Projekta ieinteresētās puses. Autori un projektu vadītāji

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Lai veiksmīgi konkurētu mūsdienu tirgū un gūtu panākumus savos centienos, daudzi uzņēmumi izmanto projektu metodi. Tas ļauj ierobežotā laikā iegūt gatavu augstas kvalitātes produktu. Lai šis process būtu efektīvs, jums jāzina tā būtība, specifika un ieviešanas iezīmes.

Jēdziena definīcija

Vārds "projekts" cēlies no angļu valodas. projekts, no lat. projectus "izmests uz priekšu, izvirzīts" un tam ir vairākas nozīmes atkarībā no apgabala, kurā tas tiek piemērots. Vadībā tas ir laika ziņā ierobežots uzņēmums, kura mērķis ir radīt jaunu, unikālu produktu, pakalpojumu vai rezultātu. Šī darbību kopuma īstenošana paredz ieguvumu saņemšanu galvenajām projekta ieinteresētajām pusēm (pasūtītājiem, investoriem, piegādātājiem). Šo darba formu plaši izmanto būvniecības, mašīnbūves, uzņēmumu programmatūras vai mārketinga uzņēmumi, noteiktas cilvēku grupas un veiksmīgi uzņēmumi izmanto šo metodi savā darbībā.personība.

Funkcijas

Tas ir projekts, nevis veicamo uzdevumu kopums, ja veicamajai darbībai ir vairākas pazīmes, proti:

• ierobežots laikā (iedomātajam pasākumam ir sākuma datums un gala rezultāta saņemšanas datums, vai tā rezultātā tiek sagaidīts noteikts produkts vai pakalpojums);
• unikalitāte ir viena no galvenajām tās īstenošanas īpatnībām, savukārt tā var būt jauna tikai organizatoram vai projekta dalībniekiem, nevis visiem darbiniekiem;
• šī procesa veikšanai nepieciešamo līdzekļu un citu resursu ierobežojums (laiks, nauda, darbaspēks, tehniskais atbalsts).

Vienkārša cilvēka dzīvē projekts var būt pārcelšanās uz citu pilsētu, jaunas mājas iegāde, darba meklēšana, biznesa uzsākšana utt., biznesā tas ir jauna produkta radīšana, paplašināšana. tirgū, uzsākot jaunu reklāmas kampaņu, veidojot jaunas ražošanas jaudas. Tieši šī metode ļauj spert jaunus soļus organizāciju vai privātpersonu darbībā, tāpēc projekta ieinteresētās puses to izmanto, izstrādājot jebkādas inovācijas.

Galvenie procesa dalībnieki

Šajā kategorijā ietilpst cilvēki (organizācijas), kas gūst tiešu labumu no paredzētā uzņēmuma īstenošanas. Tie ietver:

• Iniciatori – cilvēki, kas argumentē projekta nepieciešamību. Viņi var būt jebkura līmeņa darbinieki uzņēmumā un ārpus tā.
• Sponsori galvenokārt ir augstākā līmeņa darbiniekiuzņēmuma saite, kas uzrauga tā norisi no klienta puses. Viņi pārrauga šī pasākumu kopuma īstenošanu un nodrošina projektu finansēšanas avotus, materiālo un cita veida atbalstu, kā arī organizācijai plānoto labumu iegūšanu. Sponsori ieceļ vadītāju, kurš vadīs procesu, nodrošinās viņam visus nepieciešamos līdzekļus un ziņos par darbību gaitu augstākajai vadībai (izpilddirektoram, direktoru padomei utt.).
• Projekta vadītājs ir vadītājs, kas ir atbildīgs par konkrētā uzņēmuma realizāciju. Tās uzdevumi ir: kontrolēt gala rezultāta sasniegšanu laikā, ietaupot sniegto resursu limita līmeni un augstu gala produkta vai pakalpojuma kvalitāti. Viņš ikdienā nodarbojas ar projektu, vada komandas rīcību, kontrolē izvirzīto prasību izpildi, ņem vērā un saskaņo visu interesentu vēlmes, kā arī nepieciešamības gadījumā saņem palīdzību no administratora vai uzdevumu risināšanai uz laiku izveidota speciālistu komanda.

Šie projekta dalībnieki ar laiku kļūst par gala produkta (rezultāta) īpašniekiem, tāpēc diktē savas prasības projektam, finansē to ieguldot savus vai ārējos līdzekļus, kā arī slēdz plānotajam nepieciešamos līgumus ar darbuzņēmējiem. aktivitātes.

Plāna realizētāji

Plāna komandas locekļi ir fiziskas vai juridiskas personas, kas piedalās uzņēmumā, vai tās puses, kaskuru intereses var ietekmēt mērķa sasniegšana.

