Kas ir ERP sistēma? Uzņēmuma finanšu resursu plānošana

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Arvien vairāk dažāda lieluma uzņēmumu visā pasaulē cenšas savā darbā ieviest visspēcīgāko pārvaldības rīku, kas pazīstams kā ERP sistēma. Tās izmantošana ir paredzēta, lai izveidotu efektīvu visu organizācijai stratēģiski svarīgo biznesa procesu kontroli un plānošanu, lai optimizētu galveno ražošanas un palīgiekārtu darbību.

ERP un ERP sistēmu koncepcija

Biznesa stratēģija ERP (EntERPrise Resource Planning) ir visu organizācijas departamentu un procesu integrācija: ražošanas telpas, finanšu, personāla un klientu profilu nodaļas un daudzas citas. Šādas kombinācijas galvenais mērķis ir optimizēt dažādu resursu sadali uzņēmumā.

Ja agrāk tas bija tikai mārketinga jēdziens, tad mūsdienās ERP sistēma visbiežāk tiek saprasta kā specializētu programmatūras rīku klase. Plašā nozīmē tā ir visu uzņēmuma resursu plānošanas un pārvaldības metodika. Vēsturiski ERP stratēģija tika veidota, pamatojoties uz tās priekšgājējiem:

• MRP - materiālu prasību plānošana.
• MRP II - plānošanaražošanas resursi.

Turpretim ERP sistēmu var izmantot ļoti lieliem uzņēmumiem, kas bieži vien ir ģeogrāfiski sadalīti. Šajā gadījumā mēs runājam par korporatīvo resursu plānošanu, jo tā pievērš uzmanību ne tikai ražošanai, bet arī visaptverošai finanšu plānošanai. Būtiska ERP sistēmas iezīme ir arī iespēja to izmantot absolūti jebkurā uzņēmumā neatkarīgi no darba specifikas, arī tajos, kas nenodarbojas ar ražošanas darbībām. Uzskatot to par programmatūras produktu, jāatzīmē, ka tas ir aprīkots ar jaudīgāku tehnisko līdzekļu komplektu, kas atvieglo vai aizstāj lēmumu pieņemšanas procesu.

ERP sistēmas mērķis uzņēmumā

Lai pieņemtu lēmumu par radikālām izmaiņām sava uzņēmuma darbībā, kas saistītas ar informācijas pārvaldības sistēmas ieviešanu un jaunas biznesa stratēģijas ieviešanu, vadībai ir skaidri jāapzinās šī soļa nepieciešamība, kam vajadzētu jāizsaka šādos galvenajos punktos:

• nevēlēšanās samierināties ar pašreizējo lietu stāvokli;
• nepieciešamība izmantot modernās tehnoloģijas, lai nostiprinātu uzņēmējdarbības vienības pozīcijas tirgū konkurences apstākļos;
• gaida ievērojamus ieguvumus no ieviešanas.

Pirmkārt, ERP sistēmas izmantošana ir paredzēta, lai veicinātu līdzīgas biznesa stratēģijas veiksmīgu ieviešanu, kuras izpildei būtu jānodrošina efektīvauzņēmuma resursu plānošana un vadība. Lai to izdarītu, ir jāoptimizē tās nodaļu darbs, proti, jāpanāk maksimāla konsekvence starp tām un jāsamazina administratīvās izmaksas. To var panākt, izmantojot informācijas sistēmas sniegtās priekšrocības. Tas ir:

• Uzņēmējdarbības procesu caurskatāmības palielināšana.
• Problēmu risināšana ar organizēšanu un pareizās informācijas atrašanu.
• Uzlabojiet datu uzticamību un atbilstību.
• Darba plūsmas ātruma palielināšana starp nodaļām.
• Vienotas informācijas telpas organizēšana starp galveno biroju un attālajām filiālēm.
• Saīsināt laiku, kas nepieciešams dokumentācijas pabeigšanai, un novērst iespējamās kļūdas.
• Lēmumu pieņemšanas ātruma palielināšana visos līmeņos.

