Administratora amatu apraksti: pienākumi un galvenās funkcijas

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Ar administratora amatu ir domāts kvalificēts speciālists, kuram ir tiesības vadīt noteiktu jomu uzņēmumā. Darbinieks šajā jomā ir vadītājs, atbildīgs organizators, kurš spēj vadīt un administrēt procesus.

Šis darbinieks analizē vispārējā mehānisma darbību, identificē tā darbā radušās nepilnības un tās novērš, lai uzlabotu uzņēmuma darbību. Iepriekš šī profesija skāra tikai cilvēkresursu vadības sfēru un uzņēmuma nodaļu darbību. Tagad administratora amatu aprakstos var būt iekļauta datu bāzes pārvaldība, informācijas sistēmas.

Kas ir administratori

Ir cilvēkresursu administratori un uzņēmumu darbinieki. Pirmie kontrolē viņiem uzticēto uzdevumu izpildes kvalitāti un savlaicīgumu no padotajiem.uzdevumus. Tie var būt pārdevēji, viesmīļi, bārmeņi un citi.

Administratoram jānodrošina, lai šie darbinieki savu darbu veiktu saskaņā ar uzņēmuma standartiem un nolikumu. Pēdējie vada tirgotāju personālu, slēdz līgumus uzņēmuma vārdā, pieņem un nodod preces un tamlīdzīgi. Papildinformāciju par to skatiet administratora amata aprakstā.

Noteikumi

Darbinieks, kurš saņēmis administratora amatu, ir speciālists. Viņa prombūtnes laikā darbinieka tiesības un pienākumi tiek nodoti citam darbiniekam, kuru vadība iecēlusi viņa vietā. Tikai izpilddirektors var izlemt, vai pieņemt darbā vai atlaist administratoru. Lai iegūtu šo darbu, pretendentam ir jābūt diplomam par vidējo specializēto izglītību.

Turklāt darba devēji bieži pieprasa, lai pretendentiem būtu viena gada vai ilgāka darba pieredze līdzīgā jomā. Būtībā administratora tiešais vadītājs ir vadītājs. Administratora amata aprakstā ir pieņemts, ka savā darbībā viņam jāvadās pēc uzņēmuma statūtiem, likumdošanas aktiem, priekšniecības rīkojumiem un norādījumiem. Viņam ir jāņem vērā arī regulējošie akti un faktiski pati instrukcija.

Zināšanas

Piesakoties darbā darbiniekam ir jābūt noteiktām zināšanām, tajā skaitā jāiepazīstas ar noteikumiem,instrukcijas, rīkojumi un citi normatīvie materiāli, kas saistīti ar tās darbības jomu. Turklāt viņam jāapgūst apkalpojošā personāla darba organizēšanas noteikumi un metodes.

Darbiniekam ir jāzina organizatoriskā un personāla struktūra, proti, kādi pienākumi, pilnvaras un darba apstākļi ir viņa padotajiem. Lai pareizi un efektīvi veiktu administratora pienākumus, darbiniekam ir jāapgūst uzņēmuma, kurā viņš ir nodarbināts, sniegto pakalpojumu veidi, jāprot pareizi noformēt atskaites dokumentus, praksē izmantot lietišķo komunikāciju un etiķeti. Tāpat darbiniekam ir jābūt zināšanām tiesību un mārketinga jomā.

Funkcijas

Piesakoties darbam, darbiniekam tiek piešķirtas noteiktas funkcijas. Nodarbojas ar konfliktu novēršanu un novēršanu, pieņem klientu pretenzijas un komentārus par nekvalitatīvu apkalpošanu iestādē, kurā ir nodarbināts. Turklāt administratora pienākumos ietilpst apmeklētāju konsultēšana jautājumos, kas saistīti ar pakalpojumu sniegšanu un preču pārdošanu, kā arī bonusu programmām un akcijām. Viņam jāuzlabo personāla darbs, paaugstinot apkalpošanas efektivitāti, kā arī radot komfortablus apstākļus apmeklētājiem un darbiniekiem. Darbinieks kontrolē kārtību, tīrību apmeklējumos un apkopēju darbu.

Pienākumi

Administratora galvenajās funkcijās ietilpst darbinieku informēšana par klientu ierašanos, apmeklētāju datu reģistrēšanaklientu bāze, ziņošana vadībai par problēmām un konfliktsituācijām. Turklāt administratora pienākums ir uzraudzīt, vai darbinieki ievēro disciplīnu un citus organizācijas statūtu punktus.

