Progresa ziņojumu piemēri. Kā uzrakstīt atskaiti

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Nav tāda vadītāja, kurš vismaz reizi gadā neprasa saviem padotajiem atskaitīties par paveikto. Un problēma ir tā, ka ar ikdienas darbu šāda dokumenta izstrāde šķiet diezgan grūts uzdevums. Un nez kāpēc mums ir neērti prasīt no iestādēm atskaišu piemērus par paveikto. Ko darīt, ja viņš nolemj, ka mēs neatbilstam ieņemamajam amatam?

Kam tas vajadzīgs

Šo jautājumu uzdod izpildītājs, kurš saņēma uzdevumu ziņot. Visbiežāk firmu darbinieki jūtas gandrīz aizvainoti par šādām prasībām. Bet visam ir sava nozīme.

Pirmkārt, atskaite par paveikto ir nepieciešama pašam izpildītājam. Nevis formāla, bet ieinteresēta attieksme pret šo procesu ļaus jums atrast vājās vietas un vājās vietas jūsu kvalifikācijā. Tātad tiek noteikti virzieni, kuros iespējams (un nepieciešams) attīstīties. Galu galā mēs visi mācāmies no savām kļūdām.

Otrkārt, vadītājam tas ir vajadzīgs. Atskaite par padarīto darbu ļauj objektīvi novērtēt kvalitāti unuzdevumu risināšanas ātrums. Pateicoties šim dokumentam, pazudīs daudzi jautājumi - no primitīvākā “ko jūs visu laiku darāt” līdz sarežģītajam “kāpēc man vajadzētu mainīt datoru pret modernāku”. Tā kā pārskatā tiks norādīts, ka dokumenta izmaiņu saglabāšana prasa ilgu laiku. Un tas nav atkarīgs no izpildītāja – novecojusi biroja tehnika nevar strādāt ātrāk. Patiesībā tāpēc šķiet, ka darbinieks visu laiku dzer tēju - viņš tikai gaida, kad operācija tiks pabeigta.

Un jautājums: "Kāpēc man jāraksta atskaite par mēneša paveikto?" pati par sevi ir nepareiza. Jo statistiskās informācijas uzkrāšana un datu bāzu aizpildīšana ir jēga stratēģiem, nevis operatīvajiem darbiniekiem. Viņiem vienkārši ir vieglāk atrisināt problēmu, nekā runāt par tās risināšanas metodēm.

Ko rakstīt

Progresa ziņojumu piemēri liecina, ka jums ir jāraksta ļoti detalizēti. Viss, kas šķiet mazs vai mazs žests, var būt galvenais elements konkrētu funkciju izpildē. Taču izpratne par to radīsies tikai pēc vairāku rakstisku ziņojumu izpētīšanas.

Ja darbs ir rutīnas raksturs, piemēram, dokumentu saskaņošana un neatbilstību noteikšana, tad ir jēga izstrādāt tabulas formu. Šajā gadījumā vispirms tabulai jābūt ļoti detalizētai un tajā jābūt daudzām kolonnām; laika gaitā vajadzība pēc dažām kolonnām izzudīs, un pārskata forma iegūs normālu (lasi - saprātīgu) izskatu.

Bvairākos gadījumos, sastādot atskaiti par paveikto darbu (piemēram, skolotāji), nav iespējams formāli pieiet jautājumam par pašsajūtu. Patiešām, bez plānotās izglītības un metodiskās slodzes un nepieciešamā materiāla apguves skola nodarbojas arī ar izglītojošiem pasākumiem. Tam nepieciešama īpaša pieeja dokumenta sagatavošanā: ir jāsaprot daudzu skolēnu atpalicības iemesli, jāatrod veidi, kā ieinteresēt bērnus savā mācību priekšmetā. Un tajā pašā laikā nevajadzētu aizmirst par veiksmīgiem (un pat apdāvinātiem) skolēniem.

Ziņojiet par mērķiem

Pareizai sastādīšanai un minimālām laika izmaksām jau pašā sākumā ir jāizlemj, kādam nolūkam un kāpēc tiek rakstīta atskaite par gadā paveikto. Nosauksim populārāko:

- konkrēta amata organizācijā reālā ieguvuma pamatojums;

- darbinieka kvalifikācijas apliecinājums;

- efektīva darba demonstrēšana vadībai;

- finansējuma saņemšana nākamajam pārskata periodam;

- piekrišanas saņemšana virziena (idejas) izstrādei;

- piešķirto resursu un finanšu tērēšanas pamatojums utt.

Plaši zināmais formulējums - pareizais problēmas formulējums nodrošina 50% risinājuma - darbojas arī šajā gadījumā. Jo labāk mēs saprotam, kāpēc ir nepieciešams ziņojums, jo vieglāk to uzrakstīt. Līdz pat tam, ka dokuments “izstādīšanai” no mums nemaz neprasa radošu pieeju. Un laikietilpīgi.

Dokumenta struktūra

Ja uzņēmumam navizstrādāta atskaites forma, tad tā jāizstrādā pašam. Zinot dokumenta mērķi, ir jāpārdomā tā struktūra. Progresa ziņojumu paraugi liecina, ka ir nepieciešams skaidrs un vienkāršs izklāsts.

Pašā sākumā jāpaskaidro informācijas pasniegšanas mērķis un loģika. Izskaidrojiet prezentācijas secību un izveidojiet satura rādītāju. Tabulai jāsniedz īsi paskaidrojumi, kāpēc izvēlēta šāda forma.

