Sarunu noteikumi: pamatprincipi, paņēmieni, paņēmieni

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2024-01-17 19:00

Ikviens cilvēks saskaras ar to, ko parasti sauc par biznesa komunikāciju. Tāpēc daudzus interesē, kā uzrakstīt oficiālu vēstuli, pieņemt partneri un risināt ar viņu sarunas, atrisināt strīdīgu jautājumu un izveidot abpusēji izdevīgu sadarbību.

Lietišķā komunikācija ir īpaši svarīga cilvēkiem, kuri vada savu biznesu. Daudzos veidos viņu darbības panākumi ir atkarīgi no tā, cik labi viņi pārvalda komunikācijas zinātni un mākslu. Rietumvalstīs apmācības kursi par biznesa komunikācijas jautājumiem tiek pasniegti gandrīz katrā augstskolā un koledžā. Ne tik sen sarunu noteikumus sāka apgūt vietējās augstskolās. Un, bez šaubām, šādas disciplīnas skolēnos audzina spēju nodibināt kontaktus ar partneriem.

Šajā rakstā tiks runāts par lietišķās komunikācijas ētiku un sarunu noteikumiem. Tiks aprakstīti galvenie sarunu posmi, cilvēku uzvedības veidi un daži mijiedarbības principi ar tiem. Tiks prezentēti arī noteikumi sarunu vešanai par tehniskajiem saziņas līdzekļiem.

Kas ir sarunas?

Pirms apsvērt sarunu pamatnoteikumus, jums vajadzētu noskaidrot, kas tie ir un kādi tie var būt. Tātad sarunas ir komunikācija starp cilvēkiem, kas notiek, lai sasniegtu noteiktu mērķi. Sarunās katrai no komunikācijas pusēm ir vienādas iespējas kontrolēt situācijas gaitu un pieņemt lēmumus.

Sarunās vienmēr tiek pieņemts, ka dalībniekiem daļēji ir līdzīgs viedoklis, un daļēji viņi nepiekrīt otras puses uzskatiem. Viņi satiekas, lai nonāktu pie kopsaucēja. Taču, ja puses piekrīt viena otras pārliecībai vai, gluži otrādi, ir ļoti kritiskas, tie ir pilnīgi atšķirīgi mijiedarbības veidi – attiecīgi sadarbība un konfrontācija.

Sarunu funkcijas un mērķi

Ir vispārpieņemts, ka sarunas pastāv, lai nonāktu pie kopīga viedokļa un par kaut ko vienotos. Lai gan šis viedoklis ir ļoti loģisks, ir vēl vairāki mērķi.

Sarunas ir nepieciešamas, lai pārrunātu problēmas (esošas vai iespējamas), pieņemtu kopīgu lēmumu u.tml.. Turklāt sarunas var veikt informatīvu funkciju, kad cilvēki apmainās tikai ar viedokļiem par noteiktām lietām. Šāda veida mijiedarbība var būt sauc par priekšsarunām. Tikšanās, kas tiek organizēta, lai nodibinātu jaunus sakarus, ietver tādu funkciju kā komunikatīva, kad cilvēki tiekas, lai iepazītos.

Sarunasvar būt arī tādas funkcijas kā kontrole, koordinēšana un regulēšana. No komunikatīvajiem tie atšķiras ar to, ka ir nepieciešami gadījumos, kad jau ir vienošanās, un notiek sarunas par iepriekš panākto kopīgo lēmumu izpildi.

Papildus iepriekšminētajam, praksē situācija ir tāda, ka sarunas, lai apspriestu un pieņemtu lēmumus, var arī nesakārtot. Tie ir nepieciešami kā konkurentu vai partneru uzmanības novēršana. Dažkārt šādus trikus izmanto tirdzniecības uzņēmumi, kuri vēlas pievērst noteikta partnera uzmanību, veidojot biznesa kontaktus ar citām firmām.

Sarunu posmi

Sarunu noteikumi uzliek personai pienākumu zināt, kādi šī procesa posmi pastāv. Pateicoties tam, biznesa komunikācijas plānošanas un vadīšanas laikā var sasniegt lieliskus rezultātus.

Tātad, pārrunas sastāv no sagatavošanās, paša komunikācijas procesa un vienošanās panākšanas. Ir vērts sīkāk aplūkot sarunu posmus un to posmus zemāk esošajā tabulā.

