Arhivāra tipiska darba apraksta paraugs

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Arhīva darbinieka amatu sauc par arhivāru. Šīs jomas speciālista galvenais uzdevums ir iedibināt paša arhīva darbu un dokumentācijas apriti tajā. Šādi speciālisti ir nepieciešami visur, kur ir liels oficiālo dokumentu apgrozījums, īpaši organizācijās, kas saistītas ar apdrošināšanu, finansēm un jo īpaši valsts uzņēmumos. Galvenais dokuments, uz kuru jāatsaucas jaunajam darbiniekam, ir arhivāra amata apraksts.

Vispārīgie noteikumi

Tikai uzņēmuma vadītājs var pieņemt vai atlaist arhivāru. Un vispirms viņam jāatsaucas uz spēkā esošajiem valsts tiesību aktiem. Instrukcijā jānorāda persona, kura ir šo amatu ieņemošā speciālista tiešais vadītājs.

Lai strādātu par arhivāru, cilvēkam ir jāiegūst sākotnējā profesionālā izglītība, un tad viņu var pieņemt amatā arī bez pieredzes šajā jomā. Ir tāda iespējacilvēks ar vidējo vai vispārējo izglītību dabūs darbu, bet tad viņam ir jāsaņem speciāla apmācība šajā virzienā. Pieredze šim amatam nav nepieciešama.

Kas jums jāzina

Uzņēmuma arhivāra amata aprakstā norādīts, ka darbiniekam ir jābūt noteiktām zināšanām: viņam ir pienākums izpētīt noteikumus, instrukcijas un visu juridisko dokumentu sarakstu, kas saistīti ar arhīvu pārvaldību šajā organizācijā. Turklāt viņam jāzina, kā uzglabāt, izmantot dokumentus, kā arī pēc kādiem standartiem tie tiek pieņemti un nodoti. Viņa zināšanās jāiekļauj vienota valsts biroja darba sistēma. Turklāt viņam jāsaprot, kā tiek sastādīti saglabāto dokumentu apraksti, kuri no tiem jāuzglabā pastāvīgi, un kuri tikai īslaicīgi, kā arī jāsastāda akti par to iznīcināšanu.

Arhivāra palīga amata apraksts nozīmē, ka viņam jāzina, kā tiek kārtotas lietas, pēc kādiem noteikumiem tās tiek sagatavotas turpmākai lietošanai un saglabāšanai, kā uzņēmumā tiek veikta uzskaite un sagatavotas atskaites. Šai personai ir jāsaprot uzņēmuma struktūra, kurā viņš strādā, kā arī iekārtu un visu tehnisko līdzekļu lietošanas noteikumi, kas nepieciešami darbu veikšanai arhīvā. Turklāt viņam jāzina visi organizācijas iekšējie noteikumi un likumi, tostarp darba aizsardzība, ugunsdrošība, kārtība utt.

Pienākumi

Budžeta iestādes arhivāra amata aprakstspieņem, ka viņam jāveic noteiktas funkcijas: ar arhīvu biznesu saistīto darbu īstenošana, arhīvā nonākošās dokumentācijas saglabāšana, ienākošo dokumentu reģistrācija, nomenklatūras izstrāde un lietu iesniegšanas pareizības pārbaude pirms to iesniegšanas. uz arhīvu. Ja ir tāda nepieciešamība, tad viņš šifrē krātuves vienības, organizē lietu izvietošanu un ievada reģistrā.

Ārstniecības iestādes arhivāra amata aprakstā ir norādīts, ka viņam jāsagatavo glabājamās dokumentācijas kopsavilkuma apraksti, jāsadala tā pagaidu un mūžīgās vienībās. Tai ir jāveic uzskaite un nekavējoties jāiznīcina dokumenti, kuriem jau beidzies derīguma termiņš, un jāizstrādā sistēma, ar kuras palīdzību būs iespējams ātri un viegli atrast vajadzīgo dokumentu.

