Uzņēmējdarbības process – kas tas ir? Biznesa procesu izstrāde, modelēšana, optimizācija

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Mūsdienu uzņēmuma vadības metodes arvien vairāk aizņem ārvalstu metodes un tehnoloģijas. Un nevis tāpēc, ka tas ir modē, bet tāpēc, ka tas ir ērti un efektīvi. Viens no šiem paņēmieniem sadala visu rutīnas darbu elementāros komponentos un pēc tam detalizēti apraksta katru iegūto biznesa procesu. Tas aizņem diezgan daudz laika, taču izveidotā shēma ļauj atrast vājās vietas, pārlieku uzpūstus funkcionālos pienākumus un neskaidrus uzdevumus. Pavadot laiku vienreiz, vadība var nodot daļu savas atbildības pa hierarhijas kāpnēm, atbrīvojot laiku stratēģiskai plānošanai.

Dzīve pēc plāna

Cita lieta, ka firmu darbinieki bieži neizprot šīs procedūras jēgu un neatbalsta vadības vēlmi noteikt galvenos biznesa procesus. Tomēr arvien vairāk ir nepieciešams izprast katras vienības elementāro darbību modelēšanu un aprakstu, un patdarbinieks. Vēl trakāk ir, ja uzņēmuma kolektīvā parādās darbinieki, kas pēta uzņēmuma biznesa procesus. Viņi pastāvīgi par kaut ko jautā, novērš uzmanību un visos iespējamos veidos traucē visa personāla tiešo funkcionālo pienākumu izpildi. Ko darīt?

Sāksim no tālienes. Katru rītu lielākā daļa no mums saskaras ar uzdevumu ierasties darbā. Tā veiksmīgam risinājumam ir laikus jāpamostas, jāsagatavojas un jāiesēžas kādā transportā (nav svarīgi, vai tā ir privātā automašīna vai metro vagons). Turklāt katru komponentu var sadalīt vēl mazākās procedūrās: lai laicīgi pamostos, var iestatīt modinātāju vai lūgt kādam tevi pamodināt utt. Neatkarīgi no risinājuma metodes, rezultāts (savlaicīga pamošanās)) tiks sasniegts. Taču paaugstinājums, maksas un darba veids atšķiras risinājuma veidā un gala rezultātā. Patiesībā mēs esam nonākuši pie pirmās definīcijas.

Kam tas viss domāts

Tātad, biznesa process ir noteiktu vienkāršu darbību secība, kas pārvērš resursus noderīgā galaproduktā. Mūsu reālās dzīves piemērā ir trīs dažādi procesi, no kuriem katrs prasa savu sākotnējo informāciju un pēc noteiktām manipulācijām dod vēlamo rezultātu. Dosimies uz uzņēmumu. Neatkarīgi no darbības jomas katrā uzņēmumā darbu nosaka darbinieku profesionālās attiecības: informācijas nodošana, produkta nepieciešamības noteikšana, ražošanas un resursu analīze utt. Un šeit ir svarīgi atzīmēt, ka visas augstāk minētajiem jautājumiemtikai tad, ja ir izpildīti trīs nosacījumi:

- informācija tika nosūtīta par to ieinteresētajam darbiniekam;

- tas tika izdarīts īstajā laikā;

- informācijas sniegšanas forma ir diezgan vienkārša un skaidra.

Apkopojot visu iepriekš minēto, var apgalvot, ka biznesa process ir informācijas plūsma, kas atbild uz trim jautājumiem: kas, kur un kad. Lai darbs tiktu veikts raiti un nepārtraukti, ir jānosaka tā sastāvdaļas. Šajā gadījumā nebūs uzdevumu dublēšanās, izpildītāja trūkuma vai dīkstāves.

