Horizontālās saites: koncepcija, pārvaldības struktūra, saišu veidi un mijiedarbība

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Viena no mūsdienu tendencēm vadībā ir vadības organizēšana pēc horizontālo saišu veida. Šādai struktūrai raksturīga augstākajā līmenī pieņemto lēmumu skaita samazināšana, plašāku pilnvaru nodrošināšana zemāka līmeņa darbiniekiem. Tā rezultātā palielinās reakcijas laiks uz jauniem jautājumiem un situācijām. Tomēr šādai sistēmai ir arī trūkumi. Zināmas grūtības rada iniciatīvas personāla atlase, kas spēj patstāvīgi izvirzīt un atrisināt problēmas.

Vispārīga koncepcija

Jebkurā organizācijā būtu jāveic darbinieku un nodaļu darbības koordinācija. Mijiedarbība starp viņiem un vadību nosaka stabilu saišu kopumu, kas nodrošina labi koordinētu mehānismu, lomu un funkciju koordināciju. Saišu kopa, kas atrodas vienā hierarhijas līmenī, veido pārvaldības posmu.

Galvenie savienojumu veidi ir šādi:

• Horizontālās vadības saites. Šis jēdziensraksturo attiecības starp viena līmeņa vadības vienībām vai uzņēmuma dalībniekiem.
• Vertikālie savienojumi. Tie savieno dažādus hierarhijas līmeņus un veido pilnvaru sadalījumu. To galvenais mērķis ir administratīvās (no augšas uz leju) un ziņošanas (no apakšas uz augšu) informācijas pārsūtīšana. Šāda veida attiecības ir raksturīgas lielām organizācijām. Idealizētas versijas piemērs ir valsts pārvaldes sistēma padomju laikā, kas būvēta uz federālisma un unitārisma bāzes.

Horizontālās un vertikālās pārvaldības saites mijiedarbojas vienā korporatīvajā vidē. Pirmie veicina otrās stiprināšanu un palīdz organizācijai kopumā kļūt noturīgākai pret ārējām un iekšējām izmaiņām. Vertikālo savienojumu uzdevumi ir sistematizēt dažādas horizontālās formas, nodot administratīvo un atskaites informāciju un nodrošināt stabilitāti.

Funkcionālas un lineāras saites

Vertikālās un horizontālās saites organizācijā var būt lineāras un funkcionālas. Pirmajam tipam raksturīgs tas, ka nodaļas vai organizācijas vadītājs īsteno tiešu kontroli pār padotajiem (vertikālā hierarhija). Lineārās vadības shēmas priekšrocības ir šādas:

• uzdevumu noteikšanas un to izpildes uzraudzības skaidrība un vienkāršība;
• ātra lēmumu pieņemšana;
• izpildītāju darba saskaņotība.

Trūkumi ietver:

• vadības unpārvaldnieka informācijas pārslodze;
• nepieciešamība pēc augsti kvalificēta vadītāja;
• vadības elastības trūkums mainīgos ārējos apstākļos.

Izveidojot funkcionālas vertikālās un horizontālās saites organizācijā, vadības lēmumi tiek pieņemti konsultatīvā līmenī. Vienkāršākā shēma, kas atspoguļo šāda veida pārvaldību, ir divu līmeņu iedalījums. To var attiecināt tikai uz mazajiem uzņēmumiem. Katrai struktūrvienībai (mārketinga nodaļa, inženierserviss, ražošana, finanses un grāmatvedība, personāla vadība) ir savs specifisks uzdevumu un funkciju loks, un tās speciālisti ir atbildīgi par šauru darba daļu.

Lineāra-funkcionāla vadība

Ir arī kombinēta lineāri funkcionāla pārvaldības shēma, kas apvieno lineāro un funkcionālo attiecību iezīmes. Informācija un lēmumi no departamentiem tiek paziņoti gan ar tiešo vadītāju starpniecību, gan atsevišķu izpildītāju un dienestu līmenī. Tās priekšrocības ir:

• profesionālās izaugsmes veicināšana vadības struktūrā;
• funkcionālo vadītāju augsts kompetences līmenis viņu specializācijas dēļ;
• darba konsekvences uzlabošana personāla vadībā, resursos, kvalitātē, ražošanā un citās jomās;
• atkārtotu funkciju skaita samazināšana dažādu nodaļu izpildītājiem.

Pie tādiem trūkumiemdiagrammas attiecas uz:

• kvalitatīvu horizontālo saikņu trūkums starp organizatoriskajām struktūrām;
• interešu un mērķu atšķirību risks starp vienībām;
• jāievieš papildu vadošie vidējā līmeņa vadītāji;
• Zema elastība mijiedarbībā starp administratīvā aparāta darbiniekiem formālu procedūru un noteikumu klātbūtnes dēļ;
• zema interese par inovācijām.

