Sarunu pamats, stili un struktūra

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Katra cilvēka dzīvē liela nozīme ir sarunām. Katru dienu cilvēkiem ir jāvienojas par kaut ko darbā un mājās. Liela nozīme uzņēmēju dzīvē ir sarunām, jo no šādas lietišķas komunikācijas ir atkarīgi darbības panākumi un līdz ar to arī finansiālie ienākumi.

Tomēr nepietiek tikai satikt cilvēku un uzsākt ar viņu sarunu. Pieredzējuši uzņēmēji saka, ka ir jāzina biznesa sarunu struktūra, to stili un citas nianses. Tas viss var palīdzēt brīžos, kad ir jāpārliecina partneri vai jāvienojas par kaut ko.

Turpmāk rakstā tiks detalizēti apskatīta sarunu struktūra, aprakstīti to posmi un funkcijas. Papildus tiks klasificēti sarunu stili un lietišķās komunikācijas nianses pa telefonu un ar partneriem no citām valstīm.

Jēdziena "sarunu" definīcija

Pirms sākat pētīt sarunu struktūru, jums ir jāsaprot, kas tās ir un kādu lomu tās spēlē kopumā. Tātad sarunas ir lietišķa komunikācija, kuras mērķis ir panākt kopīgu lēmumu par apspriežamajiem jautājumiem. Kā likums, sarunas nozīmēir tādu cilvēku saziņa, kuriem ir līdzīgs viedoklis un tie paši mērķi.

Sarunu loma biznesā

Šāda komunikācija ir jānošķir no tām, kad partneri pilnībā piekrīt viens otra uzskatiem vai, gluži pretēji, ir kritiski. Patiešām, pirmajā gadījumā tā jau ir sadarbība, bet otrajā - konfrontācija. Sarunu galvenais mērķis ir abām pusēm rast optimālus jautājuma risinājumus un noteikt kopīgu rīcības plānu.

Parasti, ja puses tiekas šim nolūkam, tās ir ieinteresētas sadarbībā. Tāpēc sarunu uzdevums ir attīstīt auglīgas darba attiecības.

Sarunu struktūra

Visām sarunām ir tāda pati struktūra. Pieredzējuši uzņēmēji cenšas veidot savu sarunu, ievērojot noteiktus posmus. Šī pieeja ietaupa laiku un ir vērsta uz veiksmīgu saziņu. Tātad sarunu struktūra ietver četrus galvenos posmus:

1. Gatavošanās.
2. Sarunas.
3. Beigt sarunas.
4. Rezultātu analīze.

Katrs no šiem posmiem ir vienlīdz svarīgs biznesa komunikācijas procesā. Svarīgi atzīmēt, ka starptautisko sarunu procesa struktūra ir absolūti līdzīga iepriekš minētajai. Tomēr der atcerēties, ka saziņai ar partneriem no citām valstīm ir nepieciešama arī papildu sagatavošanās, jo ir nepieciešams izpētīt to cilvēku tradīcijas, komunikācijas normas un citas detaļas, ar kurām jums būs jāved sarunas. Ir vērts apsvērt katru no tiem sīkāk.veids.

Pirmais posms: sagatavošana

Lielākā mērā jebkuras lietišķās komunikācijas ar partneriem veiksme ir atkarīga no sarunu sagatavošanas kvalitātes. Eksperti šajā biznesa sarunu struktūras posmā iesaka izmantot šādu sagatavošanas modeli:

1. Nosakiet sarunu priekšmetu. Ir svarīgi saprast, kas tiks apspriests, jo bez šī brīža no komunikācijas nav iespējams gūt labumu. Pēc pieredzējušo vadītāju domām, iniciatīva vienmēr nāk no kāda, kurš ir zinošāks apspriežamajā tēmā.
2. Nepieciešams sastādīt aptuvenu sarunu programmu. Savdabīgs scenārijs palīdzēs paredzēt komunikācijas iznākumu. Atkarībā no sarunu sarežģītības var būt vairāki scenāriji.
3. Jānosaka brīži, kuros ir iespējams piekāpties partneriem, un tie, kuros ir absolūti neiespējami. Vienlaikus ir jāparedz, kādu piekāpšanos par labu otrai sarunu pusei var radīt.

Šis modelis ir ļoti daudzpusīgs. Taču šādu rīcības plānu nav iespējams īstenot, gatavojoties biznesa komunikācijai, ja iepriekš nav izpētīti šādi jautājumi:

1. Sarunu mērķis.
2. Partneris (viņa pozīcija tirgū, lietu stāvoklis utt.).
3. Sarunāts.
4. Sarunās klātesošās personas.
5. Nosacījumi un iespējamie apstākļi.

