Kas ir primārā dokumentācija grāmatvedībā? Pildījuma definīcija, veidi, īpašības un prasības

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Jebkura uzņēmuma grāmatvedība nodarbojas ar primāro pārskatu sniegšanu. Grāmatvedības primārās dokumentācijas sarakstā ir iekļauti vairāki obligātie dokumenti. Katrs no tiem ir saistīts ar biznesa procesa posmiem. Ja organizācijas darbinieki neuztur primāro dokumentāciju "1C: Grāmatvedība", uzņēmumam tiks piemērotas taustāmas sankcijas.

Kas tas ir?

Primārās dokumentācijas uzskaite grāmatvedībā ir galvenā prioritāte. Visas darbības, kas tiek veiktas šajā virzienā, regulē federālais likums "Par grāmatvedību". Tātad devītās nodaļas pirmajā rindkopā teikts, ka par primāro dokumentāciju var saukt jebkuru pareizi noformētu un vadības apliecinātu papīru, kas atspoguļo dažādas uzņēmuma saimnieciskās darbības epizodes. Starp citu, šīs sērijas saucas:

• naudas saņemšana par sniegtajām precēm vai pakalpojumiemuzņēmums;
• naudu pārskaitījums par saņemtajām precēm un materiāliem.

Tādējādi papildus obligātajam primārās dokumentācijas sarakstam grāmatvedībā ir vēl viens. Parasti to sastāda pēc uzņēmuma vadības pieprasījuma. Un viņi tajā ievada veidlapas, kurās ir informācija par savstarpējiem ieskaitiem, kuriem nav finansiāla pamata.

Iezīmes darbam ar primāro dokumentāciju grāmatvedībā

Pirmā lieta, kam jāpievērš uzmanība, ir tas, ka visām "primārajām" veidlapām jābūt saistītām ar līdzekļu pārskaitījumu. Tāpēc šajā sarakstā nevajadzētu iekļaut pilnvaru dokumentu saņemšanai.

Šā veida papīra glabāšana tiek veikta vismaz piecus gadus no parakstīšanas dienas. Veicot nodokļu auditu, inspektors pieprasa primāro dokumentāciju uz laiku no viena līdz trim gadiem. Tādējādi papīrus ar ilgāku termiņu var nosūtīt glabāšanai arhīvā. Pēc pieciem gadiem no tiem var pilnībā atbrīvoties. "Primārās" iznīcināšana tiek veikta saskaņā ar uzņēmuma iekšējo statūtu un valsts tiesību aktiem. Šī procedūra ir diezgan sarežģīta un laikietilpīga. Tāpēc daudzi uzņēmumi saglabā "primāro" tik ilgi, kamēr ir vieta grāmatvedības nodaļā. Papīru glabāšanas laiks arhīvā Krievijā nav nekādi ierobežots.

Saraksts

Lai saprastu, kas ir primārā dokumentācija grāmatvedībā, ir jāzina, kāda veida dokumenti tā ietver. Jāatceras šī runair par papīriem, kas saistīti ar līdzekļu apriti. Šeit ir saraksts ar to, kas ir iekļauts grāmatvedības primārajā dokumentācijā:

1. Līgums.
2. Rēķins apmaksai.
3. Kases un pārdošanas čeki.
4. Stingras ziņošanas veidlapas.
5. Akti.
6. Rēķini.

Plašāka informācija par katru no šiem primārajiem dokumentiem ir sniegta turpmākajās rindkopās.

Līgums

Šis postenis izraisa daudz strīdu grāmatvedības nodaļas darbinieku vidū. Fakts ir tāds, ka primārā dokumentācija grāmatvedības nodaļā ir jāglabā jebkurā gadījumā, bet līgumi dažkārt nonāk pie juristiem vai pat personāla nodaļā. Taču ir arī medaļas otra puse. Galu galā tieši līgums ir pamatā darījumam, kas saistīts ar naudas plūsmu kustību.

