Sapulču veidi: protokols, struktūra un saturs

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Nav iedomājams nevienas organizācijas darbs bez biznesa komunikācijas. Pareizi izveidota komunikācija starp darbiniekiem ļauj raiti un ātri atrisināt uzdevumus.

Organizācijās ir daudz sanāksmju veidu, un katrai no tām ir savas īpatnības un uzdevumi. Šādu nianšu pārzināšana palīdzēs atvieglot biznesa jautājumu apspriešanu. Šis raksts pastāstīs par sapulču veidiem, palīdzēs saprast, kāpēc tās tiek rīkotas un kā tās tiek ierakstītas biroja darbā.

Biznesa tikšanos mērķi

Jebkura veida sanāksmju un sanāksmju rīkošanas galvenais mērķis ir izstrādāt konkrētus konstruktīvus risinājumus aktuālām problēmām un apsvērt aktuālus biznesa jautājumus. Tāpat kolektīva tikšanās laikā darbiniekiem ir iespēja ar augstākajiem vadītājiem dalīties viedokļos, idejās vai izteikt priekšlikumu par labāko problēmu risinājumu.

Jebkura veida lietišķās tikšanās ļauj redzēt visaptverošu priekšstatu par situāciju organizācijā, noteikt tās stiprās un vājās puses. Jāņem vērā, ka, piedaloties šajā formātālietišķā komunikācija ir uzņēmuma vai uzņēmuma jauno darbinieku ātra adaptācija.

Uzdevumi

Var izšķirt šādus visu veidu sanāksmju uzdevumus:

• aktuālo problēmu un problēmu risināšana;
• nodaļu darbības integrācija atbilstoši uzņēmuma stratēģiskajam mērķim;
• uzņēmuma un tā atsevišķu struktūrvienību novērtējums;
• uzņēmuma politikas uzturēšana un attīstība.

Lai saprastu, kādā formātā rīkot šādu lietišķu pasākumu, jāizlemj, kurš no augstāk minētajiem uzdevumiem tam atbilst, un pēc tam var saprast, kurai klasifikācijai tas piederēs.

Veidi un klasifikācija

Sapulcei kā lietišķās komunikācijas veidam var būt cita norises forma, kas nosaka tās priekšmetu un klātesošo amatpersonu sarakstu.

Jāizceļ galvenā sanāksmju klasifikācija:

1. Īpašumtiesību reģions. Šeit var izdalīt tādus sanāksmju veidus kā administratīvās (kuras paredz problemātisku jautājumu apspriešanu), zinātniskās (semināri un konferences, kuru mērķis ir apspriest aktuālus zinātniskus jautājumus), politiskās (paredzot jebkuras politiskās biedru tikšanos). partijas un kustības) un jaukti tipi.
2. Mērogs. Šeit izceļas starptautiskās, kur piesaistīti speciālisti no citām valstīm vai ārvalstu partneriem, valsts, reģionālā, kā arī pilsētas.
3. Regularitāte. Jebkurā tikšanās formātā var būtpastāvīgi vai periodiski.
4. Atbilstoši atrašanās vietai - vietējā vai ceļojošā.

Un arī visu veidu sanāksmes var iedalīt šādi:

1. Pamācošs, paredzot direktīvu uzvedības formātu, kur augstākstāvošs vadītājs nodod informāciju tieši saviem padotajiem, kas pēc tam novirzās un tiek pārraidīta pa varas vertikāli. Visbiežāk šādas lietišķās komunikācijas gaitā tiek uzklausīti izpilddirektora pavēles, kas var būtiski ietekmēt uzņēmuma gaitu, un tās var būt arī uzvedības normas vai svarīgi jauninājumi.
2. Darbības (kontroles telpas). Šāda veida tikšanās mērķis ir iegūt informāciju par situāciju organizācijā vai uzņēmumā. Informācijas plūsma šajā gadījumā tiek virzīta no padotajiem uz nodaļu vadītājiem vai ģenerāldirektoru. Pamatā operatīvajās sanāksmēs tiek izskatīti jautājumi par ceļu karšu ieviešanu, plānotajām aktivitātēm, stratēģiskajiem un operatīvajiem plāniem. Būtiska atšķirība starp operatīvo (nosūtīšanas) sapulci un visām pārējām ir tā, ka tās notiek regulāri un tajās ir noteikts dalībnieku saraksts. Ir arī vērts atzīmēt, ka sanāksmes laikā var nebūt darba kārtības.
3. Problemātiski. Šāda sanāksme tiek sasaukta, ja nepieciešams steidzami pieņemt lēmumu par uzdevumu izpildi īsā laikā vai uzņēmuma globālas problēmas risināšanu.