Gatavošanās procesā var iesaistīt daudzus speciālistus, tomēr komunikācijā ar partneri tieši iesaistīsies cilvēksir pienākums izpētīt katru iepriekš savāktās informācijas detaļu. Ir vērts atzīmēt, ka tieši sagatavošanās kvalitāte nosaka lēmumu pieņemšanas iznākumu. Piemēram, pārdošanas sarunu struktūras pirmajā posmā tiek pārbaudīts, kas tiks piedāvāts klientam, sapulces mērķis, klienta spēja maksāt un citas detaļas, kas ļaus reklamēt produktu un noslēgt darījumu.

Otrais posms: sarunas

Sarunu struktūra ietver šādas vadīšanas metodes otrajā posmā:

1. Variācijas metode. Tas ir veidots, pamatojoties uz faktu, ka partnera negatīvā reakcija uz izvirzītajiem nosacījumiem ir iepriekš zināma. Šādas sarunas var saukt par sarežģītām. Tāpēc sarunas laikā ar diferencētu pieeju jāstrādā, lai atrastu labāko problēmas risinājumu.
2. Integrācijas metode. Pie šīs metodes vēlams ķerties, kad partneris ir apsēsts ar savām interesēm, bet nerēķinās ar sociālo attiecību niansēm. Šīs metodes mērķis ir pārliecināt otru pusi par zaudējumu aplēses lietderību sociālo attiecību neievērošanas gadījumā. Šīs metodes izmantošanas galvenais mērķis ir pārliecināt partneri, ka atbildība par lēmumu pieņemšanu par apspriežamo tēmu gulstas uz visām sarunās iesaistītajām pusēm.
3. Līdzsvarošanas metode. Šī metode ietver labāko argumentu atlasi, lai pārliecinātu partneri. Tie var būt fakti, statistika, aprēķini utt. Ir svarīgi, lai, izmantojot šo metodi, ir jāturaspartnera vietu un izvērtēt situāciju no viņa puses. Tas ļauj jums izvēlēties vispareizāko argumentu īstajā laikā.
4. Kompromisa metode. Šī metode paredz, ka partneri jau iepriekš ir gatavi meklēt kompromisus un viedokļu atšķirības gadījumā konsekventi panākt vienošanos. Kompromisa metode nenozīmē sākotnējo nosacījumu noraidīšanu, tā ir vērsta uz problēmas izskatīšanu, izmantojot visas iespējas. Ir vērts atzīmēt, ka kompromisa metode tiek izmantota, ja atteikšanās no sarunām un nespēja noslēgt noteiktus līgumus draud abām pusēm ar nelabvēlīgām sekām.

Sarunu posmi otrajā posmā

Kopumā var izdalīt šādus sarunu posmus, kas ietver sarunu struktūru otrajā posmā:

1. Satikšanās un kontakta veidošana. Sarunas sākas no brīža, kad notika tikšanās ar partneri, pat ja viņš bija jāpavada no lidostas un dzelzceļa stacijas. Šis posms var nebūt tik svarīgs no sarunu priekšmeta viedokļa, taču atkarībā no tā, kādu iespaidu tikšanās puse atstāj uz savu partneri, sarunu iznākums būs daļēji atkarīgs.
2. Uzņēmējdarbības daļas sākums. Šajā posmā partnera uzmanība tiek pievērsta informācijai un diskusijas priekšmetam.
3. Informācijas pārraide. Šajā posmā ir jāpārliecina otra puse, ka tā rīkosies gudri, pieņemot jūsu uzskatus.
4. Detalizēts pamatojums. Šajā posmā notiek savu ideju un priekšlikumu argumentēšana. CitiCitiem vārdiem sakot, ja partneris ir ieinteresēts priekšlikumos, bet nav ne par ko pilnīgi pārliecināts, ir nepieciešams argumentēt visu iepriekš minēto un novērst visas šaubas.

Trešais posms: sarunu pabeigšana

Pēdējais sarunu struktūras posms ir obligāta pārrunu sniegšana. Ja lietišķās komunikācijas gaita bija ļoti pozitīva, tad sarunu pabeigšana nozīmē īsu kopsavilkumu. Tas ir nepieciešams, lai katra no pusēm būtu pārliecināta, ka visi lieliski saprot viens otru. Pēc tam tiek apspriestas jaunas tikšanās iespējas.

Pretējā gadījumā, kad sarunu rezultātā vienošanās netika panākta, ir svarīgi saglabāt subjektīvu kontaktu ar partneri. Ir svarīgi apkopot, ko mums izdevās atrast kopsaucēju, un pateikt tos punktus, kas neder nevienai no pusēm. Biznesa tikšanās beigās, kuras iznākums ir negatīvs, ir svarīgi nezaudēt seju un mēģināt kliedēt atmosfēru ar neformālām un draudzīgām atvadām. Bet nekādā gadījumā nevajadzētu rupji runāt ar savu partneri un pēkšņi pārtraukt sarunas ar savu aiziešanu. Der atcerēties, ka labāk piedāvāt jautājumu apspriest nedaudz vēlāk, atlikt sarunas, rūpīgāk tām gatavoties un mēģināt atrast tādus argumentus, kas ļautu par kaut ko pārliecināt otru pusi.

