksta veidošana;
• saglabāt datus kā pdf vai ms Word;
• lietotāja piekļuves tiesību pārvaldība;
• maršrutu izveide;
• dokumentu plūsmas kontrole;
• paziņojumu, atgādinājumu sūtīšana;
• žurnālisti, direktoriji, klasifikatori;
• pasūtījumu ģenerēšana;
• meklējiet un parakstiet dokumentus;
• pārskatu ģenerēšana.

Vispārējās sistēmas funkcijas ietver:

• tālvadības pultsstrādāt ar dokumentiem;
• izmantojot DBVS datu glabāšanai;
• vienlaicīgs darbs ar EDMS;
• drošība, izmantojot sertifikātus, svītrkodus un personalizāciju.

Priekšrocības un trūkumi

Pārejai uz SED ir vairāk priekšrocību nekā trūkumu. Tomēr slikti organizēts projekts var iznīcināt visas automatizācijas priekšrocības. EDMS ieviešanas mērķiem jābūt sasniedzamiem. Priekšrocības ietver:

• centralizēta strukturēta informācijas glabāšana;
• tā pati pieeja dokumentu noformēšanai un apstrādei;
• izmantojot veidnes;
• meklēt;
• audita piekļuve.

Trūkumi ietver augstās palaišanas izmaksas un stingru lietotāju apmācību.

Dokumentu procesi

EDMS elektroniskā dokumentu pārvaldība iziet vairākus posmus, kuru laikā dokumentam tiek piešķirti noteikti rekvizīti. Apstrāde tiek veikta gan manuāli, gan automātiski. Otrajā gadījumā iestatiet:

• nosacījumi pārejām starp posmiem;
• maršruta atdalīšana;
• apstrādes cikli;
• sākt apakšprocesus, taimerus, apstrādes procedūras;
• lietotāju lomas ir iestatītas.

Ārstēšanas veidi:

• Dokumenta izveide.
• Rediģēšana.
• Pārdēvēšana.
• Pārvietot.
• Saglabāt.
• Indeksēšana.
• Dzēšana.

SED izmaksas

Dokumentu pārvaldība nevar pilnībā darboties bez licences, serveriem, pilnīgas iestatīšanas un visu lietotāju apmācības. Katrs no šiem elementiem prasa lielus naudas izdevumus. Turklāt nevajadzētu aizmirst par EDMS integrāciju ar citām sistēmām, datu bāzu un programmatūras atjaunināšanu, tehniskā atbalsta konsultācijām un citām uzturēšanas izmaksām.

EDMS ieviešana

Projekta īstenošana var ilgt vairākus mēnešus. Process ir atkarīgs gan no dokumentācijas procesu skaita, gan no finansiālajām, organizatoriskajām un resursu iespējām. Ieviešana tiek veikta saskaņā ar šādu algoritmu:

• darba grupas izveide, vadītāja apzināšana;
• definējiet mērķus un uzdevumus;
• esošo dokumentācijas procesu pārbaude;
• darba uzdevuma izstrāde;
• SED izvēle;
• līguma slēgšana par EDS ieviešanu;
• darba noteikumu izstrāde un apstiprināšana;
• Katalogu sākotnējā satura pārbaude;
• EDS iepriekšēja pārbaude;
• apmācīt personālu darbā;
• pārbaudi EDMS ieviešanu;
• testa rezultātu analīze;
• kļūdu labošana;
• pilnīga EDMS ieviešana.

Ieviešanas kļūdas

Īpaša uzmanība jāpievērš tiem procesiem, kuriem nepieciešams papīra dokuments. Galvenā kļūda ir papīra dokumenta dublēšana ar elektronisko. Tas apgrūtina darbu un rada negatīvu attieksmi pret automatizāciju. Neviens nemaksā par dubultu darbu. Ir nepieciešams veidot automatizācijas procesus bezdublēšanās. Otra kļūda ir personāla nesagatavotība. Visbiežāk jauni procesi tiek uztverti naidīgi. Tāpēc darbiniekiem ir jāpaskaidro, kāpēc EDMS vispār tiek ieviests, lai viņi apzināti pieietu mācību procesam.

