Nodaļu savstarpējās mijiedarbības regulējuma paraugs, piemēri

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Katram uzņēmumam ir vietējie dokumenti, kas regulē tā darbību. Viens no būtiskākajiem ir struktūrvienību mijiedarbības regulējums (dokumenta paraugs tiks aprakstīts tālāk). Organizācijas vadītājam tas ir efektīvs vadības instruments. Detalizēti apsvērsim departamentu mijiedarbības regulējuma paraugu.

Prasības

Kādam jābūt regulējumam? Darbības procesā neizbēgama ir mijiedarbība starp grāmatvedības un saimnieciskā dienesta departamentiem, personāla darbiniekiem un norēķinu un plānošanas vienību, citām uzņēmuma struktūrvienībām. Tajā pašā laikā darbinieku kontaktam jānodrošina noteikto uzdevumu izpilde pēc iespējas īsākā laikā. Nodaļu mijiedarbības regulējuma paraugam, pirmkārt, jābūt pieejamam izpildītājiem. Ja par tā izstrādi atbildīgā persona pierakstīs visus noteikumus, bet padotie neko nevar saprast, dokumentam nebūs jēgas. Šajā sakarā, veidojot nolikuma parauguMijiedarbība starp departamentiem ir jāņem vērā trīs galvenie principi:

1. Dokuments ir sastādīts, pamatojoties uz biznesa procesa modeli. Noteikumu kvalitāte būs tieši atkarīga no shēmas pamatīguma.
2. Dokumenta struktūru nosaka procesa modelis. Visiem shēmas punktiem jābūt nolikumā.
3. Informācijas pasniegšana tiek veikta oficiālā, sausā valodā. Dokumenta tekstā ieteicams lietot īsus vienkāršus teikumus. Noteikumi jāformulē nepārprotami. Visi saīsinājumi un termini ir jāraksta.

Mērķi

Nodaļu mijiedarbības regulējuma paraugs nodrošina:

1. Kārtības izveidošana un uzturēšana dokumentācijas sagatavošanā, efektīvs kontakts starp struktūrvienībām.
2. Konfliktsituāciju novēršana komandā. Ja iepriekš tiks noteiktas mijiedarbības shēmas darbam, viena vai otra darbinieka līdzdalības daļa procesos, strīdi neradīsies.
3. Ātra iekļūšana jaunpienācēju komandā. Nolikums palīdz izprast mijiedarbības struktūru, norāda, kādus dokumentus darbinieks izmantos, ar kādiem dienestiem vērsīsies.
4. Disciplīnas kontrole.
5. Ātrāka lietu nodošana citam darbiniekam (aizbraucot vai dodoties atvaļinājumā).
6. Finanšu, cilvēkresursu un laika resursu zaudēšanas novēršana.

Struktūra

Kāds ir mijiedarbības regulējums starpnodaļas var uzskatīt par pareizi sastādītām? Parasti dokumentā ir šādas sadaļas:

1. Vispārīgi noteikumi.
2. Definīcijas, termini un saīsinājumi.
3. Procesu apraksti.
4. Atbildība.
5. Control.

Likumdošanas akti, GOST un citi dokumenti var kalpot par definīciju avotiem. Pēdējie jo īpaši ietver ministriju, departamentu rīkojumus, valdības dekrētus. Vienlaikus struktūrvienību mijiedarbības noteikumos būtu jāiekļauj atsauces uz normatīvajiem dokumentiem, kuru nosacījumi tika izmantoti. Jo īpaši veselības iestāžu paraugā ir norādes uz Veselības un sociālās attīstības ministrijas, reģiona Veselības ministrijas rīkojumiem.

