RACI matrica kā saistību pārvaldības rīks. RACI: stenogramma

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Viens no biežākajiem neveiksmīgo projektu cēloņiem ir nepareiza funkciju sadale starp komandas locekļiem. Protams, jūs jau esat saskārušies ar to: pie mazākajām grūtībām dalībnieki sāk meklēt vainīgos un uzvelt atbildību viens otram, nevis risināt problēmu. Un tikai, lai izvairītos no šādām situācijām, tika izgudrota RACI matrica - vienkāršs un efektīvs rīks cilvēkresursu plānošanai.

"Zem mikroskopa": 4 galvenās lomas katrā projektā

Uzdevumu sadale ir viens no galvenajiem vadītāja pienākumiem. Taču praksē parasti viss izskatās savādāk: vadītājs vienkārši ieceļ komandas locekļus, cerot, ka speciālisti paši izlems, kam kas jādara. Bet kas notiek, ja termiņi tiek nokavēti vai tiek izlaists zemas kvalitātes produkts? "Es to nedaru", "man neteica"… Un nekādas noderīgas darbības.

Labi izstrādāta RACI atbildības matrica atrisina daudzas problēmas. Saskaņā ar šo metodiku neatkarīgi no darba sarežģītības un apjoma jebkura projekta komandas dalībnieks veic vienu no četrām lomām.

R - atbildīgs

Tulkojis Atbildīgaisnozīmē "izpildītājs". Tas ir darbinieks, kurš ir tieši atbildīgs par konkrētas darba jomas īstenošanu. Tajā pašā laikā vairumā gadījumu viņš neizvēlas risinājumus un atskaitās projekta vadītājam.

Šajā amatā tiek iecelti kompetenti darbinieki un speciālisti - cilvēki, kas prot darīt. RACI izpildītāji veic šādas funkcijas:

• noteikt, kas konkrēti ir jādara, lai projektu īstenotu un cik ilgi tas prasīs (ievērojot nosacījumus, kas izvirzīti "no augšas");
• veidojiet nepieciešamo resursu sarakstu;
• piedalīties tehniskās dokumentācijas saskaņošanā un apstiprināšanā;
• analizēt projekta gaitu un starprezultātus;
• sniedziet progresa ziņojumus vadītājam.

Tādi cilvēki komandā var būt vairāki. Turklāt šo lomu var apvienot ar citām. Visizplatītākā kombinācija ir Accountable + Resbonsible (tulkojumā kā "atbildīgs + izpildītājs").

A - atbildīgs

"Atbildīgs" vai "atbildīgs" ir galvenais projekta vadītājs. Tieši viņš ir atbildīgs par to, lai uzdevumi tiktu izpildīti laikā, ar nepieciešamo kvalitātes līmeni un piešķirtā budžeta ietvaros. Arī A:

• izvēlas izpildītājus un projekta vadības komandu;
• uzdod uzdevumus visiem dalībniekiem;
• kontrolē darba gaitu;
• izdala resursus starp izpildītājiem;
• veic uzskaiti par resursu izmantošanu unattaisnos arī kuratorei papildu līdzekļu piešķiršanas nepieciešamību;
• apsver citu komandas locekļu idejas un ieteikumus un var tos apstiprināt vai noraidīt.

Parasti projekta vadītājs darbojas kā "saikne" starp klientu vai augstāko vadību un komandu.

C - konsultēts

Trešā loma RACI matricā ir “konsultants” (dažkārt saukts arī par “veicinātāju”). Kopā ar vadītāju viņš piedalās projektu vadībā, bet galvenokārt nodarbojas ar stratēģiskiem jautājumiem:

• apstiprina jebkādas izmaiņas darba apjomā un laikā;
• piešķir projekta īstenošanai nepieciešamos resursus;
• ja nepieciešams, vienojieties ar klientu par nepieciešamību palielināt budžetu;
• saņem progresa ziņojumus no vadītāja;
• pieņem lēmumus jebkurās neparedzētās situācijās, kritisku izmaiņu gadījumā, kas var ietekmēt projekta laiku un izmaksas.

Konsultantu loma parasti tiek uzticēta augstākajiem vadītājiem. Tieši viņi nosaka globālos mērķus un pēc tam ieceļ projekta vadītāju, kurš jau sadala uzdevumus starp komandas locekļiem.