Sadaļās un apakšsadaļās arī jāievēro prezentācijas vienotība. Tātad dokuments būs saprotamāks, kā rezultātā to ir vieglāk uztvert. Pārskatā par ilgu laiku diezgan piemērotas ir ilustrācijas diagrammu un grafiku veidā, kas atvieglos uztveri. Taču šeit ir jāievēro “zelta vidus” likums: viengabalains teksts, kā arī tikai vizuāli materiāli nogurst ļoti ātri.

Stils

Parastam darbiniekam, iespējams, visgrūtāk uzrakstīt ir terminoloģija un formulējums. Pārsteidzošs ziņojums izskatīsies nedabisks un izraisīs negatīvu vadības reakciju. Pārāk vienkāršs formulējums (piemēram, 25 dokumenti ar kseroksēšanu) arī atbaidīs lasītāju.

Bet no veidnēm jāizvairās. Vienīgais izņēmums ir dokuments, kuru neviens nekad nelasīs. Dažkārt mēs saskaramies ar šādām problēmām, taču šajā rakstā mūs interesē reāli (nevis pro forma) ziņojumi.

Jebkurā gadījumā nevajadzētu runāt tikai par sasniegumiem. Lai tās izceltujārunā par grūtībām, ar kurām nācās saskarties darba gaitā. Cita starpā sarežģītības analīze ir viela pārdomām par vadītāju darba optimizāciju. Progresa ziņojumu piemēri norāda, ka nevajadzētu lietot neskaidras frāzes, piemēram, "neapmierinošs stāvoklis", "sastādušās grūtības" utt. Labāk visu saukt īstajā vārdā: "sabojāts kopētājs", "piekļuves trūkums internetam", “informācijas trūkums vai nesavlaicīga saņemšana no saistītās nodaļas. Tas viss ļauj adekvāti un objektīvi novērtēt pašreizējo situāciju uzņēmumā.

Rezultātu novērtēšana

Katrs rezultāts ir jādublē ar cipariem. Šāda konkretizācija sniedz izpratni par attīstības dinamiku.

Papildus nepieciešams noteikt rezultātu vērtēšanas kritērijus. Vai tas būs iepriekšējais pārskata periods (ja tas ir, piemēram, ceturkšņa pārskats) vai, gluži otrādi, izvirzīto mērķu sasniegšanas procents, tas ir dokumenta autora ziņā.

Kopumā netiešie rādītāji var daudz pastāstīt par uzdevumu risināšanas gaitu. Šeit ir arī daudz informācijas turpmākai analīzei. No darbaspēka izmaksu noteikšanas līdz mērķu noteikšanas pareizības izpratnei.

No problēmas līdz risinājumam

Lielākā daļa pārskatu tiek rakstīti, pamatojoties uz progresu atsevišķi. Izdevīgāks ir dokuments, kas skaidri parāda problēmas un risinājuma attiecības. Lasītājs uzreiz saprot, kādas metodes un paņēmienus (ja nepieciešams)izpildītājs izmantoja savlaicīgu un kvalitatīvu uzdevuma izpildi.

Vēl detalizētāka ķēde "konkrēta problēma - tās cēloņi - mērķu izvirzīšana - risinājums" uzreiz liek domāt par nepieciešamību sniegt ikdienas pārskatu tabulas veidā. Turklāt grafiku nosaukumi jau ir zināmi. Šādā veidā sniegto informāciju ir viegli lasīt un analizēt.

Kvantitatīvo rādītāju prezentācija

Gadījumos, kad pārskats sastāv galvenokārt no skaitliskiem datiem, tabulas forma var būt ļoti grūti saprotama. Nepārtraukta skaitļu plūsma burtiski nogurdina lasītāju pēc dažām minūtēm. Cita lieta - krāsainas diagrammas un grafiki. Tie ir skaidri, saprotami, viegli lasāmi.

Katra diagramma ir jākomentē. Turklāt ir jānorāda, kā dažādie grafiki ir savstarpēji saistīti; cēloņu un seku saistību izskaidrošana vēl vairāk atvieglos ziņojuma analīzi.

Ja darba laikā tika iztērēti materiālie resursi, nevajadzētu tos visus vienkārši uzskaitīt. Tā vietā ir jāuzskaita iegūtie ieguvumi. Sausa frāze: “Iegādāta biroja tehnika” izklausīsies pavisam citādi, ja rakstīsi: “Tika izveidotas 2 darba vietas, kas ļāva palielināt nodaļas izlaidi.”

Kā izsniegt dokumentu

Neskatoties uz to, ka nav vienotas apkopošanas formas, pārskatu par paveikto var sastādīt saskaņā ar GOST, kas nosaka galvenozinātniskie kritēriji. Tajā ir norādītas prasības formatēšanai, fonta veidam un izmēram utt.

Attiecībā uz dokumenta lasāmību šeit ir daži padomi:

- centieties, lai vienā rindkopā būtu ne vairāk kā 5 teikumi;

- galvenos indikatorus var izcelt ar fontu vai krāsu;

- pārtrauciet tekstu tā, lai tabula vai grafiks neaizņemtu visu lapu; noteikti atstājiet vietu komentāriem par tiem;

- uzrakstiet skaidru un kodolīgu ziņojuma kopsavilkumu.

Šie padomi palīdzēs vieglāk uztvert jūsu ziņojumu, kas nozīmē, ka tie sākotnēji radīs lasītājam lojālu attieksmi pret dokumenta autoru. Iedomājieties, ka esat boss. Un veidojiet atskaiti tā, lai jums būtu noderīgi un interesanti lasīt.