Soļi	Sagatavošanās posms	Apkopes posms	Saskaņas posms
Pirmais	Sarunu līdzekļa izvēle	Informācijas kopīgošana	Saskaņotu risinājumu izvēle
Otrais	Kontakta nodibināšana starp sarunu biedriem (ielūgums vai apstiprinājumsdalība sarunās)	Darba kārtības formulējums	Noslēguma diskusija par izvēlēto rīcības stratēģiju
Trešais	Sarunām nepieciešamās informācijas vākšana un analīze	Strīdīgu problēmu identificēšana	Panākta oficiāla vienošanās
Ceturtais	Sarunu plāna sagatavošana	Pušu dziļo interešu izpaušana	-
Piektais	Uzticības atmosfēras veidošana	Izstrādājiet saskaņošanas priekšlikumus	-

Formāli var izdalīt vēl vienu posmu - pēdējo, kad abas puses pēc sarunām analizē rezultātus un sāk īstenot panāktās vienošanās.

Sarunu pieejas

Ir vērts atcerēties vienu no svarīgākajiem sarunu noteikumiem – vienmēr ir jāzina diskusijas priekšmets un jāzina noteiktas pieejas. Zinot tos, jūs varat paredzēt sarunu biedra uzvedību. Var izšķirt šādas sarunu pieejas:

1. Ienaidnieki. Pieejas būtība slēpjas tajā, ka puses viena otras priekšā parādās karavīru lomā, kuriem jāaizstāv savas intereses. Citiem vārdiem sakot, šo pieeju var raksturot kā virves vilkšanu.
2. Draugi. Abas puses ir par draudzīgām sarunām. Šī pieeja paredz, ka vājākspuse pielāgosies stiprajai pusei. Jāņem vērā, ka šī pieeja praksē ir ārkārtīgi reta.
3. Partneri. Trešajai pieejai ir ļoti stabils pamats – koncentrēšanās uz abpusēji pieņemama risinājuma atrašanu. Svarīgi, lai puses ar šādu pieeju censtos atrast izeju no situācijas, kas derētu gan pilnībā, gan pilnībā. Šo pieeju var raksturot kā "tīras" sarunas.

Neskatoties uz izvēlēto pieeju, jāatceras, ka sarunu biedri var izmantot dažādus trikus, kas palīdz gūt lielāku labumu savai pusei.

Netīri triki

Etiķetes noteikumi sarunās neatbalsta dažādu mānīgu gājienu izmantošanu, tomēr uzņēmēji var apzināti ķerties pie trikiem, lai gūtu labumu. Jums vienmēr jābūt uzmanīgam un jāspēj tos pareizi neitralizēt. Ir vērts apsvērt izplatītākos "netīros" trikus:

