Ganta diagramma ir jūsu plānošanas palīgs. Kas ir Ganta diagramma un kā to izveidot?

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Gantt Chart ir viens no populārākajiem rīkiem projektu vadības grafika vizuālai ilustrēšanai.

Kas tas ir?

Ganta diagramma ir izstrādāta, lai ilustrētu dažādus darba posmus mazo un vidējo uzņēmumu jomā. Vizuāli tas ir vienkāršs sloksņu komplekts, kas sastāv no divām galvenajām asīm: gadījumiem un laika. Katram laika periodam tiek piešķirts konkrēts uzdevums, kas ir jāpabeidz.

Diagrammā papildus galvenajiem blokiem var būt īpaša papildu kolonna, kurā parādīts paveiktā darba procents. Īpašas atzīmes - atskaites punktus - izmanto, lai izceltu divus vai vairākus uzdevumus un demonstrētu to izpildes secību.

Ganta diagramma ir sava veida standarts projektu vadības jomā, jo tieši ar tās palīdzību kļūst iespējams uzskatāmi parādīt visu projekta posmu realizācijas struktūru.

Kam domāta Ganta diagramma?

Ņemot vērā, ka lielākā daļa cilvēku ir vizuāli, diagramma sniedz iespēju atrisināt vienu no galvenajiem uzdevumiem un parādīt personālam, pie kā strādāt, kādus resursus izmantot procesā un arcik ātri veikt noteiktus uzdevumus. Visa informācija tiek sniegta saspiestā veidā, neizmantojot mulsinošas tabulas un milzīgu teksta daudzumu. Tajā pašā laikā būtība ir skaidra un saprotama visiem, bez izņēmuma, projekta dalībniekiem.

Diagrammas izmantošana ievērojami vienkāršo maza mēroga projektu pārvaldību un ļauj vienmēr kontrolēt darbinieku darbības.

Pirmās diagrammas parādīšanās vēsture

Pirmo diagrammas formātu 20. gadsimta sākumā izstrādāja un pārbaudīja Henrijs L. Gants. Zinātnieks tika nolīgts, lai vadītu kuģu būvniecību izmantošanai Pirmajā pasaules karā. Īpašs grafiks ļāva viņam koordinēt vairāku inženieru darbu, kontrolējot uzdevumu izpildi laikā. Gants sāka tieši, uzskaitot visus nepieciešamos uzdevumus un ieplānojot tos atbilstoši pieejamajiem resursiem.

Svarīgs posms bija dažu uzdevumu atkarības no citiem demonstrēšana. Turklāt Gants katrai personai atvēlēja laika periodu, kurā jāveic noteikta veida darbība, norādīja, kurš un kāds uzdevums tiks veikts, ņemot vērā projektam atvēlēto laiku.

Ganta diagrammu veidošana tiek veikta, izmantojot vertikālo asi, kas apzīmē dažādus uzdevumus, un horizontālo asi, kas apzīmē laiku.

Ganta diagramma mūsdienu pasaulē

Šī plānošanas metode mūsdienās nezaudē savu aktualitāti, jo ļauj nodrošināt ražošanas plāna grafisku attēlojumu, vienkāršo ieviešanas progresa uzraudzībuuzdotajiem uzdevumiem. Ganta diagramma ir kļuvusi par tik spēcīgu analītisko rīku, ka gandrīz 100 gadus tā nav mainījusies. Tikai pagājušā gadsimta 90. gados, lai sīkāk aprakstītu attiecības, tajā tika ieviestas saziņas līnijas starp dažādiem uzdevumiem:

• "finish-start" - darbību B nevar sākt, kamēr darbība A nav pabeigta;
• "start-finish" - darbību B nevar sākt, kamēr nav sākusies darbība A;
• "sākt-sākt" - darbība B sāksies ne agrāk kā darbība A;
• "finišs-finišs" - darbībai B ir jābeidzas ne agrāk kā darbības A beigām.

Ir pierādījumi, ka Ganta diagramma tika izmantota tādu milzu inženierbūvju celtniecībā kā Hūvera dambis (Lasvegasa, 1939) un Eizenhauera šosejas sistēma (savieno lielāko daļu ASV lielāko pilsētu).