Kad biznesa process ir skaidri definēts, katrs darbinieks pārstāj būt neaizstājams. Atcerieties, cik reizes jums bija jāgaida, kamēr kāds no jūsu kolēģiem pamet slimības lapu (vai atgriezīsies no atvaļinājuma); kad esi prom no darba, telefons burtiski nebeidz zvanīt, un visi cenšas saprast, ko un kā tu dari. Un, ja atbildējāt uz vadības lūgumu un izveidojāt diezgan detalizētu biznesa procesu aprakstu, tad varat mierīgi uzmundrināt, atpūsties un dažreiz vienkārši papusdienot…

Pievēršoties definīciju formālai valodai, mēs iebildīsim, ka, aprakstot biznesa procesus, uzņēmums izvirza šādus mērķus:

• izprast darbību organizācijas vispārējo struktūru un noteikt tās attīstības dinamiku;
• apzināt pašreizējās problēmas un iespējas tās pārvarēt;
• izveidojiet mērķu un uzdevumu sistēmu, kas ir saprotama visiem dalībniekiem (izstrādātājiem, lietotājiem, klientiem utt.);
• lai formulētu prasības nepieciešamajai programmatūraidrošība.

Protams, biznesa procesu apraksts pats par sevi neinteresē. Bet pārveidošanai tas ir vissvarīgākais uzdevums. Tikai izprotot informācijas plūsmu struktūru, attiecības un veidus, mēs varam runāt par gan paša uzņēmuma, gan tā atsevišķu struktūrvienību semantiskās slodzes pārdomāšanu. Bet reorganizācija būtu jāveic arī, lai sasniegtu kādu mērķi: uzlabotu klientu apkalpošanas kvalitāti; izmaksu samazināšana; sniedzot izpildītājiem lielāku brīvību lēmumu pieņemšanā (samazinot darba pabeigšanas laiku) utt.

Vienkārša klasifikācija

Visbiežāk nepieciešamība aprakstīt informācijas biznesa procesus parādās uzņēmumos ar funkcionāli orientētu struktūru. Fakts ir tāds, ka dažādu departamentu mērķi un uzdevumi var būt pretrunā viens otram. Un tas novedīs ne tikai pie uzņēmuma rentabilitātes, bet arī konkurētspējas krituma.

Mūsdienīgai pieejai vadībai arvien vairāk ir procesu raksturs. Viss darbs tiek uzskatīts par noteiktu procesu kopumu (no kuriem katrs sastāv no vienas vai vairākām vienkāršām operācijām). Lai formalizētu un standartizētu šo pieeju, ir pieņemtas šādas procesu kategorijas (klasificēšana notiek saistībā ar produkta pievienoto vērtību):

• galvenie - tie, ar kuriem uzņēmums gūst ienākumus: ražošana, mārketings, piegādes;
• vadītāji - tie, kas izvirza mērķus un uzdevumus nodaļām un konkrētiem izpildītājiem;
• atbalsta –tie, kas nodrošina ražošanu ar resursiem, bet nedod pievienoto vērtību gala produktam: personāla apmācība un atlase, finansiāls atbalsts, tiesiskā aizsardzība utt.

Papildus jau pieminētajai neatkarībai no cilvēciskā faktora un vienkāršotai jauno darbinieku adaptācijai, biznesa procesu apraksts ļauj efektīvāk pārvaldīt uzņēmuma darbības izmaksas.

Properties

Tagad kļūst skaidrs, ka, lai vadītu uzņēmumu, nepieciešams ne tikai identificēt savstarpēji saistītās informācijas plūsmas, bet arī skaidri aprakstīt visas darbības. Tā kā mēs jau zinām, ka biznesa process ir daļa no kopējā darba, kas pāriet no viena darbinieka pie otra (savā funkcionālajā vienībā vai nē, tas nav svarīgi), tad pāriesim pie tā, ka viss pasaulē var būt vienotiem. Un profesionālā darbība – vēl jo vairāk.

Neatkarīgi no darbības jomas katru biznesa procesu var raksturot ar vienādām pazīmēm.

- Apmale ir vienkāršas darbības sākums un beigas.

- Īpašnieks ir uzņēmuma darbinieks, kuram ne tikai pieder darbam nepieciešamie resursi, bet arī plāno, analizē, vada procesu; un pats galvenais, viņš ir atbildīgs par rezultātu.

- Ievade - jebkurā uzņēmumā pieņemtā formā saņemts informatīvs ziņojums, kas definē informācijas nepieciešamību un iezīmē procesa sākumu.

Izvade - informācija vai materializēta produkta daļa, kas tiek patērēta ārpus izpildītājaklients.

- Darbuzņēmējs - uzņēmuma personāls, kas iesaistīts vienā procesā.

