Kā sašūt grāmatu (naudā vai ienākumiem) ar savām rokām

2024 Autors: Howard Calhoun | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 10:35

Pareiza grāmatvedības dokumentācijas glabāšanas organizācija ir garantija naudas sodu neesamībai par disciplīnas pārkāpšanu. Svarīgu dokumentu neskavētās loksnes ļauj veikt manipulācijas ar papīriem, tas ir, viltojumiem un nomaiņām. Tāpēc darba devējam ir pienākums pārskata perioda beigās sakārtot dokumentus, tas ir, padomāt, kā saskavot grāmatu.

Dokumentu plūsmas noteikumi

Izņemot vispārīgās vadlīnijas, kas izklāstītas dokumentu noformēšanas instrukcijās, dokumentu skavošanai nav noteiktas vadlīnijas. Nodokļu amatpersonas pieprasa, lai finanšu dokumenti būtu aizsargāti pret nozaudēšanas un viltošanas iespēju. Tādas prasības nav attiecībā uz tādiem dokumentiem kā bilances un pasūtījumu žurnāli, jo tie faktiski ir sekundāri.

Bet primārajai dokumentācijai jābūt iesietai. Noteikti ieslēdziet skaidras naudas grāmatiņu un ienākumu grāmatiņu. Bet kā iesiet grāmatu, ja likums neparedz noteikumus?

Kases grāmata tiek uzskatīta par nozīmīgu instrumentu naudas plūsmas uzskaites jomā, tāpēc tā ir jāievēro stingrā disciplīnā. Kases grāmata tiek sastādīta vienā eksemplārā, un tai jābūt visos uzņēmumos, kā arī individuāliuzņēmējiem, ja viņi strādā ar skaidru naudu.

Vispārīgi jautājumi par kases grāmatas kārtošanu

Ja uzņēmumam ir vairākas nodaļas, tad oriģinālās kases grāmatiņas tiek glabātas darba vietā ar skaidru naudu. Galvenajam birojam tiek nodrošinātas tikai primāro dokumentu kopijas. Kases grāmatu varat kārtot:

• grāmatvedības programmā;
• uz vienotas veidlapas elektroniski vai ar roku.

Saskaņā ar skaidras naudas disciplīnas noteikumiem grāmata tiek glabāta pakāpeniski visu gadu. Pasūtījumu skaits sākas ar vienu katru gadu. Tiek izmantota nepārtraukta numerācija. Atbildīgajam lapas jāizdrukā divos eksemplāros - kases atskaitei un kases grāmatiņai. Katrai lapai jābūt numurētai.

Ja kases aparāts tiek glabāts grāmatvedības programmā, tad šīs darbības nav grūtas. Programma automātiski noliek lappušu numerāciju, piešķir dokumentiem kārtas numurus un izdrukā gatavu lapu pēc vienotas formas. Programmā tiek veidota grāmatas titullapa, kurā jābūt nepieciešamajiem atribūtiem:

• OKPO uzņēmums;
• uzņēmuma nosaukums vai pilns nosaukums IP;
• laika periods;
• apakšnodaļas nosaukums, ja pieejams.

Uz kādu laiku šuj kases grāmatu

Domājot, kā sašūt gada kases grāmatu, vispirms jāizlemj, vai ir nepieciešams iestatīt šādu laika periodu. Atkarībā no apgrozījuma lieluma kases grāmatu var saskavotdažādi periodi:

1. Mēnesī.
2. Ceturkšņa.
3. Reizi gadā.

Tas ir saistīts ar darba ērtībām, jo nav jēgas visu likt vienā smagā sējumā, ja ir daudz operāciju. Milzīgais biezums darbību “kā uzšūt grāmatu ar savām rokām” pārvērtīs smagā darbā. Darba ar dokumentāciju smalkumus vajadzētu izklāstīt organizācijas grāmatvedības politikā un kases disciplīnas noteikšanā.

Ja organizācija uz laika periodu pieņēma nevis gadu, bet mēnesi vai ceturksni, tad kases grāmatā lappušu numerācija jāsāk no paša sākuma pārskata datumā. Šis noteikums neattiecas uz skaidras naudas orderu numerāciju.