Atbilstoši iesaistes pakāpei šāda veida aktivitātēs izšķir trīs galvenās domubiedru grupas:

• Galvenā komanda ir darbinieki (organizācijas), kas ir tieši iesaistīti plāna īstenošanā.
• Paplašināta komanda - profesionāļi, kas netieši sniedz profesionālu palīdzību.
• Projekta ieinteresētās puses (iekšējās un ārējās) - organizācijas vai darbinieki, kas ietekmē pirmās un otrās grupas pārstāvjus, vienlaikus neiesaistoties tiešā mijiedarbībā ar tiešajiem dalībniekiem. Viņi paši veic korekcijas procesa gaitā vai tieši izjūt plāna īstenošanas ietekmi uz savu darbību.

Iespējamie uzņēmuma dalībnieki

Dažreiz tiek iesaistītas personas vai organizācijas ārpusē, lai šis pasākumu kopums izdotos. Proti:

• Investori ir cilvēki, kas investē projektā, piemēram, aizdevumu veidā. Dažreiz investors ir klients, pretējā gadījumā tie ir bankas, fondi un citi lieli uzņēmumi.
• Bruzuzņēmēji - puses, kuras uzņemas saistības veikt darbu saskaņā ar vienošanos (līgumu). Tā var būt daļa no uzdevumiem vai viss projekts. Piešķiriet galveno darbuzņēmēju un apakšuzņēmēju, kurš noslēdz ar viņu līgumattiecības un sniedz daļu no līgumā paredzētajiem pakalpojumiem.
• Piegādātāji - projekta ieinteresētās puses, nodrošinot pasūtītāju ar nepieciešamajiem materiāliem, tehnisko aprīkojumu u.c.
• Valdības institūcijas - apdzīvotās vietas administratīvais aparāts,kas uzrauga sociālo, vides, sabiedrības un valdības prasību izpildi.
• Patērētāji – cilvēki, kuri iegādājas gatavo produkciju vai izmanto gala rezultātu, kas nosaka vēlmi pēc preces vai pakalpojuma un nodrošina pēc tiem pieprasījumu.

Šo pušu dalības iespēja projektā ir atkarīga no tā veida, veida, mēroga un sarežģītības pakāpes. Vadītāja darbam obligāti jāaptver visas ieinteresētās puses un jānodrošina to prasību saskaņošana.

Kas pārrauga procesu?

Projektu autori parasti ir speciālisti (arhitekti, projektētāji, būvnieki), un vadītājs nodrošina plānotā uzņēmuma realizāciju. Tas ir vadības līmeņa darbinieks, nodaļas vadītājs. Viņa pienākumos ietilpst uzraudzīt plāna izpildi laikā, pieejamo resursu izmantošanu un gala produkta kvalitāti.

Prioritāte ir pirmais aspekts, jo tas ļauj izvairīties no izmaksu pārsniegšanas un problēmām darba gaitā. Tāpēc, vadot projektu, galvenā uzmanība vienmēr tiek pievērsta uzņēmuma grafikam.

Projektu vadītāja funkcijas

Uzņēmuma vadības efektivitāte ir tieši atkarīga no pareizas varas sadales starp vienkāršiem izpildītājiem, galvenajiem komandas locekļiem un vadītāju. Pēdējā pilnvaras un funkcionālos pienākumus nosaka vai nu pasūtītājs, vai projekta harta (ja tas tiek veikts uzņēmuma ietvaros).

KGalvenie vadītāja pienākumi ir:

• Sakārtojiet koncepcijas struktūru un izveidojiet uzņēmuma vadības komandu.
• Tā īstenošanai meklēt nepieciešamos līdzekļus un resursus.
• Projekta ieinteresēto pušu ietekmes uz procesa gaitu analīze.
• Uzdevumu veikšanai nepieciešamā personāla apmācība, viņu motivācija.
• Visu dalībnieku darba uzdevumu un pienākumu veidošana, projekta vadības komandas atbildības līmeņa noteikšana.
• Biznesa plāna un grafika izstrāde, budžeta un budžeta sastādīšana, iespējamo risku analīze un veidu atrašana to novēršanai.
• Visu veidu darbu izpildes uzraudzība saskaņā ar plānu.
• Līgumu parakstīšana par uzdevumu izpildi, to izpildes uzraudzība un savlaicīga slēgšana.
• Komunikācijas izveide starp vadības komandu un citiem projekta dalībniekiem.
• Atskaites materiālu saņemšana un to analīze.
• Saziņa ar klientu, lai sniegtu visu viņu interesējošo informāciju, kā arī iegūtu informāciju par vēlmēm vai prasībām gala rezultātam.
• Visu projekta dalībnieku darba uzraudzība un savlaicīga tā slēgšana.

Vadītāja funkcionālo pienākumu loks ir diezgan liels, un tikai ar specifiskām zināšanām un rūpīgu savas darbības organizēšanu viņš var nodrošināt uzņēmuma panākumus.

