Projekta plānošana ir Procesa posmi un iezīmes, plāna izstrāde un sagatavošana

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Plānošanas laikā tiek pieņemti kvalitatīvi un kvantitatīvi lēmumi, lai sasniegtu organizācijas mērķus ilgtermiņā. Turklāt šāda darba gaitā ir iespējams precīzi noteikt optimālos ceļus. Projekta plānošana ir precīzas shēmas izstrāde, pēc kuras tiks veikta organizācijas attīstība. Tas ļauj pārdomāt visas detaļas, izvēlēties veidus, kā atrisināt problēmas un sasniegt savus mērķus. Kā šāds darbs tiek veikts, tiks apspriests vēlāk.

Tikšanās ieplānošana

Projektu plānošana ir svarīgs process biznesa vadībā. Tas ir ārkārtīgi svarīgi, tāpēc šodien gandrīz katrs uzņēmums veic šo darbu. Tas prasa zināmu laiku un resursus, taču tas atmaksājas.

No plānošanas kvalitātes līdz projektu vadībaiir atkarīgs no to turpmākās īstenošanas. Šādas procedūras laikā tiek veikta iniciācija, kuras laikā tiek apstiprināta harta, dalībnieku reģistrs un izvēlēts stratēģiskais virziens tālākai attīstībai.

Vispirms tiek izstrādāta galveno darbību secība. Pēc apstiprināšanas detaļas tiek izstrādātas.

Iezīmējot topošā projekta koncepciju un galvenos tā virzības posmus, vadība varēs koriģēt visus tā posmus, izvēlēties labākos veidus izvirzīto mērķu sasniegšanai.

Projektu plānošana ir svarīgs vadības process. Tas ļauj vēlāk uzraudzīt, savlaicīgi koriģējot kustību attīstības ceļā. Faktiskie rādītāji tiek salīdzināti ar plānotajiem, kas atklāj informāciju par plānoto uzdevumu izpildes pakāpi. Uzraudzības gaitā tiek ņemta vērā pastāvīgi atjaunināta informācija no ārējiem un iekšējiem avotiem. Plānā noteiktie termiņi, nosacījumi un rādītāji var tikt mainīti, jo tiem jāatbilst reālajai situācijai.

Plānošana tieši ietekmē visus projektu vadības procesus. Tāpēc to veic katra organizācija. Nav iespējams neko vadīt, ja nav skaidri noteiktas darbību secības. Šie posmi ir uzdevumi, kuru īstenošana noved pie mērķa sasniegšanas. Ja kaut kas sāk iet greizi, kā plānots, vadītājs nosaka šādu parādību cēloņus, tiek pieņemti lēmumi par pareizo rīcību konkrētajos apstākļos.

Plānošanas process ir projekta dzīves cikla sākuma posms. Bez tā nav iespējamssasniegt vēlamo rezultātu.

Uzdevumu plānošana

Projekta mērķu plānošana ietver uzdevumu sistēmas izstrādi, kas, tāpat kā soļi, noved pie to sasniegšanas. Prezentētais darbs ļauj jau pirms darba uzsākšanas noteikt, vai izvēlētais darbības veids var nest peļņu. Katrs investors cenšas ieguldīt savus līdzekļus visrentablākajā, ienesīgākajā projektā. Ir iespējams ieskicēt galvenos turpmākās darbības parametrus un rezultātus, plānojot izvēlēties adekvātus, reālus veidus to sasniegšanai.

Lai organizācija būtu produktīva, tai būs jārisina virkne izaicinājumu. Ja aprēķinu gaitā izrādās, ka šādu darbību rezultāts ir negatīvs (uzņēmums saņems zaudējumus), nav pietiekami liels, ir jāidentificē šīs parādības cēloņi. Veicot noteiktas korekcijas, ir iespējams paaugstināt projekta efektivitāti. Grozījumus var izdarīt katrā uzdevumu izpildes posmā. Tie var būt šādi:

