Primārās dokumentācijas apstrāde: prasības, piemērs. Primārā grāmatvedības dokumentācija

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Jebkura uzņēmuma darbība ir cieši saistīta ar primārās dokumentācijas uzturēšanu un apstrādi. Tas nepieciešams pārskatu sniegšanai, nodokļu maksājumu aprēķināšanai, vadības lēmumu pieņemšanai. Rakstā apskatīsim, kas tas ir - primārā dokumentācija grāmatvedībā - un kā tā tiek apstrādāta.

Pamatjēdzieni

Primārā dokumentācija grāmatvedībā – kas tas ir? To sauc par biznesa darījuma fakta pierādījumu, kas atspoguļots uz papīra. Pašlaik daudzi dokumenti tiek apkopoti automatizētajā sistēmā "1C". Primārās dokumentācijas apstrāde ietver informācijas par pabeigtiem biznesa darījumiem reģistrēšanu un uzskaiti.

Primārā uzskaite ir uzņēmuma notikumu fiksēšanas sākuma posms. Biznesa darījumi ir darbības, kas ietver izmaiņas organizācijas aktīvu vai kapitāla stāvoklī.

Primārās dokumentācijas apstrāde grāmatvedībā: shēmas piemērs

Kā likums, uzņēmumos saskaņā ar jēdzienu "strādāt ardokumentācija" nozīmē:

• Notiek primāro datu iegūšana.
• Informācijas priekšapstrāde.
• Dokumentācija.
• Vadības vai ar direktora rīkojumu pilnvarotu speciālistu apstiprinājums.
• Notiek primārās dokumentācijas atkārtota apstrāde.
• Uzņēmējdarbības darījuma veikšanai nepieciešamo darbību veikšana.

Klasifikācija

Ir vienreizēja un kumulatīva primārā dokumentācija. Šādos dokumentos ietvertās informācijas apstrādei ir vairākas funkcijas.

Vienreizēja dokumentācija ir paredzēta, lai vienreiz apstiprinātu notikumu. Attiecīgi tā apstrādes procedūra ir ievērojami vienkāršota. Kumulatīvā dokumentācija tiek izmantota noteiktu laika periodu. Parasti tas atspoguļo darbību, kas veikta vairākas reizes. Šajā gadījumā, apstrādājot primāro dokumentāciju, informācija no tās tiek pārsūtīta uz īpašiem reģistriem.

Dokumentācijas prasības

Primārā dokumentācija tiek sastādīta operācijas laikā vai tūlīt pēc tās pabeigšanas.

Informācijas atspoguļošana tiek veikta uz īpašām vienotām veidlapām. Ja nav apstiprinātu veidlapu, uzņēmums var tās izstrādāt patstāvīgi.

Primārās grāmatvedības dokumentācijas apstrādes posmi

Katrā štata uzņēmumā ir darbinieks, kas atbild par darbu ar primāro informāciju. Šim speciālistam vajadzētu zinātprimārās dokumentācijas apstrādes noteikumus, stingri ievērot likuma prasības un darbību secību.

Primārās dokumentācijas apstrādes posmi ir:

• Taksometrs. Tas ir uz papīra atspoguļots darījuma novērtējums, norāde par summām, kas saistītas ar tā izpildi.
• Grupēšana. Šajā posmā dokumenti tiek izplatīti atbilstoši kopīgām iezīmēm.
• Grāmatvedība. Tas ietver debeta un kredīta apzīmējumu.
• Dzēšana. Lai novērstu atkārtotu maksājumu uz primārajiem dokumentiem, grāmatvedis ievieto atzīmi "apmaksāts".

Kļūdas dokumentos

Tie var rasties dažādu iemeslu dēļ. Pamatā to parādīšanos izraisa darbinieka neuzmanīga attieksme pret darbu, ko viņš veic, speciālista analfabētisms un iekārtu nepareiza darbība.

Dokumentu labošana nav ieteicama. Tomēr dažos gadījumos nav iespējams iztikt bez kļūdu labošanas. Grāmatvedim primārajā dokumentācijā pieļautā kļūda ir jālabo šādi:

• Izsvītrojiet nepareizo ierakstu ar plānu līniju, lai tas būtu skaidri redzams.
• Ierakstiet pareizo informāciju virs pārsvītrotās līnijas.
• Atzīmējiet opciju Corrected Believe.
• Norādiet korekcijas datumu.
• Parakstīties.

Korektīvo līdzekļu izmantošana nav atļauta.

