Projektu vadība – kas tas ir? Plusi un mīnusi

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2024-01-17 19:00

Projektu vadība ir Krievijas mūsdienu vadības sistēmas neatņemama sastāvdaļa. Daudzi vietējie un ārvalstu uzņēmumi izmanto projektu vadību, lai uzlabotu produktu un pakalpojumu kvalitāti, samazinātu izmaksas un palielinātu peļņu. Kas ir projektu vadība un kādi ir tās galvenie ieguvumi?

Kas ir projekts?

Jēdzienu "projekts" var interpretēt pavisam dažādi. Pirmā iespēja ietver projekta definīciju kā dokumentācijas kopumu, saskaņā ar kuru ir iespējama ēkas vai būves celtniecība. Šajā rakstā tiks apspriesta vārda "projekts" otrā nozīme.

Ir ļoti daudz projekta definīciju, lai gan tās visas vienojas par vienu lietu: projekts ir ideja, kas ietver konkrēta materiāla uzdevuma īstenošanu ierobežotā laika periodā. Tajā pašā laikā galvenās projekta iezīmes tiek sauktas:

• Unikalitāte (projekts ir kaut kas tāds, kas tiek radīts pirmo reizi).
• Ierobežots laiks (projektam vienmēr ir noteikti tā īstenošanas termiņi).
• Mērķtiecība (projekts vienmēr tiek veikts, lai atrisinātu konkrētas problēmas, kas, kā likums, izteiktas kvantitatīvās vienībāsmērījumi).

Ja ir izpildīti visi trīs nosacījumi, tad aktivitāšu kopumu var saukt par projektu.

Programmas un portfolio

Projekti bieži tiek grupēti programmās un portfeļos. Tajā pašā laikā programmas ir projektu kopums, ko vieno kopīgs mērķis. Piemēram, iedzīvotāju izglītības kvalitātes uzlabošanas programmā var iekļaut projektus skolotāju algu paaugstināšanai par 20%, 15 jaunu skolu celtniecību, 26 jaunu mācību grāmatu izdošanu pamatpriekšmetos.

Projektu portfelis apvieno projektus, kas tiek finansēti no viena avota, neatkarīgi no to mērķiem. Piemēram, uzņēmuma N projektu portfelī var būt projekti labdarībai, jauna korporatīvā biroja celtniecība, direktora jubilejas svinības un gada apgrozījuma pieaugums par 10%.

Projektiem portfeļos un programmās ir jābūt arī trim galvenajām iepriekš aprakstītajām iezīmēm.

Projektu vadības pamatprincipi

Ņemot vērā dinamiski augošo tehnoloģiju tirgu, kas paredzētas vadības procesa atvieglošanai, ir grūti nosaukt konkrētas metodes, kas pilnībā raksturotu projektu vadību.

Projektu vadība ietver daudzas pieejas un rīkus, un tā balstās uz šādiem pamatprincipiem:

• Uz rezultātu orientēts. Šo principu nosaka jēdziena "projekts" nozīme. Projektu vadība nav tikai kvalitātes vadība, tā ir mērķtiecīgs savstarpēji saistītu darbību kopums.
• "Dizaina trīsstūra" princips. Plkstprojektu vadība jāvadās pēc savstarpējām atkarībām starp: laiku, budžetu, projekta kvalitāti. Izmaiņas vienā no faktoriem noved pie izmaiņām citos, kas padara tos it kā par viena un tā paša trīsstūra malām.



• Projekta dzīves cikla uzskaite. Projekta dzīves cikls sākas ar pašas projekta izveides idejas veidošanos un beidzas, beidzoties projektā norādītajam termiņam. Projekta dzīves cikls, kā likums, beidzas brīdī, kad sākas projekta rezultātā radītais produkta dzīves cikls.
• Procesa pieeja vadībai. Šis princips ietver projekta novērtēšanu kā procesu kopumu, kas ir savstarpēji saistīti un beidzas ar starprezultātiem pusfabrikātu vai svarīgu dokumentu veidā. Šī pieeja ļauj jums kontrolēt projektu bez tā sauktajām "aklajām zonām".

Projekta dalībnieku iedrošināšanas metodes

Projekta dalībnieku stimulēšanai parasti tiek pievērsta īpaša uzmanība, kad projektu vadība tiek izvēlēta konkrētu uzdevumu veikšanai. Projektu vadība parasti ietver taustāmus un nemateriālus motivācijas mehānismus.

Materiālie stimuli ietver prēmijas, soda naudas, papildu maksājumus par starpposma uzdevumu priekšlaicīgu izpildi.