Instrukcija: kā izveidot Ganta diagrammu 5 pakāpēs?

Tālāk mēs apskatīsim Ganta diagrammas veidošanas noteikumus un mēģināsim to izveidot paši Microsoft Excel izklājlapā.

1. darbība. Datu vākšana

Lai izveidotu grafiku, mums ir nepieciešami šādi dati:

• visu datu kopu koordinātes (kur jāsākas katrai kolonnai);
• katra posma nosaukums;
• katra posma ilgums.

Ērtības labad mēs tos nekavējoties ievadām atbilstošajos tabulas laukos. Kad esam ievadījuši visu nepieciešamo informāciju, varam turpināt pašas diagrammas izveidi.

Svarīgi: pārliecinieties, vai visi datu formāti ir pareiziir pareizi: jo īpaši tas attiecas uz datumiem.

2. darbība. Izkārtojuma izveide

Tātad, mēs zinām plānošanas mērķi un galvenos datus, uz kuru pamata mēs veidosim grafiku. Tagad izklājlapas logā mums jādodas uz sadaļu "Ievietot -> diagrammu" un pēc tam noklikšķiniet uz vienuma "Līnija". Mums nevajag parasto, bet gan ar uzkrāšanu, jo tikai tā paredz otro datu rindu, kas mūsu gadījumā būs galvenā.

3. darbība. Izdzēsiet visu pārējo

Lai to izdarītu, programma nodrošina īpašus rīkus. Ekrānā parādītajā diagrammā ir jāpārvieto peles kursors virs zilās joslas, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tās un parādītajā izvēlnē atlasiet "Format Data Series". Tiks parādīts logs, kurā mums jāiet uz vienumu "Aizpildīt" un jāizvēlas vienums "Bez aizpildīšanas". Pēc tam diagramma izskatīsies šādi:

4. darbība. Apdare

Tā kā pēc noklusējuma visi dati mūsu diagrammā ir sakārtoti no apakšas uz augšu, mums tas būs nedaudz jāmaina. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kategorijas ass (tas, kurai blakus ir uzdevumu saraksts), dodieties uz logu "Format Axis". Tūlīt tiek atvērta cilne, kas mums nepieciešama - “Ass parametri”. Atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus Apgrieztā kategoriju secība. Patiesībā Ganta diagramma jau ir gatava, ir palikušas tikai dažas noderīgas lietas.

5. darbība. Formatēšana

Tātad, mēs turpinām darbu pie diagrammas. Kā redzat, tas joprojām izskatās neglīts, un tagad mēs to labosim, izmantojot pašu izklājlapu:

1. Izstiepiet diagrammu līdz vajadzīgajam izmēram, izmantojot bultiņu augšējā labajā stūrī.
2. Tabulā atlasiet visus datumus, noklikšķiniet uz atlases apgabala ar peles labo pogu un dodieties uz "Šūnu > numura formatēšana". Šajā sadaļā ir aprakstīti galvenie skaitļu formāti, ar kuriem mēs strādājam. Lai uzraksti nepārklātu viens otru, iesakām izvēlēties īsāku ieraksta versiju. Pēc tam vēlreiz ar peles labo pogu noklikšķiniet uz diagrammas ass ar datumiem, atlasiet "Format Axis -> Number" un atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus "Saite uz avotu".
3. Atlasiet leģendu (simboli "Datums" un "Ilgums" labajā pusē) un nospiediet tastatūras pogu Dzēst.
4. Atveriet sadaļu Format Axis -> Parameters un iestatiet minimālās un maksimālās vērtības (mēs iestatījām 15. decembri, jo ir pirmdiena, un 3. janvāri). Šeit mēs varam iestatīt cenu galvenajām nodaļām (tas ir ērti gadījumos, kad, piemēram, darbs pie projekta ilgs vairākas nedēļas vai mēnešus). Mūsu gadījumā ērtāk ir atstāt noklusējuma vērtību (2.0).

