Pašreizējā, sākotnējā un galīgā kontrole: kāpēc un kā tā tiek veikta

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Pārvaldības efektivitāti nosaka mērķa sasniegšana, visos virzības uz rezultātu posmos vadītājam ir jāīsteno kontrole un uzraudzība pār procesu, resursiem, vidi. Kontrole ir viens no svarīgākajiem līdera funkcionālajiem mērķiem.

Kontroles jēdziens vadībā

Vadība nepieciešama, lai efektīvi organizētu aktivitātes, racionāli tērētu resursus un sasniegtu mērķus. Vadībai tradicionāli ir piecas pamatfunkcijas: plānošana, organizēšana, motivēšana, kontrole un koordinēšana. Katram no tiem ir sava specifika un nozīme. Tātad kontrole, pašreizējā vai stratēģiskā, ir svarīga vadītāja darbība, lai salīdzinātu darba rezultātus ar plānu visos ražošanas procesa posmos, pārbaudītu rezultātu atbilstību standartiem un normām un novērstu iespējamās novirzes.

Kontroles nozīme tiek skaidrota ar nepieciešamību likvidēt nenoteiktību par lietas stāvokli uzņēmumā un ražošanas procesa gaitu. Arī kontrole ir veiksmīgas darbības priekšnoteikums. Viņšļauj novērtēt situāciju un novērst krīžu rašanos. Kontrole un uzraudzība ir nepieciešama, taču tās var izpausties dažādos veidos un veikt dažādas funkcijas. Atkarībā no vadības stila organizācijā kontrole var būt koncentrēta viena vadītāja, parasti augstākā līmeņa vadītāja, rokās vai deleģēta vairākiem darbiniekiem.

Vadības funkcijas

Kontrole ir nepatīkams darba brīdis gan vadītājam, gan izpildītājam, bet tas ir nepieciešams. Pārvaldībā ir ierasts runāt par vairākām vadības pamatfunkcijām:

- ārējās un iekšējās vides novērtējums. Kontroles gaitā vadītājs apkopo informāciju un novērš neskaidrības pašreizējā procesa izpratnē. Kontroles veikšana ļauj atklāt negatīvus vai apdraudošus faktorus ārējā un iekšējā vidē un rast iespējas tos novērst vai ņemt vērā darbību veikšanā.

- Reaģē uz novirzēm. Vadītājs kontrolē, lai apzinātos visas ražošanas procesa detaļas un būtu laiks reaģēt uz izmaiņām un novirzēm. Kontrole ļauj laikus pamanīt kļūdas un draudus un ātri atjaunot ražošanas procesu.

- Resursu piešķiršana. Taktiskā un tehniskā kontrole ļauj racionālāk izmantot pieejamo naudu, ekipējumu, atrast īsto vietu darbinieku kompetencēm. Tajā pašā laikā kontrole ļauj identificēt rezerves un tās produktīvi izmantot.

- Atsauksmju uzturēšana. Kontroles interaktīvā funkcija ir tā īstenošanas laikātiek izveidota mijiedarbība starp visiem sistēmas elementiem, starp vadītāju un izpildītāju.

- Personāla darbības novērtējums. Lai kompetenti motivētu darbiniekus un efektīvi apmaksātu viņu darbu, ir jāizveido skaidra vērtēšanas sistēma, kurā vadītājs palīdz kontrolēt visos ražošanas posmos.

Vadības veidi

Uzraudzības procesa sarežģītība rada vairākas kontroles kvalifikācijas.

Pēc procedūru biežuma tās izšķir:

- Iepriekšēja kontrole. Pat pirms darba uzsākšanas jāveic darbības, lai izsekotu un novērtētu galvenos resursus: materiālus, cilvēkus, ražošanu. Tās mērķis ir novērst izpildītāju rīcības negatīvo seku iespējamību. Tas ļauj veikt korekcijas plānā pat pirms tā ieviešanas un pirms tiek pieļautas kļūdas.

- Pašreizējā vadība. Tas tiek veikts darbu izpildes laikā, tā mērķis ir identificēt to rašanās stadijā un novērst kļūdas un novirzes. Tā mērķis ir uzraudzīt atbilstību normām un standartiem. Pašreizējā kontrole prasa pastāvīgu informācijas plūsmu un ātru kļūdu labošanu.

- Pēdējā kontrole. To veic rezultātu sasniegumu apkopošanas un izvērtēšanas stadijā. Šāda veida kontroles galvenais mērķis ir novērst līdzīgas kļūdas nākotnē. Šajā posmā iegūtie dati kļūst par pamatu jaunu plānu veidošanai.

Pamatojoties uz kontroles darbību biežumu, stratēģiskās, taktiskās undarbības kontrole. Pēc funkcionālās piederības eksperti sauc finanšu, ražošanas, mārketinga un personāla kontroles veidus. Varat arī atšķirt ārējos un iekšējos vadības veidus, pamatojoties uz darbības virzienu.