Pieteikums

Tā parasti satur biznesa procesa grafisko modeli. Tas ir attēlots kā diagramma, kas sastāv no vairākiem blokiem. Grafisko attēlu var izveidot, izmantojot datora programmatūras produktus. Shēmas atspoguļo īpašu procedūru noteiktu uzdevumu izpildei. Vizualizācija ir ērtāka nekā teksts. Diagramma skaidri parāda procesa sākumu un katru posmu, attiecības starp tiem un gala rezultātu. Šo modeli bieži izmanto noteikumu izstrādātāji mijiedarbībai starp uzņēmuma departamentiem saskaņā ar 223-FZ. Shēma izceļ tādus galvenos parametrus kā iznākumi un ieguldījumi, dalībnieki un klienti. Ja iesācējs iepazīsies ar šādu modeli, viņš uzreiz sapratīs procesa specifiku un būs gatavs īstenot konkrētu uzdevumu.

Instrukcijas

Pirmajā posmā ir jānosaka dokumenta priekšmets un atbildīgās personas, t.i., kassastāda un kādus noteikumus. Mijiedarbība starp grāmatvedības departamentiem jo īpaši tiek veikta saskaņā ar skaidru shēmu, kas noteikta tiesību aktos. Šajā struktūrvienībā vienmēr ir vissvarīgākā persona, kas ir atbildīga par pārskatu sniegšanas prasību ievērošanu. Viņš var kļūt par atbildīgo par nodaļu mijiedarbības noteikumu izstrādi. Dokumenta paraugs jāapspriež visiem darbiniekiem. Šim nolūkam tiek organizēta kopsapulce. Ja dokuments regulē procesu, kurā saduras vairāk nekā divu departamentu intereses, tad svarīgi diskusijā iesaistīt galvenos darbiniekus. Par izstrādi atbildīgajai personai jāpaskaidro kolēģiem noteikumu ieviešanas nozīme.

Procesu apraksts

Tā skaļums būs atkarīgs no mijiedarbības sarežģītības. Ja process ir vienkāršs un par to atbildīgais darbinieks labi izprot visus īstenošanas posmus, tad viņš pats var sastādīt darba shēmu ar citām struktūrvienībām. Pēc tam viņam vajadzētu apspriest dokumentu ar pārējiem dalībniekiem. Ja biznesa process ir sarežģīts, tad katrs darbinieks izstrādā savu modeļa daļu. Pēc tam visi projekti tiek apkopoti un apspriesti. Iepazīstoties ar pamatdokumentu, visi ieinteresētie darbinieki var ierosināt noteiktus labojumus un papildinājumus. Pēc tam uzņēmuma struktūrvienību mijiedarbības noteikumi tiek nodoti vadītājam.

Paziņojums

To var izdarīt tieši. Šajā gadījumā galva pati paraksta mijiedarbības noteikumus starpuzņēmuma nodaļas. Dokumenta paraugu var apstiprināt arī netieši. Šajā gadījumā vadītājs izdod rīkojumu. Administratīvā akta reģistrācijas datus ieraksta apstiprinājuma zīmogā.

Atbildīgās personas darba specifika

Dažās organizācijās kvalitātes vadītāja amats tiek nodrošināts valstī. Praksē ir izstrādāti atsevišķi dokumentu sagatavošanas posmi. Tie jāievēro vadītājam, kurš sastāda nodaļu mijiedarbības noteikumus. Pamatdarbību piemērs:

1. Definēt procesus.
2. Diagrammas veidošana.
3. Detalizēts apraksts.
4. Teksta sacerēšana.

Atbildīgais speciālists pēta darbinieku grafiku dažādās nodaļās. Tas nepieciešams, lai sastādītu struktūrvienību mijiedarbības noteikumos ietverto standarta situāciju aprakstu. Piemērs: "Degvielas uzpildes stacija tiek pārbaudīta, izmantojot tādus tehniskos līdzekļus kā… Pēc pārbaudes pabeigšanas tiek ģenerēts ziņojums."

Galīgā mērķa noteikšana

Atbildīgajam par nolikuma sastādīšanu ir jābūt priekšstatam par visiem procesiem, jāpārzina darbinieku pienākumi, jābūt atbilstošai kvalifikācijai un profesionalitātes līmenim. Darbiniekiem ir jābūt skaidram dokumenta mērķim. Pretējā gadījumā noteikumu izpilde būs papildu slogs darbiniekiem.