Kā pašam visu uzšūt?

Grāmatu noteikti aizliegts nostiprināt ar līmi, lenti vai skavām, atļauts izmantot tikai diegus. Kā pareizi sašūt kases grāmatu, ja tā tiek uzturēta grāmatvedības programmā? Katru dienu nepieciešams izdrukāt lapiņu un kases pārskatu. Ieliktņu lapas veido kases grāmatu, bet pārskata perioda beigās tās ir jāsašuj.

Ir nepieciešams salocīt visas loksnes kārtībā, piestiprināt virsū pareizi noformētu virsrakstu un paņemt:

• igloo;
• awl;
• caurums.

Kurš instruments jāizmanto, ir atkarīgs no stiprināmā saišķa biezuma. Diegi tiek izmantoti smagi. Ja tie nav pietiekami spēcīgi, grāmata var sabrukt.

Cik caurumu jums ir nepieciešams?

Ir dažādi viedokļi par to, cik caurumu jāizveido grāmatā. Būtībā, ja nēpārliecība, ka brošūra būs uzticama, varat caurdurt 5 caurumus. Bet nav aizliegts taisīt 3 bedrītes. Daudzas organizācijas iztiek ar diviem caurumiem, kas izgatavoti ar caurumu perforatoru. Tomēr šis dizains ļauj viegli nomainīt grāmatas loksnes, tāpēc recenzenti to neapmierina.

Tātad, loksnes jāsaloka vienmērīgā kaudzē, lai grāmatai būtu sakārtots izskats. Kreisajā pusē ir izveidoti caurumi stingri vertikāli. Pēc tam caurumos divreiz tiek ievilkts pavediens vai aukla, lai gali būtu nepareizajā pusē. Kases grāmatas šūšanas piemērs ir redzams augstāk esošajā fotoattēlā. Vītņu galus vairākas reizes sasien ar stipru mezglu, lai viss būtu droši noturēts.

Kā sašūto piesprādzēt

Word programmā vai jebkurā citā ekvivalentā uzlīme tiek izveidota grāmatas nepareizajā pusē. Uzlīmes saturam jābūt šādam: “saitā numurētas, šņorētas, parakstītas un apzīmogotas _ lapas”. Zemāk esošajā rindā ir norādīts pilnvarotās personas un galvenā grāmatveža amata atšifrējums un paraksts.

Uzlīme nedrīkst būt pārāk liela vai maza. Tās izmēram vajadzētu būt pietiekamam, lai aizvērtu mezglus un daļu no pavedieniem. Vītņu gali nedaudz izvirzās no zem uzlīmes. Vēlams izmantot labu rakstāmpiederumu līmi, lai būtu grūti nomainīt etiķeti. Pēc tam, kad uzlīmei uzlīmēts lokšņu skaits un pilnvarotās personas paraksts, augšpusē uzliek zīmogu tā, lai daļa nospieduma atrastos uz grāmatas un uz uzlīmes.

Kā uzšūt kases grāmatu, ja tā navveikta grāmatvedības programmā? Procedūra būs tāda pati, tikai jums būs ar roku jānumurē katra lapa un jāaizpilda virsraksts. Kad jāšuj kases atskaite, jāatceras, ka numurēta ir ne tikai lapa ar apgrozījumiem kasē, bet arī visi pasūtījumi ar pieteikumiem.

Ja grāmatu glabā ar rokām

Ja kases grāmatiņa tiek uzturēta bez datora palīdzības, tad šiem nolūkiem tiek iegādāts standarta žurnāls. Jautājums par to, kā sašūt manuāli aizpildītu grāmatu, nerodas, jo žurnāls jau ir sašūts. Visas lapas ir numurētas un apzīmogotas grāmatas sākumā. Žurnāla iekšpusē horizontāli atrodas lapiņa un kases atskaite. Pirms ieraksta sākšanas kases atskaite tiek norauta, un tajā esošie ieraksti tiek dublēti no čeku lapas kopēšanai. Protams, kases atskaite būs jāzibina pašam.