Vēl nedaudz eksperimentējiet ar formatēšanu - un tas ir tas skaistums, ko mēs beigās iegūstam. Šeit ir pabeigta Ganta diagramma. Mūsu sniegtais piemērs, protams, ir ļoti vienkāršs, taču ar to pietiek, lai saprastu šīs plānošanas metodes būtību unnoteiktu uzdevumu izpildes procesa vizuāla demonstrācija.

Citas diagrammu veidošanas programmas

Protams, ir daudz citu, labāku programmu, kas atvieglo projektu pārvaldību. Jebkuras sarežģītības Ganta diagrammu var viegli izveidot, izmantojot tādas lietojumprogrammas kā:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project un daudzi citi.

Turklāt ir virkne tiešsaistes servisu, kas saviem lietotājiem sniedz iespēju ne tikai plānot savas lietas, bet arī saņemt regulāras atskaites, paziņojumus par aktuālo uzdevumu statusu pa e-pastu. Tomēr nevar noliegt faktu, ka tīklā glabājamo datu konfidencialitāte ir apdraudēta, un stacionārajai programmatūrai, kas tiek instalēta tieši lietotāja datorā, parasti ir daudz plašāka funkcionalitāte un tā ir uzticamāka darbībā.

Metodes priekšrocības un trūkumi

Beidzot ir vērts detalizēti apsvērt aprakstītās plānošanas un vadības metodes galvenās priekšrocības un trūkumus.

Galvenā priekšrocība, bez šaubām, ir materiāla grafiskais attēlojums. Parasti uzņēmējiem ir ērti strādāt ar Ganta diagrammām - viņiem patīk iespēja skaidri identificēt un norādīt projekta darba posmus. Parādot uzdevumus dažādu krāsu joslu veidā, visi komandas dalībnieki var burtiski noteikt savus uzdevumus vienā mirklī.

Jāatzīmē arī, ka Ganta diagrammas irlielisks prezentācijas rīks, kas spēj demonstrēt projekta galvenās prioritātes. Tas ir, tiklīdz vadītāji piešķir un sadala katru no pieejamajiem resursiem, komanda par to uzreiz uzzina un seko tālākiem norādījumiem. Šī Ganta diagrammas funkcija ir ārkārtīgi noderīga augstākajiem vadītājiem - izmantojot to, ir daudz vieglāk sagatavot detalizētu, ietilpīgu pārskatu par dažādu projektu statusu.

Tomēr, tāpat kā jebkurai citai plānošanas metodei, Ganta diagrammai ir savi trūkumi. Viens no tiem ir atkarība no uzdevuma. Diezgan bieži projektu prezentācijas procesā vadītājiem ir jāparāda, kuri no šiem uzdevumiem ir saistīti viens ar otru. Bet diemžēl pats diagrammas formāts to neļauj. Lai apietu šo ierobežojumu, vadītāji izmanto dažādus trikus: piemēram, diagrammai pievieno īpašas vertikālas līnijas, kas parāda galvenās atkarības. Tomēr tas ir tikai pagaidu risinājums, kas nespēj sniegt visu informāciju.

Vēl viens Ganta diagrammu trūkums ir to neelastība. Mūsdienās projekti nav statiski – tajos pastāvīgi notiek kādas izmaiņas, nobīdes, kuras diagrammā ņemt vērā vienkārši nav iespējams. Pirms sākt veidot grafiku, vadītājiem viss ir jāizrēķina līdz sīkākajai detaļai, jo pie mazākajām tāmes izmaiņām visa diagramma ir jāpārzīmē no nulles. Un tas nemaz nerunājot par iespēju vienlaikus ilustrēt vairākus dažādus plānošanas veidusarī trūkst.

Neatkarīgi no tā, kāpēc jums ir nepieciešama Ganta diagramma, programma (pat vismodernākā) nespēs parādīt atsevišķu darbu nozīmi un resursietilpību, to būtību. Tāpēc to reti izmanto īpaši liela mēroga projektiem.

Tomēr nevar noliegt, ka šī metode projektu vadības praksē ir ārkārtīgi izplatīta – jau vairāk nekā gadsimtu tās lietošanas laikā cilvēkiem ir bijusi iespēja pārliecināties par tās efektivitāti un augstu efektivitāti.