Optimizācija un dizains

Visaptveroša uzņēmumā notiekošo procesu izpēte, ļauj identificētvājās vietas. Situāciju, rezultātu, operāciju analīze ļauj optimizēt aktivitātes. Tas savukārt ļauj veidot vairākus scenārijus tālākai attīstībai. Tātad uzņēmums var atstāt visu kā ir, izveidot jaunu darba modeli vai labot veco.

Nianses

Ir svarīgi, lai katrs darbinieks skaidri saprastu, kas viņam jādara un kā sasniegtie rezultāti ietekmēs viņa ienākumus. Tieši tāpēc ir nepieciešams apspriest nolikumu pirms tā apstiprināšanas. Galvenā loma dokumenta sagatavošanā, protams, tiek uzticēta darba grupas (projekta) vadītājam. Šī speciālista uzdevums ir izvirzīt kritiskus jautājumus. Viņam jāspēj prezentēt skaidru procesa modeli. Katrs dalībnieks attēlu redz savām acīm. Ir jābūt vienotai izpratnei. Katram dalībniekam ir jāizskaidro atbildība nolikuma veidošanā. Vairumā gadījumu komandas ir skeptiskas par šāda dokumenta ieviešanu. Atkarībā no procesa sarežģītības, noteikumu ieviešana ilgst 4-12 mēnešus.

Ievada funkcijas

Lai ieviestu jaunu regulējumu, jums:

1. Atzīt iepriekšējos dokumentus par nederīgiem.
2. Ieviest jaunus vietējos tiesību aktus, lai aktivizētu regulu.
3. Izstrādājiet dokumentus, kas nepieciešami apstiprināto noteikumu piemērošanai.
4. Uzlabojiet vai ieviesiet jaunus automatizēto informācijas bāzu moduļus.
5. Izveidojiet nestandartizētu dokumentu veidlapas.
6. Mainiet vai papildiniet personālugrafiks.
7. Atrodiet kandidātus jauniem amatiem, ieceliet vai pārceliet darbiniekus.
8. Iemāciet izpildītājiem jaunos noteikumus.
9. Sazinieties ar darbiniekiem.
10. Veiciet regulas izmēģinājuma ieviešanu.
11. Izlabojiet tekstu, pamatojoties uz eksperimentālās izpildes rezultātiem.
12. Ieviesiet dokumenta galīgo versiju.
13. Noteikt procedūras regulas kvalitātes kontrolei.

Pēc dokumenta ieviešanas pasākumu noteikšanas vadītājs izdod rīkojumu. Jāpiebilst, ka pasākumu ilguma dēļ regulējuma apstiprināšanas un tiešās spēkā stāšanās datums atšķirsies. Tālāk apsvērsim galvenās kļūdas, ko darbinieki pieļauj, sastādot dokumentu.

Neatbilstība praksei

Noteikumu izstrādi svarīgi uzticēt darbiniekam, kurš ir tieši saistīts ar darba aktivitātēm uzņēmumā. Pieņemsim, ka organizācija ir kļuvusi ļoti liela. Priekšniecība var labi atļauties veidot specdienestu, kura uzdevumos ietilps attīstības jautājumu risināšana. Attiecīgi departaments izvirzīs uzdevumu aprakstīt visus uzņēmuma procesus. Bet šī pasākuma mērķis viņiem nav svarīgs. Ja noteikumus veido cilvēki, kas nav iesaistīti reālā darbībā, tad darbinieks, kurš to vada, shēmu neizpildīs. Attiecīgi dokumentam nav jēgas strādāt.

