Noteikumi par organizācijas dokumentu apriti. Darbplūsmas piemērs organizācijā

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Dokuments ir informācija, kas sniegta tā saturam un mērķim atbilstošā formā. Dokumentu izveido ar mērķi, kāds kādam citam. Taču ne vienmēr dokumenta avots un/vai tā adresāts būs persona. Mūsdienīgs līmenis - kad ir iespējams un nepieciešams efektīvi un praktiski iekļaut vadības lokā mašīnas un mehānismus.

Dokumenta kustības process, pazīmes un ātrums ir atkarīgs no tā formas, satura un "kustības vides" funkcionēšanas. Veiksme, ekonomiskie rādītāji un sociālā efektivitāte ir atkarīgi no tā, cik labi organizācijā ir izveidota dokumentu aprite, un tas ir: uzņēmuma kvalitāte un dzīve.

Par dokumentiem un darbplūsmu

Darbplūsmas administrēšana, forma un kārtība pēc organizācijas piemēra nav reglamentēta ar likumu. Ir GOST, nolikumi un obligāti ieteikumi. Grāmatvedības dokumentu ietvaros papīri kredīta saņemšanai vaimedicīniskās izziņas ir likuma normas.

Dokuments ne vienmēr ir stingra rakstiska forma. Tas var būt:

• veidlapa, kurā noteikti lauki tiek aizpildīti noteiktā veidā, ar precīzu semantisko un sintaktisko saturu;
• lapa, kas izveidota saskaņā ar īpašu veidlapu konkrētam pieteikumam (vēstule, pasūtījums, darba uzdevums, personāls, …);
• brīvā formā (darbinieka paskaidrojuma raksts, pateicība par darba sasniegumiem, rezolūcija par iesniegumu, …).

Visas trīs dokumentu versijas var uzrādīt uz papīra vai elektroniski un, pateicoties tehnisko un juridisko rīku pieejamībai, tās ir absolūti līdzvērtīgas, lai gan joprojām ir gadījumi, kad iespējama tikai papīra forma.

Nr. sev pilnīgi jebkurā veidā.

Ideāls dokumentu plūsmas piemērs organizācijā

Ideālu sasniegt principā nav iespējams:

• jebkurā dzīves un darbības sfērā,
• jebkurā laikā,
• jebkur kosmosā,

jo katra jauna pieeja ļauj ieraudzīt jaunus apvāršņus. Ir vēlme un nepieciešamība tiem sekot. Dokumentācija nav izņēmums. Gluži pretēji, tas ir demonstratīvs un dzīvs informācijas kustības procesa dinamiskas fiksācijas piemērs.

Nav svarīgi, kā informācija tiek ierakstīta: uz papīra vai elektroniskā formā. Pašlaik abām veidlapām ir vienāds juridiskais spēks, lai gan dažos gadījumos papīra versijai ir priekšrocības.

to kustības cikls no parādīšanās (radīšanas) līdz noglabāšanas vai iznīcināšanas brīdim.

Ne visas organizācijas saprot, ka daudzus dokumentus var izpildīt tieši ar mašīnām un mehānismiem bez cilvēka iejaukšanās, tāpat kā ne visiem avotiem (autoriem) jābūt tikai cilvēkiem.

Parastā izpratne par darbplūsmas automatizāciju vairumā gadījumu ir vienkāršas "signāla idejas" līmenī, kad programmai ir uzticēts ziņot tikai par notikumu rašanos.

Dokumentu iekšējā un ārējā apgrozība

Abas shēmas ir svarīgas veiksmīgai organizācijai. Ārējam apgrozījumam ir statiska vērtība, savukārt iekšējam apgrozījumam ir dinamiska vērtība.

Jo labāk uzņēmuma vadība izprot šo apstākli, jo perspektīvāku elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu tā izvēlas. Tie, kas vēlas rādīt ideālu piemēru biznesa dokumentu kustībai organizācijā, raksta paši savu informācijas sistēmu.

Dokumenti var būt primārie unsekundārais. Pēdējiem vienmēr ir bijusi kustība organizācijā.

Analizējot zināšanu pielietojumu par dokumentu un tā izmantošanu, iespējams novērtēt uzņēmuma funkcionālās īpašības, sociāli ekonomiskos rādītājus un laika parametrus. Tas ir svarīgi gan partneriem, gan patērētājiem.

Papīra, bet efektīva vai elektroniska, bet iegādāta

Unikalitāte ir raksturīga ne tikai cilvēkam, bet arī organizācijai. Turklāt katrs cilvēks novērtē savu individualitāti un visos iespējamos veidos cenšas to uzsvērt ar apģērbu, uzvedību, izglītību utt.

Uzņēmums, kas iegādājas gatavu informācijas sistēmu, ir lielisks piemērs organizācijas darbplūsmai, kas atņem tai pašai savu seju un liek darbiniekiem ģērbties "kāda cita drēbēs".

Labāk uzticēt saviem darbiniekiem strādāt ar papīra medijiem vecmodīgi, nevis uzspiest viņiem trešās puses, bet mūsdienīgu viedokli par dokumentiem un to izmantošanu. Katrs darbinieks ir svarīgs organizācijas funkcionalitātes elements, nevis citu cilvēku ideju un trešo pušu darbplūsmas struktūru efektivitātes pētnieks.