1. Paaugstināts sākuma līmenis. Šī viltība ir balstīta uz to, ka partneris sākotnēji izvirza pārāk sarežģītus sadarbības nosacījumus, kas viņam ir izdevīgi, vai tos, kurus var nesāpīgi izslēgt, un sarunas laikā tos vienkāršo. Tādējādi tai pusei, pret kuru tiek izmantota tehnika, arī jāpiekāpjas no savas puses. Lai izvairītos no šādas viltības, pirms tikšanās ir nepieciešams izpētīt sarunu jautājumu un partnera potenciālu.
2. Viltus akcenti. Šis triks principā ir līdzīgs iepriekš aprakstītajam. Vienīgā atšķirība ir tā, ka šajā gadījumādemonstrē ārkārtīgu interesi par problēmas atrisināšanu, lai gan patiesībā šī problēma ir sekundāra.
3. Pēdējā brīža prasības. Šis triks ir līdzīgs iepriekšminētajam, taču to var izmantot tikai sarunu pēdējā posmā, kad sākumā vēlams izmantot pirmos divus. Šo paņēmienu sauc arī par "izspiešanu". Prasību izvirzīšana pēdējā brīdī ir ļoti bīstams triks, jo, kad partneri par visu ir vienojušies un nonākuši pie vienprātības, viena no pusēm izvirza jaunus nosacījumus brīdī, kad otra jau ir ieinteresēta līguma parakstīšanā.
4. Bezcerīgas situācijas radīšana. Šis paņēmiens ir ļoti sāpīgs tai pusei, pret kuru tā tiek izmantota. Lietojot to, partneris rada tādus apstākļus, kuros otra puse var vai nu piekrist situācijām, vai atteikuma gadījumā nodarīt sev kaitējumu. Bieži vien šāda uzvedības taktika noved pie tā, ka var neatgriezeniski zaudēt tās puses uzticību, uz kuru tiek izdarīts spiediens.
5. Ultimāts. Šīs viltības princips ir tāds, ka viena no pusēm nonāk pozīcijā "Vai nu jūs piekrītat mūsu noteikumiem, vai mēs pametam sarunas!". Taču pēc šādas viltības sarunas pārvēršas vienpusējā jautājuma risināšanā.
6. Salami. Trika princips ir tāds pats kā īsta desas izstrādājuma gadījumā. Salami ir produkts, ko patērē mazās porcijās, jo to nevar ēst veselu un uzreiz. Viena puse sāk sniegt informāciju par vērtējumu, personīgajām interesēm utt mazsporcijas cerībā, ka otrs darīs to pašu un sāks stāstīt visus noslēpumus. Atkarībā no tā, ko saka partneris, pret kuru tiek izmantots šis triks, pirmā puse sāk attiecīgi uzvesties. Līdz ar to sarunas var ievilkties ar laiku, un sarunu biedrs pilnībā un pilnībā noskaidros otras puses viedokli, intereses un uzskatus.
7. Blefs. No trika nosaukuma kļūst skaidrs, ka runa ir par to, ka viena no pusēm sniedz savam partnerim apzināti nepatiesu informāciju. Taču pēdējos gados pie tā ķeras arvien retāk, jo mūsdienu apstākļi ļauj patstāvīgi vēlreiz pārbaudīt visu, ko saka sarunu biedrs.
8. Dubultā interpretācija. Šī viltība ir balstīta uz to, ka viena no pusēm izdod formulējumus ar dubultu nozīmi, ko pēc tam var interpretēt savās interesēs. Viltība ir tāda, ka, ja līguma laikā tiks izstrādāti vai parakstīti kādi dokumenti ar šādu dubultu formulējumu, viena no pusēm vēlāk nevarēs nepildīt nosacījumus. Šāds triks ir ļoti bīstams pusei, kas to izmanto, jo, pateicoties tam, jūs varat ātri zaudēt labu reputāciju un iegūt sliktu.

Sarunu noteikumos teikts, ka, ja lietišķās komunikācijas gaitā tika pamanīts, ka partneris iet uz viltībām un viltībām, tad nekādā gadījumā nevajadzētu pretī. Jums ir jāsaprot, kāpēc tas notiek, un pēc tam jāizveido saziņas līnija. Tomēr nepārtrauciet sarunas pēkšņi, labāk mierīgi uzklausiet visas prasības un atstājiet sev laiku pārdomām.

Noteikumi, kas jāievēro sarunās

Sarunās ir izplatītas, tā teikt, universālas uzvedības normas, un nav svarīgi, vai tikšanās notiek klātienē vai sarunas notiek ar tehniskiem saziņas līdzekļiem. Sarunu noteikumi, kas vienmēr jāatceras, ir šādi:

1. Vienmēr esiet pieklājīgs un izvairieties no frāzēm un mājieniem, kas var noniecināt partnera personību. Vienmēr jāievēro laicīgā etiķete.
2. Jūs nevarat ignorēt partnera viedokli.
3. Neuzdodiet pārāk daudz jautājumu, nepaskaidrojot, kāpēc tie ir svarīgi. Citiem vārdiem sakot, nevajadzētu atļaut vienkāršus jautājumus.
4. Mums ir adekvāti jāreaģē uz precizējumiem un jācenšas nodot informāciju, lai visas puses saprastu, kas ir apdraudēts.
5. Neļaujiet pārfrāzēt savas domas.
6. Ja jūsu partnera doma šķiet nepateikta, varat to turpināt, norādot, vai tā bija netieša.
7. Apkopot iespējams tikai sarunu beigās vai pēc garām piezīmēm.
8. Ja sarunas ir grupu, ir jādod iespēja runāt ikvienam, pat ja tas aizņem pārāk ilgu laiku. Taču parasti tikai viena persona no potenciālā partnera puses tur vārdu.

Kā pārliecināt partneri?