• Detalizēšana, noformējuma mērķa (vai mērķu) precizēšana, pasākuma vēlamā rezultāta noteikšana.
• Turpmākā darba apjoma un sastāva noteikšana.
• Aprēķiniet katra posma laiku.
• Aprēķiniet projekta budžeta izmaksas.
• Izveidojiet grafiku un aprēķiniet budžetu katrai fāzei.
• Resursu nepieciešamība ir noteikta. Aprēķins tiek veikts katrai projekta fāzei un organizācijas aktivitātēm šajā virzienā kopumā.
• Tiek izstrādāts loģistikas plāns.
• Tiek veikts riska novērtējums, tiek veidota metodika pareizai reaģēšanai bīstamu situāciju gadījumā.
• Sīkāka informācija par notikumu ir izskaidrota ieguldītājam.
• Sīkāka informācija tiek saskaņota ar visiem procesa dalībniekiem.
• Atbildība par darbu veikšanu un uzdoto uzdevumu izpildi tiek sadalīta starp izpildītājiem un vadītājiem.
• Tiek precizētas plānotās mijiedarbības un vadības plānošanas procedūras.

Projektu vadība un projektu plānošana ir cieši saistītas. Tikai konsekventa noteikto uzdevumu izpilde norunātajā termiņā un pilnā apmērā var garantēt mērķa sasniegšanu, peļņas gūšanu uzņēmuma darbības gaitā.

Galvenie procesi

Projektu plānošanas organizēšanas procesā tiek veiktas vairākas obligātas un izvēles darbības. Neatkarīgi no organizācijas aktivitātēm tie tiek pielietoti kopējā stratēģiskā redzējuma veidošanas gaitā. Obligātie procesi ietver:

• Visu plānoto uzdevumu apraksts un turpmākā dokumentācija, projekta saturs.
• Projekta galveno posmu definīcija, to turpmākā detalizācija.
• Notiek aptuvenās tāmes sagatavošana. Tiek aprēķinātas visu projekta pabeigšanai nepieciešamo resursu kopējās izmaksas.
• Soli pa solim rīcības plāna sastādīšana, kura īstenošana novedīs pie jūsu mērķu sasniegšanas.
• Apraksta darba secību.
• Tehniska rakstura atkarības, kā arī veikto darbu ierobežojumi.
• Laika aprēķins, kas nepieciešamskatra darba posma pabeigšana, nosakot darbaspēka izmaksas un citus resursus, kas būs nepieciešami katrā ražošanas cikla posmā.
• Resursu veida, kopas, kā arī to apjoma noteikšana.
• Norāda faktisko darba laiku, ja resursi ir ierobežoti.
• Izveidojiet budžetu un saistiet aptuvenās izmaksas katram darba veidam.
• Izveidojiet gatavu plānu.
• Citu pētniecisko darbu rezultātu apkopošana projektēšanas gaitā, plānoto vērtību izkārtojums vienā dokumentā.

Projekta plānošanas un izstrādes laikā šīs darbības ir obligātas.

Palīgprocedūras

Projekta īstenošanas plānošanas laikā daži procesi var nebūt nepieciešami. Tikai tad, kad pēc tiem rodas nepieciešamība, vadītājs tos iekļauj vispārējā sarakstā. Šie atbalsta procesi ietver:

• Plānot kvalitātes standartus, nosakot to maksimālo pieļaujamo diapazonu. Tiek apspriesti arī veidi, kā sasniegt nepieciešamo gatavās produkcijas īpašību līmeni.
• Plānošana organizācijas jomā, kas nozīmē funkcionālo kompetenču, pienākumu un pakļautības sadalījumu starp visiem projekta dalībniekiem.
• Personāla atlase ar atbilstošu kvalifikācijas līmeni, darba pieredzi, kura aktivitātes ļaus projektu īstenot pēc iespējas ātrāk. Dažos gadījumos ir nepieciešams izveidot labi koordinētu komandas darbu.
• Izveidojiet saziņu, lai aizsargātu dalībniekusprojekts ar jums nepieciešamo informāciju.
• Projekta risku veidu apzināšana, to novērtēšana un dokumentēšana. Tas ļauj identificēt un novērst neskaidrības pat plānošanas stadijā, lai novērtētu to iespējamās ietekmes pakāpi uz projektu. Šajā posmā tiek aprēķināti gan labvēlīgi, gan nelabvēlīgi scenāriji situācijas attīstībai izvēlētās stratēģijas īstenošanas laikā.
• Loģistikas procedūru plānošana. Precīzi noteikts, kādas izejvielas, citi nepieciešamie materiāli un resursi tiks iepirkti no ārējām organizācijām, kādā daudzumā un arī ar kādu biežumu tiks veiktas piegādes.