Prioritātes, dinamika un funkcionalitāte

Darbplūsmas ārējā kontūra vienmēr ir ierobežota, nepretencioza un statiski stabila. Kopumā tam nevajadzētu piešķirt lielāku nozīmi, nekā tas ir pelnījis. Piemēram, kāda jēga “ieguldīt savu dvēseli” attiecībās ar nodokļu, pārvaldes iestādēm vai partneriem. Jūs varat kaut kā dažādot informācijas apmaiņas procesu arreklāmas aģentūras, taču pat tas galu galā iegūst statisku, ikdienišķu formu.

Mūsu pašu informācijas apstrādes sistēmas, kuras svarīga sastāvdaļa vienmēr ir elektroniskā dokumentu pārvaldība, prioritāte nav šaubu. Bet vienmēr un visiem ir žēl laika un naudas, lai izveidotu savu sistēmu.

Klasisko "one es" vai "galaxy" opciju kombinācija, kas nekad neiztiek bez xel un dažām trešās puses vietējām ekonomikas vai grāmatvedības programmām, kopā ar savu vietni, lai iegūtu atsauksmes un dokumentus (pasūtījumus, sūdzības, piedāvājumi, …) no klientiem un partneriem - ierasts lietu stāvoklis, darbinieki pastāvīgi ir aizņemti ar rutīnu, un nav nekādu izmaksu.

Ražošanas procesa dinamiku var nodrošināt tikai tā paša funkcionalitātes efektīva ieviešana. Tikai šajā kvalitātē elektroniskā dokumentu pārvaldība organizācijā ir atdarināšanas cienīgs piemērs un savas biznesa idejas īstenošanas kontekstā izcila ražošanas dinamika, ekonomiskie un sociālie rādītāji.

Noteikumi par organizācijas informācijas sistēmu

Jebkura organizācija ir informācijas sistēma, kas rodas un pastāv līdzīgā vidē. Dokumenti organizācijā ienāk no ārpuses, iekšā arī ir jāveido dokumenti, no kuriem daži ir reglamentēti un obligāti.

Vienkārša organizācijas darbplūsmas diagramma ir piemērs tam, ko parasti dara visi. Noteikumi pardarba noteikumi, dienas režīms, darbinieku pienākumi - ierasta norma, bet "Organizācijas informācijas sistēmas noteikumu" izstrādē iesaistās ļoti maz cilvēku.

No objektīva viedokļa organizācijas vadītāji var vadīties no jebkā, rakstīt jebkādus nolikumus un amatu aprakstus. Taču šīs noteikumu izstrādes efektivitāte un praktiskums ir atkarīgs tikai no tā, cik iekšējā regulējuma arsenāls atbilst realitātes prasībām.

Noteikumi par dokumentiem un to apriti

Uzņēmuma dokumentu pārvaldības sistēma ir uzņēmuma informācijas sfēras neatņemama sastāvdaļa, kā rezultātā "Dokumentu pārvaldības noteikumi" ir "Organizācijas informācijas sistēmas noteikumu" pielikums, bet ļoti svarīga un savieno visus to veidojošos elementus vienā informācijas organismā.

Ja vadība ir apņēmības pilna radīt perfektu organizācijas darbplūsmas piemēru, tas nozīmē, ka viņi patiešām nodarbojas ar veiksmīga biznesa attīstību, ar mērķi gūt peļņu un uzlabot darbinieku labklājību.

Pašreizējā programmatūras izstrādes īpašība, jo īpaši izplatītās informācijas apstrādes priekšgalā (interneta programmēšanas piemēri), ir tāda, ka ir gandrīz neiespējami izveidot mobilās pašpielāgošanās lietojumprogrammu.

Elektronisko dokumentu pārvaldības uzdevums organizācijā ir vienkāršs, bet uzskatāms piemērs. Šeit dinamika ir savdabīga:

• ienākošie un izejošie dokumenti;
• algoritmi iekšējo un ārējo biznesa dokumentu apstrādei.

Ir ļoti grūti ierakstīt kodu, kas var atšķirties, mainoties datiem un algoritmiem. Laika un resursu izmaksas nav pieejamas katrai organizācijai.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība dinamikā

Darbplūsmas organizēšana uzņēmumā uz elektroniskās versijas uzdevuma piemēra ir aktuāla, vienkārša, orientējoša un praktiska. Sarežģītība izriet no koda projektēšanas procesa, kas var dinamiski mainīties. Problēma ir arī izstrādes laiks.

izmantojiet parasto apstrādes loģiku.

Tad darbplūsma organizācijā=piemērs + jūsu biznesa idejas iezīmes. Pirmajā tuvinājumā rezultāts nebūs praktisks, taču, tiklīdz tiks nodota ekspluatācijā pirmā uzdevumu realizācija, to risināšanas cikls kļūs neatgriezenisks un, pievēršot pienācīgu uzmanību, rezultāts tiks sasniegts.

Dinamiski mainīgu informāciju apstrādāt spējīgas informācijas sistēmas izveide, pirmkārt, ir paša radīšanas procesa dinamika.

Kamēr nav izveidots mehānisms, lai adekvāti mainītu ienākošos, izejošos uniekšējie dokumenti, un kodu nevarēs patstāvīgi mainīt bez programmētāja līdzdalības, nevarēs runāt par elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas izveides faktu.

Tomēr savas sistēmas izgudrošana un ieviešana, lai pilnībā atbalstītu organizācijas informācijas procesus, ir tas pats, kas padarīt tās panākumus izcilus un perfektus.