Rēķins

Šī veidlapa attiecas uz primāro dokumentāciju grāmatvedības nodaļā. Kas ir konts, to zina katrs biznesa procesa dalībnieks. Faktiski šis dokuments ir pamats līdzekļu pārskaitīšanai par saņemtajām precēm vai pakalpojumiem. Ja viena no pusēm pieņem kontu, tas nozīmē, ka viņa klusējot piekrīt darījumam. Tajā var būt arī informācija par agrāku vienošanos. Rēķinā ir norādīti ne tikai šie dati, bet arī naudas līdzekļu atgriešanas kārtība šīs nepieciešamības gadījumā.

Pavadzīme

Šis darbs ir viens no spilgtākajiem primārās dokumentācijas pārstāvjiem grāmatvedībā. Lieta tāda, ka iekšātas norāda pilnu pircējam nosūtīto preču sarakstu. Šajā gadījumā mēs runājam gan par gatavajiem produktiem, gan izejvielām. Pavadzīme tiek sastādīta neierobežotā eksemplāru skaitā. Šim brīdim nav skaidra regulējuma un faktiski tas ir balstīts tikai uz to, cik partijām ir nepieciešams šāda veida dokuments. Tas ir, cik daudz dalībnieku darījumā, tik daudz eksemplāru būtu jānodrošina. Der atcerēties, ka derīgas ir tikai tās veidlapas, uz kurām parakstīts atbildīgās personas paraksts. Šajā situācijā zīmogs vai zīmogs nav nepieciešams.

Pieņemšanas-nodošanas akts

Šīs nodaļas ierindas darbinieki grāmatvedībā nodarbojas ar primārās dokumentācijas apstrādi. Visbiežāk viņi kā apliecinošu dokumentu saņem sertifikātus par veiktajiem darbiem (pakalpojumiem). Šis dokuments, kā norāda tā nosaukums, ir sastādīts pēc pakalpojumu sniegšanas vai darbu veikšanas. Pieņemšanas un nodošanas akts, kas parakstīts divpusēji, tiek uzskatīts par spēkā esošu. Ir gadījumi, kad kāds no darījuma partneriem atsakās apstiprināt dokumentu. Šādā situācijā veidlapu var apliecināt tikai viena puse, bet ar nosacījumu, ka tās parakstīšanas brīdī ir klāt novērotāji. Papildus pamatinformācijai pieņemšanas un nodošanas aktā var iekļaut precizējoša vai precizējoša rakstura datus. Parasti tie tiek ievadīti īpaši izveidotā tabulā. Attiecībā uz zīmoga apstiprināšanu tas vienmēr ir apsveicami, bet, ja nav drukas, tas nepadara papīru par nederīgu. Ir vērts atzīmēt, ka, uzturot primāro dokumentāciju grāmatvedībā, akts, kas atspoguļo pamatlīdzekļu apritiprimāro dokumentu sarakstā jāiekļauj arī uzņēmumi.

Algu saraksts

Šāda veida primārā dokumentācija atspoguļo līdzekļu kustību starp uzņēmumu un tā darbiniekiem. Papildus darba algas pamatapmēram tajā iekļautas visas piemaksas un kompensācijas. Šajā situācijā galvenais grāmatvedis kopā ar uzņēmuma vadītāju darbojas kā paziņojuma liecinieks. Lai dokuments būtu derīgs un stātos spēkā, tam jābūt apzīmogotam. Ja tas nav izdarīts, veidlapu var uzskatīt par nederīgu. Ir vērts atzīmēt, ka abos iepriekš minētajos dokumentos šis zīmogs nav obligāts.

Kases dokumenti

Šajā sarakstā ir šādas veidlapas:

• kvīšanas pasūtījums,
• izmaksas piezīme,
• kases grāmata.