- Resursi - darbības materiālā vai informatīvā daļa, kas operācijas izpildes laikā nemainās (bet tikai veicina ienākošās informācijas pārtapšanu galaproduktā).

- Kvalitātes kontrole - nozares vai iekšējie (uzņēmuma vadības akceptēti) rādītāji, lai noteiktu darba efektivitāti.

Elementāro procesu obligāta piešķiršana

Protams, ne katram uzņēmumam ir nepieciešams biznesa procesu apraksts. Tomēr ir vairāki gadījumi, kad nevar iztikt bez šī nogurdinošā vingrinājuma. Nosauksim galvenos:

• Uzņēmuma darbība ir automatizēta. Šajā gadījumā biznesa procesa diagramma pārtulko klienta vajadzības programmētājam saprotamā valodā.
• Uzņēmuma darbības pilnveidošana. Ne tikai aprīkojuma un tehnoloģiju uzlabojumi palīdz uzlabot galaproduktu; biznesa procesu optimizācija ļauj identificēt visas darba stiprās un vājās puses un pieņemt atbilstošus vadības lēmumus.
• Starptautiskās standartizācijas organizācijas (ISO) sertifikācija. Tiek veidota vienota kvalitātes vadības sistēma visiem darbiniekiem.

Kā iesniegt aprakstu klientam

Uzņēmējdarbības procesa modelēšanai ir nepieciešams katra elementa apraksts. Kā to nesāpīgi izdarīt organizācijai? Pasaules praksē ir pieņemtas trīs galvenās metodes: tekstuālā, grafiskā un tabulas.

Teksts ietver visa darba gaitas aprakstu vienkāršā un saprotamā secībā. Forma un saturs var būt vai nu bezmaksas (ja vēl nav izstrādāti starptautiskie vai nozares standarti), vai arī reglamentēti ar dokumentiem. Piemēram: pārdošanas nodaļa nosūta plānošanas nodaļai pārskata dokumentāciju par periodu; plānošanas nodaļas darbinieki veic analītisko darbu, lai noteiktu pārdošanas dinamiku un nepieciešamību veikt ražošanas korekcijas; no plānošanas nodaļas iegūtais rezultāts tiek pārnests uz mārketinga nodaļu, kur tiek analizēti pārdošanas apjoma pieauguma (krituma) iemesli utt.

Uzņēmējdarbības procesa grafiskā diagramma ļauj vizualizēt analītiskā darba rezultātu. Nav jāatgādina, ka visefektīvākā ir informācijas vizuālā uztvere. Tāpēc visa veida grafiki un diagrammas dod mums iespēju ātri saprast, kas notiek, un atrast pareizo risinājumu.

Gadījumos, kad darbību reformēšanas galvenais uzdevums ir biznesa procesu optimizācija, to aprakstam ir vērts izmantot tabulas formu. Ar tās palīdzību ir vieglāk saprast darbību secību un informācijas plūsmu virzienu. Tipiskā tabulā ir ne tikai personāla vienības funkcijas apraksts, bet arī ailes par ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem, izpildītāju (var norādīt gan visu nodaļu, gan konkrētu darbinieku) utt.

Kā pareizi aprakstīt biznesa procesu

Nepietiek ar biznesa procesu analīzi. Vissvarīgākais šajā jautājumā ir pareizība, bet tajā pašā laikā apraksta vienkāršība. Vispirms ir skaidri jāformulē vienības procesa nosaukums. Tas palīdzēs jums saprasttās galvenās īpašības, izpildes loģika un vieta kopējā ražošanas darbību ķēdē.

Tad jānorāda, kāda ievades informācija ir nepieciešama normālai uzdevuma izpildei, kā arī jānorāda resursu atbalsts. Rakstīta vienkāršu darbību secība, kas veido procesu, palīdzēs jums neko nepalaist garām un aizmirst.