Es - informēts

Papildus uzskaitītajām lomām RACI matricā ir norādīts "informētais" ("novērotājs"). Viņš pilda administratora funkcijas un galvenokārt nodarbojas ar dokumentu pārvaldības organizēšanu. Novērotājs ziņo projekta vadītājam, tomēr atšķirībā nocitiem dalībniekiem, neatbild par tā rezultātiem. Tā vietā viņš:

• apkopo un sakārto visu informāciju par projektu, resursiem un plāniem;
• protokolē sapulces;
• pieņem dokumentāciju no projekta dalībniekiem, lai pēc tam nodotu to attiecīgajām struktūrām;
• uzrauga iesniegšanas termiņus un atskaišu aizpildīšanas pareizību.

Ņemiet vērā, ka saziņa ar novērotāju pārsvarā ir vienvirziena. Tās galvenā funkcija ir atbrīvot vadītāju no nepieciešamības tērēt laiku birokrātiskām procedūrām un "atslogot" viņu.

Mācīšanās izveidot RACI matricu, izmantojot piemēru

Parunāsim par jautājuma praktisko pusi. Kā izveidot diagrammu pilnvaru un pienākumu sadalei?

1. Kompilēšana uz uzdevumu sarakstu

Vispirms jāpieraksta viss, kas jāizdara. Detalizācijas pakāpe ir atkarīga no konkrētā projekta. Dažreiz, lai atvieglotu kontroli un pārvaldību, tiek izstrādātas vairākas matricas. Vispirms uzskaitiet galvenos darba blokus un pēc tam sadaliet katru atsevišķās funkcijās un uzdevumos. Darbu saraksts tabulā norādīts vertikāli.

Soļi
Uzdevumu noteikumi
Prototips
Dizains
Programmas kods
Pārbaudes ziņojums
Tīmekļa vietnes prezentācija

2. Komandas dalībnieku izvēle

Šeit jāatbild uz jautājumu: "Kas iesaistīsies šajā projektā?". Horizontāli nepieciešams uzskaitīt visus darbiniekus un/vai nodaļas, kas ir iesaistītas ieviešanā visos posmos – no plānošanas līdz rezultātu prezentācijai un atskaites iesniegšanai.

Soļi	Analītiķis	Dizainers	Sys. arhitekts	Izstrādātājs	Testeris	Sys. administrators	Projekta vadītājs
Uzdevumu noteikumi
Prototips
Dizains
Programmas kods
Pārbaudes ziņojums
Tīmekļa vietnes prezentācija

3. Tabulas aizpildīšana

Pēctad varat sākt izplatīt funkcijas. Lai to izdarītu, jums ir skaidri jāsaprot katrs darba posms un kā notiek darbs komandās.

Ņemsim par pamatu mūsu piemēru un apstāsimies pie "Dizaina" stadijas. Šajā gadījumā R - izpildītājs - tikai viens. Darba procesā viņš koncentrējas uz iepriekš sagatavotu vietnes prototipu. Tāpēc sistēmas arhitekts, kurš to izstrādājis, šajā posmā darbojas kā konsultants C. Arī analītiķis un izstrādātājs var izteikt savas vēlmes. Gatavais projekts tiek saskaņots ar projekta vadītāju (A). Bet testētāji un sistēmas administrators šajā posmā nepieņem nekādus lēmumus, bet tikai saņem informāciju par to, kā notiek darbs, un tāpēc viņiem tiek piešķirta informētā loma - I.

Soļi	Analītiķis	Dizainers	Sys. arhitekts	Izstrādātājs	Testeris	Sys. administrators	Projekta vadītājs
Uzdevumu noteikumi	R	I	C	C	I	C	A
Prototips	C	I	R	C	I	I	A
Dizains	C	R	C	C	I	I	A
Programmas kods	C	I	C	AR	I	I	I
Pārbaudes ziņojums	C	C	C	C	AR	I	I
Tīmekļa vietnes prezentācija	C	I	C	C	I	AR	I

Modeļu variācijas

Vairumā gadījumu jūs varat iztikt ar standarta matricu. Taču, strādājot pie sarežģītākiem projektiem, dažkārt rodas nepieciešamība pēc papildu lomām. Tāpēc pēdējos gados ir parādījušies 2 atbildības diagrammas paplašinātās versijas.

RACI-VS

Šeit standarta lomām ir pievienotas vēl divas lomas:

• Pārbauda (V) - darbinieks vai speciāla komanda, kas pārbauda, vai konkrētā uzdevuma izpildes rezultāts atbilst apstiprinātajiem kritērijiem.
• Signs off (S) koordinē projekta piegādi ar klientu, vada prezentāciju un sniedz atskaites. Parasti šo funkciju veic Atbildīgais, taču RACI-VS šim nolūkam nolīgst atsevišķu speciālistu.