Viņam jāpilda visi sava priekšnieka norādījumi, jākontrolē preču un citu materiālo vērtību drošība, zāles dekorēšanas normas, reklāmas izstrādājumu izvietošana, stāvoklis un nomaiņa. Turklāt šis darbinieks nodrošina, ka viss personāls ievēro savu priekšnieku rīkojumus.

Citas funkcijas

Administratora amata aprakstā ir norādīts, ka viņam jāsagatavo materiāli tehniskais nodrošinājums pirms sarunām ar nākamajiem uzņēmuma klientiem un partneriem. Darbinieks veic uzskaiti un reģistrē to dokumentēti. Turklāt viņš vada telefona sarunas, apstrādā klientu, citu organizāciju darījumu partneru un valsts amatpersonu pieprasījumus.

Tiesības

Darba aizsardzības instrukcija administratoram paredz, ka darbiniekam ir noteiktas tiesības, tajā skaitā pieņemt patstāvīgus lēmumus, ja tie nepārsniedz viņa kompetenci. Tāpat šim speciālistam ir tiesības pārstāvēt uzņēmuma intereses, pārtraukt savu funkciju pildīšanu, ja rodas bīstama situācija, kas apdraud viņa veselību un dzīvību, parakstīt dokumentāciju, kas ir viņa kompetencē.

Darbiniekam ir tiesības informēt vadību par konstatētajām problēmāmorganizācijas darbā un piedāvāt veidus to risināšanai, kā arī sniegt priekšlikumus savas darbības un visa uzņēmuma darba efektivitātes uzlabošanai. Viņam ir tiesības sadarboties ar citām iestādes nodaļām, lai risinātu viņam uzticētos uzdevumus, pieprasītu informāciju un dokumentus, kā arī pieprasīt, lai vadība rada normālus darba apstākļus.

Atbildība

Darbinieks ir atbildīgs par savu pienākumu nepienācīgu pildīšanu, kā arī par administratora ugunsdrošības instrukcijas noteikumu pārkāpšanu. Viņu var saukt pie atbildības, ja sniedzis nepatiesu informāciju savai vadībai vai organizācijas klientiem. Viņš ir atbildīgs par ziņošanas dokumentu kvalitāti, par etiķetes pārkāpumiem attiecībās ar apmeklētājiem un par savu lēmumu sekām.

Viņš var tikt saukts pie atbildības, ja viņš nepareizi rīkojies ar klientu personas datiem, atklājis konfidenciālu informāciju un atklājis komercnoslēpumus. Viņš ir atbildīgs par materiāla kaitējuma nodarīšanu uzņēmumam, kurā viņš strādā, valstij, darbuzņēmējiem vai uzņēmuma darbiniekiem. Turklāt darbinieks ir atbildīgs par uzņēmuma noteikumu un statūtu pārkāpšanu.

Administratora prasības

Kad profesija vēl tikai tika ieviesta valsts biznesa sfērā, prasības darbiniekiem nebija īpaši nopietnas, pietika pat ar vidējo izglītību. Darba pieredze maz interesēja arī darba devējus. Tagad apstākļi ir kļuvuši stingrāki, un uzņēmumi pieprasa pretendentus ne tikaiaugstākā izglītība ekonomikas vai vadības jomā, bet arī svešvalodu zināšanas, prasme lietot personālo datoru un veikt biznesa uzskaiti.

Runājot par personiskajām īpašībām, darbu dabūs cilvēks ar labu runu, kuram ir patīkams izskats. Ļoti svarīgas ir komunikācijas prasmes, prasme pareizi vadīt telefona sarunas un risināt konfliktsituācijas.

Secinājums

Tipiskās administratora instrukcijas satur pamatinformāciju, kas nepieciešama, lai darbinieks saprastu savu vietu uzņēmumā. Tās punkti var atšķirties atkarībā no organizācijas, tās lieluma un vadības vajadzībām. Bez šī dokumenta apstiprināšanas darbiniekam nav tiesību sākt pildīt savus pienākumus. Lai iegūtu amatu, pretendentam jāatbilst uzņēmuma prasībām, jābūt noteiktām zināšanām un personiskajām īpašībām, kas nepieciešamas viņam uzticēto funkciju un darbiniekam noteikto uzdevumu kvalitatīvai veikšanai.