Uzņēmējdarbības procesu modelēšana nevar iztikt bez procesa īpašnieka un tā norises uzraudzības sistēmas precizēšanas. Lai to izdarītu, aprakstā ir jāatzīmē darba izgatavošanas standarta noteikumi un jāuzskaita dokumenti, kas tiek pārsūtīti uz nākamo saiti. Vienkāršošanas labad aprakstam vajadzētu izskatīties šādi: "… pēc pārskata perioda pārdošanas analīzes veikšanas plānošanas nodaļas darbinieks aizpilda izveidoto veidlapu (tabulu), kuru viņš nosūta mārketinga nodaļai …"

Vienkāršota shēma ražošanas procesu aprakstam

Rakstot aprakstu, darbinieki visbiežāk saskaras ar to, ka neprot mutiski nodot sava darba saturu. Lai biznesa procesu sistēma būtu skaidra un strukturēta, varat izveidot piezīmi. Tas atspoguļo tos jautājumus, uz kuriem ir jāsniedz skaidra un maksimāli detalizēta atbilde. Tātad, kādi ir šie jautājumi?

• Kas? Aprakstīts, kas tieši tiek darīts šajā darbībā.
• Kāpēc? Atbilst operācijas mērķim.
• Kad? Nosaka, kurš uzsāk izpildi.
• Kas? Nosauc konkrētus izpildītājus.
• Kā? Nepieciešami sarakstiresursi.

Biznesa procesu attīstība paredz, ka var izmantot visas apraksta metodes. Tādējādi tiks iegūta visdetalizētākā darba shēma. Grafiskā versija atklās funkcionālo vienību attiecības, bet tabulas un teksta versijas atspoguļos katras darbības saturu. Diemžēl biznesa procesu automatizācija nav iespējama bez šī laikietilpīgā sākotnējā darba.

Kā iegūt informāciju

Praksē ir daudz veidu, kā iegūt nepieciešamo informāciju. Vispirms ir jāanalizē normatīvie dokumenti, kas vada uzņēmuma darbiniekus. Pēc tam jums jāveic personiskas intervijas ar katru tiešo izpildītāju, lai aprakstītu viņa darba saturu. Turklāt, lai noskaidrotu un precizētu strīdīgos punktus, analītiskajiem konsultantiem jāizmanto biznesa procesu progresa novērošana.

Ja lietosit visaptverošu pieeju problēmas risināšanai, biznesa procesu automatizācija nešķitīs tik nogurdinoša un bezjēdzīga.

Darba grupa

Un tomēr, ja uzņēmuma galvenais uzdevums ir biznesa procesu automatizācija un vadība neplāno piesaistīt ārējus konsultāciju uzņēmumus, noteikti rodas jautājums: "Ar ko sākt?" Vispirms ir jāizveido uzņēmuma darbinieku darba grupa. Vēlams, lai darba grupas dalībniekiem būtu izcilas analītiskās un klausīšanās prasmes. Galu galā, kā jau minēts, lielākā daļa darba ir personisku interviju veikšana ar biznesa procesu veicējiem.

Tālāk jums ir jāiegūst reāls priekšstats par sistēmas darbību. Tā kā pirms modernizācijas uzņēmums strādāja un guva peļņu, par pilnīgu restrukturizāciju droši vien nav jārunā. Tāpēc informācijas plūsmu sistēma un virzieni ir jāfiksē optimizācijas uzsākšanas brīdī.

No kā sastāv apraksts

Lai izvairītos no neskaidrībām un nekonsekvencēm biznesa procesu aprakstā, eksperti iesaka izmantot procesu kartes. Tie ir standartizēti dokumenti, kas ļauj unificēt visas darbības neatkarīgi no izpildītāja ietekmes sfēras un aprakstītās darbības sarežģītības.

Jebkuru aprakstu var iedalīt šādos komponentos:

• vienota procesa forma (visbiežāk tabula);
• biznesa procesu karte (var tikt attēlota jebkurā formā - teksta apraksts, grafisks objekts vai tabula);
• maršruti (informācijas, resursu un finanšu ienākošās un izejošās plūsmas);
• dažādu biznesa procesu matricas (dažādu procesu mijiedarbības tabula, kas ļauj izcelt galvenās un sekundārās plūsmas un operācijas);
• plūsmas diagramma (biznesa procesa izpildes algoritms);
• detalizēts teksta apraksts;
• dokumentācija (procesa izpildi apliecinošu dokumentu izveide);
• biznesa procesa rādītāju identificēšana (meklējiet raksturlielumus un rādītājus, pēc kuriem varat kontrolēt ne tikai progresu, bet arī kvalitāti);
• nolikums (citiem vārdiem, amata apraksts).