Projekta procesu plānošanas laikā var būt nepieciešamas arī citas aktivitātes. Tas ir atkarīgs no mērķiem, ko organizācija tiecas, veicot savu darbu.

Plānošanas soļi

Ir 4 galvenie projekta plānošanas posmi. Tos piedāvāja konsultāciju uzņēmums Booz Allen & Hamilton.

Standarta plānošanas modelis ir šāds:

1. posms. Mērķu veidošana

Ir izvirzīti divu veidu mērķi. Tie var būt formāli vai reāli. Pirmajā gadījumā tiek izvirzīti kritēriji, lai noteiktu projekta lietderību. Formālie mērķi rodas no vadītāju motivācijas. Reāli mērķi ir veidi, kā var sasniegt formālos mērķus.

2. darbība. Problēmas analīze

Šajā plānošanas posmā tiek noteikta organizācijas reālā situācija. Tālāk tiek veikta prognoze par tā turpmāko stāvokli. Pēc tamtiek veikta esošo problēmu identificēšana, kuras dēļ mērķu sistēmas tiek pretstatītas prognozēšanas analīzes rezultātiem. Tas ļauj beigās strukturēt problēmas.

3. posms. Meklēt alternatīvas

Šie ir risinājumi, kas viens otru izslēdz.

4. posms. Alternatīvu izvērtēšana

Tiek noteikta katra esošā scenārija pieņemamība. Tiek izvērtēta katra lēmuma efektivitāte un riska pakāpe, pēc kā tiek pieņemts atbilstošs lēmums. Optimālajai alternatīvai jābūt ne tikai praktiski īstenojamai, bet arī likumīgai, ļaujot maksimāli pietuvoties mērķim. Tajā pašā laikā tiek ņemti vērā esošie ierobežojumi laikā, resursos utt.

Veidojot teritoriāla, rūpnieciska vai cita veida plānošanas projektu, noteikti izmantojiet to arī turpmāk, lai salīdzinātu reālos rezultātus ar plānotajiem. Tas ļauj jums pārvaldīt virzību uz kopīgu mērķi, laicīgi veikt atbilstošus pielāgojumus.

Plānošana

Ir vērts atzīmēt, ka projektu plānošanas pamatā ir nedaudz atšķirīga shēma. Tajā ir izcelti 5 galvenie posmi:

1. Darbu noteikšana un saraksta rakstīšana. Dažos gadījumos vadītāji pieļauj kļūdas, neuzskaitot visus procesus uzreiz. Lai izslēgtu šo parādību, gaidāmā darba noteikšanas gaitā ieteicams pielietot secīgās sadalīšanas metodi.
2. Katrai izvēlētajai pozīcijai tiek noteikta secība un ilgums. Tas ir atkarīgs notopošā darba tehnoloģiskās iezīmes. Šim nolūkam tiek izmantota arī dekompozīcijas tehnika, ko papildina ekspertu vērtējumi. Tas ļauj precīzi noteikt katras operācijas plānoto ilgumu. Lai to izdarītu, varat izmantot prāta vētras paņēmienu, kas ļauj aplūkot tehnoloģijas iezīmes no dažādiem skatu punktiem.
3. Nosaka resursu veidu un to pieejamību. Tās var būt finanses, materiāli, darbaspēks, informācija utt. Veikto darbu grafiks ir korelēts ar loģistikas, finansēšanas uc grafiku. Visiem posmiem jābūt savstarpēji saistītiem, veido nepārtrauktu procesu. Tas ļauj izvairīties no traucējumiem ražošanas procesā. Tajā pašā laikā ierobežotie resursi ir jāapsver atsevišķi. Tie lielā mērā nosaka visa gaidāmā darba spektra ilgumu un secību.
4. Ierobežojumi tiek noteikti no ārpuses. Tie ietver ražošanas sezonalitāti, aprīkojuma izgatavojamību un citus ārējos faktorus.
5. Tiek radīta sistēma, lai projektu vadības gaitā reaģētu uz jauniem riskiem. Projektu plānošana sākas ar to analīzi. Visticamākajiem un bīstamākajiem draudiem tiek izstrādāti atbilstoši reaģēšanas pasākumi.