Nemateriālās motivācijas metodes ietver sertifikātus un disciplināras dāvanas brīvā laika veidā, kā arī konkursa izvēršanu starp projekta dalībniekiem konkursa ietvaros.

Projekta vadības galvenie posmi

Projektu vadība notiek projekta dzīves cikla posmos un vadības sarežģītības fāzēs. Attiecības starp posmiem un fāzēm ir parādītas tabulā zemāk.

FĀZES:	Izmaksu pārvaldība	Pateicoties vadībai	Satura pārvaldība	Riska pārvaldība
POSMI:	1	2	3	4
Iesākums	Provizoriskā finansējuma tāme	Provizoriskā projekta laika tāme	Galveno uzdevumu definīcija	Iespējamo negatīvo faktoru sākotnējā analīze
Plānošana	Budžeta aprēķins un finansējuma avotu meklēšana	Projekta grafika aprēķins	Projekta mērķu aprēķins	Riska korekcijas aprēķins
Ieviešana	Projekta pa posmiem finansēšana	Grafika izpildes uzraudzība	Starpposma rādītāju sasniegšanas uzraudzība	Galveno draiveru izmaiņu uzraudzība
Slēgt	Aprēķināt peļņu/zaudējumus	Kāju/vadības rezultāts	Projekta mērķu izpildes/neizpildes novērtējums	Analīzepieļautās kļūdas

Tādējādi projektu vadības jomas ietver finanšu, personāla, organizācijas strukturālās jomas.

Projektu vadības joma

Projektu vadības struktūra ietver visu organizācijas darbu sadali projektos, kas ir ierobežoti laika un mērķu ziņā. Paralēli tiek veidota katra projekta komanda un projektu vadītāju komanda, kas atskaitās vadītājam par sava projekta gaitu.

Šajā sakarā projektu vadība parasti tiek izmantota dažādu nozaru un lieluma organizācijās ar plašu vienlaicīgi izpildāmu pasūtījumu klāstu. Taču mazajos uzņēmumos viņš izmanto arī projektu vadību, lai risinātu konkrētas ražošanas modernizācijas vai, piemēram, jauna produkta ieviešanas problēmas.

Projektu vadība būvniecības nozarē

Būvniecības nozarē īpaši aktuāla ir projektu vadības metodoloģijas izmantošana. Uzņēmumos, kas veic pasūtītāja vai darbuzņēmēja funkcijas, projektu vadība izmanto dabisku darbu sadali projektos (pēc produkta principa, tas ir, katras ēkas celtniecība ir atsevišķs projekts), un augstākās vadības struktūra praktiski. nav nepieciešama nopietna pārstrukturēšana.

Arī projektu organizācijas vadība bieži notiek pēc projekta principa, veiksmīgi izmantojot jau izveidotas komandasdizaineri kā projekta komanda.

Projektu vadība valsts struktūrās

Projektu vadība valdībā ir diezgan jauna mūsu laika tendence. Programmas-mērķa vadības metode, kas attīstās kopš padomju laika, šobrīd visā valstī ir ieguvusi projektu vadīšanu. Tagad valstij stratēģiski svarīgu uzdevumu risināšanai tiek izmantotas programmas, kas ietver atsevišķus projektus ar mērķa rādītājiem un īstenošanas termiņiem. Tomēr pati metodika šādu programmu pārvaldīšanai joprojām ir tālu no ideālas un prasa modernizāciju un atjaunināšanu.

Pieredze projektu vadības ieviešanā Belgorodas reģionā

Projektu valsts pārvalde ir sevi pierādījusi visā pasaulē. Krievijā ir pieredze šīs tehnoloģijas pielietošanā Belgorodas reģionā.

Šis liela mēroga eksperiments skāra gandrīz visus civildienesta aspektus Belgorodas reģionā. Starp galvenajiem elementiem ir projektu vadības apmācība, organizatoriskais un metodiskais atbalsts, pārbaudes uz vietas, motivācija, darbinieku kompetenču novērtēšana, ekspertu komisijas projektu izskatīšanai.

Belgorodas reģiona projektu vadībā tagad ietilpst projektu vadības koleģiālas institūcijas:

• Projekta aktivitātes pārvaldošā starpresoru komisija.
• Nozaru ekspertu komisijas, kas lemj par projektu atvēršanu/slēgšanu.
• Reģionālais projektu birojs, kas kontrolē metodikas ievērošanuprojektu vadība.