Augstas darbietilpības gadījumā grāmatu iesiešanas procesā varat izmantot drukas pakalpojumus. Kartona vāks un cietais vāks kases grāmatai piešķirs papildu drošību. Turklāt, lai nomainītu loksnes, nebūs iespējams nogriezt iesējumu. Lapu nomaiņas risku nevar izslēgt, ja grāmata ir pašiesiešanas. Galu galā pavedienus var izvilkt un atkal salocīt.

Vai man ir nepieciešams skavot ar elektronisko dokumentu pārvaldību

Pēdējā laikā organizācijas ir sākušas aktīvi pāriet uz elektronisko dokumentu pārvaldību, lai samazinātu papīra darbu. Elektroniskajai dokumentu pārvaldībai ir vairākas priekšrocības:

• nav nepieciešams nēsāt līdzi papīrus, lai parakstītu;
• nējātērē nauda par daudz papīra un tonera;
• nav nepieciešama dokumentu piegāde.

Bet tas rada jautājumu par skaidrās naudas disciplīnas ievērošanu. Kā sašūt grāmatu, ja tiek izmantots ciparparaksts? Elektroniskajā apgrozījuma sistēmā izgatavotā kases grāmata netiek drukāta vai skavota. Ir tehniski līdzekļi, ar kuriem grāmata tiek aizsargāta pret traucējumiem un parakstīta ar ciparparakstu.

Īpaši pašnodarbinātām personām

Individuālajiem uzņēmējiem, kuri izmanto vienkāršoto nodokļu sistēmu, ir jāveic ienākumu un izdevumu uzskaite. Šo uzskaites formātu izmanto nodokļa bāzes aprēķināšanai. Saskaņā ar likumu uzņēmējiem ir aizliegts mainīt datus virsgrāmatā, jo tas var radīt ar nodokli apliekamās summas sagrozīšanu.

Likums skaidri nosaka, kā pareizi sašūt ienākumu un izdevumu grāmatiņu. Ir speciāls Finanšu ministrijas rīkojums, kas apstiprina uzskaites un atskaišu formas individuālajiem uzņēmējiem, kuri strādā pie vienkāršotas sistēmas un patenta. Rīkojumā norādīts, ka ienākumu un izdevumu grāmatiņai jābūt šņorētai, numurētai, parakstītai un aizzīmogotai, ja tāda ir.

Grāmatu var rakstīt ar roku vai elektroniski. Ir arī iespēja to paturēt grāmatvedības programmā. Ja grāmata tiek glabāta elektroniski, tad gada beigās tā tiek izdrukāta. Visas lapas ir numurētas un kārtīgi sakrautas.un sašuj kopā. Titullapai jābūt pirmajai.

Ievērības cienīgs ir fakts, ka arī grāmatas tukšās lapas ir jādrukā un jāsaskava kopējā rindā. Pat ja organizācija vai individuālie uzņēmēji nodod nulles atlikumus un neveic darbības, viņiem grāmata joprojām ir jādrukā un jāsaskava. Veidlapa ir jāaizzīmogo un jāparaksta vadītājam (uzņēmējam) uz pēdējās lapas. Lai to izdarītu, izmantojiet uzlīmi, kurā ir tie paši lapu skaita dati kā kases grāmatā.

Patenta reģistrācijas veidlapa

Ja uzņēmēji izmanto patentu sistēmu, tad viņam tikai jākārto ienākumu grāmatiņa. Šo uzskaites veidu izmanto tikai, lai atspoguļotu ienākumus no patentiem to saņemšanas brīdī. No jautājuma par to, kā uzšūt ienākumu grāmatu, var izvairīties, ja zināt iepriekš pētīto dokumentu sašūšanas principus. Kārtība neatšķiras. Grāmatu var uzturēt arī elektroniskā vai ar roku rakstītā veidā visu gadu. Viņai vajadzētu:

• numurēts;
• dūriens;
• parakstīts un apzīmogots ar galvu.

Ja individuālajam komersantam papildus patentdarbībai ir arī citas darba jomas, tad paralēli viņam ir jāveic ienākumu un izdevumu grāmatiņa. Tas atspoguļos visus darījumus, izņemot ienākumus no patentiem.