Papildus visam iepriekšminētajam atsevišķi var izcelt vienu no populārākajiem ražošanas veidiemtikšanās - plānošana. Parasti šāds pasākums notiek katru dienu vai reizi nedēļā, kurā piedalās katedras vadītājs un tiešie izpildītāji, kuri saņem dienas uzdevumus un pārrunā to izpildes gaitu.

Uzņēmuma personāla sanāksmes tēma sanāksmē var būt jebkāda veida jautājumi, kas rodas uzņēmuma darbības gaitā, un diskusijas gaita var tikt veltīta izmaiņām ārējā vidē kurā darbojas konkrēta organizācija.

Sapulces organizēšana

Jebkura veida sapulcei neatkarīgi no tās formāta ir rūpīgi jāsagatavojas, jo tās efektivitāte ir atkarīga no šī brīža. Sākotnēji jums ir jānosaka šādi punkti:

• mērķis;
• pārrunātas problēmas;
• uzdevumu noteikšana personālam (pamatojoties uz funkcionalitāti un pakļautību);
• soļi uzdevumu pabeigšanai.

Šodien lielākā daļa sanāksmju tiek vadītas ļoti viduvēji, kā rezultātā zūd to jēga, un uzdotos uzdevumus var veikt slikti. Tāpēc ir ārkārtīgi svarīgi pārdomāt visu šādu biznesa tikšanos gaitu un veidot darba diskusiju tā, lai tā ne tikai aizņemtu laiku, bet arī saņemtu atsauksmes no komandas.

Sapulces

Jāatzīmē, ka lieli uzņēmumi un organizācijas, kas cenšas iegūt noteiktu tirgus daļu un attīstīt savu uzņēmumu ar mērķi gūt lielu peļņu, veic lielas likmessvarīgus jautājumus pārrunāt tieši tikšanās ceļā. No veiksmīgu vadītāju prakses jūs varat izveidot šādu noteikumu kopumu, kā sagatavoties sapulcei:

Vispirms tiek noteikts dalībnieku saraksts. Ir jābūt skaidram, ko uzaicināt uz tikšanos un kādu lomu viņš tajā spēlēs. Bieži gadās, ka uzaicinātās personas var nesaprast jautājumu, un tiek aicinātas "katram gadījumam", bet tajā brīdī viņi varētu veikt savus darba pienākumus un netērēt laiku.

Ir svarīgi sagatavot darba kārtību. Ja tikšanās ir paredzēta, tad iepriekš tiek izstrādāta darba kārtība, kurā norādīti apspriežamie jautājumi, kā arī noteikti galvenie runātāji. Svarīgi atcerēties, ka šis dokuments jānosūta atbildīgajiem par informācijas sagatavošanu un tiem, kas būs klāt, lai visi dalībnieki varētu sagatavot atskaites, priekšlikumus un papildjautājumus. Nepieciešamības gadījumā darba kārtība var tikt koriģēta.

Sanāksmes priekšplānā jāizvirza galvenie un stratēģiskie jautājumi. Par šādiem jautājumiem runātājiem noteikti jābūt personām (nodaļu, sekciju, darbnīcu vadītājiem), kuras ir personīgi atbildīgas par jebkādu uzņēmuma stratēģisko darbību īstenošanu.