Izpildītāju biedrība

Projekta īstenošanai vadītājs izveido 2darbinieku grupas: projekta komanda un vadības saite. Gala rezultāts lielā mērā ir atkarīgs no šo divu organizatorisko struktūru veiktā darba kvalitātes.

Projekta komanda – tie ir speciālisti un/vai organizācijas, kas veic darbu uzņēmumā un ir atbildīgas vadībai par to izpildi un kvalitāti. Šī grupa tiek izveidota uz plānoto aktivitāšu laiku. Tas var ietvert gan iekšējo, gan piesaistīto darbaspēku (grupas).

Vadības komandā ir pirmās grupas darbinieki, kuri ir tieši saistīti ar procesa uzraudzību un vadības lēmumu pieņemšanu. Uzņēmuma veiksme, risku un problēmu skaits, kas rodas problēmu risināšanas gaitā, ir atkarīgi no tā, kā vadītājs pareizi atlasa izpildītājus šajā grupā.

Vadītāja līmeņa darbinieki kā neviens cits ir atbildīgi par sava darba apjoma izpildi, kura mērogs var būt dažāds: no dokumenta sagatavošanas līdz gatavam apakšprojektam. Dažkārt uzņēmuma vadītājs savāc galveno darbinieku grupu (apakškomandu), kas tiek veidota atbilstoši nepieciešamo darbu vai apakšprojektu paketēm.

Lai nodrošinātu noteiktā plāna izpildi laikā, nepieciešams, lai katrs darbinieks zinātu savu funkcionālo pienākumu apjomu, prasības veiktajam darbam, personīgās atbildības līmeni, izpildes laiku un formas. ziņot par savām darbībām.

Projektā ieinteresēto pušu identifikācija

Jebkura darbību kopa ir vērsta uz gala rezultāta sasniegšanu. Gala produkts ir klienta redzējums. Uzsākot pasākumu, grūti pateikt, vai rezultāts attaisnos cerības. Lai plānošana būtu veiksmīga, ir jāidentificē nenoteiktības avoti. Nereti neveiksmju cēlonis ir nesaņemtas cerības no projekta, kuram ir jāievieš izmaiņas darba gaitā. Bieži vien šādu izmaiņu iniciatori ir projektā iesaistītās puses. Piemērs varētu būt sponsori, piegādātāji, iestādes utt. Viņiem ir tiesības izteikt savas vēlmes pēc rezultātiem, kas var atšķirties savā starpā.

Ja iepriekš minētās personas vai organizācijas var ietekmēt projekta gaitu un vadītājs to nezināja vai nav ņēmis vērā, tad viņu iejaukšanās mainīs visa plānotā uzņēmuma gaitu, un viņš lai veiktu korekcijas ceļā. Vadītāja darbā nevajadzētu būt nepilnībām.

Ir vairāki veidi, kā identificēt aģentus vai uzņēmumus, kuriem nodoma īstenošana var būt nozīmīga:

• Klasifikācija, t.i., izdalot visus uzņēmumus, grupas, personas, kurām ir kāda saistība ar projektu. Tas ietver: sponsorus, klientus, piegādātājus, produktu lietotājus, vadītājus, konkurentus, vadītājus, biznesa partnerus, plašsaziņas līdzekļus, iestādes utt. Šeit ir apkopots pilns visu iespējamo ieinteresēto pušu saraksts un tas, vai viņiem ir noteikts ieguvums.
• Nominācija, kuras būtība ir tāda, ka vadītājs nosaka galveno ieinteresēto pusi, piemēram, sponsoru, uzņēmuma vadītāju, kurš sastāda visu dalībnieku sarakstu, kura spēkosietekmēt uzņēmuma gaitu.
• Studiju dokumentācija.

Uzņēmuma veiksme un radušos problēmu skaits ir atkarīgs no projekta ieinteresēto pušu definīcijas pilnīguma.

Plāna izpildes kontrole

Plāna izpilde tiek uzraudzīta, rīkojot komandas sapulces, kuru dalībnieki sniedz informāciju par paveikto darbu apjomu un vienlaikus norāda, cik daudz laika vēl nepieciešams, lai uzdevumus izpildītu laikā. Šie dati tiek pārbaudīti saskaņā ar kalendāra grafiku. Ja ir paredzēta kavēšanās, tad tiek izskatīti dažādi problēmas risināšanas varianti, un viens no tiem tiek ņemts izpildei. Tādā pašā veidā jautājums tiek atrisināts ar novirzi no piešķirto līdzekļu un resursu apjoma, kā arī gala kvalitātes līmeņa.

Projekta īstenošana ir labs veids organizācijām, kuru darbība ir vērsta uz uzņēmuma attīstību. Zinot projektēšanas procesa sastāvdaļas, var īsā laikā iegūt labus rezultātus ar minimālām izmaksām, un koordinēta mijiedarbība ar projekta ieinteresētajām pusēm paver jaunus biznesa apvāršņus.