No lietišķās komunikācijas un sarunu noteikumu viedokļa psihologi ir izstrādājuši dažus padomus, kas palīdzēs tajos brīžos, kad ir nepieciešams ne tikai nodot informāciju partnerim, bet arī pārliecināt viņu parjebko. Tāpēc ir vērts apsvērt šo sarakstu:

1. Ja tika nolemts partneri par kaut ko pārliecināt, jāsāk ar vājiem argumentiem, jāpāriet pie vidējiem un beigās jāizrunā spēcīgākais arguments, tā sauktais "trumpis".
2. Jūs nevarat novest partneri viņam neizdevīgā stāvoklī vai izdarīt uz viņu spiedienu. Ikvienam ir tiesības saglabāt seju.
3. Ja uz kādu svarīgu jautājumu jāsaņem pozitīva atbilde, pirms tā jāuzdod divi vienkārši, uz kuriem partneris atbildēs viegli.
4. Ir vērts atcerēties, ka jo ietekmīgāks runātājs, jo spēcīgāki izklausās viņa argumenti.
5. Jums ir jāizrāda līdzjūtība.
6. Pārliecinot, jāsāk ar to, kas ir skaidrs un pieņemams abām pusēm.

Telefona sarunas: telefonsarunu vadīšanas noteikumi

Telekomunikāciju sarunas atšķiras no sarunām klātienē. Svarīgākais telefona sarunu noteikums ir īsums. Šādai lietišķai komunikācijai jābūt kodolīgai un ne ieilgtai. Jums jārunā tikai pēc būtības.

Kopumā ir vairāki pamatnoteikumi sarunām, izmantojot saziņas līdzekļus:

1. Jums jābūt draudzīgam un pretimnākošam.
2. Telefona sarunas ir jāvada kompetentai personai, kas saprot dienas kārtību.
3. Pirms runāt, jums jāpielāgo balss un, ja iespējams, jāizrunā daži mēles savijumi.
4. Balss telefona sarunu laikā ir jābūtmierīgs. Ja nepieciešams, varat spēlēties ar savu balsi, kad jākoncentrējas uz noteiktām lietām vai jāpārliecina partneris.
5. Jūs nevarat pārtraukt sarunu biedru. Tas ir ļoti svarīgs telefona sarunu noteikums. Pat ja sarunu biedrs pasaka nepatīkamas lietas, kritizē vai pauž neapmierinātību, ir nepieciešams viņā uzklausīt, un tikai tad sākt runāt.

Papildus iepriekšminētajam der atcerēties, ka pieklājības noteikumi telefonsarunu vadīšanai ir tādi paši kā tie, kurus cilvēki parasti ievēro klātienē. Turklāt ir vērts atzīmēt, ka gadījumā, ja tehnisku problēmu dēļ tika izlaista kāda sarunas daļa, ko sarunu biedrs nav pamanījis, ir jāatvainojas un jālūdz to atkārtot.

Nacionālās īpatnības sarunās

Zinot telefona saziņas pamatus ar partneriem un darba koplīguma noteikumus, vienmēr ir jāņem vērā visu pušu nacionālās īpatnības. Piemēram, vācieši necieš kavēšanos un ir ārkārtīgi pedantiski. Angļi ir cilvēki, kuri vienmēr šķiet atturīgi, tāpēc neuztveriet to kā aukstumu. Ir vērts atzīmēt, ka, ja šāds partneris ir devis savu goda vārdu, viņš to arī turēs.

Itālieši ir ļoti aktīvi un sabiedriski, un viņi dod priekšroku satikties neformālā vidē. Svarīga šādu partneru iezīme ir tā, ka viņi dod priekšroku sarunām ar tāda paša ranga cilvēkiem. Spāņi ir cilvēki, kuri dod priekšroku darbam komandā. Viņi ir galanti, atvērti, nopietni, bet tajā pašā laikā viņiem ir brīnišķīga sajūta.humors. Tāpat kā itāļi, arī spāņi dod priekšroku sarunām ar tāda paša ranga cilvēkiem.

Runājot par ķīniešu partneriem, jāpatur prātā, ka viņi ir ļoti uzmanīgi pret vārdiem. Viņu paustā informācija vienmēr ir pārdomāta un atturīga. Bieži vien ķīnieši nav pirmie, kas izsaka savas domas un priekšlikumus, tāpēc, vedot sarunas, tas jāpatur prātā.

Secinājums

Apzinoties, kādi ir lietišķās komunikācijas pamati un telefonsarunu etiķetes noteikumi, ir daudz vieglāk izveidot pareizo uzvedības līniju. Vissvarīgākais šajā procesā ir būt godīgam pret sevi un savu partneri.