Citas funkcijas

Turklāt viņa oficiālie pienākumi prasa viņa klātbūtni pārbaudēs par dokumentu vērtību zinātnei un ne tikai. Viņam jānodrošina, lai dokumenti paliktu neskarti, nepieciešamības gadījumā ar tiem jāveic atjaunošanas darbi. Šis speciālists arī nodrošina, ka arhīvā ir visi nepieciešamie nosacījumi dokumentu normālai glabāšanai.

Arhivāram jāuzrauga ugunsdrošības noteikumu izpilde, kā arī jāizmanto mūsdienīgi tehniskie līdzekļi darbam ar dokumentiem. Viņam ir pienākums pēc organizācijas darbinieku un apmeklētāju pieprasījumaizsniegt arhīva dokumentācijas kopijas vai oriģinālus, noformēt sertifikātus, izmantojot arhīvā pieejamo informāciju, un sagatavot atskaites par savu darbu.

Tiesības

Medicīnas arhivāra amata apraksts liecina, ka viņam ir noteiktas tiesības. Viņš var pieprasīt un saņemt dokumentus, kas attiecas uz viņa darba aktivitātēm. Ja nepieciešams, viņš var sadarboties ar speciālistiem no citām uzņēmuma nodaļām vai citām organizācijām, ja tas viņam palīdzēs atrisināt viņa kompetentos jautājumus. Ja ir tāda nepieciešamība, viņš var pārstāvēt sava uzņēmuma intereses citās organizācijās par jebkuriem jautājumiem, kas tieši attiecas uz arhīva darbu.

Atbildība

Arhivāra amata aprakstā ir pieņemts, ka viņš ir atbildīgs par pienākumu nepildīšanu un nekvalitatīvu darbu, par nepatiesas vai sagrozītas informācijas sniegšanu par veiktajiem uzdevumiem, par atteikšanos izpildīt priekšniecības rīkojumus.

Turklāt viņš ir atbildīgs par situācijām, kad tika konstatēti pārkāpumi, drošības pārkāpumi vai citas darbības, kas apdraud normālu uzņēmuma darbību, un darbinieks par tiem nav ziņojis un neveica pasākumus problēmas novēršanai. Par darba disciplīnas normu pārkāpšanu atbild arhivārs.

Darba apstākļi

Arhivāra amata aprakstā norādīts, ka organizācijas vadībai ir jānosaka viņa darba laiks atbilstoši darbamtiesību aktiem. Nepieciešamības gadījumā uzņēmumam viņam jānodrošina darba vieta, kurā ņemtas vērā visas normas un standarti, kā arī viss nepieciešamais komandējumiem, arī vietējiem. Viņam ir arī tiesības parakstīt dokumentus savas kompetences ietvaros.

Secinājums

Galvenais dokuments, uz kuru būtu jāpaļaujas šim amatam pieņemtam speciālistam, ir arhivāra amata apraksts. Neatkarīgi no tā, kurā organizācijā viņš strādā, tiesības, pienākumi, funkcijas un zināšanas ir praktiski vienādas un var atšķirties atkarībā no konkrētā uzņēmuma vajadzībām un no tā, kādus uzdevumus vadības personāls uzdod saviem darbiniekiem.

Šāds darbs prasa vērīgumu, neatlaidību, svarīgu papīru drošības noteikumu zināšanas, atsevišķu dokumentu vērtības novērtēšanas zināšanas, kā arī spēju sistematizēt, ātri atrast un šifrēt dokumentus. Tāpat svarīgs faktors ir darbs ar cilvēkiem, jo arhivāra profesija ir saistīta ar dažādas dokumentācijas izsniegšanu un saņemšanu, tās sastādīšanas pareizības un autentiskuma pārbaudi. Tikai vērīgs cilvēks, kurš ir gatavs strādāt ar lielu informācijas apjomu un pārstāvēt uzņēmuma intereses citās organizācijās, varēs pareizi un uzticami veikt darba pienākumus šajā amatā.