ERP-sistēma nodrošina objekta konkurētspējas pieaugumu, ne tikai ieviešot tā darbā efektīvākus biznesa procesus. Tā izmantošanai vajadzētu arī samazināt uzņēmuma kopējās izmaksas. Uzlaboti plānošanas, modelēšanas un analīzes rīki palīdz optimizēt ražošanas darbību, finanšu sektora resursus, kā arī noliktavas, transporta un citu nodaļu darbu.

Galvenās darba iezīmes

Dažādos uzņēmumos, pat tajos, kas nodarbojas ar vienu un to pašu biznesu, visi biznesa procesi var noritēt pilnīgi atšķirīgi. Standartizētā darba shēma, ko piedāvā uzņēmuma vadības informācijas sistēma, var būtiski atšķirties no šeit izmantotās. Ar šoPamats uzskatīt to tikai par programmatūras produktu ir principiāli nepareizs, jo tā ieviešanai no uzņēmuma ir nepieciešamas liela mēroga iekšējās izmaiņas esošo biznesa procesu reorganizācijas veidā.

Šo sistēmu konceptuālās iezīmes ir tieši saistītas ar to būtību. Atgādiniet, ka ERP metodoloģija ietver visu svarīgo uzņēmuma nodaļu konsolidāciju, lai organizētu efektīvu tā resursu pārvaldību. Šāda saistība tiek īstenota informācijas sistēmā, izmantojot vienotu publisku datubāzi. Informācija repozitorijā nonāk tikai vienu reizi, un pēc tam to var atkārtoti apstrādāt un izmantot dažādi iekšējie un ārējie patērētāji. Salīdzinot ar reālo dzīvi, šajā gadījumā samazinās uzņēmuma darbinieku laiks un pūles lēmumu pieņemšanai. Jāpiebilst arī, ka ERP sistēma nav automatizēta procesu vadības sistēma, bet gan uz to abstraktā modeļa balstīta integrēta informācijas sistēma, kurā informāciju ievada dzīvi cilvēki.

Datubāzes struktūra, kā arī programmatūras pakotnes darbība kopumā ir jāsakārto tā, lai atspoguļotu visu nodaļu darbību bez izņēmuma. Šī pieeja ļauj gandrīz reāllaikā uzraudzīt kopējo uzņēmuma resursu un biznesa procesu kopumu un līdz ar to veikt to operatīvo un stratēģisko vadību.

Viens no galvenajiem ERP sistēmu uzdevumiem irplānošanas procesa optimizācija un plāna īstenošanas kontrole. Iebūvētie viedie algoritmi lietotājiem ievērojami vienkāršo tā risinājumu. Piemēram, ražošanas uzņēmuma plānošanai un vadībai ir daudz specifisku iezīmju, kas saistītas ar tā komponentu neviendabīgumu. Tātad vienā ražotnē var būt darbnīcas, kas darbojas gan nepārtraukti, gan diskrēti. No šī viedokļa ieviestajai ERP klases sistēmai jābūt universālai un tajā jāiekļauj visplašākais specializēto moduļu klāsts.

Tā kā mūsdienu modernie uzņēmumi bieži ir ģeogrāfiski sadalīti, ir ļoti svarīgi, lai filiālēm, kas atrodas attālināti no galvenā biroja, būtu nodrošināta pilna piekļuve kopējai informācijas datu noliktavai. To īsteno ar ERP sistēmu izstrādē iesaistītajām progresīvākajām tīkla tehnoloģijām, kas nodrošina arī lietotāju piekļuves tiesību diferencēšanu tajās glabātajai informācijai.

ERP klases sistēmu funkcionalitāte

Runājot par funkcijām, mēs nedrīkstam aizmirst, ka jebkurš ERP klases produkts ir uzņēmuma vadības sistēma kopumā. Tās iespēju klāsts galvenokārt būs atkarīgs no tā objekta darbības mēroga un iezīmēm, kuru vajadzībām tas tiek izmantots. Apsveriet klasisko funkciju komplektu:

Ražošana

• Ražoto preču vai sniegto pakalpojumu dizaina un procesa specifikāciju uzturēšana, lai noteiktu nepieciešamo materiālu daudzumu un darbaspēka izmaksas.
• Ražošanas plānu zīmēšana.
• Uzņēmuma tehnisko iespēju plānošana un vadīšana dažādās tuvinājumos: no atsevišķām vienībām līdz cehiem un ražošanas apvienībām.