Šādas shēmas izmantošana ir racionāla mazās un vidējās organizācijās.

Nodaļas vadības shēma

Lielajos uzņēmumos arvien vairāk tiek izmantota divīzijas pieeja - produktu vadības struktūra, kurā katra no nodaļām ražo preces vai pakalpojumus, kas orientēti uz dažādiem tirgiem. Katrā nodaļā ir funkcionāli pakalpojumi un horizontālo saišu sistēma.

Divizijas struktūras tiek pārvaldītas ar papildu starplīmeņu palīdzību. Vertikālās hierarhijas izaugsme, no vienas puses, palīdz uzņēmuma vadībai koncentrēties uz stratēģiskām aktivitātēm, no otras puses, palīdz pretoties atsevišķu nodaļu mērķu kopīgajiem mērķiem. Ja materiālie, finanšu, darba resursi tiek sadalīti starp tiem centralizēti, tad var rasties interešu konflikts.

Galvenās funkcijas

Horizontālās saites ir tādas izlīdzināšanas raksturs, kas veicinaproduktīva uzņēmumu struktūru mijiedarbība, lai atrisinātu problēmas, kas rodas starp tām. Tie palīdz attīstīt darbinieku pašpaļāvību un iniciatīvu. Tomēr ne visi cilvēki ir gatavi izrādīt šīs īpašības, tāpēc pastāv zināma problēma personāla atlasē šādas vadības shēmas īstenošanai.

Horizontālās saites organizācijā atspoguļo darbinieku specializācijas līmeni un ir vērstas uz funkciju diferencēšanu. Jo vairāk darba veidu, kuriem nepieciešamas īpašas zināšanas un prasmes, jo sarežģītāka kļūst savienojumu sistēma.

Aprakstot šādu vadības struktūru, tiek lietoti arī šādi jēdzieni:

• Kontroles diapazons - padoto skaits, kuriem jāatskaitās vienam un tam pašam vadītājam.
• Funkcionalizācija ir mijiedarbība starp augstākajiem, vidējiem un zemākajiem vadītājiem.
• Ģeogrāfiskā darba dalīšana. Ja organizācijai ir reģionālas nodaļas, tas ievērojami sarežģī vertikālo un horizontālo attiecību struktūru. Apgrūtināta ir arī darbību koordinēšana un to kontrole.

Horizontālie savienojumi kalpo kā sava veida motivācijas resurss. Nav iespējams nodrošināt vertikālu karjeras izaugsmi visiem organizācijas darbiniekiem. Horizontālo saišu uzdevums mūsdienu vadības sistēmā ir mudināt darbinieku veikt vairāk pienākumu struktūrvienības ietvaros un darīt to visaugstākajā līmenī. Rezultātā viņš var pacelties pa karjeras kāpnēm uz nākamo pakāpi hierarhijā.

Atšķirība starp horizontālajām saitēm ir tā, ka tāsnav iespējams precīzi formalizēt, tas ir, aprakstīt attiecību noteikumus, funkciju un lomu sadalījumu, jo tie rodas starp nodaļām un darbiniekiem, kuri nav tieši pakļauti. Vairumā gadījumu šie savienojumi tiek veidoti, izmantojot neformālus procesus, kas uzlabo vispārējo formālo struktūru.

Pamatformas

Visizplatītākie horizontālo savienojumu veidi organizācijas vadības struktūrā ir:

• tiešie kontakti starp nodaļu vadītājiem;
• darbinieku horizontālā pāreja;
• pagaidu grupu veidošana konkrētas problēmas risināšanai vai projekta īstenošanai;
• pastāvīgu grupu izveide, lai risinātu atkārtotas problēmas;
• papildu struktūru veidošana horizontālo procesu integrācijai un vadībai;
• Duālas atbildības sistēmas ieviešana funkcionālajā vadības struktūrā. Projekta vadītājs strādā ar speciālistiem, kuri nav tieši viņam pakļauti. Atbildība attiecas uz kritiskajiem punktiem, kas jāizpilda saskaņā ar konkrētu programmu.

Tieša kontaktpersona ar vadītājiem

Piemērs tiešam kontaktam starp vadītājiem var būt šāda situācija. Iepirkumu nodaļa plānu pārpildīja. Cits cehs, mehāniskās montāžas cehs, šobrīd lielas slodzes dēļ nespēj tikt galā ar šādu sagatavju apjomu. Caur tiešu kontaktušo divu struktūru vadītāji šo problēmu risina savā starpā, neiesaistot uzņēmuma direktoru (veidojot noliktavas atlikumu iepirkumu cehā vai starpnoliktavā).