Ceturtais posms: sarunu analīze

Pat ja puses atvadījās, sarunas šajā posmā netiek pabeigtas. Tas notiek tikai pēc to detalizētas analīzes un ziņojuma sagatavošanas. Vispārīgianalīze nepieciešama, lai salīdzinātu lietišķās komunikācijas mērķus un sasniegto rezultātu, noteiktu turpmāko rīcību un novērtētu esošo situāciju. Pārskats var būt rakstīts (ja situācija to prasa) vai reflektīvs (ja nav nepieciešams ziņot augstākai vadībai).

Izprotot sarunu struktūru ar klientiem un partneriem, ir daudz vieglāk veidot komunikāciju. Tomēr papildus tam ir jāzina, kādi sarunu stili var būt.

Stili

Kopumā ir tādi sarunu stili kā cietās, mīkstās, tirdzniecības un kooperatīvās. Cietais stils nozīmē nelokāmību un koncentrēšanos tikai uz savām prasībām. Soft ir izmitināšanas stratēģija. Visbiežāk to izmanto, kad vienai pusei svarīgāk ir uzturēt draudzīgas attiecības.

Tirdzniecības stils ietver kompromisa principu, kad viena puse piekāpjas, bet tajā pašā laikā “kaulē” sev zināmas piekāpšanās. Sadarbības stils ir komunikācija, kas ir vērsta uz abu pušu interešu ievērošanu.

Īss sarunu noteikumu kopums

Eksperti biznesa komunikācijas jomā iesaka ievērot šādu noteikumu kopumu, kas palīdzēs izveidot kopīgu valodu ar jebkuru partneri:

1. Jūs nevarat kļūt personiski un pazemot partnera personību.
2. Neignorējiet partnera bailes, izteikumus un jūtas.
3. Jums ir ne tikai jāuzdod jautājumi, bet arī jāpaskaidro atbilžu iegūšanas mērķis.
4. Jasarunu biedrs vēlas kaut ko precizēt vai lūdz atkārtot teikto, nekaitināties. Mums jācenšas sniegt informāciju ikvienam saprotamā veidā.
5. Neesiet emocionāli.

Papildus šim īsajam kopsavilkumam ir vērts atcerēties, ka jums ir labi jāsagatavojas, iepriekš jāanalizē sarunu struktūra un jāapgūst to vadīšanas stili. Tas viss palīdzēs daudz labāk tikt galā ar uzdevumu.

Pārliecināšanas noteikumi sarunās

Ir vairāki psihologu un pieredzējušu vadītāju padomi, kas var noderēt tajos brīžos, kad ir nepieciešams partneris par kaut ko pārliecināt. Pirmkārt, jums jāiemācās argumentēt. Vispirms ir jāizsaka spēcīgs arguments, tad nedaudz vājāks un beigās jāizvirza visspēcīgākais, tā sakot, trumpa arguments.

Otrkārt, jums jāatceras, ka jūs nevarat nostādīt sarunu biedru neērtā stāvoklī vai iebraukt stūrī. Cieņa ir labvēlīgu attiecību atslēga, un jūs varat pārliecināt par kaut ko tikai tad, ja cilvēks ir pozitīvs.

Treškārt, ir svarīgi, lai piedāvātie argumenti krustotos ar partnera interesēm. Šādā situācijā pastāv liela varbūtība, ka partneris izteiks savu piekrišanu.

Telefona sarunas

Dažkārt nākas vienoties par tehniskajiem saziņas līdzekļiem. Protams, tas nedaudz apgrūtina saziņu, jo kļūst grūtāk saprast sarunu biedra reakciju.

Ir svarīgi atcerēties, ka telefona sarunu struktūra ir absolūtitāpat kā personīgai biznesa tikšanās reizei:

1. Sveiciens.
2. Sāciet sarunas.
3. Apdare.
4. Analīze.

Uz darījumu sarunām pa tālruni attiecas vispārpieņemtie sarunu noteikumi. Vienīgais, kas ir svarīgi atcerēties, ir tas, ka jūs nevarat pārtraukt cilvēka runu pa tālruni, pat ja viņa vārdi ir kaut kam pretrunā.

Secinājums

Rezumējot, ir vērts atzīmēt, ka sarunas ir māksla, kuru apguvis, var sasniegt jebko. Kā kļuva zināms, zinot 4 sarunu struktūras posmus, var prognozēt lietišķās komunikācijas iznākumu un nodrošināt daudzus partnera soļus.

Svarīgākais, lai sarunu ceļā sasniegtu labus rezultātus, ir ievērot augstākminētos noteikumus un cienīt tos, ar kuriem ir jāvienojas jebkas.