Darbs ar ienākošajiem dokumentiem

Ienākošo dokumentu apstrādes procesā ietilpst:

• Dokumenta veida noteikšana. Grāmatvedības dokumentos vienmēr ir informācija par pabeigtajiem biznesa darījumiem. Piemēram, tajos ir iekļauts rēķins, rīkojums par līdzekļu saņemšanu utt.
• Saņēmēja datu pārbaude. Dokumentam jābūt adresētam konkrētam uzņēmumam vai tā darbiniekam. Praksē gadās, ka uzņēmumam speciāli tiek izsniegti dokumenti materiālu iegādei, lai gan līgums ar piegādātāju nav noslēgts.
• Parakstu, zīmogu pārbaude. Personām, kas paraksta dokumentu, jābūt pilnvarotām to darīt. Ja primāro dokumentu apskate nav darbinieka kompetencē, tad tie tiek anulēti. Runājot par izdrukām, praksē kļūdas bieži rodas tajos uzņēmumos, kuriem ir vairāki zīmogi. Informācijai uz nospieduma ir jāatbilst dokumenta veidam, kurā tas atrodas.
• Dokumentu statusa pārbaude. Ja tiek konstatēti bojājumi uz papīriem vai lapu trūkums, ir jāsastāda akts, kura kopija jānosūta darījuma partnerim.
• Dokumentā atspoguļotā notikuma derīguma pārbaude. Uzņēmuma darbiniekiem ir jāapstiprina informācija par darījuma faktu. Dokumentus par vērtslietu pieņemšanu apliecina noliktavas pārzinis, līguma nosacījumus apstiprina tirgotājs. Praksē ir situācijas, kad piegādātājs saņem rēķinu par precēm, kuras uzņēmums nav saņēmis.
• Definējiet periodu, kuram dokuments pieder. Apstrādājot primāros dokumentus, ir svarīgi neierakstīt vienu un to pašu informāciju divreiz.
• Definējiet grāmatvedības sadaļu. Saņemot primārodokumentāciju, ir jānosaka, kādiem nolūkiem piegādātās vērtības tiks izmantotas. Tie var darboties kā pamatlīdzekļi, materiāli, nemateriālie aktīvi, preces.
• Nosakiet reģistru, kurā dokuments tiks iesniegts.
• Reģistrācijas papīrs. Tas tiek veikts pēc visām pārbaudēm.

Strādājiet ar izejošajiem papīriem

Šāda veida dokumentācijas apstrāde nedaudz atšķiras no iepriekš minētā.

Vispirms uzņēmuma pilnvarots darbinieks noformē izejošā dokumenta melnrakstu. Uz tā pamata tiek izstrādāts dokumenta projekts. Tas tiek nosūtīts vadītājam apstiprināšanai. Tomēr dokumenta projektu var apstiprināt arī cits darbinieks, kuram ir atbilstošas pilnvaras.

Pēc sertifikācijas projekts tiek sastādīts atbilstoši noteiktajiem noteikumiem un nosūtīts adresātam.

Darbplūsmas plānošana

Šis posms ir nepieciešams, lai nodrošinātu ātru dokumentācijas saņemšanu, nosūtīšanu un apstrādi. Kompetentai dokumentu aprites organizēšanai uzņēmumā tiek izstrādāti īpaši grafiki. Tie norāda:

• Sākotnējo darbu reģistrācijas vieta un termiņš.
• Tās personas vārds, uzvārds un amats, kura sagatavoja un iesniedza dokumentus.
• No vērtspapīriem iegūti konti.
• Laiks un vieta dokumentācijas glabāšanai.

Grāmatvedības reģistri

Tie ir nepieciešami primārās dokumentācijas reģistrācijai. Tajā pašā laikā, uzpapīri ir marķēti ar grāmatvedības zīmi. Nepieciešams nepieļaut dokumentu pārreģistrāciju.

Sākotnējos dokumentus var glabāt elektroniskajos reģistros. Tomēr pēc valsts aģentūru vai darījumu partneru pieprasījuma uzņēmumam ir jāiesniedz drukātās kopijas.

Dokumentu atkopšanas iespējas

Šobrīd noteikumos nav noteikta skaidra papīru atjaunošanas kārtība. Praksē šis process ietver šādas darbības:

• Komisijas iecelšana dokumentu nozaudēšanas vai iznīcināšanas iemeslu izmeklēšanai. Ja nepieciešams, uzņēmuma vadītājs procedūrā var iesaistīt tiesībsargājošās iestādes.
• Aicinājums banku organizācijai, darījuma partneriem pēc primāro dokumentu kopijām.
• Ienākuma nodokļa deklarācijas labošana. Nepieciešamība iesniegt precizētu pārskatu ir saistīta ar to, ka nedokumentētās izmaksas netiek atzītas par izdevumiem nodokļu vajadzībām.

Primārās dokumentācijas nozaudēšanas gadījumā IFTS aprēķinās nodokļu atskaitījumu summu, pamatojoties uz pieejamajiem papīriem. Vienlaikus pastāv iespēja, ka nodokļu iestāde piemēros atbildības pasākumus naudas soda veidā.

Biežākās kļūdas primāro dokumentu izsniegšanas procesā

Parasti reģistratori pieļauj šādus pārkāpumus:

• Aizpildiet veidlapas, kuras nav vienotas vai kuras nav apstiprinājis uzņēmuma vadītājs.
• Nenorādiet detaļas vaiatspoguļo tos ar kļūdām.
• Neapstipriniet dokumentus ar parakstu un neļaujiet darbiniekiem, kuriem nav pilnvaru, parakstīt dokumentus.

Uzņēmumam ārkārtīgi svarīga ir dokumentācija, kas apliecina biznesa darījumu faktus. Tās dizains ir jāpieiet ļoti uzmanīgi. Jebkura kļūda var radīt negatīvas sekas.