Dokumentu glabāšanas tehnoloģijas

EDMS elektroniskā dokumentu pārvaldība sastāv no atribūtiem, uz kuru pamata tiek veikta meklēšana, klasificēšana, grupēšana un ziņošana. Dažreiz dokuments tiek izveidots pēc veidnes, dažreiz pārsūtot datus no datu bāzes. Atribūti tiek saglabāti tabulās. Pats fails tiek ievietots krātuves mapē, informācija no tā tiek ievietota DBVS direktorijā. Tikai EDMS lietotāji var piekļūt datiem.

Kas ir iekļautā skenēšana?

Pilna dokumentu apstrāde ar sekojošu to paraugu ievietošanu arhīvā tiek veikta, izmantojot skenerus. Skenēšanas procesā ir iespējams automātiski izveidot dokumentā svītrkodu un reģistrēt to datu bāzē ar sekojošu virzienu pa norādīto maršrutu.

Optiskā teksta atpazīšana

Šī elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma EDMS pārvērš dokumenta elektronisko attēlu fotoattēla vai jpeg formātā teksta formātā. Šajā gadījumā tiek izmantota īpaša programmatūra atsevišķas lietojumprogrammas veidā vai integrēta ESCOM. BPM EDMS. Kas ir ESCOM. BPM? Šī ir programma dažādu fontu drukātu dokumentu atpazīšanai. Tomēr ir vērts atzīmēt, ka atsevišķām lietojumprogrammām ir vairāk funkciju un tās atpazīst pat ar roku rakstītu tekstu.

Svītrkodi

Šī tehnoloģija nodrošina procedūru kopumu grafiskā svītrkoda izveidei un pievienošanai dokumentam. Izmantojot sistēmas serveri, tiek ģenerēts unikāls svītrkods. Tas nodrošina arī dokumentu identifikāciju, tā ātru meklēšanu datu bāzē un izplatīšanu uzglabāšanas vietās. Reģistrējot dokumentu, uz etiķetes tiek uzdrukāts elektroniskās kartes identifikatoram atbilstošs svītrkods. Tas ir pielīmēts pie dokumenta papīra versijas.

EDS

Digitālais paraksts ļauj pārliecināties par dokumenta pareizību un datu negrozāmību. Parakstīšana tiek veikta, izmantojot kriptogrāfijas pakalpojumu sniedzēju un programmatūras atslēgu - sertifikātu. Pēdējais ir fails īpašā formātā, kas tiek reģenerēts licenču izdošanas centrā. Lai nodrošinātu informācijas drošību, sertifikāts jāuzglabā viedkartē vai I-Token atslēgās. Tie ir aizsargāti ar PIN. Ja PIN tiek ievadīts nepareizi vairākas reizes, sertifikāts tiks automātiski bloķēts.

Pilna teksta un atribūtu meklēšana

Atribūtu meklēšana tiek veikta, izmantojot īpašu formu, izmantojot vairākas vērtības no kartes laukiem. Piemēram, kritērijs "Konts" meklē datus laukā "Saņēmējs" vai "Sūtītājs". Tajā pašā laikā sistēma salīdzina ievadītos kritērijus ar kartēs esošajiem datiem un ievada rezultātā tās kartes, kuras sakrita. Meklēšanas pamatā ir precīza vai daļēja atbilstība.

Pilna teksta meklēšana tiek veikta saskaņā ar datiemdokumentu, tostarp vārdu formas, izmantojot iebūvētos DBVS rīkus, piemēram, MS SQL SERVER, ORACLE. Pilnvērtīgai meklēšanai faili jāievada datubāzē dokumenta (doc), tabulas (xls), prezentāciju, ziņojumu formātā.