Finanses

• Darbības uzskaite, finanšu, vadības, nodokļu uzskaite un kontrole.
• Uzņēmuma aktīvu, tostarp pamatlīdzekļu, vērtspapīru, bankas kontu utt., pārvaldība.
• Uzņēmuma finanšu resursu visaptveroša plānošana un tā rezultātu kontrole.

Loģistika

• Materiālu, izejvielu, detaļu, komponentu nepieciešamo apjomu plānoto rādītāju veidošana saskaņā ar ražošanas plāniem.
• Piegādes un pārdošanas vadība: darījumu partneru uzskaite, līgumu reģistra kārtošana, piegādes ķēdes vadība, noliktavas plānošanas un uzskaites ieviešana.

Personāls

• Personāla atlases procesa vadīšana.
• Operatīvais personāls un personāla uzskaite, personāls, algu saraksts.
• Personāla plānošana.

Mārketings un reklāma

• Saglabājiet pārdošanas plānus.
• Cenu vadība dažāda veida tirgos, lai veidotu adekvātu uzņēmuma kopējo stratēģiju, pārskatāmu preču pašizmaksas aprēķināšanas politiku: atlaižu un īpašo pārdošanas nosacījumu uzskaiti.
• Plānojiet un kontrolējiet notiekošās reklāmas un mārketinga aktivitātes.

Projekti. Ziņošana

• Nodrošina plašu standartizētu grāmatvedības, finanšu un vadības pārskatu veidlapu klāstu, kā arī elastīgu mehānismuizveidot pielāgotu.
• Vispārējas stratēģijas izstrāde: pakāpeniski plānot laiku, materiālo, finanšu un cilvēkresursu sekmīgai īstenošanai nepieciešamo.
• Galveno projektu darbības rādītāju uzraudzība.

Kuri uzņēmumi var izmantot ERP sistēmas

No pirmā acu uzmetiena var šķist, ka šīs klases sistēmas ir paredzētas tikai liela mēroga nozarēm, jo tām vairāk raksturīga resursu plūsmu un dažāda veida procesu struktūras augstā sarežģītība. Tomēr ir situācijas, kad MRP vai MRP II klases izmantošana var nebūt pietiekama mazam uzņēmumam. Šodien tirgū jūs varat iegādāties programmatūras produktus ar dažādām iespējām. Atkarībā no uzņēmuma mēroga, kur tos var efektīvi izmantot, ir smagi, vidēji un viegli risinājumi.

Attiecībā uz organizācijām, kas nav ražošanas organizācijas, arī tām ir piemērojamas ERP klases sistēmas. Šādiem uzņēmumiem pietiks ar ne pārāk plašu funkcionalitāti. Šobrīd ir pieejamas nelielas integrētas vai lokālas sistēmas, kas spēj apmierināt tirdzniecības uzņēmumu vai pakalpojumu sektorā strādājošo organizāciju vajadzības. Jāņem vērā arī tas, ka daudzi izstrādātāji piedāvā saviem klientiem un nozares produktus.

Par klasifikācijas metodēm

Visredzamākā iezīme, pēc kuras var klasificēt visas ERP uzņēmuma vadības sistēmas, irorganizācijas mērogā, ja tie var būt piemērojami. No šī viedokļa, atkarībā no darbu skaita, ir ierasts piešķirt risinājumus:

• Lielas korporācijas (vairāk nekā 10 tūkstoši cilvēku).
• Vidēja lieluma korporācijas (no 1000 līdz 10 000 cilvēku).
• Vidējie uzņēmumi (no 100 līdz 1 tūkstotim cilvēku).
• Mazie uzņēmumi (mazāk nekā 100 cilvēku).

Svarīga šādu informācijas produktu sistematizācijas pazīme ir funkcionalitāte. Atkarībā no īstenotā veikto uzdevumu apjoma ir šāds vispārpieņemts iedalījums:

• Liels integrēts.
• Integrēts vidējais.
• Finanšu vadība.
• Vietējie.

