Kādi ir sekretāres pienākumi

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Lai skaidri definētu sekretāres darba pienākumus, ir jāzina, kurš tieši tas ir. Galu galā šo pozīciju var apskatīt no vairākiem leņķiem. Zināms, piemēram, sekretārs-referents kā biroja darbinieks, ģenerālsekretārs kā noteiktas organizācijas vadītājs (vadītājs), valsts sekretārs kā ierēdnis, sekretārs kā diplomātiska persona, vadītāja sekretārs. kā darbinieks un citas iespējas. Visbiežāk, atsaucoties uz šo amatu, ar to saprot darbinieku, kurš veic gan uzņēmuma direktora, gan atsevišķu tā struktūrvienību vadītāju uzdevumus (uzdevumus). Izrādās, ka sekretāres oficiālie pienākumi šajā gadījumā tiek samazināti līdz vienreizēju uzdevumu izpildei organizatorisku un tehnisku jautājumu risināšanai.

Kas jāzina un jādara sekretārei

Sekretārei katru dienu jāveic šādas funkcijas:

1. Pieņemt informāciju no padotajiem, lai to nodotu vadītājam.
2. Sakārtojiet galvas telefonisku saziņu. Viņa prombūtnēsaņemt informāciju un pēc tam pievērst tai direktora uzmanību.
3. Saņemt un reģistrēt tālruņa ziņas.
4. Radīt apstākļus normālam vadītāja darbam: uzraudzīt kancelejas preču un biroja aprīkojuma nepieciešamību.
5. Palīdziet organizēt ražošanas sanāksmes un sanāksmes. Informējiet dalībniekus par pasākuma datumu, vietu un laiku. Savākt nepieciešamos materiālus, nodrošināt klātesošo ierašanos un protokolēt sapulci.
6. Veiciet biroja darbu uzņēmumā. Lai to izdarītu, sekretāram ir jāsaņem, jāsistematizē ienākošā korespondence un jāiesniedz vadībai izskatīšanai. Pēc tam, pamatojoties uz uzlikto vīzu, nodot dokumentus izpildītājiem pret parakstu. Sekretāra pienākumos ietilpst arī kontrole pār to izpildes gaitu, laiku un rezultātiem.
7. Veikt dokumentu drukāšanu un pavairošanu.
8. Organizēt apmeklētāju uzņemšanu pie uzņēmuma vadītāja un, ja iespējams, radīt apstākļus ātrai problēmu risināšanai.

Lai veiktu šos šķietami vienkāršos sekretāres darba pienākumus, darbiniekam jāzina:

• viss uzņēmuma vadības sastāvs un tā struktūrvienības;
• harta, uzņēmuma personāls un struktūra, tā profils, attīstības perspektīvas un specializācija;
• normatīvie dokumenti pareizai lietvedībai;
• biroja tehnikas un sakaru lietošanas noteikumi;
• VTR, OT, ugunsdrošības un rūpnieciskās sanitārijas noteikumi;
• darba organizācijas noteikumi darbāatrašanās vieta;
• normatīvie un tiesību akti, rīkojumi, lēmumi, rīkojumi veikto darbu plānošanai, uzskaitei un kvalitātes vadībai.

Ievadības specifika

Ja runājam par konkrētāku, šauru specializāciju, tad situācija ir nedaudz savādāka. Ņemiet, piemēram, sekretāra-lietveža pienākumus. Jau pats amata nosaukums skaidri nosaka veicamā darba aspektu. Parasti katram uzņēmumam jau ir amata apraksts, kurā norādītas lietvedības speciālista darbības jomas. Ja šādas instrukcijas nav, tad labāk to izveidot. Lai to izdarītu, jums vajadzētu izmantot kvalifikācijas rokasgrāmatu, kurā ir aptuveni paraugi. Pēc tam standarta versija ir jāpabeidz attiecībā uz konkrēto organizāciju, ņemot vērā specifiku un iekšējās iezīmes. Kopumā sekretāra-lietveža pienākumos skaidri jāizsekojami 3 galvenie virzieni:

1. Strādājiet ar korespondenci. Saņemšana, apstrāde mūsdienīgos veidos un savlaicīga nosūtīšana.
2. Pareiza iekšējā dokumentācija.
3. Reģistrācija, stingra uzskaite un dokumentu nodošana arhīvā glabāšanai.

Referenta darba iezīmes

Atsevišķos uzņēmumos valstī tiek ieviests šāds amats, kas ietver plašu pienākumu loku: no “referenta” līdz “direktora asistentam”. Tāds speciālistsjābūt plašām zināšanām un labi jāpārvalda situācija. Referentssekretāra pienākumi tiek nedaudz paplašināti sakarā ar pilnvaru palielināšanu. Kopumā tas ir parasts sekretāra darbs, bet vārds "referents" rada dažus papildinājumus standarta sarakstā. Jo īpaši sekretāra palīgs var patstāvīgi pieņemt apmeklētājus noteiktos jautājumos. Kam ir noteikta informācija, viņš spēj patstāvīgi pieņemt lēmumus. Turklāt referents pilda atbildīgos vadītāja norādījumus par organizācijas (uzņēmuma) saimniecisko darbību. Dažreiz sekretāra palīgam ir uzdots veikt personāla uzskaites pārvaldību. Tas tiek darīts tikai tad, kad kopējais darba apjoms ļauj veikt papildu pienākumus.