Stratēģiskā un taktiskā kontrole

Svarīgākais instruments uzņēmuma plānu īstenošanai ir stratēģiskā un taktiskā kontrole. Šāda veida vadības darbību uzdevums ir uzraudzīt plānu un notiekošo darbību pareizību. Stratēģiskā kontrole ir sistemātiska globālo mērķu, stratēģisko programmu un darbību atbilstības pārbaude. Šāda veida darbības mērķi ir: noteikt izvēlēto ilgtermiņa mērķu pareizību un to sasniegšanas veida pareizību, apzināt potenciālās uzņēmuma iespējas. Taktiskā kontrole ir saistīta ar īstermiņa, tūlītēju mērķu sasniegšanas pārbaudi. Tās instruments ir tehniskā kontrole, kuras mērķis ir noteikt ražošanas procesa stingru atbilstību normatīviem, standartiem un noteikumiem.

Kontrole sagatavošanas posmos

Viss vadības process ir caurstrāvots ar kontroles posmiem. Pastāv posma klasifikācijas tradīcija, šajā gadījumā ir: sākotnējā, pašreizējā un galīgā kontrole. Katrs no tiem pilda savas funkcijas un tam ir atšķirīgas iezīmes. Iepriekšēja kontrole notiek pirms darbu uzsākšanas, tā ir plānošanas neatņemama sastāvdaļa. Tās mērķis ir radīt apstākļus efektīvai ražošanas uzsākšanai. Par šoPosmā tiek vērtēta personāla gatavība un kompetence, nepieciešamo resursu pieejamība, darbību dokumentācija.

Pašreizējā kontrole, atšķirībā no sākotnējās, laika ziņā sakrīt ar ražošanas posmiem. Tās galvenā funkcija ir uzlabot darbplūsmu. Vadītājs pastāvīgi uzrauga visu ražošanas darbību un izpildītāju darbību atbilstību apstiprinātajiem plāniem un standartiem. Dažreiz šo posmu sauc arī par "starpkontroli", kas uzsver tās galveno iezīmi - trūkumu un noviržu identificēšanu ceļā uz mērķi. To piemēro gan aktuālu, gan stratēģisku problēmu risinājuma izvērtēšanai. Īpaši svarīga ir galīgā vai galīgā kontrole. Tas ļoti atšķiras no citiem posmiem pēc saviem uzdevumiem un plūsmas.

Galīgā kontrole: specifika

Ražošanas procesa pēdējais posms ietver vairāku svarīgu uzdevumu risināšanu. Tā ir noteikto mērķu un rezultātu atbilstības pakāpes apzināšana, personāla darba novērtējums, nepareizu aprēķinu un kļūdu saraksta sastādīšana, lai, pamatojoties uz tiem, pārietu uz jaunu plānošanas posmu. Galīgā kontrole jāveic pēc noteiktajiem kritērijiem, lai izpildītāji saprastu, kā tiek pārbaudīts viņu darbs un kā tas ietekmēs viņu atalgojumu. Šāda veida uzraudzība ir saistīta ar resursu izlietojuma novērtēšanu, ar stratēģiju un taktikas efektivitātes noteikšanu un agrāk pieņemto lēmumu pareizības izvērtēšanu. Šī posma rezultāti ir ārkārtīgi svarīgi organizācijas nākotnei, jo tā rezultāti varizvairieties no kļūdām, veidojot nākotnes plānus.

Kontroles procedūra

Vadība, pašreizējā un galīgā, tiek veikta saskaņā ar vienu algoritmu.

Pirmajā posmā tiek apkopota informācija, pēc tam katrai darbībai un procesam tiek formulēti vērtēšanas kritēriji, tad tiek noteikti kontroles mērķi un metodes. Šis ir sagatavošanās posms. Tālāk kontrole nonāk procesa un darbību faktiskās izvērtēšanas stadijā. Pēdējais posms ir saņemtās informācijas analīze un secinājumu formulēšana, tas ir sinonīms gala kontrolei. Visu šo darbību rezultātā jāpiedzimst vadības lēmumam.

Kontroles principi

Vadītājam, kurš veic pašreizējo, stratēģisko vai galīgo kontroli, ir jāatceras tās īstenošanas pamatprincipi. Tie ietver:

- Savlaicīgums. Starp kontroles procedūrām vajadzētu būt zināmam laikam, tas nedrīkst būt pārāk biežs, lai darbinieks nejustos, ka viņam neuzticas. Taču to nevajadzētu darīt pārāk reti, lai darbiniekam nerastos iespaids par kontroles trūkumu.

- Elastība. Tam ir jāpielāgojas pašreizējiem apstākļiem.

- Rentabilitāte. Tā mērķis ir taupīt resursus, tāpēc tam nevajadzētu prasīt lielus ieguldījumus.