Lokālā versija parasti ir vienots informācijas produkts kastē ar šauru fokusu un ar salīdzinoši nelielām kopējām izmaksām. Visbiežāk tas aptver vienu vai vairākus blokus organizācijas vai tās grāmatvedības darbības finanšu jomā. Šādas sistēmas ir piemērotas maziem ražošanas vai tirdzniecības uzņēmumiem.

Uzņēmuma vadības finanšu un vadības sistēmu var izmantot galvenokārt ar ražošanu nesaistītās organizācijās, galvenokārt tirdzniecībā vai pakalpojumu sniegšanā. Papildus finanšu un grāmatvedības jautājumiem šeit ir iesaistīti arī loģistikas vadības moduļi.

Integrētās informācijas sistēmas atkarībā no mērķa objekta mēroga var būt vidējas vai lielas. Tie aptver visus korporatīvo struktūru biznesa procesus, proti, mijiedarbību ar piegādātājiem un patērētājiem,gala produkta ražošana, materiālu un finanšu plūsmas, personāla attiecības, piegāde, uzglabāšana un mārketings, projektu īstenošana un daudzi citi.

Mūsdienu ERP sistēmu tirgus

Visus programmatūras produktus, kas šodien tiek piedāvāti vietējā tirgū, var iedalīt divās galvenajās kategorijās: Krievijas un importētie. Atšķirības starp tām ir ne tikai radīšanas vietā, bet arī funkcionalitātē.

Spēcīgi Rietumu izstrādnes kalpo kā standarts ERP klases sistēmām. Spilgtākie to piemēri ir SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution produkti. Tos visus var izmantot jebkura līmeņa mērķiem, ieskaitot ļoti lielus. Tomēr to izmantošana Krievijas uzņēmumiem bieži var būt sarežģīta, jo var rasties šādas problēmas:

• Uzņēmumu negatavība nopietnai esošo biznesa procesu reorganizācijai. Šādu izmaiņu mērogu ir grūti pārspīlēt. Ārvalstu uzņēmumu vadības sistēmu biznesa procesi būtiski atšķiras no tiem, kas parasti tiek izmantoti mūsu valstī.
• Nepietiekams speciālistu skaits, kas spēj pienācīgā kvalitātes līmenī realizēt importa ERP sistēmas ieviešanas projektu Krievijā.
• Šādu risinājumu izmantošanas augstās izmaksas.

Neskatoties uz vispārējo atpalicību no Rietumu analogiem, mūsdienu Krievijas attīstība pakāpeniski palielina savu funkcionalitāti. Tie ir pilnībā pielāgoti vietējo uzņēmumu darbam. un to var veiksmīgi īstenotja konkrētajā gadījumā nav nepieciešams plašs biznesa procesu pārklājums, bet pietiek tikai ar grāmatvedības uzskaiti atsevišķās darbības jomās izmantojot ERP sistēmu. Uzlabotas iekšzemes izstrādes piemēri ir 1C un Galaktika produkti.

Raugoties nākotnē - ERP II

ERP II koncepcija radās pirms kāda laika, un tā bija ERP metodoloģijas uzlabošanas rezultāts. Uzņēmuma resursu plānošana un pārvaldība joprojām ir viens no galvenajiem uzdevumiem. Taču straujā interneta attīstība, kas aizsāka jaunas metodikas rašanos, atstāja savas pēdas, padarot tradicionālo biznesu daļēji elektronisku. ERP II ir klasiskas uzņēmuma vadības sistēmas un specifisku tiešsaistes tirdzniecības risinājumu kombinācija.

Tagad ir kļuvis ārkārtīgi svarīgi sazināties ar saviem darījumu partneriem tīklā. Tam ir divas svarīgas jomas: piegādes ķēdes pārvaldība un klientu attiecību pārvaldība. Uzņēmuma iekšējā informācija pārstāj būt tikai tāda, nonāk ārējā vidē un kļūst par pamatu sadarbībai ar citām biznesa vienībām. Jaunā koncepcija šajā gadījumā ir formulēta kā uzņēmuma resursu un ārējo attiecību pārvaldība. Papildus ideoloģiskajai pārorientācijai ERP II sistēmas saņēma savas tehnoloģiskās iezīmes.