Šajā primārajā dokumentācijā ir ietverta vispilnīgākā informācija par līdzekļu apriti. Skaidras naudas orderi ir sadalīti vairākos veidos. Tātad, visbiežāk grāmatvedības darbā tiek izmantoti KO-1, KO-2 un KO-4. Tie atspoguļo visus organizācijas ekonomiskās dzīves faktus. Tādējādi nodokļu audita laikā inspektori pret tiem ir izvēlīgāki. Papildus šiem veidiem ir arī formas KO-3 un KO-5. Trešais ir kases orderu reģistrs, un piektais ņem vērā skaidras naudas kustību uzņēmumā. Parasti šiem primārās dokumentācijas veidiem inspektori pievērš daudz mazāku uzmanību. Kas attiecas uz to uzglabāšanu un reģistrāciju, šie procesiveikta vispārējā kārtībā.

Atdalīšana atkarībā no darījuma stadijas

Jebkurš darījums ir sadalīts trīs posmos. Un katram no tiem ir īpaša dokumentācija.

Pirmkārt, puses vienmēr vienojas par darījuma nosacījumiem. Šajā brīdī viņi noslēdz līgumu un izraksta rēķinus apmaksai. Pēc tam viena no pusēm veic ieguldījumu pēc pieprasījuma. Un, lai to pamatotu, maksātājam ir pienākums iesniegt apliecinošus dokumentus. Ja līdzekļi tika sūtīti no norēķinu konta, tad jāuzrāda izraksts. Ja maksājums tiek veikts skaidrā naudā, apstiprinājums tiek veikts, uzrādot kases čekus, stingrās atskaites veidlapas vai čekus. Jebkura darījuma pēdējais posms ir maksas preču vai pakalpojumu sniegšana. Šis brīdis ir jāapliecina ar veikto darbu (pakalpojumu) aktu vai preču pavadzīmi, ja runājam par dažāda veida precēm.

Aizpildiet prasības

Lai nodrošinātu pareizu darbplūsmu, nepietiek tikai zināt, kas ir grāmatvedības primārā dokumentācija. Ir svarīgi ņemt vērā pamatprasības tā aizpildīšanai. Pirmkārt, katrai veidlapai ir jābūt savam nosaukumam. Tāpat dokumenta sastādītājam ir pienākums norādīt šo pārskatu sastādīšanas datumu un uzņēmuma nosaukumu. Uzņēmums attiecas uz piegādātāju, darbuzņēmēju vai pircēju. bankas rekvizīti,amatpersonu iniciāļus un operācijas nosaukumu uzrāda arī atsevišķās primārās dokumentācijas ailēs grāmatvedībā. Ikviens zina, kāds ir darbības nosaukums, tikai atcerieties, ka šī vērtība ir jāizsaka kvantitatīvā formā. Pēdējais brīdis šāda veida papīra sagatavošanā ir atbildīgo personu paraksts un zīmogs.

Rediģēšana

Apstrādājot lielu skaitu dokumentu, darbinieki bieži pieļauj kļūdas. Tie ir jālabo saskaņā ar likumā noteiktajiem noteikumiem. Ir divu veidu labojumi:

1. Par stingru atbildību. Ja veidlapā nepieciešams veikt nelielu labojumu, tad atbildīgās personas pienākums ir nepareizo rindiņu izsvītrot ar tievu līniju un virs tās norādīt pareizo ierakstu. Lai apliecinātu uz papīra veikto izmaiņu pareizību, jāraksta "Labots uzskats" un veidlapa jāapliecina ar amatpersonas parakstu un zīmogu. Ja dokumentu nevar labot punktveida virzienā, tad atbildīgās personas pienākums ir no stūra uz stūri pārsvītrot nepareizi noformētu veidlapu ar tievu sarkanu līniju. Tam jābūt arī atzīmei "Atcelts". Pēc pareizās instances izveidošanas kļūdaino ir aizliegts iznīcināt.
2. Nestingrai dokumentācijai. Šādā gadījumā bojātā veidlapa tiek iznīcināta un tiek izveidots papīrs ar pareizo informāciju.

Ir vērts zināt, ka pārsvītrojumus drīkst veikt tikai ar ļoti plānu līniju. Ja darbinieksizsvītro tekstu tā, ka tas kļūst nelasāms, tā ir ļoti rupja kļūda.