Svarīgi punkti

Ir svarīgi atcerēties, ka jebkurai sanāksmei ir divi galvenie posmi – gatavošanās tai un faktiskā norise. Pirmais posms ietver uzņēmējdarbības veikšanas atbilstības noteikšanutiek norādīts krājums, uzdevumi, galvenie un sekundārie mērķi, tiek veidots dalībnieku un runātāju saraksts, sagatavoti referāti, prezentācijas un referāts atbilstoši tēmai vai iepriekš noteiktai darba kārtībai. Otrajā posmā tiek īstenota iepriekš plānotā tikšanās gaita, uzklausot ziņojumus un pārrunājot aktuālos un stratēģiskos jautājumus.

Ja šādas lietišķās komunikācijas laikā no darbiniekiem jāizlemj, ko un kam darīt, tad var izcelt trešo posmu - lēmumu pieņemšanu. Parasti lēmumus pieņem priekšsēdētājs, kurš vada sapulci, pamatojoties uz saviem ieskatiem vai diskusijās vai kolektīvi balsojot.

Sapulces plāna paraugs

Ar skaidru plānu ikviens vadītājs var efektīvi un produktīvi vadīt sapulci, kas ļaus jums saņemt atsauksmes no darbiniekiem un noteikt viņiem pareizos uzdevumus. Šajā plānā var ietilpt:

• apsveikuma runa;
• pārskatu noklausīšanās un summēšana par noteiktu laika periodu (ceturksnis, nedēļa, pusgads, mēnesis);
• aktuālo uzņēmumam aktuālo jautājumu atspoguļojums;
• uzklausīt ieteikumus problēmu novēršanai (prāta vētrai);
• piedāvāto variantu izvērtēšana un to īstenošanas apspriešana;
• opciju uzkrāšana;
• balsošana par viena vai otra varianta pieņemšanu;
• robežu noteikšana problēmu risināšanas laikā (atbildīgā noteikšana, laiks, metodes un metodes).

Ieraksts

Lielsdaži sapulču veidi ir jāfiksē uz papīra (dokumenta), ko sauc par protokolu. Šāda veida dokumentācijas saglabāšana ļauj leģitimizēt pieņemtos lēmumus. Un arī, pateicoties protokolam, jūs vienmēr varat izsekot aktivitāšu īstenošanas gaitai un, ja uzdevumus neizdodas izpildīt, noteikt, kurš par to ir atbildīgs.

Punkciju, kā likums, veic vadītāja sekretārs, kurš ir sapulces vadītājs. Tomēr šo funkciju bieži var veikt arī citi darbinieki.

Sekretāra funkcijas un uzdevumi

Pirms biznesa tikšanās sākuma sekretārei jāiepazīstas ar uzaicināto personu sarakstu un apspriesto jautājumu sarakstu. Tomēr ir vērts atzīmēt, ka, ja sanāksme notiek regulāri, tad tieši šī amatpersona savāc visu dokumentāciju (sarakstus, plānus, darba kārtību utt.) un palīdz vadītājam sagatavoties sanāksmei.

Sākumā un nepieciešamības gadījumā sekretārs var lūgt uzradušajām personām aizpildīt reģistrācijas lapu, kurā tiks norādīti viņu pilni vārdi. un pozīcija. Tas būs nepieciešams, sastādot protokolu. Tālāk sekretārs paziņo darba kārtību, ar kuru sākas sēde. Tālāk, kad klātesošie sāk apspriest jautājumus, sekretārs fiksē šī pasākuma gaitu. Sanāksmes beigās šī amatpersona sagatavo protokola gatavo versiju, pēc tam paraksta to kopā ar priekšsēdētāju un visu nosūta iesaistītajām personām.

Ir ārkārtīgi svarīgi, lai sekretārs, sastādot, samaksātu maksājumupievērst uzmanību sapulces protokola izskatam. Tajā jāiekļauj galvene, norises vieta, dalībnieku saraksts, apspriestie jautājumi un pieņemtie lēmumi.

Secinājums

No iepriekš minētās informācijas kļūst skaidrs, ka sanāksmju rīkošana uzņēmumos ir ārkārtīgi svarīga. Tomēr vienmēr ir vērts atcerēties, ka kvalitatīva sagatavošanās šādiem pasākumiem nes vairāk nekā 50% panākumu atslēgas informācijas atspoguļošanā, mērķu noteikšanā un to kvalitatīvā īstenošanā.