Rādītāji

Kā jau vairākkārt minēts, jebkurš process ir ar kaut ko jāmēra. Tas ir nepieciešams, pirmkārt, lai novērtētu visu uzņēmuma darbību efektivitāti. Visbiežāk eksperti iesaka pārbaudīt biznesa procesus pēc četriem rādītājiem: laiks, izmaksas, kvalitāte un kvantitāte.

Bet biznesa procesu modeļi ir dinamiski un daudzveidīgi. Tāpēc bieži vien nepietiek tikai ar darba ātruma novērtēšanu; jāņem vērā gan darba apstākļi, gan uzņēmuma infrastruktūra. Turklāt gandrīz visas nozares nevar pastāvēt bez piegādātājiem, finansēm, loģistikas un partneriem. Tie ir arī izmērāmi rādītāji.

Un, protams, nedrīkst aizmirst par informāciju un cilvēcisko faktoru. Jo augstāks ir speciālista sagatavotības līmenis, jo mazāk laika viņam būs nepieciešams, lai iepazītos ar instrukcijām un ienākošo informāciju.

Lielākā daļa modelēšanas metodoloģiju tagad ir balstītas uz strukturālās analīzes un projektēšanas principiem (SADT - Structured Analysis and Design Technique), kā arī uz dažām algoritmiskām valodām. Var runāt par vairāku biznesa procesu analīzes pamatmodeļu esamību:

- Biznesa procesu modelēšana – patiesībā modelēšana – atklāj uzņēmuma pastāvēšanas funkcionālo pusi.

- Darba plūsmas modelēšana - apraksta darbplūsmas un ir līdzīga plūsmas diagrammai.

- Datu plūsmas modelēšana - atšķirībā no iepriekšējās, apraksta datu (informācijas) plūsmas; paredzēts sekvencēšanaioperācijas.

Šīvarta-Deminga cikls

Lielus biznesa procesus (1C ļauj tos atlasīt no vispārējā saraksta) ieteicams aprakstīt atsevišķā dokumentā ar nosaukumu "Darba kārtība". Viss, kas ir mazāk nozīmīgs vai sastāv no neliela skaita vienkāršu darbību, parasti ir aprakstīts amatu aprakstos.

Izstrādājot noteikumus, ir jāņem vērā uzņēmuma darbības nepārtrauktas pilnveidošanas cikla nosacījumi (Ševarta-Deminga modelis). Tās noteikumi nosaka, ka optimizācija un uzlabošana ir bezgalīgi procesi. Tas ir, uzņēmuma vadībā ir noteikts slēgts cikls, kas sastāv no šādiem vadības lēmumiem: plānošana, īstenošana, kontrole, regulēšana.

Izstrādājot nolikumu, jāņem vērā principi, kas nodrošina atbilstību Shewhart-Deming modelim:

1. Plānoto rādītāju aprēķins nākamajam periodam.
2. Noviržu dinamikas analīze un iespējamo cēloņu dokumentēšana.
3. Korektīvo darbību noteikšana un to efektivitātes analīze.

Modeļa izstrāde jāveic saskaņā ar biznesa noteikumiem. Vispārpieņemtie noteikumi ir tās valsts normatīvais un tiesiskais regulējums, kuras teritorijā uzņēmums darbojas. Otrs modeļa pamats ir uzņēmuma korporatīvā politika.

Ieviešot kvalitātes vadības sistēmu, ir jārūpējas par biznesa procesu attīstību un unifikāciju. Kā minēts raksta sākumā, uzņēmuma darbinieki ne vienmēr irizprot notiekošās modernizācijas nozīmi. Augstākās vadības uzdevums ir pievērst katram darbiniekam efektīva biznesa procesa modeļa izveides nozīmi.

Galu galā tā ir labi izveidota un rūpīgi izstrādāta sistēma, kas uzņēmumam ne tikai atvieglos starptautisko kvalitātes standartu ISO 9001:2008 atbilstības sertifikātu iegūšanu, bet arī būtiski palielinās katra efektivitāti. darbinieks.

Abi šie faktori liek uzņēmumam kļūt konkurētspējīgākam tirgū, kas, savukārt, labvēlīgi ietekmē gan investorus, gan klientus.