Šis horizontālo saišu veids organizācijas vadības struktūrā ir visvienkāršākais un lētākais. Izmantojot šo pieeju, augstākā vadība var koncentrēties uz sarežģītāku, stratēģiskāku problēmu risināšanu. Taču var būt gadījumi, kad divu vadītāju lēmums var neatbilst uzņēmuma vispārējām interesēm. Piemēram, iepriekš aplūkotajā situācijā tas ir ražošanas ritma pārkāpums. Tāpēc ir svarīgi izveidot skaidru saziņas saiti.

Darbinieku pāreja

Darbinieku horizontālās pārejas starp nodaļām ir "eksotiskāka" forma nekā iepriekš aplūkotā. Šī shēma parasti tiek īstenota kā daļa no darbinieku profesionālās pilnveides.

Šādas pārejas ne tikai veicina profesionālās pieredzes uzkrāšanu un jaunu zināšanu un prasmju apgūšanu, bet arī neformālās komunikācijas attīstību personāla starpā, kas palīdz stiprināt horizontālās saites organizācijā. Radušās problēmas biežāk tiek risinātas mutvārdu kontakta ceļā, nevis rakstiskā saziņas veidā (piezīmes un cita veida oficiālas vēstules). Šādas pārejas ieteicams veikt biežāk, jo darbinieku saņemtā informācija laika gaitā noveco.

Mērķa grupas

Mērķa grupas tiek izveidotas gadījumos, kad ir nepieciešams nodrošinājumshorizontālās saites organizatoriskajā struktūrā starp lielu skaitu vienību. Šajā gadījumā tiešie kontakti praktiski nav piemērojami. Šādas problēmas parasti prasa augstāka līmeņa risinājumu un dažādu departamentu un pat nodaļu speciālistu pūļu integrāciju.

Līdzdalības forma mērķa grupā var būt dažāda: nodarbinātība visas darba dienas garumā, tās daļā vai tikai konsultatīvas palīdzības veidā. Pēc uzdevuma atrisināšanas un grupas izformēšanas tās dalībnieki atgriežas pie iepriekšējiem darba pienākumiem. Viņu darba koordinēšanai tiek izstrādāti noteikumi un darba plāns.

Pastāvīgās komandas

Ja iepriekšējie mijiedarbības veidi izrādās neefektīvi, tad tiek veidotas pastāvīgas grupas, kuru mērķis ir risināt bieži radušās problēmas. Tos var apspriest dažādos intervālos – katru dienu vai reizi nedēļā.

Komandas var organizēt dažādos vadības līmeņos. Tās sastāvā var būt gan vadošie speciālisti, gan nodaļu vadītāji. Jo lielāka ir uzdevumu neviendabība, jo lielākas pilnvaras ir komandai un jo vairāk vadības līmeņu tajā ir iesaistīti. Pastāvīgās grupas struktūrai projektā var būt formalizēts apraksts.

Grupu un attiecību efektivitātes nosacījumi

Organizāciju vadībā izšķir šādus pagaidu un pastāvīgo grupu efektivitātes nosacījumus:

• Darbinieku motivācija. Grupai uzticēto uzdevumu risināšanadarbinieki uztver kā papildu slogu. Tāpēc ir nepieciešams vai nu viņus atbrīvot no agrākajām funkcijām, vai arī izstrādāt iedrošināšanas sistēmu. Pieredze rāda, ka daļējai ikdienas pienākumu atcelšanai ir lielāks efekts, jo netiek zaudēts kontakts ar nodaļu, kurā darbinieks strādā.
• Tiešo vadītāju identificēšana, kuriem būtu jāatbild par problēmu risināšanu.
• Informācijas atbalsts. Uzdevumu izpildē jāpiedalās visām ieinteresētajām vienībām.
• Piešķirot grupas dalībniekiem nepieciešamās pilnvaras, lai varētu darbā iesaistīt citus speciālistus.
• Racionāla komandas dalībnieku atlase pēc hierarhiskā statusa organizācijas vadībā. Ja starp viņiem ir barjera lielās atšķirības oficiālā amatā dēļ, tad grupas darbs kļūs neefektīvs.
• Horizontālo un vertikālo saišu kombinācija. Ikdienas problēmu risināšanai visbiežāk tiek izmantoti horizontālie procesi, bet stratēģiskām – vertikālie.
• Pieredze konfliktu risināšanā. Pieņemot lēmumu grupā, nereti rodas situācijas, kad saduras dažādu nodaļu intereses. Šādā gadījumā ir jānotiek produktīvai informācijas apmaiņai, lai iegūtu alternatīvu iespēju.