Plānošanas principi

Plānojot biznesa projektu, vadītājam ir jāievēro noteikti principi. Galvenie ir:

• Mērķtiecība. Projekta īstenošana tiecas pēc skaidra, galīga mērķa, nesmidzinot uz nenozīmīgiem uzdevumiem.
• Sistēmiski. Nākotnes projektu vadībai jābūt holistiskai un visaptverošai. Tajā pašā laikā tiek ņemtas vērā tā izstrādes un apkopošanas iezīmes. Dažos gadījumos projektu var sadalīt apakšsistēmās. Tie arī būs saistīti. Tajā pašā laikā izmaiņas vienā sistēmā rada izmaiņas citā struktūrā. Projekta sadalīšana vairākās daļās ļauj izsekot elementu iekšējiem sakariem un mijiedarbībām, izvēlēties visefektīvāko struktūru. Projekta īstenošanas novērtējumu šajā gadījumā var sniegt kvalitatīvu un kvantitatīvu procesu izteiksmē.
• Sarežģītība. Parādības tiek aplūkotas no to saistību un atkarības viedokļa. Šim nolūkam tiek izmantotas dažādas pārvaldības metodes un pieejas.
• Drošība. Plānojot projekta darbu, ir paredzēts, ka visas aktivitātes tiek nokomplektētas ar nepieciešamajiem resursiem.
• Prioritāte. Galvenā uzmanība projekta izstrādē tiek pievērsta galvenajiem, svarīgākajiem uzdevumiem. To definīcija ir atkarīga no vispārējās attīstības koncepcijas nākotnē.
• Ekonomiskā drošība. Tiek aprēķināta zaudējumu un zaudējumu pakāpe, kas radušies organizācijai paredzētā notikuma neizpildes gadījumā. No riskiem nemaz nevar izvairīties, taču tie ir jāizvērtē un jāpieņem pamatoti lēmumi šajā virzienā.

Projekta strukturēšana

Strukturēšana nepieciešama projekta darba plānošanas gaitā. Hierarhiskā darba secība ietver visa projekta sadalīšanu atsevišķās daļās. Tas ļauj detalizēti aprakstīt kompleksus dažādos līmeņos. Tādaspieeja vienkāršo procesu pārvaldību.

Strukturēšana ļauj veikt šādas darbības:

• Definējiet darba apjomu, lai sasniegtu starpposma mērķus.
• Kontrolēt projekta progresa pakāpi, izvērtēt iespēju sasniegt visus tā mērķus.
• Pārskati tiek veidoti pēc optimālās struktūras.
• Lai novērtētu projekta progresu, ir noteikti starpposma mērķi.
• Atbildība ir pareizi sadalīta starp izpildītājiem.
• Visi komandas dalībnieki saņem objektīvu, saprotamu informāciju par projekta mērķiem un uzdevumiem.

Kļūdas strukturēšanā

Daži vadītāji strukturēšanas gaitā pieļauj kļūdas, kas negatīvi ietekmē mērķu sasniegšanu. Galvenās ir šādas:

• Strukturēšanas posms parasti tiek izlaists. Vadītājs tieši dodas meklēt risinājumus pašreizējā perioda problēmām.
• Tiek izmantotas tikai organizatoriskās vienības, netiek izmantoti gala produkti vai resursi.
• Strukturēšana neaptver visu projektu.
• Struktūras elementi tiek atkārtoti.
• Nav konstrukciju integrācijas atbilstoši projekta dokumentācijas sagatavošanas un finanšu atskaites specifikai.
• Struktūra ir pārāk vai nepietiekami detalizēta.
• Atsevišķus projekta elementus nevar apstrādāt datorā.
• Nemateriālie gala produkti (pakalpojumi, pakalpojumi utt.) netiek ņemti vērā.

Strukturēšanas pamatojums

Projektu plānošana ir atbildīgs darbs. Strukturēšana jāveic pareizi. Tas tiek veikts, pamatojoties uz šādiem iemesliem:

• Izveidojamā projekta dzīves cikla periodi.
• Nodaļu struktūras iezīmes.
• Rezultāta sastāvdaļas, kas tiks iegūtas pēc projekta pabeigšanas.
• Process, uzņēmuma darba funkcionālie elementi.
• Objektu ģeogrāfiskā atrašanās vieta.