Elastības trūkums

Daudzas atbildīgās personas tiecas uz maksimumudetaļa. Šo situāciju rada nezināšana par atšķirībām starp noteikumu sagatavošanu un reālo ražošanas procesu aprakstu. Ja uzdevums ir automatizēt darbības, to detalizācija ir paredzēta, lai palīdzētu darbiniekiem. Nepieciešamība pēc noteikumiem rodas, ja ražošanā ir iesaistīti daudzi cilvēki. Viņu darbības bieži tiek dublētas, bet katrs cilvēks interpretē šo vai citu darbību savā veidā. Regulas mērķis ir atrisināt strīdus. Jāpatur prātā, ka organizācijas darbiniekiem ir jābūt zināmai rīcības brīvībai, ļaujot pieņemt vienu vai otru lēmumu atkarībā no situācijas. Piemēram, klientam var atbildēt uzreiz, nevis pēc kāda laika.

Liels teksta apjoms un sarežģītība

Noteikumi, kas sastāv no 5-7 lapām, tiek uzskatīti par optimāliem. Tajā pašā laikā tā saturam jābūt ietilpīgam, bet īsam. Nav ieteicams lietot sarežģītus, vairāku daļu teikumus. Tekstam jābūt saprotamam. Turklāt jums vajadzētu pievērst uzmanību noteikumiem. Neaizvietojiet jēdzienus ar sinonīmiem, izmantojiet saīsinājumus bez dekodēšanas.

Informācijas drošības un IT departamentu mijiedarbība

Šobrīd daudzos uzņēmumos kontakti ar šiem dienestiem ir ļoti sarežģīti. Grūtības ir saistītas ar IT un informācijas drošības nodaļu iekšējiem konfliktiem. To efektīvas sadarbības nodrošināšanai ir vairākas iespējas. Pirmais un vienkāršākais ir darbinieku (viena vai vairāku) klātbūtne informācijas tehnoloģiju dienestā, kas specializējas informācijas drošībā. IT departamentu mijiedarbības noteikumi unIB šajā gadījumā atspoguļo tipiskas pieejas sadarbībai. Darba organizācija tiek veikta, balstoties uz valdošo stereotipu, ka informācijas drošība ir daļa no informācijas tehnoloģiju nodrošinājuma. Ja uzņēmumā nav konfliktu starp šiem pakalpojumiem, tad vadītājs var domāt par informācijas drošības dienesta kā atsevišķas IT nodaļas struktūras iekārtošanu. Attiecīgi šādu aktivitāšu nodrošināšanai būs nepieciešams atvēlēt vairāk resursu, tostarp finansiālos.

Tipisks paraugs

Vispārīgie noteikumi nosaka:

1. Dokumenta mērķis. Parasti ir šāda frāze: "Šīs regulas nosaka kārtību …".
2. Tības joma. Noteikumi var attiekties uz darbiniekiem vai objektiem.
3. Normatīvie dokumenti, saskaņā ar kuriem akts izstrādāts.
4. Noteikumu apstiprināšanas, pielāgošanas, atcelšanas noteikumi.

Sadaļā "Termini, saīsinājumi, definīcijas" doti dokumentā lietotie jēdzieni. Visi saīsinājumi ir jāraksta. Termini jānorāda alfabētiskā secībā. Katrs jēdziens ir norādīts jaunā rindā vienībās. h. Termina definīcija ir dota bez vārda "šis", izmantojot domuzīmi. Sadaļā "Procesa apraksts" ir sniegts soli pa solim apraksts. Vēlams ieviest apakšpunktus. Katrs no tiem atbildīs noteiktam posmam. Tajā pašā sadaļā norādīti noteiktu darbību veikšanā iesaistītie darbinieki. Ir aprakstītas ne tikai darbības, bet arī to rezultāts.

Atbildība un kontrole

Noteikumos jābūt norādei par iespēju piemērot sankcijas personām, kuras neievēro noteikumus. Atbildība ir atļauta saskaņā ar likumu. Tas var būt krimināls, administratīvs vai disciplinārs. Obligāti jānorāda tā darbinieka pilns vārds, uzvārds un ieņemamais amats, kurš uzrauga noteikumu izpildi.