Ar paaugstinātu kontroli un ciešāku kontaktu ar klientu šis modelis ir ideāli piemērots tehniski sarežģītiem vai liela mēroga projektiem, kuros iesaistīti desmitiem (vai pat simtiem) cilvēku.

RASCI

Šajā variantā matricā parādās viena jauna loma - Atbalsta (S). Tās galvenās funkcijas ir nodrošināt projektu ar papildu resursiem, tas ir, atbalstu vadītājam un izpildītājiem.

Perfekts lomu līdzsvars

RACI matrica ir sastādīta ne tikai tāpēc, lai zinātu, ko "represēt" problēmu gadījumā. Pat plānošanas stadijā, izmantojot šo tabulu, jūs varat redzētnepilnības darbplūsmas organizācijā.

Vertikālā analīze ļauj redzēt katra projekta dalībnieka pienākumus un pilnvaras, objektīvi novērtēt darba slodzes līmeni:

• daudz R - visticamāk, cilvēkam nāksies plosīties starp vairākiem uzdevumiem, kas negatīvi ietekmēs darba ātrumu un rezultātus;
• daudz A - darbinieks "dabū kaklā" visiem; ieteicams vienmērīgāk sadalīt atbildību;
• nav šūnu R un A - iemesls domāt par šī amata piemērotību kā tādu (patiesībā jūs maksājat speciālistam, kurš neko nedara);
• nav tukšu šūnu - atkal pārslodzes problēma, ne visi spēj veikt tik daudz uzdevumu vienlaicīgi.

Horizontālā analīze savukārt parāda darba organizācijas kvalitāti katrā posmā. Arī šeit bieži rodas problēmas:

• daudz R - iespējams, ka ir funkciju dublēšanās, un kāds no komandas biedriem veic nevajadzīgu darbu;
• daudz A - projektu izpildē ir atbildības "izpludināšana" un neskaidrības;
• daudz C - diskusijas ievērojami palēnina darbplūsmu (jāgaida, kamēr visi izdara labojumus un komentārus, jāatrod kompromisi utt.);
• nē es - var būt signāls, ka pie viena uzdevuma strādā pārāk daudz izpildītāju, kas arī bremzē projektu.

Izmantojot RACI, vadītājs var ātri noteikt pārslogotus vai nepietiekami nodarbinātus darbiniekus, nederīgus darbus un darba jomas, par kurām neviens nav atbildīgs. Labi izstrādāta matrica var būtiski uzlabot organizācijas kvalitāti un projektu īstenošanas kontroli, kā arī samazināt konfliktu skaitu starp izpildītājiem (“Es to nemaz nedaru…”, “Viņam vajadzēja darīt šis …” utt.).

Noderīgi padomi

Ir dažas svarīgas lietas, kas jāpatur prātā, lai RACI matrica veiktu savas funkcijas un nodrošinātu efektīvu uzņēmuma darbības nepārtrauktību.

1. Aizpildot tabulu, ņemiet vērā darbinieku kvalifikāciju. Tāpēc grāmatvedi nevajadzētu iecelt par konsultantu (C) objekta plānošanas posmā vismaz tāpēc, ka viņš nesaprot šo jomu.
2. Katrai partijai jābūt tikai vienam atbildīgajam (A). Ja ir vairāk nekā viens, lūdzu, norādiet nosacījumus. Piemēram, A1 ir atbildīgs par vietnes darbvirsmas versijas testēšanu, bet A2 ir atbildīgs par mobilās versijas testēšanu.
3. Jebkuram uzdevumam ir jābūt Atbildīgajam un Atbildīgajam (tulkojumā - "Atbildīgais" un "Izpildītājs").
4. Mēģiniet formulēt katru uzdevumu pēc iespējas precīzāk. Izmantojiet darbības vārdus - "publicēt", "sagatavot", "rakstīt", "pārbaudīt", "atjaunināt" utt. Vēlams nekavējoties norādīt nepieciešamos rezultātus - ne tikai "Pārbaudīt vietnes ielādes ātrumu", bet "Pārliecinieties, vai ielādes ātrums nav lielāks par 0,8 sekundēm.
5. Darbībām jāattiecas nevis uz konkrētu darbinieku, bet gan uz amatu kopumā.
6. Labāk ir sastādīt RACI matricu komandā, pamatojoties uz analīzireālas darba situācijas. Ir svarīgi, lai katrs dalībnieks apzinātos savu lomu un uzdevumus, ar kuriem viņš saskaras.