Vienas pieturas aģentūra

Tieši pārejas uz projektu vadību ietvaros Belgorodas apgabals 2010. gadā pārgāja uz investīciju projektu koordinēšanu, izmantojot tagad Maskavā labi zināmo sistēmu “viena loga”. Šī loga lomu nupat pilda viens no jaunieviestajiem pakalpojumiem - reģionālais projektu birojs. Tagad, tieši mēnesi pēc pieteikuma iesniegšanas projekta birojā, uzņēmums saņem apstiprinājuma dokumentu.

Automatizēta informācijas sistēma "Projektu vadība"

Informācija un tehniskais atbalsts projektu vadībai Belgorodas reģionā tiek veikts, izmantojot automatizēto informācijas sistēmu (AIS) "Projektu vadība". Šī ir bezprogrammatūras tīmekļa lietojumprogramma, kas projektiem, portfeļiem un programmām veic šādas funkcijas:

• Reģistra (datu bāzes) uzturēšana.
• Plānošana.
• Budžets.
• Ieviešanas uzraudzība reģionālā un pašvaldību līmenī.
• Komandas pilnvaru un pienākumu sadalījums.
• Mainīt saturu.
• Brīdinājumu sistēma par gaidāmajiem un gaidāmajiem projektu pasākumiem.
• Dokumentu plūsma.
• Automatizēta analītiskā atskaite.
• Integrācija ar Belgorodas apgabala elektronisko valdību.

Projektu vadības priekšrocības un trūkumi

Aprakstītā projektu vadības īstenošanas pieredze Belgorodas reģionā izrādījās veiksmīga. Šo izmaiņu ietekme galvenokārt tika izteiktareģionālā kopprodukta pieauguma tempa pieaugums par 0,1% (vairāk nekā 3 miljardi rubļu), projekta apstiprināšanai patērētā laika samazinājums (par 2 mēnešiem katram projektam) un investīciju attīstības tempa pieaugums reģionā par 23%. Tomēr vissvarīgākais rezultāts ir projektveida domāšanas veidošanās darbinieku vidū, kuri aktīvi analizē un cenšas atrisināt problēmu, dažreiz pat izmantojot nestandarta, inovatīvas metodes.

Motivācija un vadības struktūras pārstrukturēšana ļāva gūt pozitīvu efektu ne tikai ierēdniecībā, bet arī uzņēmējdarbībā, radot labvēlīgu investīciju klimatu un likvidējot šķēršļus uzņēmējdarbībai.

Reģiona iedzīvotāji šobrīd aktīvi piedalās svarīgu stratēģisku projektu atlasē un īstenošanas kontrolē. Cilvēkiem projektu vadība ir iespēja baudīt augstas kvalitātes pakalpojumus un augstu mobilitāti.

Tomēr, neskatoties uz visām projektu vadības struktūras priekšrocībām, šai pieejai ir arī trūkumi.

Pirmkārt, pārejas periods. Ir nepieciešams zināms laiks, līdz projekta komanda sadarbojas un pilda savas funkcijas kā labi koordinēts mehānisms.

Otrkārt, ieviešot projektu vadību uzņēmumā, laba projektu vadītāja meklējumi var aizkavēties. Projektu vadītāja personiskajām un profesionālajām īpašībām tiek izvirzītas ļoti augstas prasības: visaptveroša kvalifikācija, pilnīga iedziļināšanās projektā, nepieciešamās specifikas projektu vadības pieredze.

Par trešo projektu vadības trūkumu var uzskatīt nepieciešamībuuzņēmuma resursu sadalīšana starp projektiem. "Nabadzīgos" uzņēmumos tas var nebūt iespējams. Projektu vadītājiem būs "jācīnās" par finansējumu un personālu, kas ir nepieņemami visu projekta dzīves cikla posmu totālas kontroles apstākļos.

Viens no būtiskākajiem projektu vadības ceļa trūkumiem organizācijā ir projekta komandas dalībnieku un projekta vadītāja nodarbinātība pēc projekta pabeigšanas. Kā zināms, komandas slodze ir vissvarīgākais veiksmīga biznesa noteikums, un projektu darba gadījumā regulāri parādās speciālistu grupas, kas “karājas gaisā”, kas uzreiz zaudē savu pastāvīgo slodzi.

Apkopojot iepriekš minēto, varam secināt, ka projektu vadība ir mūsdienu biznesa telpas neatņemama sastāvdaļa un tās pamatu apgūšana ir vienkārši nepieciešama kompetentai vadības lēmumu pieņemšanai gan valsts līmenī, gan viena uzņēmuma ietvaros.