Sistēmas izvēles problēmas atrisināšana

Šā līmeņa programmatūras izvēle ir ārkārtīgi atbildīgs process. Nepareizs lēmums šajā jautājumā, īpaši liela mēroga projektiem, varir saistīta ar iespaidīgām laika un naudas izmaksām, ja nav gaidītā rezultāta.

Efektīva liela mēroga sistēmas ieviešana, kurai, piemēram, jānodrošina efektīva ražošanas uzņēmuma vadība, noteikti prasīs no tā biznesa procesu pārveidi. Svarīgi ir nepieļaut situāciju, kad ieviešanas procedūras beigās programma apkopotu neizmantotos datus vai neatrisinātu nepieciešamos uzdevumus. Šī iemesla dēļ projekta īstenošanai labāk aicināt sadarboties ekspertu komandu, kas ir sevi pierādījuši šajā jautājumā.

Ir noteikts kritēriju saraksts, uz kuru pamata projekta komanda, vienojoties ar mērķa uzņēmuma administrāciju, var pieņemt optimālu, izmaksu ziņā efektīvu lēmumu par programmatūras produkta izvēli:

• Sistēmas tehnisko un funkcionālo iespēju atbilstība uzņēmuma galvenajiem mērķiem.
• Kopējām īpašumtiesību izmaksām jāiekļaujas šim mērķim piešķirtajā budžetā. Papildus sistēmas iegādes izmaksām tas ietver darbības un cita veida netiešās izmaksas.
• Ieviestajai ERP klases informācijas sistēmai ir jāatbilst visām vispārpieņemtajām tehniskajām prasībām, kas nozīmē, ka tai jābūt mērogojamai, uzticamai, izturīgai pret iespējamām kļūmēm, tai jābūt pretvīrusu un pret hakeru aizsardzībai.
• Piegādātājam ir jānodrošina turpmāka instalētās programmatūras apkope un atbalsts.

ERP klases sistēmu ieviešanas process

ERP sistēmu ieviešana uzņēmumos pavada tāda paša nosaukuma stratēģiju ieviešanu tajos. Šī procedūra, atkarībā no mērķa objekta mēroga, parasti ilgst no vairākām nedēļām līdz vairākiem gadiem. Organizācija var iesaistīties ieviešanā pati vai izmantot tajā specializēto uzņēmumu palīdzību. Mēs varam atšķirt šī procesa galvenos posmus:

1. Primārā organizācija. Šeit ir nepieciešams definēt stratēģiskos mērķus, uzdevumus un noteikt paredzamo ieviešanas efektu konkrētai organizācijai. Pamatojoties uz šiem datiem, būs iespējams sastādīt projekta tehnisko plānu.
2. Projekta izstrāde. Šajā posmā tiek analizēta organizācijas pašreizējā darbība: tās veicināšanas stratēģija, biznesa procesi. Pamatojoties uz tā rezultātiem, tiek izveidots sistēmas modelis un tiek veikti atbilstoši precizējumi darba plānā.
3. Projekta izpilde. Tā kā biznesa procesu vadīšanas noteikumus diktē ieviestā ERP sistēma, šeit tie tiek pārveidoti atbilstoši vienotām prasībām. Nepieciešamības gadījumā tiek veikta atskaites formu un algoritmu izstrāde datu pārsūtīšanai no iepriekš lietotām grāmatvedības programmām. Ja iepriekšējos posmos atklājas sistēmas funkciju nepietiekamība objektam, tas tiek pabeigts. Tas noslēdzas ar lietotāju apmācību un iepriekšēju testēšanu.
4. Nodošana ekspluatācijā. Lietošanas procesā tiek identificētas un novērstas iespējamās kļūdas un darbības traucējumi.

SistēmaERP klases pārvaldība mūsdienās ir ne tikai dārgas programmatūras kopija, kas instalēta visos organizācijas datoros, bet arī galvenais dzinējspēks daudzsološai biznesa stratēģijai. Tās izvēlei jābūt balstītai uz mērķa objekta esošajām vajadzībām un iespējām. Visa uzņēmuma turpmākie panākumi kopumā ir atkarīgi no pieņemtā lēmuma pareizības un turpmākās ieviešanas soļu izpildes.